NC人力资源-薪资管理.doc

NC产品指南-薪资管理1.系统概述1.1产品目标NC薪资管理系统主要可为各类企业、事业、行政单位提供工资的核算及管理功能。全面支持多种工资计算及发放方式，准确地进行工资的核算和分摊，实现用户多种工资类别计税的需要，同时支持多币种和集团应用，并可通过NC会计平台实现与财务会计的无缝连结。从而帮助企业提高人力资源部门和工资发放、核算部门的办公效率，满足企业薪资管理信息化的需求。1.2 主要功能NC薪资管理系统包括基础设置、工资汇总类别、工资核算、数据接口、统计分析、期末处理和多类别期末处理7大部分。1、 基础设置：包括工资类别、薪资表、税率表、代发银行、打开/关闭工资类别、工资项目、工资部门、工资变动模板、分摊类型和账号分配共10个功能节点，提供了进行薪资的日常核算和管理的基础。2、 工资类别汇总：在本功能节点中，用户可建立汇总工资类别，实现工资类别的汇总处理。3、 工资核算：提供工资档案、工资变动、个人所得税、工资分钱、工资分摊、银行代发工资和补发工资7个功能节点。全面满足企业薪资核算及管理的业务需要。4、 期末处理：提供期末结账与反结账功能，根据需要完成可变动工资项目的自动清零功能。5、 多类别期末处理：提供多种工资类别汇总进行期末处理的功能。6、 统计分析：提供工资变动增加明细表/汇总表、工资变动减少明细表/汇总表、工资变动净额明细表/汇总表、工资变动明细表/汇总表、工资发放条、工资发放签名表等多种工资报表和多类别工资报表的查询、打印功能。7、 数据接口：提供设置数据接口的功能，支持数据的导入、导出，从而减少工作量，实现与外部的连接。1.3产品特点1、 满足企业多种工资类别和一个会计周期多次发放工资、多次计税的需要，支持建立多种工资类别，并针对工资类别进行工资核算和管理；同时提供工资类别汇总功能，并可按汇总工资类别统一进行核算和纳税和期末处理，实现企业对多种工资类别的汇总管理。2、 全面支持集团应用。包括人员信息、薪资信息档案在内的基础数据可进行集中和分级管理，实现公共数据的共享和参照使用；同时支持在一个工资账套中，对集团和各分公司分建工资类别，集团可通过汇总功能生成汇总工资类别，实现集团的统一纳税申报与核算，满足集团对整个企业工资情况管理的需要。3、 提供5种工资项目的数据来源：公式计算、固定金额、按照薪资表、来自其它系统和按变动金额。全面支持各种工资项目的生成方式。4、 提供设置薪资表的功能，企业可根据人员属性（部门、类别、职称、到职日期等）制定薪资标准。设置对应的工资项目其数据来源为薪资表，当人员属性变化时，其工资自动变化，当薪资标准修改时，直接修改薪资表，从而批量修改人员工资。5、 提供多级权限管理功能。可对各级功能节点、操作动作（操作按纽）和工资项目设置操作人员及权限。6、 通过参数设置，能够设定与福利系统的关联关系，实现单独应用和集成应用。7、 通过NC产品特有的会计平台，可对相关业务设置会计模板和项目单据模板，实现与财务会计和管理会计的无缝连结。8、 提供数据接口功能，可实现与外部系统和银行等外部单位的数据传递。9、 支持多币种应用，支持主、辅币和单主币应用。1.4产品接口说明：（1） 薪资管理系统可取客户化中的基础数据、基本档案，延用其模板管理和权限管理中的相关设置，进行应用前准备。（2） 薪资管理系统将工资发放、补发、分摊等业务单据传递至会计平台，根据凭证模板定义生成会计凭证传递至总账系统。（3） 薪资管理系统和福利管理系统可通过参数设置进行关联，进行基金基数、工资项目等相关数据的传递。2.应用准备用户在进入NC薪资管理系统之前，应先在NC【客户化】中，做好启用薪资管理系统的准备工作，进行相关的设置：2.1基本档案薪资管理系统所需要的最重要的基本档案包括：部门档案、人员信息和薪资信息。利用银行代发工资的用户，还需设置在结算信息中设置开户银行档案。