合同签订指引及注意事项20121025.doc

合同签订指引及注意事项 为更好地规避合同签订风险，提高审核效率，法务部结合审核集团各类型经济合同过程中碰到的问题，特拟定本指引，请经办人员在具体签订合同的过程中，严格遵照本指引执行。一、基本要求（一）要争取合同的起草权。这一点极为重要，一般情况下，起草方在起草合同时能更好地考虑和保护自己的利益。如无标准合同文本或不适宜采用标准合同文本时，在谈判过程中就要尽量争取到合同的起草权。（二）要审查对方的主体资格。签合同的对方应当具备签订合同的资格，一方面要对对方主体进行审查，另一方面要对合同签订人（签约代表人）的主体资格进行审查。（1）签约对方为个人时，要对其身份进行确认,个人姓名应与身份证一致，并且填写上身份证号；（2）签约对方为企业时，单位要写全称，不能用简称，企业法人名称及住址应与营业执照一致。（3）签章时，合同对方如果是公民个人，则要求其本人签名并加摁手印；如果是企业法人或其他组织，在签章处应当加盖单位印章及法定代表人印章（或签字），对方签字人如不是其营业执照上的法定代表人（非法人单位的为其登记证照上的负责人），则合同签署人应有法人及其法定代表人或负责人的授权委托书原件核查备案，同时加盖单位印章。如合同是营业执照上的法定代表人或负责人亲自签署，一般情况下也应加盖单位印章；特殊情况下可以不加盖单位印章。所有的印章和签字均应当清晰、完整。提示：企业下属部门，如企业各部/科/处/室等不具备主体资格，不能与其签约,如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效；而企业的分支机构，如分厂、分公司、办事处等，则应看其是否有授权或非法人营业执照，如果有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格，对分公司、分厂、办事处的审查，除审查分支机构的履约能力外，还应审查总公司的履约能力的情况，因为在分支机构无力承担责任的情况下，总公司还应承担补充责任。对企业主体的审查，一般是对企业营业执照进行审查，主要应查看企业经营范围、注册资本、工商年检等。另外，法人与法定代表人是不同概念，要注意区别。（三）要审查对方的资金和信誉。对于负有大量到期债务而没有偿还能力和在经营中一贯不守信誉的主体（如多年欠公司应收款却拒绝清偿），不能与之签订合同，否则会给公司带来极大风险。（四）要明确违约责任条款。合同中必须有违约责任条款（利用合同之义却行非合同目的的除外），条款内容不能太笼统，尽量一条义务对应一条违约责任。法律法规对违约责任有规定的，按规定执行。无规定的，双方协商承担责任方式和比例。（五）要注明签约时间及地点。签约时间是将来发生纠纷后，确定诉讼时效的重要证据；签约地点是用于确定纠纷发生时的管辖法院，要尽可能的在公司所在地（广州或甘旗卡）签约。二、合同内容具体要求（一）合同标的物：涉及实体物的，要有明确具体的品名、规格、型号等；涉及服务的，应对服务约定全面，囊括各需要的项目；不动产买卖租赁必须写明确具体位置，建筑或使用面积。 （“标的物”与“标的”是不同概念，注意区分）（二）合同的数量：要写清楚数字，最好同时用大小写；量词要规范，避免使用一堆、一车等不确定量词。 （三）合同的质量：对标的物的型号、等级、材质、生产厂家等都要写清楚，应与交易要求实现的目的一致，且以不低于行业标准为最低限。若有特殊的质量要求，不便在主合同中呈现时，应以合同附件的形式予以确定。 （四）合同的金额及付款方式：（1）合同金额应精确到元，注意正确大小写（如仟、佰等）；明确币种及其符号，如：RMB、USD、￥、$等；明确是否含税，税种、税率；价格（单价）与价款是不同的概念，不可混同。（2）公司为付款方时，结算方式以采取分期付款为主，将付款时间与对方当事人履行义务的时间相对应，避免出现一次性付清全款的情形，即一般采用先货后款方式，验收合格并收到发票后付款，若要求预付款的，则应明确该款为定金，对采购类合同一般还应约定质保金。 （3）公司为收款方时，一般采用先款后货方式，对方预付款的，应明确该款为订金。（注意“定金”与“订金”的区别）（4）存在以信用证支付时，应将票据的承兑期约定在货物交接、发运或验收后（特别要注意票据背书的连续性）。若公司为收款方且存在授信结算的，需要对方当事人的法定代表人作担保。 （五）合同的期限和履行地点：合同期限的起始期一般应与合同签订日期一致（无特别约定时签订日期即为生效日期），终止期应以双方合同义务履行完毕之日止。