行政办公管理制度.doc

行政办公管理制度第 一 章 总 则为加强企业行政办公管理，建立规范、高效的行政办公运行体系，提高工作效率，促进公司各项业务的健康发展，现结合我公司实际情况制定本行政办公管理制度，自正式颁布之日起执行。第 二 章 会议制度一、毎周五下午由总经理主持相关人员召开例会，主要总结上周工作，强调 工作过程中发现的问题，同时安排下周工作要点。二、每月至少召开一次公司全体职工会议，具体时间根据实际情况而定，主要对上月工作进行总结，同时安排本月工作。三、各类会议的主持和召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好 会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、落实会场、通知与会人员 等），同时做好会议签到并记入员工考勤档案。(一)、每周例会：1、由总经理主持，各部门主管人员参加。2、周例会会议主要内容：、分析研究公司当前经营形势和发展趋势，对公司具体日常问题做出决策，审批 相关事项，包括公司发展计划、经费预算审批，重要岗位的人事调整，总经理向公司所 属各部门下达指令等。 、检查上周工作情况，通报发现的问题；、传达公司领导层及行政主管部门的有关精神。、布置下周主要工作。(二)、总经理办公会议：总经理办公会议由综合部下达会议通知，被通知人不得缺席，确实不能参加的，必须会前经总经理批准。总经理办公会议由专人负责记录并妥善保管，形成办公会议纪要，必须在该次总经理办公会议结束之日起二天内下发并存档。1、总经理办公会为不定期会议，召开时间由综合部会前临时通知。2、对总经理办公会议未决议事项，任何与会人员均不准向其他人员泄露。如有违反者，按照公司有关规定严肃处理。 (三)、公司各部门周例会：1、由各部门主管主持，参加人员为本部门所有员工。2、例会主要内容： a、检查上周工作情况； b、传达行政办公会议及总经理办公会议有关精神； c、布置本周工作。3、会议时间：由各部门自行确定。(四)、专题会议 ：专题会议是公司对重要的专项事务的研究决定，需通过专题会议进行。专题会议由 专项事务的负责人负责通知并主持，参加会议人员由专项事务负责人或公司领导指定。第 三 章 印 章 管 理一、印章的种类：1、印鉴：公司向主管部门登记的公司印章或指定专用的公司印章。2、职章：刻有公司董事长职衔的印章。3、部门章：刻有公司部门名称的印章。4、职衔签字章：刻有公司董事长签名的印章。二、印章的刻制与使用1、公司各部门对外的有效印章，须依据各自的工作需要，报请公司领导核准，由公司综合部负责刻章并留存印模后，办理领用手续。2、以公司名义发出的重要文件、资料、报表、介绍信等须经公司领导签发后， 印章保管人方可盖章用印。财务类文件、资料、报表的用印，须经公司财务主管签发用印。3、用印时，当事人应将经审核的文件、资料、报表等交印章保管人盖章用印。4、印章使用人或印章保管人变更工作岗位及职责时，应及时办理印章移交书面手续，由公司综合部负责监督。5、严禁印章保管人私自用印，不得把印章盖在空白合约、介绍信或其它物品上，印章保管人因公出差或请假时，应将印章委托公司领导指定的人员代管、代盖。6、外出公差人员所持的介绍信应填写好名称、用途。特殊情况须带空白介绍信，应经公司领导批准后，方能盖章外带。出差人员返回后，应将所携带的空白介绍信及时向印章使用人汇报使用情况（若有使用，应将其复印件交印章保管人归档备查）。7、如遇印章遗失，应立即向上级报备，并依照相关规定对外公告作废。对其他作废的印章应及时由公司综合部收回封存。第 四 章 档 案 管 理一、档案的分类、密级1、公司档案按以下分类：、各类证照； 、各类规定、制度；、重要会议材料；合同、协议、合作意向；、各类公文、会议记录；、人事任免、员工奖励、处分等决议；、政府批文、剪报等。2、文件档案的机密级别分为A、B两个密级：A级文件： 、公司章程、总经理办公会议纪要、决议； 、重要合同、协议及 来往函件； 、拟投标文件、重要保密工程档案及相关配套资料； 、财务资料（财务报表、验资报告等）； 、政府重要批文； 、公司资 产类权证； 、企业历史文献等。B级文件：除A级外的其它文件均属B级文件（由财务部管理）。 二、文件的收集管理各类文件（包括会议纪要、决议；各类公文；工程档案等）由各相关部门负责收集整理。对收集好的文件按A、B级进行分类，公司各部门 应将所有A级文件及时地送交公司行政部存档，并办理交接手续。 