初拟档案室管理制度与归档具体操作流程.doc

初拟内蒙古阜丰公司公司档案室管理制度 一、档案归档制度1. 内蒙古公司人力资源部档案管理主要负责全公司各部门人事档案收集、审定、整理、立卷3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠，无破损现象。4 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权要求重新书写。6. 员工档案如部门需用可进行复印，但原件必须归档。二、 档案工作人员岗位责任制1. 认真学习专业知识，贯彻执行档案法、档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2. 负责内蒙公司各厂部人事档案的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合集团总部人力资源要求。3. 负责公司有关部门档案工作监督指导工作。4. 负责档案室各项制度的落实。5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，为公司各厂部提供所需资料。三、档案保管制度1. 档案由档案员负责档案的保管工作。2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对档案丢失或存档遗漏的及时补档。4. 档案室要经常打扫，保持清洁卫生。5. 档案室内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。7、 档案室钥匙人力资源部主任和档案管理员配备，无关人员一律不得进入，随时关好门窗，确保安全。四、档案保密规则1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。2. 如有特殊情况需到档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经人力资源部主任批准并在指定时间内归还档案室。3. 查阅档案时，不得翻阅其他人员档案、无关人员不准进入档案室。五、 其他 解释权归内蒙古阜丰生物科技人力资源部。具体参考集团人力资源部阜丰集团有限公司员工档案管理规定 档案归档具体操作办法一、新员工档案归档：1. 新员工入职时由培训专员统一引导填写公司人事档案。2. 填写完毕由档案管理员检查每份档案袋中资料的完整性及准确性，对缺少资料要求重新填写。认真检查员工本人需要签字的空白处，确保每份资料都有员工本人签名。3. 档案资料签订完毕后按照集团人力资源部要求编写统一规范档案编号，以便日后查询。4. 档案编号完毕由档案管理员就纸质档案袋中资料录入电子档案。5. 电子档案录入完毕到档案室在职人员档案区存放档案。二、离职人员档案处理： 离职人员手续办理完毕后辞职清算表需交到财务，由于公司员工辞职人员较多，如每月处理一次工作量较大，所以提出以下建议。1. 每日下班到财务领取当日离职员工离职清算表，查询档案编号。2. 编写离职档案编号。（编号规则：L年份后2位+月份+离职顺序。如L1207003。表示2012年7月第3位离职员工。）3. 到档案室根据档案编号筛出档案，在右下角标注离职档案号。4. 存放到离职员工档案管理区。5. 对于自动离职员工，每天按照人员登记表筛出信息，按照以上2、3、4管理。三、档案保存时间与销毁1：根据劳动法与集团人力资源部规定，公司人事档案保存时间为3年，3年后可以申请销毁。2：销毁前由档案管理员提出纸质申请，报人力资源部主任同意签字，办公室主任同意