系统功能设计.doc

1 系统功能设计1.1 公文管理公文收发系统是对公文在机关内部流转过程中所有环节进行电子化处理的信息系统。主要功能包括公文起草、收发文管理、文件催办与督办管理、公文流转、审批、催办等全过程的电子化处理，其目标是实现公文管理的格式标准化，流程规范化和运行电子化，使公文处理的每个环节责任明确，并能对文件的办理情况和落实各级领导的办理意见进行实时的监控和反馈。公文处理系统能够与通用的办公处理软件兼容，符合国家档案管理相关要求。公文流转的模板格式可以根据需求定制，符合公文格式及办公流程，提供表单打印功能。在保证安全权限的前提下，允许对公文进行各种形式的查询，如：按不同来源、不同等级、不同时间段。公文流转结束后即可归入档案系统进行归档，并符合国家档案管理相关要求。1.2 会议管理会议管理包括会议申请、会议安排、会议室管理、我的相关会议、会议综合查询：（1）会议申请管理：由申请用户登陆后，填写会议申请，描述需要会议主题，参会人员、计划时长，所需设备与其它，提交给审批用户，系统生成待办任务；图4.2.1会议申请（2）会议安排：由会议管理人员受理会议申请，分配会议室，及开会时间；（3）我的相关会议：列出个人相关的会议安排信息；（4）综合查询：按照会议主题、会议室、会议时间（时间段）进行会议安排的综合查询。图4.2.3 会议查询功能说明：用户可自行查询所有会议室的使用情况和空闲时间；用户可自行提交会议室的使用申请；会议室管理员统一受理和分派会议室；会议管理功能部署与组织站点范围内，用于组织范围内的会议管理；用户分为会议申请用户、会议管理员； 申请用户可进行查看会议室安排情况，提交会议申请； 会议管理员受理申请信息、安排落实后发送信息给申请用户；会议通知由申请单位接到会议安排信息后来通过消息发布。1.3 文档管理文档管理包括文档目录和分类管理、文档的综合管理（创建、移交、销毁）、文档的审批（我的提交、我的审批、审批处理）、搜索查询。（1）文档目录管理：用户点击管理目录，进入目录管理页面，目录分类多用分层的形式分层的级数不限，文档采用分布存储，一级类别物理上对应唯一的文档库；图4.3.1 分级的文档目录管理（2）文档审批：在文档操作栏右端点击我的审批，进入待审批列表，审批后文档进入归档状态；图4.3.2 文件待批列表（3）综合管理： 授权的用户和文档管理员可进行文档的创建，首先选择文档存放的目录位置，以文件的形式上传文档，并填写文档相关的信息（标题、关键字等）后提交，己提交的文档系统会自动生成审批任务；审批后完成归档，实现归档工作的统一管理；文档销毁需文档管理员来做，销毁需通过审批后方可执行。销毁的文档会存放于回收站，系统不提供销售的文档还原功能。（4）综合查询：用户可按类别、标题、生成日期、创建人进行综合查询外，可按内容进行模糊查询。功能说明：文档可建立多级的分类目录，分层级数不限；文档可按类别进行定位，也可以按照创建部门去定位；文档可按照文档类别、部门、生成日期（时间段）查询，也可按标题和内容进行搜索；用户可分为文档管理员、和普通用户；普通用户可创建和提交待归档的文档； 文档管理员可进行归档审核，并进行文档目录的管理。1.4 督察督办督查督办系统是支持工作督查及其他事项的催办督办等业务进行管理的信息系统。其主要功能包括对各种工作任务的安排、执行，对交办工作中的布置、安排、指派、反馈等环节进行统一管理。当办理人完成指定工作后，可以通过反馈表将工作完成的情况反馈给督办人，从而实现闭环的督查督办管理，并提供查询、统计功能，以及对督办事件在各个处理环节的实时监控。