具体操作见 NC【客户化】。2.2会计平台用户如果将人力资源系统与财务会计系统集成使用，且需要将工资核算的单据通过会计平台自动生成实时凭证、会计凭证传递至总账系统，则需要进行会计平台设置。（1） 在【会计平台】【财务会计平台】中根据企业的具体核算方法，设置科目分类及影响因素。（2） 根据核算需要设置影响因素与科目的对照表。（3） 对工资发放单据、工资补发单据和工资分摊单据定义凭证模板。指定各单据对应的凭证项目的数据来源及计算公式。以上操作详见 NC【客户化】。2.3参数设置参数设置是企业根据自己的业务规则对系统选项进行设置。系统提供各参数默认值，用户可根据自身业务规则在参数取值范围内修改参数值，同时设置是否控制下级参数（在框内勾选）。系统将自动填写修改时间。注释：薪资、福利作为独立产品可以支持单独安装，通过这个参数建立二者间关系后，薪资、福利系统可相互取数。如：薪资管理系统的相关工资项目（扣养老金、住房公积金等）中涉及到福利系统的项目，可从福利系统中取数；福利系统中的基金基数也可取自薪资管理系统。其它如单据号管理、权限管理等设置，为公共性的应用准备，详见NC【客户化】，在此不再赘述。3. 操作流程薪资管理系统流程图： 3.1基础设置基础设置流程：1、 薪资表：该节点用以设置、维护薪资表。用户可以按照一种或多种人员属性（如：部门、人员类别、职称等）制定薪资级别，自定义设置多个薪资表。薪资表是工资项目的一项数据来源，如果某个工资项目数据来源于一个薪资表，系统将自动按照人员属性确定各个人员的工资项目金额。操作向导及操作界面：（1） 选择该节点进入薪资表设置界面增加表输入薪资表名称及备注增加行点击条件栏（2） 弹出薪资表人员条件设置窗口设置人员条件公式点击“确定”，返回薪资表设置界面设置人员级次的工资值保存薪资表：（3） 在薪资表设置界面，用户还可对己有的薪资表进行修改及删除处理要点提示：在进行薪资表人员条件设置时，可点击项目栏中的项目，选择该项目的内容，对之进行公式编辑；也可手动输入公式和数据。编辑的结果显示在上面的空白处，保存时系统可自动进行公式合法验证。2、 税率表：用户可在此设置和维护员工个人所得税的税率表，系统可根据各种工资类别选定的税率表，计算个人所得税，帮助企业完成纳税申报。系统内置代缴税和代扣税的标准税率表，用户可增设和修改税率表，可依税率表扣税（即累进计税），也可按固定税率扣税。二者互斥。操作向导及操作界面：（1） 选择该节点进入税率表设置界面（系统默认选择依税率表计税）增加表赞选择依税率表扣税或按固定税率扣税设置相关项目保存（2） 用户如果选择固定税率扣税，则进入固定税率的设置界面：（3） 用户还可对己有的税率表进行修改及删除处理。要点提示： 在编辑累进税率的纳税级次时,如果删除的不是最后一个纳税级次，必须把删除行后的当前行的下限调整成前一行的下限，否则保存时，系统会提示“不能删除非末行的级次”，并不予以保存返回编辑窗口。 累进税率表每一个级距的下限应等于=前一个级次的上限，每一个级次的速算扣除数必须大于后一个级次的速算扣除数。否则保存时系统会给予错误提示。3、 工资类别：工资类别是企业进行工资核算和管理的基础，企业管理者根据不同的需要，可以建立多种工资类别，工资核算是针对每种工资类别进行的。在基础设置中，工资类别的设置非常重要，工资项目、工资变动模板、工资部门、分摊等设置都是在指定的工资类别下进行的。在此节点下，用户可根据工资核算的需要，设置不同的工资类别及工资类别的计税、扣零等属性。操作向导及操作界面：（1） 进入工资类别界面增加输入工资类别名称选择工资币种进行扣税设置和扣零设置选择是否勾选月末制单与复审框保存（2） 用户也可对己有的工资类别进行修改与删除。要点提示： 只要在扣税设置中不选择“不扣税”，则必须要设置其默认税率表；如果扣税设置中选择了合并代缴税和代扣税，则合并计税类别选择按纽可用，且必须进行合并计税类别选择的设置。 