01 质量管理体系控制程序.doc

BDZG-CX-01-2015（第0次修改）文件控制程序1 范围 本文件规定了公司质量管理体系文件的编制、标识、审批、发放、使用、保存、归档、回收、更改或换版等活动的控制要求。本文件适用于质量管理体系文件（包括质量方针、质量目标、质量手册、质量计划、程序文件、作业文件和记录、技术文件和外来文件等）的控制。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 19000-2008 质量管理体系 基础和术语GJB 1405A-2006 装备质量管理术语GB/T 1.1-2000 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则BDZG-CX-02-2015 记录控制程序3 术语和定义GB/T 19000-2008和GJB 1405A-2006 确立的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 作业文件为保证过程的质量针对某项活动而制订的程序，是质量手册和程序文件的支持性文件。作业文件通常不直接与标准条款或要素对应。3.2 外来文件指非本所自行制定，而是由外部提供的，对本所产品或质量管理体系有影响的文件，包括法律法规、规范、标准，或顾客提供的图样、技术文件、规定等。4 职责4.1企管部负责管理本公司除质量手册和程序文件以外的所有文件的归档、发放、回收及作废文件的处置。负责组织文件的评审。4.2 质检部负责制定质量手册和程序文件的编写计划，经管理者代表批准后，组织有关职能部门实施。4.3 技术工艺部负责技术文件的编制和修改，其审签职责按本文件4.1.7.2签署职责进行签署。4.4 各职能部门负责其业务范围内的外来文件的识别，企管部统一归口管理。5 质量管理体系文件的编制5.1质量管理体系文件的编写和审批5.1.1 质量方针和质量目标质检部负责根据公司的经营战略和方针目标，起草公司一定时期内的质量方针及质量目标，管理者代表审定后，提交公司管理层讨论，总经理批准发布。5.1.2 质量手册质检部负责编写，管理者代表审定，总经理批准发布。质量手册的构成按GJB/Z 379A-1992执行。5.1.3 程序文件程序文件质检部负责编写，管理者代表审定，总经理批准发布。5.1.4 作业文件作业文件由各职能部门负责编写，主管业务部门审查，质检部负责人审定，主管领导批准发布。形成公司标准的作业文件由企管部给出文件编号，同时填写内部受控文件清单（见附录A 表A.1）。5.1.5 质量计划（质量保证大纲）质量计划（质量保证大纲）由质检部按照GJB1406A-2005的要求编写，经主管领导审批后实施。5.1.6 记录记录控制按BDZG-CX-02-2015记录控制程序的规定执行。5.1.7 技术文件编制和审批5.1.7.1 技术工艺部负责技术文件（包括技术标准、工艺规程、规范和生产过程中验收文件等）编制、审核、标准化审查，部门负责人审定，主管领导批准。5.1.7.2 签署者的技术责任工艺文件各级签署者的技术责任见表1。表1 签署者的技术责任栏目签署人技术责任编制编写人（工艺员）对工艺文件的完整性、正确性、合理性、可靠性、安全性、继承性负责。审核主管工艺人员与编制负有同等责任。标准检查标准化人员对工艺文件的内容是否贯彻现行标准，工艺文件的齐套完整性，签署是否完整、正确，最大限度地采用标准工艺、标准工装等负责。会签质检部负责人对所会签的有关部分的正确性、合理性、经济性、完整性、协调性、可加工性等负责。审定技术工艺部负责人对工艺文件的编制依据是否正确、工艺方案是否合理、工艺手段是否可靠，技术安全、环境保护是否符合要求负责。批准副总经理（生产）对工艺文件的完整、正确、统一、协调及工艺方案的可行性负责。5.2 文件的标识和格式质量管理体系文件的层次描述、编号和编排格式以及条文排列格式等按GB/T 1.1-2000的结构和编写规定执行。5.2.1 质量手册的编号 XXXX XX XXXX 文件首次发布年号 质量手册代号 QM 公司代号 BDZG5.2.2 程序文件的编号 XXXX XXXX XX XXXX 文件首次发布年号 文件顺序号 程序文件代号 CX 公司代号 BDZG5.2.3 公司/部门文件的编号 XXXX XXXX XX XXXX 文件首次发布年号 文件顺序号 部门代号 公司代号 BDZG5.2.4 技术文件的编号技术文件分为以下两类：a) 项目专用的技术文件；b) 项目通用的技术文件。