第九节 档案管理制度.docx

第九节 档案管理制度一、目的：为规范中农舜天档案管理，依据中华人民共和国档案法有关规定，结合舜天集团相关制度，根据公司实际情况，特制定本制度。二、原则：集中与分散管理相结合的原则。三、职责1）公司办公室为档案管理工作的归口管理部门，负责档案管理制度的制订及各类档案资料的收集、归档及保密、安全工作。2）营销公司、各职能中心须配备兼职档案管理员，负责本部门归档资料的收集、整理并及时移交办公室归档。四、归档范围1）公司档案归档范围（详见附件）。2）各职能部室参照本规定结合实际情况确定归档范围，交办公室审核。五、归档时间1）行政、经营、生产技术类管理档案、文书档案（包括行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）均应在每月第一周向本单位档案管理部门移交上月形成的档案。2）基建档案要在工程竣工验收后，分类组卷并经项目负责人审定后，向本单位档案管理部门移交。3）购进设备开箱验收时，须通知档案员到场，现场收集资料归档。4）合同、协议资料整理后，供应部每月第一周移交上月档案目录，每季度第一个月10日前移交上季度档案资料。5）档案移交目录一式二份，移交人、接收人各执一份。六、归档要求1）归档的文件材料，应按照自然形成规律、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档组卷。2）卷内归档材料要按问题或文件形成的时间，系统地排列,并按归档要求进行分类、编号,填写案卷目录。七、档案借阅1）一般档案资料：基建档案、设备档案、产品档案以及借阅人职责范围内档案的借阅，可直接到档案室办理借阅登记手续。2）重要档案资料：工商行政、无形资产等重要档案，须提交借阅申请，注明原因，分管领导签字核准后方可办理借阅手续。3）密级档案：由总经理批准，方可办理借阅手续。借阅者在借阅期间要做好保密工作，不得转借他人，不得抄录和复印；绝密级档案须在档案室阅读，不得抄录。4）借阅人要保证档案资料的安全与完整。如发生丢失、污损、涂改，将视情节及资料的重要程度处以100-1000元的罚款，情节严重者给予行政处分或承担刑事责任。5）公司的档案材料借用时间最多不超过七天，超过借阅时间，必须办理续借手续。一般材料延期一天罚款10-20元，重要或机密资料延期一天罚款50-100元。八、档案设施的管理与维护档案柜应做好防潮、放虫、防盗工作，定期进行打扫，保持档案柜的整洁卫生。 本规定自颁布之日起执行，修改、解释权归中农舜天办公室。附件：档案文件资料归档范围1. 行政管理类主要归档范围行政事务、审计工作、党务工作、宣传工作、企业文化工作等文件资料。2. 经营管理类主要归档范围经营决策、生产计划、统计工作、企业管理等文件资料。3. 生产技术管理类主要归档范围生产调度工作计划、总结，生产调度工作职责、制度、规定，产品质量检验、化验、试验材料，质量保证系统等文件资料。4. 产品类主要归档范围公司产品开发阶段文件资料，产品开发建议，技术、经济可行性研究，立项审批，技术任务书、协议、合同等，产品研究、技术试制计划，技术公关，各种实验记录和分析报告，试制产品质量和技术经济分析，试制总结，产品定型鉴定验收，产品创优申请、审批、获奖等以及产品的工艺流程图、工艺技术规程、产品实验记录和分析报告、技术统计报表、产品鉴定、用户反映等文件资料。5. 科学技术研究类主要归档范围科学技术研究课题立项阶段文件资料，研究实验阶段文件资料，课题鉴定阶段，申报成果阶段，研究成果推广应用阶段。6. 基本建设类主要归档范围6.1 公司建筑项目的可行性研究、任务书。项目建议书及批复，可行性研究报告及批复，项目评估，环境预测调查报告。设计任务书，计划书。6.2 设计基础资料包括工程地质、水文地质、勘察地质、勘察报告、地质图、地形、地貌、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录，水文、气象、地震等其它设计基础材料。6.3 设计文件包括总体设计的报告及批复，初步设计的报告及批复，设计计算书，设计评价、鉴定及审批。6.4 工程管理文件包括征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书，承包合同、协议书、招标投标、租赁、文件、施工执照，消防、卫生等文件资料，水、电、暖、煤气等供应协议书。6.5 工程财务管理文件包括工程财务计划、年度计划、工程概算、预算、决算、审计，交付使用的固定资产。6.6 竣工文件包括竣工验收的请示、批复，各专业竣工验收报告，验收证书，竣工验收会议文件。6.7 项目合同文件资料包括谈判协议、谈判记录，设计阶段资料，开工报告，技术交底，图纸会审记录，原材料及构件出厂证明，质量鉴定，建筑材料实验报告，设计变更，工程更改单，施工定位测量实验报告，基础工程施工图，施工日志，隐蔽工程验收记录，单位工程质量检查、评定，中间交工验收记录证明，各专业竣工图，外建项目的房权使用证、土地使用证。7. 设备仪器类主要归档范围引进设备报价、合同、合同附件，设计会谈判议定书、设备材料检验、商标及索赔；机械、电气、仪表、设备安装、开工报告、技术交底、图纸会审纪要、设计变更、工程更改洽商单、焊接实验记录、设备调试记录、施工安装记录、中间交工验收记录证明、工程质量评定、设备安装竣工图；设备材料出厂合格证、装相