图4.4.1 任务分配图4.4.2 用户任务处理图4.4.3 任务跟踪1.5 个人事务1.5.1 名片信息管理通常名片都是使用名片簿，保存纸质名片，一不小心输错或是输漏，会对工作造成一定的影响。名片信息管理提供电子化的管理模式，智能化管理，将相关信息保存到服务器上，避免信息的丢失。图4.5.1 新增名片信息1.5.2 日程管理日程管理为用户提供了管理自己工作日程了功能，系统在指定的日期时间对用户进行提醒，帮助用户管理自己的重要工作。日程管理提供按照日、周、月三种视图的管理模式。使用按钮每次查看一天、一周或一月。使用箭头在月、周或天之间移动。要快速移动到不同的年或月，可以使用快速启动栏上方的小日历。在“新建”菜单 上，单击箭头，然后单击“新建项目”。如果要创建定期条目，请设置项目的定期模式。编辑或删除项目单击日历中的项目以打开表单。 在表单顶部，单击“编辑项目”或“删除项目”。 图4.5.2 日程管理月视图图4.5.2-1 日程管理周视图图4.5.2-2 日程管理日视图1.5.3 待办事宜待办事宜功能统一管理所有用户需要待办的事项，为用户快速处理相关事务提供支持。图4.5.3 待办事宜列表1.5.4 网络硬盘所谓“网络硬盘”，即将服务器的磁盘空间提供给用户使用，用户可以通过这种方式在互联网上实现文件的转移和备份。通过网络硬盘，不仅可以备份电脑系统文件，且可以轻松实现移动化办公，你可以随时随地进行个人文件的上传、下载、删除及文件目录的创建、删除等操作，还可以实现文件网络共享、网络文件快递、快速下载通道等。用户可以与网络上的所有人共享存放在网络硬盘上的文件。当然，如果自己不愿意的话，那谁也看不到你的文件。和 E_Mail不同的是，网络硬盘侧重于个人文件的存储、共享、发送等各式网络文件管理。这样就可以突破E-mail的附件中对文件大小的限制。“网络硬盘”实现了在客户端来完成对服务器系统文件或文件夹的访问、创建和删除等功能。该模块提供的功能包括以下几个方面：1 查看文件夹内容2 文件夹的创建及相关属性的设置3 文件夹间跳转4 上传文件到指定文件夹5 下载文件到本机或在线查看文件内容6删除文件或文件夹1.6 行政资源管理1.6.1 车辆管理车辆管理模块包括用车申请审批、车辆档案管理功能。车辆档案对单位所有车辆建立档案，用户进行申请后，主管人员根据车辆使用情况进行分配。通过该模块功能，能够掌握所有车辆的动态。图 4.6.1 车辆申请图 4.6.1-1 车辆申请审批1.6.2 固定资产管理固定资产管理包括资产登记，资产管理（领用、退还、删除），资产查询等功能。资产登记对新购或转入的资产进行登记；资产管理提供了资产的领用、删除功能；用户可以建立资产类别，可以通过资产类别、名称、编号进行资产的查询。图 4.6.2 资产登记图4.6.2-1 资产管理图4.6.2-2资产查询1.6.3 办公用品管理办公用品管理提供办公用品的登记、领用、退还等功能，各项功能类似于资产管理模块。1.6.4 值班管理值班管理建立单位每周的值班表，系统将值班活动纳入到值班人的任务列表中，并发送邮件通知值班人。图4.6.4 本周值班表1.6.5 人事资料管理人事资料管理提供管理单位内部人事相关信息的功能，包括人员信息的新增、修改、删除、查询功能，并且可以管理人员的劳动合同记录。1.7 辅助办公1.7.1 通讯录通讯录由用户自己维护，用户维护后系统将最新的通讯录进行发布，所有用户可以查看通讯录。图 4.7.1 通讯录1.7.2 通知公告通知公告提供新建、修改、审批、发布的功能，具有权限的用户创建通知后，经审批部门进行审批，发布后所有用户可以查看到相关通知公告。图4