5.2.4.1 项目专用的技术文件BDZG(XXX-XX) XXXX X- XXXX 编制日期 存档版本号，用1代表第一版，按2、3、4依次增加 XX：文件序号01、02、03 阶段标记 文件代号（产品代号、项目代号、业务单元代号）公司代号5.2.4.2 项目通用的技术文件BDZG XXX- XXXX 编制日期 文件编制顺序号 公司代号5.2.5 外来文件的编号WQX XXX- XXXX 收文日期文件接收顺序号，每年接受的第一个企业标准为001WQ表示外来企业文件，X可以是J、G或Z，其中J表示技术标准，G表示管理标准，Z表示工作标准5.2.6 各部门名称代号： QG-企管部 CW财务部 SC市场部 SZ生产部 ZJ质检部 JS技术工艺部 CG采购部 SB设备部 BDZG-公司代号 5.3 文件的评审、发放和回收5.3.1质量手册和程序文件的评审质检部组织相关部门和人员对质量手册和程序文件进行评审，评审后按4.1.2、4.1.3和4.1.4条款执行。5.3.2 技术文件的评审技术文件的评审技术工艺部组织，质检部等相关部门参加，技术工艺部保存相关记录。5.4 文件的归档和发放5.4.1各类文件归档前，须签署完整，企管部归口管理。5.4.2 各类文件归档时，档案人员填写内部受控文件清单或外部受控文件清单（见附录A.1和A.2）。5.4.3发放文件加盖发文章后，档案人员根据文件内规定的应用范围进行文件发放，并将发放情况记入内部/外部文件发放/回收记录（见附录A.3），加盖受控章。5.4.4 对外发放文件时,经公司主管领导同意并办理审批手续，将发放情况记入对外文件发送单（见附录A.4），经发放单位盖章后（一式两份），企管部归口管理。5.5 文件的借阅、复制、使用和保管5.5.1因工作需要借阅有关文件时，可以去档案室借阅，复制文件时，须经企管部负责人同意，档案人员在文件借阅/复印（制）登记表（见附录A.5）予以记录；借阅时间最长不得超过一周，如不能在规定日期归还，需办理续借手续。5.5.2文件归还时，档案人员确认无误后，在文件借阅/复印（制）登记表予以记录，然后将资料放回原位。5.5.3工作现场为现行有效版本，文件使用者在使用之前，须确认文件为签署完整的现行有效的受控版本，并妥善保管，不准私自复制和借用。因特殊情况确需复制的，须经企管部部负责人批准。5.5.4若文件丢失，文件持有人应及时向文件发放部门说明原因，重新办理申领手续。新领用文件分发号末位加注英文字母“B”以区分，发放部门书面通知各部门注意寻找，防止误用。遗失文件一经找回，应及时交发放单位处理。5.5.6文件应保持清晰，易于识别，不得随意用笔勾画、添加和涂抹任何内容。5.6 文件的更改5.6.1 质量手册、程序文件和作业文件的更改和换版5.6.1.1 质量手册、程序文件的更改由质检部负责，作业文件的更改由各有关部门负责，并分别负责保存更改记录。5.6.1.2 文件需要更改时，由文件更改提出部门填写文件更改单（见附录A 表A.6），经审批后方可实施更改。5.6.1.3 必要时，质检部负责组织对需更改的文件进行评审。5.6.1.4 文件更改的审批人员应与原审批人员相同。当原审批人员更换岗位时，由接替其岗位的人员审批。5.6.1.5 由负责文件更改的部门将经批准的文件更改单发放至持有文件的所有单位，并监督实施更改。5.6.1.6 对少量或局部更改的文件，可采取换页的方法，该文件的版次号相应变为“第1次修改”、“第2次修改”文件经多次更改或文件需大幅修改时应进行换版，换版后原版次文件作废，新版文件的版次号从“第0次修改”重新开始。5.6.1.7 更改换页或换版，均应填写更（修）改状态一览表（见附录A 表A.7）。5.6.2 技术文件的更改5.6.2.1 技术文件的更改要求a) 原工艺文件（含工艺附图）签署完整下发后，不允许擅自改动。需要更改时，凭签署完整的工艺文件更改通知单（见附录A 表A.8）进行更改。当被更改的内容将引起相关的其他工艺文件更改时，则应同时进行相应的更改；b) 工艺文件更改通知单的签署级别应与原工艺文件签署级别一致；c) 关键工艺和技术参数等重要更改，其工艺文件更改通知单应附有论证、试验报告；d) 工艺文件因更改增加页数时，页次号用前页次号加字母a、b、c、表示。例如前页次号为18，则新增的页次号为18a；e) 工艺文件更改通知单下达后，需要更改的内容应在规定实施日期前更改完毕；f) 工艺更改可能出于以下原因： 1）制、描图及打字错误； 2）工艺编制错误； 3）工艺编制遗漏； 4）工序间的调整和工装改动需要的更改； 5）工艺方法不合理； 6）产品设计更改所涉及的工艺更改。5.6.2.2 更改程序a) 工艺人员填写工艺文件更改通知单；b) 工艺人员按原签署路线征集签署，必要时应经有关部门会签；c) 按批准的工艺文件更改通知单，按批准的工艺文件的各持有单位指定专人完成更改，并保留该通知单；d) 工艺文件更改通知单应统一进行编号、登记、发放、存档。5.6.2.3 更改方法-划改划改一般用于更改尺寸、代号和文字的简单更改。更改方法如下：将需要更改的部分用细实线划掉（封面页数栏允许刮改），在附近填写新的内容。