设备采购合同履行控制.doc

设备采购合同履行中的风险控制方案1. 设备采购合同签署后，采购经理应当对各设备厂家的合同履行情况进行持续地跟进和监控，确保合同所有内容得以完整实现，并以项目为单位定期(每两星期一次)填写项目设备采购合同执行情况汇报表(详见：附件一)，向主管副经理做出汇总报告，在某一设备或某一项目的专项采购合同履行完毕时，采购经理应针对该设备或该项目编写设备合同/项目采购关闭报告(详见：附件二)，以总结经验教训；2. 采购经理申请对设备厂家支付预付款、到货款、调试款(初步验收合格)和质保金前，应当根据合同实际履行情况，以设备为单位逐一填报设备进度款支付前合同执行情况汇总表(详见：附件三)，报请主管副经理批准，主管副经理将严格按照合同条件进行审核，只有主管副经理审核同意后，采购经理方可进入公司付款程序； 3. 凡设备厂家未按合同条款履约的，或验收未通过的设备、零部件、技术服务等，采购经理应当向设备厂家说明后拒绝付款，并及时通知公司财务管理部和审计监察部等记录在案，只有所有条件具备时，采购经理方可申请继续付款，同时，对于任何设备质量问题或设备厂家技术服务响应不及时等，采购经理应做到发现后即可尽最大努力与设备厂家沟通，以确保设备厂家及时采取纠正措施；4. 在3中如确需变更或解除原合同时，应当由采购经理与设备厂家进行沟通和协调，并争取公司相关部门的合同意见，确需变更或解除时，由采购经理准备必要的文件资料后，填写合同变更申请表(详见：附件四)，报请主管副经理同意，此时，采购经理应与设备厂家达成共同的书面协议，并通过公司合同审批程序批准，正式签字盖章生效，如需解除合同的，还应当报有关部门及时办理注销手续；5. 如采购经理虽经努力，但仍然无法与设备厂家协商解决时，采购经理应及时填写合同问题上报表(详见：附件五)，并向主管副经理做出汇报，由主管副经理提出指导意见，或召开相关会议讨论有关解决方案，并在必要时向公司主管副总等提出书面报告；6. 若采购合同履行过程中，设备厂家对出现的问题确实无法解决、拒绝解决或类似的质量问题反复出现时，采购经理应报请主管副经理同意后，通知财务管理部、审计监察部等，依据合同规定，对问题设备厂家进行罚款（此时，罚款可以触动问题设备厂家，并迫使其切实解决问题）、扣款（此时，由成套管理部自行或另行寻找其他设备厂家到场解决问题，所产生的费用由问题设备厂家承担）、暂不付款（此时，需要进一步观察问题设备厂家的后续履约情况再做出其他有针对性的处理）或等要求对方赔偿损失（违约金不足以弥补企业损失时）等处理，凡未经批准擅自放弃追索权的采购经理，公司将追究其责任。7. 若采购经理或主管副经理认为5中所述的问题设备厂家态度强硬，并且合同所涉及的金额较大，不宜立刻进行财务处理，否则易引发司法诉讼，但其质量问题又会严重影响项目工程进度时，可由主管副经理判定该问题设备厂家为具有高度风险；8. 对于具有高度风险的问题设备厂家，采购经理仍应与其保持日常联络，争取以最大的耐心和最后的努力使得问题能够获得较为和平圆满的解决，但此过程中，采购经理与问题设备厂家的任何沟通内容都必须随时向主管副经理做出汇报；9. 在8的日常联络过程中，成套管理部还应做好应对司法诉讼的准备，此时，采购经理必须将与具有高度风险的问题设备厂家有关的任何书面资料进行整理，并就与其来往的全部经过提出成书面报告；10. 采购经理根据8整理出来的所有书面资料应及时提交公司法务人员进行评审，对于其中证据不充分的部分，应由法务人员指明后，采购经理采取合适的理由或方式要求或诱导问题设备厂家配合提供（如要求问题设备厂家签收公司发出的传真或者要求问题设备厂家来函解释其出现的问题或者邀请问题设备厂家到现场、公司本部等召开联络会，并签署书面会议纪要等等）；11. 针对具有高度风险的问题设备厂家，如根据10中所述获得的证据已经充分，并且和平方式确实已无法解决有关问题后，可由主管副经理会同部门经理及时向主管副总、公司总经理和董事长进行报告，由公司领导层做出最终决定，以采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大，并在必要时请求仲裁机构或人民法院就争议事项做出司法裁决或判断；12. 在正式诉诸司法解决之前，成套管理部应责成采购经理通知问题设备厂家的负责人，如问题设备厂家此时态度软化，愿意妥协的，可在征得公司领导同意后，就合同纠纷解决方法签订书面协议，由双方董事长或书面授权委托人签字并加盖单位印章或合同专用章后生效；13. 如问题设备厂家继续执迷不悟的，可由公司领导指派专门法务人员协助采购经理，依据中华人民共和国合同法、中华人民共和国民事诉讼法等法律法规，在规定时效内，依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决；14. 委托代理人参加仲裁或诉讼的须经董事长授权，在司法解决过程中，由负责的法务人员会同采购经理，将仲裁或诉讼过程中出现的各种情况，及时上报公司领导，同时，纠纷处理过程中，任何部门或个人未经成套管理部部门经理和主管副经理审核、公司主管副总、总经理或董事长同意，不得向合同另一方作出实质性答复或承诺。