公司的费用制度.doc

财务审批及费用报销管理制度一、总 则为了进一步加强财务管理和监督，规范财务行为，公司执行费用预算审批及非正常性开支事前签批制度，维护财务收支计划的严密性，提高经济效益，根据中华人民共和国会计法，结合XX行业的经营特点和公司财务管理实际情况，制定本规定。 二、财务审批的权限1、正常性费用开支1.1总公司费用报支程序：经办人填写报销凭证部门主管确认签字后归集到财务部出纳通知报支，有借款时先归还借款。1.2分公司报支程序：经办人填写报销凭证财务审核部门经理审核出纳报支。1.3开支范围：1.3.1订阅报刊、购买福利用品及零星办公用品等费用，按职责分工，由相关经办人统一安排，由相关领导审批（依据采购申请单限额采购，并且采取货比三家的原则采购）。1.3.2正常开支的水电费、物业管理费、房屋及仓库租金、税金等按照合同和有关规定执行；（合同交财务部备案）1.3.3正常的邮件费、固定电话费用、手机费用、市内交通费用按公司规定的标准报销；市内交通费用报销时须在车票背面注明时间、起始站和到达站；1.3.4自有车辆的加油费、车辆保险费、车辆管理费、停车费、过路过桥费、养路费、正常的维修费用等支出根据里程和车况按实报支；1.4正常性费用开支的签批责任：1.4.1财务人员应根据费用预算表、签订的合同以及相关的开支标准等对正常性费用开支认真审核.1.4.2经理应对正常性费用开支严格签批，并对签批的费用报销负完全责任。1.5支付方式：凡1000元以上的费用应要求对商家开票统一用转帐的方式支付，请相关经办人员填写单据时，注明商家的帐号；1.6资金申请：1.6.1申请人(分公司)请在每日的下班前传真到公司财务部，财务部将及时做出安排. 1.7审批权限：1.7.1分公司经理对分公司正常费用审批权限为500元以内。1.7.2财务部审批权限为5000元以内。1.7.3超过以上权限的由总经理审批。2、特殊费用开支2.1报支程序：2.1.1经办人填报销单总经理出纳支款。2.2开支范围：2.2.1大批量的办公用品的采购；2.2.2出差人员的差旅费用、业务招待费用、广告费、培训费用等；2.2.3会议费、设备购置费（低值易耗品）、车辆维修费（详见第四费用报销标准中的（五）汽车费用条款）、办公场所、仓库、宿舍维修费等经费支出； 2.2.4分公司或办事处的筹建期间采购的物品等开办费及支付的仓库、办公场所的租金；2.2.5公司对外签订合同所承担的风险抵押金（业务保证金）等；2.2.6固定资产（如汽车）的购置、出租、转让、改扩建、报废的处理；依据国家有关法规对呆坏账、盘盈、盘亏的处理；2.2.7其他一切计划外的开支项目、一次性在2万元以上的（除分公司正常营运资金外）2.2.8总经理提出的其他经济事项。2.3.1公司的非正常性开支费用必须征得有决策权的领导的同意，即按规定的程序办理有关手续，并严格按照指定的标准开支，事前把关核报。2.3.2擅自开支的、超越领导审批限额的费用不得报销。2.3.3由于当事人工作失误，开支后没能达到预期效果或损失的，不得全额报销，只报销部份费用，损失严重的不予报销。2.3.4为确保费用的及时核销，经办人在费用借支后必须及时到财务部门办理结算手续，无正当理由，在一周内报支的完毕，每逾期一天，财务部有权对经办人按开支的5%进行扣罚。三、费用报销管理规定1.原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证主要是供货单位提供的，盖有全国统一发票监制章的发票；自制原始凭证主要是按公司有关财务管理规定自行制定的收货收据、运费结算单、回扣凭证等。2.采购员必须向供货方索取正式发票，预付款必须取得供货方的正式收款收据，如有特殊情况必先请示公司领导。3.原始凭证必须填写日期、供货单位的名称（联系电话）及填制人姓名并盖章、接受单位的名称、经济业务内容、数量、单价和金额（大小写）。原始凭证记载的内容均不得涂改、挖补。4.对于购入商品或按受劳务的经济事项经办人必须是两人以上，属于物资采购的，经办人(部门)、验收人(部门)、入库人(部门)、使用人(部门)必须相分离并签字注明用途，当天采购的物品等必须当天进仓，否则由采购员自负。5.对于购入商品或接受劳务办理的借款，经办人应在一周内把由部门主管签批的报销单据交财务经理处，待手续齐全后，出纳通知领款（有借款的先归还借款后再支付余款）。对于已有借款未清的人员财务不再办理下一笔借款。对于超过规定时间未交报销单据的人员，财务要从其当月工资中扣除，并处每天5%的滞纳金。四 、费用报销标准（一） 、手机（含小灵通）费用：1、总公司手机报销标准：总公司职位总经理部门经理业务员标准2、各分公司报销标准：职位1、 出差漫游费按实报销（非工作原因的漫游费不予报销）。2、凡享受手机报销的人员，必须24小时开机，如遇特殊情况，及时通知主管领导，总公司须在部门主管处备案，否则取消手机报销。3、各职位人员按以上限额标准严格执行，凭电信发票报销；超支部份不予报销；低于以上限额的以发票实际金额报销；4、充值发票不允许单独作报销凭证，必须附电信发票，否则不能报销。5、（电话费充值时）电信发票金额为零时，必须附充值发票，否则不能报销。