海运订舱出货流程(下).docx

海运订舱出货流程（下）三、海运单据1.海加派小编补料：货柜装船后，柜子由报关行报关后，按时交放行条给船公司，船公司就会被安排配船，出提单（bill of loading)。配船前，跟单做好SI（补料资料Shipping Instruction）发给货代的配船负责人，因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概，所以要提供补料确认最后提单上的详细内容，SI上重要确认的是收货人的信息，且货物信息要求同装箱单的一致。补料之后货代会发来一份补料COPY件，用于确认提单的显示信息。 另外一种为一次性补料，即要求配船的补料资料就是客户提单显示信息，之后如果客户信息要求修改，需要收取改单费用。 2.对单：货物上船后，船公司会给到货代一份真正由船公司出示的，有提单号及船公司名称的提单COPY件确认提单信息。货代把copy件发给出货人，出货人首先要自己核对信息，同时发email给国外客户确认提单信息无误后，让船公司开出正本提单安排寄出至我司（一般船开2天后，就会出正本提单）。除了确认收货人的信息，同时也要客户确认通知方、货物描述、金额，这些信息都会影响到客户的清关，不同国家不同港口的客户会有不同的要求。注：由于时差问题，有时候无法当天即刻联系到国外客户，在booking前就已经要问到客人的详细consignee information，包含公司名、地址、联系人、电话号码，注意公司名一定是直接收货人，有时候客人请了其他清关代理去收货清关，这时候填写客户自己的公司名无效；电话号码要确保正确无误，可以打通，船公司会预先打电话确认号码是否真实存在。为了确保可以随时联系上客人，最好有客户的手机号或者聊天方式。3. 开debit note：船公司经由货代发来debit note，出货人付运费到指定账户（运费都是一美金结算，事先和船公司谈好汇率），或者直接让国外客户付款，船公司收到款后，放正本提单。4.运输文件：除了正本提单，客人也需要最基本的PI、CI、PL原件作为进口清关单据，CI和提单上面的客户信息要一致，制作商业发票前，要问客人对发票的内容是否有什么要求，特别是品名描述和金额，是否需要翻译成其他语言，是否需要其他单据如原产地证；装箱单要以实际装货数量为准，所有海运单据先email发电子版给客人确认，再打印出来盖章签字快递寄给客户。总之，PI、CI、PL、BL的所有相关信息要单单一致！5.寄单：业务员要问先到客人的详细寄单地址（有时候客人的寄单地址不一定是他们的公司地址），同时也可以问问客人要求寄哪个快递公司，寄单的时候把快递单和单据拍照发给客人，证明我们已经将单据寄出，并把快递单号发给客人，方便客人查询快递进度。同时，把所有单据的电子版发email给客人留底。过一段时间，要问客人是否收到快递的单据。6.开船后，发shipping advice给客人，告诉客人船名、航期、ETD和ETA等。业务员可以在船公司的网站上面查询柜子的运输情况，柜子快到港时，要提前提醒客人做好提柜和清关的准备。业务员