附件一：项目设备采购合同执行情况汇报表项目名称： 填写日期： 年 月 日设备明细列表报告涵盖时间年 月 日至 年 月 日序号控制要点出现问题设备名称供货厂家问题详细描述拟解决方案备注1合同规范性2文件控制情况3交货周期4成本控制5现场交货6备品备件专用工具7服务配合情况8设备技术质量9付款进度10财务保证11增值税发票12项目经理反馈13其他情况采购经理对本期合同执行情况的综合评价并提示需要重点关注解决的问题填表人/采购经理签字： 主管副经理的意见审核人/主管副经理签字：备注：1.“设备明细列表”栏中需要逐一列明本项目已处于合同执行状态的所有设备的名称，并在设备名称后加注括号和两三个文字，扼要说明其里程碑进度，如：增压风机（预付款）、氧化风机（质保期）、变压器（开箱检验）、喷淋层（安装调试）等；2.“合同规范性”是指在合同执行中双方是否对招投标文件、技术规范书等书面文件的理解产生争议，或需要进行合同变更、签订补充协议等；3.“文件控制情况”是指设计提资或日常文件来往是否能满足合同管理要求，或者公司本部和项目现场在检验、接收、安装、调试、现场服务等过程中的文档管理是否满足公司要求；4.“财务保证”是指供货厂家提供的投标保函、履约保函、质保金、垫款担保等信用保证的问题情况。附件二：设备合同/项目采购关闭报告项目名称： 填写日期： 年 月 日任务描述出现过的问题及解决情况管理工作小结 采购经理：（签字） 年 月 日附件三：表-3-1 设备进度款支付前合同执行情况汇总表项目名称： 填写日期： 年 月 日 第一次合同总结从合同签订、分包商投料、提供履约保函后，针对合同履行情况，进行第一次合同跟踪、汇总涵盖时间(合同签订时间)至（预定下次付款时间）合同进度实际开工时间项目部要求时间延期天数开工延期原因调整措施合同履行情况预付款拟支付金额：万元预付款拟支付时间：年 月 日预付款拟支付方式：现金 支票 电汇 承兑其他部门意见付款条件满足情况存在问题解决方案1、履约保函2、财务收据3、其他承办人综合意见：1、 供货厂家实际表现： 优秀 良好 一般 较差 2、 是否需要扣罚款和合同依据及处罚金额：3、 下一步控制措施：4、 其他： 采购经理：（签字） 年 月 日主管副经理审核意见： 主管副经理：（签字） 年 月 日表-3-2 设备进度款支付前合同执行情况汇总表项目名称： 填写日期： 年 月 日第二次合同总结从预付款支付后，针对合同履行情况，进行第二次合同跟踪、汇总涵盖时间(预付款支付时间)至（预定下次付款时间）合同进度实际到货时间项目部要求时间延期天数延期原因调整措施合同履行情况到货款拟支付金额：万元到货款拟支付时间：年 月 日到货款拟支付方式：现金 支票 电汇 承兑其他部门意见付款条件满足情况存在问题解决方案1、增值税发票、财务收据2、交货运输、现场验收3、备品备件、专用工具、资料提交4、安装调试、服务配合5、其他承办人综合意见：1、 供货厂家实际表现： 优秀 良好 一般 较差 2、 是否需要暂扣、罚款和合同依据及处罚金额：3、 合同争议情况：4、 下一步控制措施：5、 其他： 采购经理：（签字） 年 月 日主管副经理审核意见： 主管副经理：（签字） 年 月 日表-3-3 设备进度款支付前合同执行情况汇总表项目名称： 填写日期： 年 月 日第三次合同总结从到货款支付，并初步验收合格后，针对合同履行情况，进行第三次合同跟踪、汇总涵盖时间(到货款支付时间)至（预定下次付款时间）合同履行情况初步验收结果技术规范要求偏差分析调整措施初步验收合格拟支付金额：万元初步验收合格拟支付时间：年 月 日初步验收合格拟支付方式：现金 支票 电汇 承兑其他部门意见付款条件满足情况存在问题解决方案1、业主对项目初步验收2、设备性能初步验收3、资料移交、服务配合4、完工清单5、其他承办人综合意见：1、 供货厂家实际表现： 优秀 良好 一般 较差 2、 是否需要暂扣、罚款和合同依据及处罚金额：3、 合同争议情况：4、 下一步控制措施：5、 其他： 采购经理：（签字） 年 月 日主管副经理审核意见： 主管副经理：（签字） 年 月 日表-3-4 设备进度款支付前合同执行情况汇总表项目名称： 填写日期： 年 月 日第四次合同总结从初步验收合格，进入质保期后，针对售后服务情况，进行第四次合同跟踪、汇总涵盖时间(初步验收合格支付时间)至（合同正式关闭时间）合同履行情况售后服务情况售后服务公司要求偏差分析调整措施质保金拟支付金额：万元质保金拟支付时间：年 月 日质保金拟支付方式：现金 支票 电汇 承兑其他部门意见付款条件满足情况存在问题解决方案1、业主对项目最终验收2、设备性能最终验收3、售后服务配合4、设备缺陷5、其他承办人综合意见：1、 供货厂家实际表现： 优秀 良好 一般 较差 2、 是否需要暂扣、罚款和合同依据及处罚金额：3、 合同争议情况：4、 其他： 采购经理：（签字） 年 月 日主管副经理审核意见： 主管副经理：（签字） 年 月 日附件四：合同变更申请表项目名称： 填写日期： 年 月