三、文件的存档管理1、原则上所有文件档案应以原件存档，确因客观因素不能存放原件时，可用复印件 替代，但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因，并经存放地负责人签字确认。2、文件档案应予分类，并以年份为划分标准，进行存档。3、注意做好文件的保存和保密工作，存放档案的部门门窗要坚固，并做好防盗、防 火、防潮、防尘、防虫鼠、防高温、防强光等措施。4、毎年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题应及时采取补 救措施，确保档案的安全。四、文件档案的借阅管理1、借阅文件档案,必须由借阅人填写借阅单，经部门负责人签字后，到公司综合部办理借阅手续，原件借阅需经领导批准。2、已装订档案不外借，只供现场查阅，未立卷的文件可出借但应及时归还。3、查阅档案者必须爱护文档，不得随意携带或转借他人。做好档案的安全和保密， 不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损毁，否则将追究当事人责任，如确需复印、摘抄等须经公司领导批准后方可进行，对摘抄的材料应进行审查、签章。4、外借查阅的文件档案交还时，必须当面点交清楚，如发遗失或损坏，应立即报告领导处理。第 五 章 文 印 管 理1、公司各类文件由起草人按统一的公文拟稿用纸定稿抄正，经有审批权人签发后，由公司行政部统一安排打印、制作，文员不得直接接受印制任务。2、各种私人资料不得在公司打印、复印或发送传真，以免影响公司的正常工作。3、凡公司各部门的发文，应按相关程序报领导审核批准后，打字、复 印之稿件由发文部门负责校对。 4、文员必须严格管理电脑中的所有资料、报表、文件及内存的公司各项数据， 未经公司有关负责人允许，不得擅自接待人员参观。5、电脑检修人员测试或修理电脑系统时，文员必须在场陪同，如发现其有查 看、删改、复制等操作时，应及时予以阻止并上报。6、文员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真的资料中有关商 业秘密或将公司管理中须保密的事项透露给他人；不得擅自截留或删除任何文件。第 六 章 公 文 管 理一、公司公文的规范1、公文的种类 、规范性文件：条例、规定、办法； 、公告性文件：公告、通告； 、工程文件：函； 、会议性文件：会议记要； 、陈述性文件：议案、请示、报告、调查报告； 、领导指导性文件：决定、指示、批复、通知、通报；2、公文的格式公文格式一般包括：标题、公文号、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时 间、主题词、抄送（抄报）单位等。3、公司公文实行统一管理，由公司行政部负责。公文的管理，要做到规范、准 确、及时、安全。4、各部门及各有关人员，对公司中涉及国家、政府及本公司应保密的事项，必须严 格保密，不准随便向他人泄密。公司公文保密级别分为绝密、机密、秘密三种，其他为 一般文件。文件机密级数，由发文单位负责人根据文件内容确定。5、公司有发文时由行政部按规定统一编排文号。二、公司收文处理1、收文处理一般包括：收文登记、传送、批办、立卷、归档等程序。收文处理由公 司前台文员负责。2、公司行政部收到外单位公文，应即时做好收文登记，呈领导批办后，转有关部门承办，最后由行政部负责归档。3、凡须办理的公文，应先送公司综合部主任签批意见，再分送给有关部门办理或送 领导批示后办理。各承办部门或承办人收到文件后，应在规定的时间内作出答复并将文 件退回归档。三、公司发文处理1、发文处理程序一般包括：拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、发文、立卷、 归档、销毁等。发文处理由公司行政部负责。2、对外发送的公文、合同、协议、 函件；经发文部门负责人核稿后送公司行政部转有关部门 会签、再呈报总经理批阅签发。3、公司内部公文需发文的，一律要求送公司行政部转有关部门会签并呈送总经理批阅签发。凡以公司名义发文，均须经总经理批阅签发。4、公司内部公文，一律要求誊写工整，经各部门负责人核稿后送公司行政部，由公司行政部转公司有关部门签字后，呈报总经理审批。5、公司内部公文属财务类的资料：现金流量表、每月费用实际发生报表及公司领导要求统计的各项报表、 现金日记帐等应直接 由公司财务部总会计复核后呈报总经理审核。财务预算、财务报表、税务申报单（附详细清单）、统计报表、支票等，应直接由公司财务部总会计复核后呈报董事长审核。6、所有对外文件必须按公司要求以规范的文档格式打印报送。第 七 章 电话、传真管理1、公司装配的办公