只有选择勾选了“参与月末制单”的工资类别才能进行工资分摊处理及制单；汇总工资类别和参与其汇总的工资类别不能同时参与制单。 选择了需要复审的工资类别，则只有在工资变动复审后该工资类别才可以进行制单、结帐等后续操作。4、 打开/关闭工资类别：在设置工资项目、分摊类型、账与分配和进行工资核算时，只有先打开某一工资类别，才能对该工资类别进行后续设置和核算。所有的日常操作都是针对打开的工资类别进行的，确认打开的工资类别为需要操作的正确类别非常重要。 操作向导及操作界面：（1） 进入该界面从工资类别下拉框中选择要打开的工资类别点击“关闭”按纽该按纽处显示为“打开”退出。（2）关闭工资类别同上操作。要点提示： 同一时间，一个操作员只可打开一个工资类别，同一时间，不同的操作员可打开同一/不同的工资类别。 如果一个操作员想对其他工资类别进行操作，必须先关闭当前打开的工资类别。5、 代发银行：单位发放工资可由多家银行代发，用户在此可设置代发银行名称和银行账号。设置的银行将在工资档案中被引用。操作向导及操作界面：（1） 选择该节点进入该界面设置银行编号、名称及账号长度保存退出。要点提示： 如果同时使用工资和福利系统，则银行名称可以在两个系统设置，但无论是在哪个系统设置的，另外一个系统都可以引用。 如果勾选了“账号定长”框，则在设置人员的银行账号时，其账号长度必须等于在此设置的账号长度。6、 工资项目：工资类别是由不同的工资项目组成的， 工资核算就是对指定的工资类别的工资项目进行的。用户根据需要，可增设工资项目，即：从NC【客户化】系统中设置的薪资信息公共工资项目档案中选择所需的工资项目，并设置该项目的基本信息及数据来源，在工资核算时，将按工资项目的数据来源取数。操作向导及操作界面：（1） 进入工资项目设置界面点击增加按纽从项目名称档案中选择要增加的工资项目设置项目基本信息设置项目数据来源保存退出。要点提示： 系统默认选中的工资项目包括：“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等11个项目（这11个项目在公共工资项目档案中是系统内置提供的），用户不能删除和修改。 当项目数据来源为按照薪资表时，须从己设置的薪资表档案中选择相应的薪资表；当来源为变动金额时，对该项目有编辑权限的操作员可在工资变动时手动修改该项目数据。 已经进行工资变动审核的工资类别的工资项目不能进行修改。7、 工资变动模板：工资变动单模板设置,可对各工资类别设置其变动单模板，设定其变动单上包含的工资项目及显示顺序；并对不同用户（操作人员）设置工资项目的编辑权限。只有被赋予编辑权限的操作员才能在工资变动时对相应的工资项目进行录入、修改等操作。操作向导及操作界面：（1） 进入工资变动单模板设置界面选择工资类别指定用户（操作员）从左侧的工资项目中选择模板所需项目勾选“是否可编辑”栏，确定该用户对所选项目的编辑权限通过“移动”按纽设置各项目的显示顺序保存。（2） 用户也可通过反选按纽修改工资类别的变动单模板。要点提示：只有对 “增设的工资项目”才能设置操作员的编辑权限，勾选“是否可编辑”框，系统内置的11种工资项目不能勾选“是否可编辑”框，不能进行编辑修改。8、 工资部门：在此节点，用户可针对某一工资类别，设置参与该工资类别核算的部门。在此设置的部门来源于【客户化】的部门档案，在建立工资档案、进行工资变动和工资分摊等核算中将引用在此设置的工资部门。操作向导及操作界面：（1） 选择该节点进入该工资部门设置界面选择要设置部门的工资类别选择左侧系统部门栏中的部门点击按纽分配至工资部门中保存。（2） 用户也可对工资部门进行反选，从而将原来设置的部门删除。要点提示：用户可选择系统部门的末级部门进行增加设置，也可选中一个大的部门（包含多级下属部门）进行批量选择。