履行地点的约定主要涉及诉讼管辖问题，根据实际情况约定。（六）合同的履行方式：包装标准、运输方式、交（提）货期限、地点及验收方法、依据标准、保质期风险及运费均应具体明确；（使用国际贸易术语的可不注明运输方式、风险及运费的承担，因国际贸易术语中已经涵盖此内容。） （七）合同的违约责任：不仅要约定承担违约责任的情形，还应明确违约后果，以经济赔偿为主的应约定赔付的具体金额、比例或计算方式，避免出现针对同一事项却有不同的违约金计算方式。双方的违约责任应对等，但对公司作为违约方承担责任的则应在合理合法范围内避免约定。另外，合同违约责任中尽量避免使用罚款、处罚、罚金等字样，应取代以违约金、索赔、追究违约责任、支付违约金等术语。（八）如合同中有免责条款（即不可抗力以外人为的增加），则免责条款应尽可能具体化，应注意排除对方的（变相）人为因素。 不可抗力因素系法定的免责事由，无需特别约定，即使有对相反约定，也会被认定为无效。（九）合同的解决争议方式：主要在仲裁和诉讼两者中选择。专业性比较强、双方合作关系一直较好、涉及商业秘密、希望尽快解决争议的合同纠纷可以选择仲裁。但注意，选择了仲裁就不能选择诉讼，选择了诉讼就不能选择仲裁。选择仲裁，必须写明仲裁地点和仲裁机构全称，如果选择的仲裁机构不唯一确定，法律则推定为未约定。选择诉讼，约定由己方所在地法院管辖更为有利。 （十）合同的附件：附件内容应明确,不存在与合同正文的冲突,为防止冲突应约定出现不一致的解释顺序，且应盖双方的骑封章。 （十一）合同的签订地点及时间：应在盖章后由经办人跟进落实填写，避免漏填情形，如有约定合同签订地法院管辖时，则应当把签订地点尽可能写为我们公司所在地。 （十二）合同结尾：双方都必须使用合格的印章-应使用公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章，且签约代表人签名不得遗漏。 三、实际操作注意事项（一）合同的名称：合同名称与合同内容,属性必须一致,特别有名合同的名称与合同内容不能存在冲突。如：承揽合同的合同内容必须为有关承揽活动的约定，合同主体亦只能为定做人和承揽人。 （二）合同的语言：要求标准、简明、术语使用规范、准确。（1）避免使用诸如“约”“左右”“最快”“尽可能”“准时”“及时”等模糊用语，而是要求以准确的时间或数额表达，如*天以内，区别“授”与“受”等不同字所代表的不同含义。（2）合同双方权利义务的设置，应明确区分哪些是必须义务，哪些是选择性义务，必须义务则注明“必须”或是“应”，而不能以选择性的“可以”代替。对于法定的或没有实际意义的权利，可以多给对方呈现，而在展示我方权利时，对于法定的或没有实际意义的则可以不写，只写对公司起实质影响的权利条款。从而让对方觉得己方权利较多，心里踏实。 （三）合同的填写形式：应保证严谨性，编号正确、不断行，不留空白。对合同中存在“其他”项或者空格处没有内容的，应写上“无”或相同意思的表示如划掉，以防被人填上内容。 （四）合同的词组、标点符号的使用应符合使用规范：用词或词组的内涵外延应精确,指代用词的指代关系应明确；合同条款中不存在存在严重影响交易目的实现及合同履行的语言歧义现象，应特别注意标点符号的使用。 （五）合同的版面：排版应整齐,美观,大方，符合中文排版规范，全文的版式必须整齐划一；不存在不同的排版形式混杂使用；不同层级条款序号的使用应符合规范或习惯,各层序号应连贯并显示出明确的层级,页码应有总页数标示且连续。合同条款编号前后应统一；引用条文编号名称依次为：条、款、项、目。如用数学细分序号的，可直接用该细分序号，如第8.2.2.4条。 （六）签订合同前后、履行合同过程中、合同争议发生后私下解决中，往来磋商应采用书面形式进行，如情况紧急当时只能用电话、邮件沟通的，也应事后书面交涉补救。 （七）保证金（定金）不能支付给对方某个人，即使是法定代表人或负责人也不可。开票时，票据抬头应当于合同签订主体一致；个人代公司付款时，应当由公司委托个人付款的证明或个人愿意代公司支付证明。（八）送货单、入库单等对方签收货物凭证，应加盖对方行政公章，并至少保存4年备查。该部份证明材料系公司之后作为债权人对债务人追偿的基本证明材料。如盖章不便，只能由其库管签收的，应在当初合同文本上适当位置预留相关库管人员印鉴（签名、手印），以对照备查。以上为合同签订过程中碰到的问题的应对策略归纳，公司将根据具体情况实时作进一步修订。本指引实施后