（二）、差旅费报销制度：1、出差人员在出差前必须事先填报“出差申请单”，写明日程、目的地、大体交通路线及出差事由等，呈部门经理经陈总核准后方可出差，借差旅费时送存财务中心，报销时作为审核出差费用的依据，并附在费用后作附件。2、出差人员的住宿费、交通费、补助费，根据合法有效票据按出差标准报销。3、公司人员因工作需要乘坐飞机的须书面报告总经理方可报销。4、出差补助金含伙食补助及交通补助，出差人员不再报销餐费和市内交通费。5、在6个小时以内能到达目的地的短途出差或中转的，所有人员乘坐火车硬座或汽车。6、出差人员必须在公毕返回后三日内填写：“费用支出报销凭证”，预算内费用送请各部门主管领导核准，预算外费用呈总经理核准后，财务人员方可报销。7、出差期间无特殊情况不得私自乘坐出租车，使用公司交通车辆或借用车辆者不得报销交通费。8、住宿费按出差人员在外住宿日数定额支给，超支不报，出差人员住宿费必须取得住宿费正式发票。与部门经理以上人员随行，其住宿费不够时须呈经部门经理核准，可按同行部门经理以上人员的住宿费标准执行。9、员工差旅费，应据实填报核发，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。10、因岗位调整，差旅费到新的接收单位按标准、程序报销。11、因工作需要回总公司开会的人员，食宿由总公司统一安排，取消以上出差补助费、交通工具费按以上规定标准、级别回各自分公司报销。13、乘坐公司专用车辆出差的，只给予住宿费报销。14、差旅费报销标准如下：类别费用种类高管人员部门经理主管(专员)其他人员备注交通工具飞机经济仓经济仓-火车软卧硬卧硬卧硬卧可选择汽车轮船二等仓三等仓三等仓四等仓可选择汽车住宿费一类区北京深圳上海广州省会特区二类区其他地区(含省内)出差补助费一类区北京深圳上海广州省会特区二类区其他地区(省内无补贴)15、附：出差审批表出差人员部门/职务差旅费预算元住宿级别出 差 日 程 安 排起止时间起止地点交通工具出差事由总经理审批： 总经办： 部门主管： 出差人：备注:出差人员请提前二天填写好此审批表，依次报部门主管、总经办、总经理审批后，凭此表方可到财务部借支差旅费用，此表原件附在报销单据后作附件，复印件交总经办备查。（三）、业务招待费1、公司与分公司、分公司（内部）之间的人员来往，除总公司高管以上签字及另有规定外，不允许有任何业务招待费的开支。2、业务招待费是指企业为生产经营活动的合理需要支付的交际应酬费，包括宴请费、香烟、茶叶及礼品等。3、各部门、各分公司因业务联系，需要进行业务招待费的，须事先向总经理提交“特殊费用报支申请表”，在得到批准后才能进行宴请，不能先斩后奏。（四）、办公费1、对于每月均需采购的物品（如日常用品和办公用品）及计划要采购的物品，应于每月月前制定“月度采购计划”；临时需要采购的，则根据类别，分别填写采购申请单或特殊费用申请表，再根据权限设置上报给相关人员审批；2、审批权限：参见第二节财务审批的权限1.7及2.3的规定。 3、采购规定：3.1 采购部门：3.1.1总经办负责采购印刷品、大宗福利用品、总公司使用的日常用品和办公用品，电脑技术人员负责采购电脑办公、通讯设备。3.1.2 分公司应指定兼职人员负责各类采购。3.2 采购人员应根据审批后的采购申请单或特殊费用申请表进行采购，采购前应“货比三家”，做好询价、比价、议价工作。3.3物品采购后应及时交使用部门验收入库，并由验收人在发票背面签字；除一次性领用的物品外，有库存的物品应设专柜指定专人负责管理，并做好领用登记工作。3.4 物品采购人员应建立采购台帐。（五）汽车费用（按照车辆管理制度执行）1、省内各分公司汽车修理费车辆在途或当地需急修理的，金额在50元以内分公司经理有权处理，2、 省外分公司车辆在途或当地需急修理的，金额在150元以内分公司经理有权处理。3、 超过以上金额的必须先申请批准后再维修，并说明汽车修理理由，经批准后才能到指定修理厂修理，或就近维修，修理完毕，司机应将更换下来旧零部件带回，分公司经理验证后并凭发票分公司经理签字的“设备处理申请单”报销，手续不齐会计、出纳有权拒绝报销。4、公司所有车辆出车必须有派车单，详细记录目的地、行车路线、行车里程、离（回）公司时间、实际油耗，否则财务人员不予报销加油费及过路过桥费，采取谁报销谁自己承担费用原则。5、公司原则上必须统一使用加油卡加油，由车辆调度人员统一交费和管理。驾驶员如遇特殊情况先口头通知车辆调度员，由车辆调度员上报财务部，经同意后，方可在外加油，报销时须有派车单作附件，由车辆调度员验收签字。6、驾驶员个人违章由驾驶员个人承担责任。7、车辆问题造成的处罚，根据实际情况进行处理，车辆手续完整的由驾驶员个人负责，非个人原因由公司负责，且必须作为特殊费用按程序报批处理。8、车辆事故根据交管和保险部门对事故的认定，确认各方责任。五、违规责任有关责任人一定要按以上规定的程序认真负责地进行确认、审核、审批。 1.对于未按程序越权签字的事项，下一环节有权拒绝办理。 2.对于违反以上规定进行确认、审核、审批的有关人员，要按照公司规定进行