更改标记填写在细实线的圆内，再自该圆引出一条或几条细实线分别指向各更改部位。例如：更改时必须在被改文件同页的更改栏内填写的内容：a) “标记”：由圆圈和小写体英文字母组成，例如、等；b) “处数”，同一更改标记的处数（更改处数根据实际情况确定，一般更改一个代号、一个附图、一条技术要求、一个尺寸或一个符号等均可称为一处更改，但凡连续的多行更改或整行、整列的表格更改可按一处计）；c) “更改文件号”，即工艺文件更改通知单的编号；d) “签字”和“日期”，由负责更改的人员签写姓名和日期。5.6.2.4 更改方法-换图/换页多次更改文件已模糊不清，或者虽初次更改，但更改内容较多，更改后文件已不清晰时，应编制新的底图。a) 应将旧底图主标题栏内的全部内容抄写在新底图的主标题栏内；b) 负责制出新底图的人员，在附加栏内签字；c) 新底图更改栏内的“标记”栏填写最后一次更改所用标记；“处数”栏填写“换图”；“更改文件号”栏填写最后一次工艺文件更改通知单编号；“签字”和“日期”栏由负责复核的工艺人员签写姓名和日期；d) 在旧底图的空白处，注明“此图已作废，由底图总号代替”，并由注明人签字。5.6.2.5 更改方法-作废即终止工艺文件的使用，应在工艺文件上盖“作废存档”字样标识。并从各有关单位收回作废的图样和文件，统一存管或销毁。5.7 文件的作废和回收5.7.1文件换版或修订后，新文件批准生效时，旧文件同时作废，文件发放部门应如数收回作废文件。5.7.2若因需要保留作废文件，发文单位除保留一份用于存档外，其余应按规定销毁；应在作废文件及电子文件介质上加注“作废保留”标识，以防止非预期使用；5.7.3作废文件的保存期满后，办理文件销毁审批手续，按规定销毁，并保留相关记录。5.7.4文件回收部门应将回收情况在内部外部文件发放回收记录中登记（见附录A.8），在备注栏注明“作废”。5.8 文件的销毁5.8.1各类文件作废失效时，相关人员填写文件作废/销毁申请单（见附录A.9）,并经主管领导批准，由企管部销毁。5.8.2原文件有保存期限要求的，按要求予以保存；没有保存期的，每年集中评审一次，以确定是否需要继续保留。5.8.3 需作废销毁的外来文件，相关人员提出销毁申请，主管领导批准后，企管部实施销毁。 5.9 外来文件的控制5.9.1 各部门应识别质量管理体系所需的外来文件（包括顾客或其它相关方提供的文件、国家标准、行业标准、法律法规等），向企管部和技术工艺部提出需求，由技术工艺部提供并统一编号建立发放、回收台帐。5.9.2 有关的法律、法规及国家或行业标准按原名或代号进行标识，顾客提供的文件加盖“外来”标记予以标识。5.9.3 当外来文件的内容有变化时，其主管部门应及时发放新文件、回收旧文件，保证相关部门所使用文件的有效性。6 质量记录内部受控文件清单 JL-4.2.3-01 外部受控文件清单 JL-4.2.3-02 内部/外部文件发放/回收记录 JL-4.2.3-03文件借阅/复印（制）登记表 JL-4.2.3-04对外文件发送单 JL-4.2.3-05文件更改单 JL-4.2.3-06更（修）改状态一览表 JL-4.2.3-07工艺文件更改通知单 JL-4.2.3-08文件作废/销毁申请单 JL-4.2.3-09附录A表A.1 内部受控文件清单编号：JL-4.2.3-01 序号：序号文件名称编号/版本发布日期使用部门保存期限备注01质量手册BDZG-QM-20152015年6月25日02程序文件汇编BDZG-CX-20152015年6月25日030405060708091011121314151617编制： 审批： 日期：表A.2 外来受控文件清单编号：JL-4.2.3-02 序号：序号文件名称编号/版本发布日期保存部门备注01中华人民共和国产品质量法2000.09.01企管部02中华人民共和国劳动法1995.01.01企管部03中华人民共和国公司法1994.07.01企管部04中华人民共和国合同法1999.10.01企管部05中华人民共和国劳动合同法2008.01.01企管部06中华人民共和国消费者权益保护法2009.08.27 企管部07中华人民共和国标准化法1989.04.01企管部08质量管理体系标准GB/T19001-2008企管部09环境管理体系标准GB/T24001-2004企管部10职业健康安全管理体系标准GB/T28001-2011企管部11121314151617编制： 审批： 日期：15表A.3 （内部/外部）文件发放/回收记录编号：JL-4.2.3-03 序号文件名称文件编号/版本分发号使用部门发放时间 接收人签字回收时间 回收人签字 备 注01质量手册 0203040506070809101112131415表A.4 文件借阅/复印（制）登记表编号：JL-4.