影院收货管理流程.doc

影院收货管理流程 1. 目 的: 规范收货程序,确保影院及时正确执行收货.2. 适用范围: 适用各影院3. 具体内容: 3.1 收货准备。 3.1.1发货人在汇总发货明细并完成“物品确认单”，在次日12点前将“物品确认单”上传到OA 系统,以方便各影院查询和下载. 3.1.2影院值班经理在下载发货当天的“物品确认单”后，应及时将其打印出来， 并将其记入影院交接记录表中，以方便下一班的值班经理清楚即将到货的物 料信息。 3.1.3物品确认单下载路径：登录OA系统点击交流园地中的讨论区-进入界面后寻找采购管理部一栏-然后点击进入可以看到当天或历次的物品确认单界面-点击相应的物品确认单，即可看到相应区域的确认单文件包-然后选择下载，即可。 3.1.5影院值班经理将打出的 “物品确认单”作为交接班的副件一起交给下一班值班经理, 以跟进到货情况。 3.1.6由公司总部或大区物流组发运至各影院的物料，一般使用快递方式进行，到货时间为：省内24-48小时；跨省48-72小时；如果发运物料是易损的物品，需要进行木箱包装的，则均相应再顺延24小时才到货。 3.1.7影院值班经理在下载 “物品确认单”后，应在2-3日内跟进到货情况，如未能在正常的时间内收到货物，应及时电话联系对应该批次物料的总部或大区物流组，以便跟进（对应批次物料联系人为该批次物品确认单创建人）。3.2 接收物料3.2.1 影院值班经理应第一时间内了解最新到货情况，并亲自接收到货物料。3.2.2 收货的值班经理在接收物料时应仔细检查物料的外包装和包装外面所贴的托运单,核对其发货人,发货地址,收货人,收货地址,重量等相关信息.3.2.3 收货人员应仔细检查收货物料的外包装,看是否有破损、变形、内有异常响声、重量不符等特殊情况.3.2.4 外包装、重量等如无特殊情况则可签单收货；如发现异常则可与送件员协调拆包验货；如不能协调则第一时间电话通知该批次物料对应的公司总部或大区物流组,由物流组了解情况后，再决定是否可签单后验收。3.2.5 影院收货后,应对照打印的 “物品确认单”仔细核对收到物料的实物质量和数量.如有部份物料尚未接收到,则可继续等待收货,如在接下来的12小时内仍未收到剩下的物料,则应及时电话联系该批次物料的总部或大区物流组，以便及时跟进.3.2.6 如影院在收货后发现物料出现:数量不符、破损、漏液等异常现象，则应及时电话联系该批次物料对应的公司总部或大区物流组，在物流组指引下保留当时物料的包装或继续清点和使用；如需要跟进索赔请协助现场拍下照片以邮件形式发至物流组处理，同时影院需保留该批次物料的外包装材料至少10天以上才可处理。3.3 信息反馈3.3.1 影院在收齐相关物料后,应在收货后12小时内将 “物品确认单”签收并扫描上传到OA系统的指定位置。3.3.2 如影院最终确定物料有差异或破损情况出现,则可按实际收货数量和收货的具体情况签收,在上传的“物品确认单”上注明该批物料的差异,以及破损的状况和严重程度.3.3.3 如在收货过程中出现重大货物缺失或损坏的情况,则影院应以电话方式及时联系发运该批次物料的总部或大区物流组，以便跟进处理.3.3.4 影院值班经理只有在确认当批批次物料的所有物品都到齐且质量都无异常情况下,才可处理掉该批次物料的外包装材料。3.3.5 影院在签收物料后，超过12小时未能将“物品确认单”签收并上传到OA系统指定位置，如该批物料发生缺失或损坏等情况，则该责任由影院全部负责。（签收时间以物流公司网站提供的信息为准，影院可以在收货时查看该批次物料的运送单号后到对应的物流公司网站查询）3.3.6物品确认单上传路径：登陆OA系统-知识管理-公共文件柜-采购物流回签单-点击对应年月日的文件夹-点击批量上传-选择需要上传的回签单，将回签单上传到OA系统，即可完成。例如：点击进入2010年回签单文件夹，选择8月份回签单文件夹，选择8月6号文件夹，点击批量上传，将回签单上传到OA。3.3.7物品确认单命名格式：上传OA系统的物品确认单统一使用以下格式命名：影院名称+物品确认单号+序号（1、2、3）例如： 佛山东方QR10-08-02-1 即表示：佛山东方影院2010年8月2