外贸跟单员的基本常识.doc

外贸跟单员的基本常识一 跟单员职责： 1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。 2同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 3接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。 4掌握、了解市场信息，开发新的客源。 5做好售后服务。二跟单员在收到订单后要做的工作：首先谈接单的方法1客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。2订单的审查每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。要分清此单是加工单还是OP单。3开生产单、流程卡 每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。 4生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。5小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。6修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。7大货生产出来后，还要按排出货。三售后服务客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。 四 如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通：面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通：这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了？（1） 函电的回复： （2）计算报价单 （3）验签订单 （4）填对帐表 （5）目录，样品的寄送与登记 （6）客户档案的管理 （7）客户来访接待 （8）主管交办事项的处理 （9）与相关部门的业务联系1报价公式及技巧： (1).认真观察客户实力和客户印刷样。 (2).仔细测量样品规格和纸质及各种印后.印前工序。 (3).用计算器详细计算成本和盈利。 (4).报价采用双关语，价不高(指不高出客户心理价)价不低(指低出同行价)。 (5).讲价是指与客户协商报出价的理和据。 如：选用纸张大小，纸质好与坏， 胶片国产和进口， 印刷质量， 交货时间， 选用什么机器印刷等一些先进.良好条件让对方接受你所报价。 (6).风度：老练.大方.诚实.有责任感 (7).语言和气：讲礼貌.讲文明.先笑后讲.不卑不亢。 2校稿和交货技巧： (1).校稿让对方重视，注意文字.规格，色样.交货时间，等并让客户核准.签字。 (2).交货时分散客户注意力(产品不足之处)以优介绍，以客户关心点介绍，让客户满意为终止。 3收定金和货款技巧： (1).向客户讲明定金原因： A.打稿.打样.投资成本 B.让客户有诚意 C.拒绝有欺骗言语表情，让客户理解定金必然性。 (2).货验收后一定要让客户签单(送货单)，然后再向客户提供收款凭证(收据.发票)，让客户履行协议或合同收款方式。 多讲我们的难点，少讲对方不是，让客户不付款有点理缺感。 实在因其它原因不能付款，让对方领导签没付款字样并写明下次付款时间。 4.过错和质量有问题如何处理： (1).对方过错，根据实际数量和客户态度和平解决，让对方尽量承担纸款，印费，及其它费用，协商致双方达成共识为止。 (2).我方过错，能让对方接受为目的，强以降价，赠送，下次重印等方法处理印刷四分色模式印刷四分色模式是彩色印刷时采用的一种套色模式，利用绘画的三原色原理，用四种颜色混合迭加形成各种复杂的颜色，四种标准颜色是： C=青色 M=品红色 Y=黄色 K=黑色 品红加黄色会形成红色；品红色加青色相成蓝色；青色加黄色相成绿色；理论上只用上述三种颜色迭加就可以形成黑色，但实际印刷时三种颜色的迭加只能形成一种深灰色或深褐色（因为油墨里含有杂质的缘故）；另外三层颜色也不容易立即干燥，所以不利于快速印刷；再有三层印刷需要非常精确的套印；用黑色替代三层颜色也可以大大节省成本，所以采取四种颜色的配色方法。 印刷时用黑色作为标定套版位置的颜色，所以也叫做定位（Key）套版的颜色，用K而不用B来代表黑色。免与蓝色(B)混淆。 用黑色代替其它颜色的量不尽相同，取决于采取不同的印刷技术、纸张和黑色油墨的质量。由于印刷和计算机显示使用的是不同的颜色模式，计算机一般用三原色光模式，所以在计算机屏幕上看到的图像的色调和印刷出来的有一些差别。 颜色模式的转换这种转换实际并不总是完全一致的，例如从三原色光模式可以转换成印刷模式，印刷品仍然可以再转换成三原色光模式显示。但一件印