9、 分摊类型：用户在此节点可设置要进行费用分摊的费用类型及其计提的基数和比例。系统提供的费用类型包括：应付工资总额、应付福利福利费计提、工资经费计提和教育经费计提，用户根据核算需要进行选择和设置。在此设置的分摊类型将在【工资核算】工资分摊中被使用。操作向导及操作界面：（1） 点击分摊类型节点，进入工资分摊类型设置界面点击增加按纽从费用类型名称下拉框中选择需要分摊核算的费用类型点击工资总额/计提基数栏弹出工资总额/计提基数设置窗口，从可选项目中选择项目点击确定，返回工资分摊类型设置界面保存。（2） 用户在工资分摊类型设置界面也可对已有的工资分摊类型修改和删除。要点提示：工资分摊类型设置是针对操作当时打开的工资类别进行的设置，在进行分摊类型设置之前，必须打开正确的工资类别。10、 账号分配：账号分配是对人员范围和银行账号范围进行匹配。用户可先设定范围内的人员，再设定对应的账号范围。操作界面及操作向导：（1）点击账号分配节点，进入账号分配界面点击人员选择按纽，弹出人员选择窗口：（2）选择人员项目称名称设置人员选择条件（支持多种条件组合）确定返回银行帐号分配界面人员范围页签列示出符合条件的人员名单点击账号分配页签，进入如下界面：（3）进行银行选择输入起始账号和终止账号确定显示账号分配结果：要点提示： 这种分配是针对某一工资类别的，在进入该节点之前，须在【打开/关闭工资类别】处选择工资类别，并将其打开，才能进行操作。 选择人员的数量和分配的账号数量可以不一致。但是，系统按照人员的排列顺序和账号顺序进行分配时，结果可能是一一对应，也有可能是因账号不够或剩余，出现一部分人员没有分配账号或者一部分账号没有使用。 如果选择的银行其账号长度设置是定长，系统会根据设置的账号长度对比这里输入的终止账号的账号头部、中部、尾部三部分位数合计，如果不相等，系统提示银行帐号长度错误，要求重新输入。 人员工资的银行账号头部与尾部为均为相同的固定值。 输入账号范围时，终止账号必须不小于出始账号。 在设置查询条件时，可直接在人员选择界面点击确定，视同为查询所有人员。3.2工资类别汇总工资类别汇总,是将已在【工资类别】中设置的工资类别，按照一定的划分方式进行归类汇总，确定是否相关属性。对于集团企业而言，可在一个工资账套里，对每个分公司和集团分别建立工资类别，每个类别可以单独核算，集团通过建立汇总工资类别，对多个工资类别进行汇总，并统一进行纳税申报和统计分析。操作界面及操作向导：（1）选择工资类别汇总节点，进入该界面点击“增加汇总类别”按纽输入汇总类别名称勾选是否参与制单框从左侧的参与汇总的基础类别栏中选择参与汇总的类别点击或按纽，选择至汇总类别中（也可利用或取消选择)保存（2）在此界面可以选择左侧己有的汇总工资类别，进行修改。要点提示： 当前会计期间的工资业务已经结束，不能新增和修改工资类别汇总。 参与汇总的基础类别来源于己存在的工资类别和汇总工资类别。3.3工资核算工资核算流程图：1、工资档案：在此节点企业可建立员工个人工资信息档案，包括：每个员工的工资税率、代发银行及账号等。为公司的财务管理、员工管理、信息分析提供基本的信息资料，便于查询和分析。系统提供了批量增加的功能，可有效减少录入工作量。操作界面及操作向导：（1）进入工资档案节点点击“增加”按纽进入工资档案设置界面，点击人员编码参照按纽弹出人员参选档案，从人员档案中选择人员，点击“确定”点击“代发银行”参照按纽，弹出银行参选档案，选择，点击“确定”选择是否扣税，如果扣税应设置税率表确定，返回主界面 （2）在主界面也可点击“批量增加”按纽，弹出人员选择窗口设置人员条件确定进入工资档案设置界面（如上图）批量设置代发银行、账号、税率表等项目确定返回（3）在主界面，用户可执行查询功能，对己有的工资档案进行修改.与删除处理。要点提示： 在打开工资档案之前，必须在【打开/关闭工资类别】的窗口里，打开您要的工资档案所属的工资类别。