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商务英语交往中的礼貌原则商务英语信函中的礼貌原则【摘要】随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴亲自拜会，会函就成了取代亲自拜会的一种便宜而有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意；反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。本文通过大量实例的比较，论述英语商务信函应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。 关键词：英语商务信函；礼貌；原则 Politeness in English Business Letters Abstract: With the development of the process of Global Economic Integration, the worldwide economic cooperation and exchanges are increasing. It is impossible that people meet their trading partners face-to-face, and we often need to make all kinds of the commitments that our trading partners have made a written record that can be checked. Now English business letters have become a cheap and effective medium of communication and replaced a personal visit. Each letter that we write to our trading partners represents a companys image and shows its strength. A courtesy and descent business letter can help to build a favorable business image for the company and do business better. However, a letter without courtesy can not only lead to the failure of the business, but also destroy the image which the company has built up for years. Therefore, the courtesy of business letters is very important. Through systematic analysis and comparison of English business correspondences, this paper states that the principles of politeness in English business letters should be insisted. The author also presents several aspects of politeness in English business letters. Key words: English business letter; politeness; principle 一、引言 21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。” 二、英语商务信函的定义及写作原则 英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。 写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：1、礼貌原则(courtesy) 礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以，它是从一个“您为重”(You - attitude) 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。2、体谅原则(consideration) 体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。3、完整原则(completeness) 在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。4、清楚原则(clarity) 清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。5、简洁原则(conciseness) 要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中, 我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语, 要避免重复、罗嗦, 不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上1(P1)6、具体原则(concreteness)使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。7、正确原则(correctness)正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解2(P1)三、英语商务信函的礼貌表现（一）、商业信函中的积极礼貌表现按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。1、赞美赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。它是利用夸奖、恭维话来满足对方的求荣心理，以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，促使人际关系变得和谐融洽，起到润滑油的作用。在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。所以，在写作信函时，既要在遵循礼貌原则( Politeness Principle) 中尽量多赞誉对方的赞誉准则(Approbation Maxim) ，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子:We find both quality and prices are satisfactory and are pleased to place an order with you for the following : (经检查,贵方产品的质量和价格都使我方很满意。因此,决定向贵方定货,具体的款项如下: )2、 展示人情味中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。) 这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。3、避免不和避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day ,and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中，如果把recommend 该为advise 的话，就会不妥。因为advise 有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year.（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。4、 声称关系亲近在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或者建议时，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近”策略。3(P24)In view of our longstanding business relationship that we make you such an offer。（鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。）上述例句中通过“咱们”的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。（二）、商业信函中的消极礼貌表现 在布朗和列文森的理论体系中，消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时，说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的消极面子。消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面：减缓语气、表示敬意、道歉。1、减缓语气减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。4（P1）Excuse me, I was wondering if you could possibly send us your latest sample machine?（贵方可否将贵公司的最新的机器样品邮寄一份给我们公司？）在间接式请求中,不同的文化中首先遵循的语用准则有所差异，英美人个人取向使得他们首先考虑彼此之间的消极面子不受影响；汉语言文化中理解的“脸”和“面子”，要求在言语交际中讲究“赏脸”，避免“丢脸”。中国人的他人取向使得他们考虑顾及双方的“脸”和“面子”。既考虑不损害自己也不损害对方的积极面子。5（P2）2、 表示敬意表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。“You-attitude”的表达方式：“You-attitude” (您为重) 准确地说,是体现在态度上的。写信人应时时从对方立场出发，处处持为对方着想的态度，尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益。在此基础上，尽可能以自然为前提,恰当地使用“你”、“我”。试比较下列句子：You can have your goods delivered on any weekday.(您要求在任何工作日装运货物均可。)We cannot deliver at the weekend.(我们不能在周末装运。)You will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.(您如果能在一星期内退货,就能得到定金退款。)We cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.(除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。)3、 道歉道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。3.1 直接道歉为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉（说“抱歉”“对不起”深表歉意或“请原谅”之类的话）承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函（表接受）。如： We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assure you that care will be taken in the execution of your further orders.(对由此错误带给贵方带来的麻烦,我们非常抱歉,并保证:在履行贵方今后的定单时,一定谨慎小心。)3.2 间接道歉间接道歉指的是道歉者向对方道歉，承认自己的过失，但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的，以减轻责任。与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时，也对自己的积极面子有所照顾。如：We regret to advise that we are unable to make an offer for the time being owing to heavy demands. A cable to this effect has been sent today to you. However, we shall not fail to inform you whenever a fresh supply becomes available. (由于当前对该商品的需求量较大，暂时谦难发盘；因此，已于今日致电贵方，告知此意，一俟有新货可供，当即奉告，此复)。6（P3）不管是哪一种道歉的方式，都是因为某种言语行为违反了商业常规（不管这种违反是真实的还是潜在的），收信人的个人权利受到了威胁而采取的措施。因此，写信人通过言语或行为向收信人道歉以维护收信人的面子，从而有助于改善买卖双方的贸易关系，把双方的损失减到最小。四、外贸函电中合理表达礼貌应注意的几个方面1、注意保持交际双方地位的平等在外贸函电中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的言辞会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑，如 You could rest assured that we would make every effort to effect the shipment as soon as possible so as to meet your demand.(贵方可以放心,我们向贵方保证我们会竭尽全力地使发货尽可能地满足贵方的要求。)We assure you that we shall do our best to expedite shipment. (我们向贵方保证我们会加速发货。)从上两句，我们可以看出，例显得太过自贬，而就显得更为得体。2、注意话语的选择是否具有亲和力每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。Your letter has been received.（贵方来信已收到。）I have received your letter.(我们已收到贵方来信了。)Your complaint is being looked into.(你的投诉已引起我们的注意了。)We are looking into your complaint.(我们已注意到你的投诉了。)从上面的四个例句，我们可以看出，更显随意亲切。3、注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读礼貌具有受文化因素（如历史、地理、生活方式、宗教信仰等）制约的特点，不同的文化团体有不同的文化价值观，他们对礼貌的敏感度存在差异，对表示礼貌的方式方法有不同的了解。因此，在商务英语信函的写作中，我们要注意根据不同的文化背景来解读其含义。试看下面这个例子：We regret that we are unable to consider your request for payment on D/A terms. As a rule, we ask for payment by L/C. But in view of our friendly relationship as well as our willingness to support our Indian friends, we will, as an exceptional case, ac