否则将不会显示档案列表。如果在系统操作中，更换了工资类别后，仍需在此窗口处理业务，则必须点击刷新按钮，让系统更换数据。 在设置查询条件时，可直接在人员选择界面点击确定，视同为查询所有人员。 在人员选择2、工资变动：本节点提供工资变动表，用户可录入、修改人员工资的可变动工资项目数据。（可变动工资项目：是指操作员具有编辑权限的工资项目且数据来源为“变动金额”，参见【初始设置】工资变动模板）。系统提供定位查询和替换功能，用户可以单个或成批修改工资项目数据。最终审核后，可制成工资表单。操作界面及操作向导：（1）选择工资变动节点，进入工资变动表界面点击“查询”按纽，查询要进行工资变动的人员弹出人员选择窗口：（2）录入人员选择条件（可多条件组合）确定返回主界面，显示出符合条件的人员工资情况点击“修改”或“替换”按纽，对可修改项目的进行修改确定点击“重新计算”按纽，系统自动把所有的工资项目的内容按照其各自数据来源重新计算保存审核（或复审）（3）用户可在查询并显示人员工资信息后，直接进行审核或复审操作。要点提示： 只有数据来源是手工输入的工资项目,可以在工资变动进行变动操作，其他数据来源于公式设置、薪资表、其他系统或某固定金额的工资项目，只可在工资项目中修改。 对某一工资类别的工资变动审核完，就不能再对该类别的工资项目进行编辑了。 对某工资项目没有编辑权限的操作员无法对该工资项目进行修改。 在设置查询条件时，可直接在人员选择界面点击确定，视同为查询所有人员。3、个人所得税：在此节点用户可编制、查询和打印个人所得税申报表。系统可自动取得员工工薪收入并根据设置的税率计算扣缴税额添入报表中。用户只需增写申报日期和完税证号即可轻松完成计税工作。操作界面及操作向导：（1）进入个人所得税扣缴界面查询弹出人员选择窗口（2）输入自定义条件，如果不输入任何条件，直接点击确定，视同为查询所有人员自动返回主界面，显示符合条件的人员及其纳税情况（3）填写申报日期及完税证号保存打印或退出要点提示： 在进入该窗口之前，须在【打开/关闭工资类别】选择工资类别，并将其打开，否则系统将提示：选择工资类别。如果在系统操作中，更换了工资类别后，仍需在此窗口处理业务，则必须点击刷新按钮，让系统更换数据。4、工资分钱：“工资分钱”是根据实发工资金额和票面额设置，计算单位/部门/个人工资发放的分钱票额，生成分钱清单。会计部门根据此清单从银行取款并发放。该功能节点用以支持工资的现金发放。操作界面及操作向导：（1）点击该节点（如果初次进入该节点，系统会提供“请先设置分钱票面额”） 进入工资分钱清单界面点击“票面额设置”按纽，弹出票面设置窗口从左侧的可选票面额栏中选择参与工资发放的票面额确定返回主界面选择“部门分钱清单”、“人员分钱清单”和“工资发放取款单”页签（2）如果选择“部门分钱清单” 页签，则“选择部门”按纽可用点击“选择部门”按纽，弹出部门选择窗口从左侧可选部门栏中选择部门，确定系统自动显示出所选部门的分钱清单及票面合计：（3）如果选择“人员分钱清单”页签，则出现“设置查询条件”按纽点击该按纽，弹出人员选择窗口设置人员条件（如果不设置，直接点击确定，视同为查询所有人员）确定系统自动显示出符合条件的人员分钱清单。（4）如果点击“工资发放取款单”，则系统显示出登录公司汇总的工资分钱清单（5）如果已设置好票面额，再次进入时，可直接点击三个页签，进行操作。要点提示： 执行此功能必须在个人数据输入调整完之后.如果个人数据在计算后又做了修改,须重新执行本功能,以保证数据正确。5、工资分摊用户在本节点可对己设置的分摊类型（工资费用及与工资费用相关的一些费用，如福利费、工会经费、职工教育费等），设定其分摊条件，制成工资分摊单据，供财务会计进行核算。系统提供了按部门、人员类别、按人员、按工资项目多种分摊条件，用户可自由设置、查询。操作界面及操作向导：（1）选择工资分摊节点，进入界面选择分摊类别、分摊期间选择分摊方式（按部门、人员类别/按人员/按工资项目）选择相应的部门、人员、人员类别弹出选择窗口确定选择内容返回主界面，勾选确定分摊的工资为发放或补发点击“查询”按纽，系统将显示工资分摊列表确认无误后，点击“制单“按纽，则根据设置传递至会计平台。要点提示： 工资分摊制单的限制条件有三个：在所选的工资类别下，该类别的工资变动单已经审核（如果需要还应复审）；只能选择该类别下的一种工资分摊类型制单；另外，要在当月期间内制单。6、银行代发工资：在本节点，用户可设置银行代发的数据接口，并把发放工资的数据,按照一定的格式通过接口输出给银行，银行根据接收的数据，直接把工资划转到员工每个人的工资账号上。操作界面及操作向导：（1）进入银行代发节点选择工资类别弹出工资类别参照窗口选择后确定返回主界面（2）如果尚末设置银行接口，系统在界面左下方提示：所选类别没有接口，请新建接口点击“新建“按纽，进入数据接口向导界面（3）第一步：设置接口名称及路径可点击“浏览”，弹出浏览窗口选择路径点击“打开”，返回设置向导界面点击“下一步”（4）进入第二步设置关联项目名称及数据参数点击“第三步”（5）第三步：点击“增加行”，设置项目及格式，指定各列名称、数据来源、内容、类型等属性点击“完成”，返回主界面（6）在主界面选择接口，点击“数据导出”按纽选择银行和输出表头（可不选）点击“输出到文件”系统显示导出的数据项目（7）用户可在主界面对已有的数据接口进行删除和修改。要点提示： 若在格式设置第二步选择了使用统一分隔符或使用统一补位符，则在第三步的项目及格式设置表中对应的分隔符或补位符设置列不能编辑，自动显示所选择的统一分隔符或统一补位符。7、补发工资：用户要补发已经完成期末结账的期间的工资，如果把补发的工资纳入到当前工资核算期间进行核算，则会影响核算的准确性和合理性。本节点提供的补发工资功能，可将应补发工资分摊到指定补发期间，然后分别计算各期间应补缴的纳税金额，和当期工资统一发放。同时，对补发的工资和补缴的纳税提供工资补发汇总表和工资补发一览表。操作界面及操作向导：（1）选择工资补发节点点击“补发设置”按纽从左侧可选期间栏中选择补发期间点击“人员范围”按纽弹出“人员选择窗口”，确定人员条件返回主界面，确定补发方式（重新补发/追加补发/取消补发）（2）系统显示工资补发表录入各期补发工资单击重新计算按钮，系统自动把所有的工资项目的内容按照其各自数据来源重新计算刷新。 （3）在对所有的补发期间都录入完成补发工资数据,并执行过重新计算功能以后，可以单击生成汇总表按钮，系统会自动汇总各期间的补发工资数据并生成当期补发的所有工资。要点提示： 在补发工资的时候，如果选择了“重新补发”选项，计算补发时会自动覆盖前一次（同一期间）计算补发工资的数据。例如：在第一次计算工资补发的时候选择了四个期间，后来又进行了一次重新补发，但这次只选择了两个期间，重新计算后就只有此两个期间的数据。 一个会计期间只允许进行一次补发工资，会计年的第一期间内，不能执行补发工资功能。 使用生成汇总表功能时，必须是：所有的补发期间的工资数据都已经进行过重新计算。3.4数据接口提供将相关数据从外部系统中导入到工资管理系统中的接口，可将相关数据通过接口导入到薪资管理系统中来，也可将数据导出，简化用户数据的录入工作。系统提供数据接口向导，用户可自由设置合法的外部文件路径，设定项目及数据来源、格式，执行导入、导出功能。数据接口的操作流程及要点与银行代发类似，可参照【银行代发】中相关内容。3.5统计分析1、工资报表NC薪资管理系统提供了工资变动增加明细表/汇总表、工资变动减少明细表/汇总表、工资变动净额明细表/汇总表、工资变动明细表/汇总表、工资发放条、工资发放签名表等多种报表查询功能，用户可选择报表期间，工资项目，设置多种查询条件组合，进行多角度多层次的查询分析。操作界面及操作向导：（1