技改部用户信息需求和服务策略研究.doc

技改部用户信息需求和服务调研前言：一、调研背景技改部希望档案馆解决基建技改工程所产生的所有文件的管理问题，并提出了几点要求：（一） 对技改部未走系统信息（如：OA、工程项目管理系统等）的所有文件材料进行归类保管；（二）所有的文件材料必须数字化；（三）按工程项目为主线，对所有该工程所涉及的系统信息数据、各类文件材料、电子文件等进行梳理和整合，可以清晰地查看到整个工程项目的信息；（四）为技改部管理员工提供高效、便捷的网上归档与利用服务，方便员工上传本人的文档和下载权限范围内的档案。二、调研目的（一）对技改部的基本工作事务进行划分；（二）归纳与总结技改部各类工作事务所产生的各类文件材料、信息数据、资料等；（三）从公司的管理层面出发，整理基建技改工程的各类工作事务和文件范围；（四）了解与征询技改部员工有关建立单位网络档案室的档案资源配置的需求。 三、调研时间 2012.05 - 2012.06四、调研方法主要采用与技改部主要管理人员访谈式实地调研方式，主要内容为：事务的划分；各事务要产生的文件材料及现存的保管状态；本人利用需求设想。正文：经与技改部相关人员商议，我与张海艳对技改部的工程计划管理科、工程现场施工管理科、工程造价与预算管理科及综合管理科员工的进行了13人进行了访谈，基本上受访的员工都认为建立本部门本科室的资料室是必要的，他们需要完整的基建技改的信息资源，档案收集与归档利用的意识是相当强的，希望档案馆作为公司档案资源综合管理部门，能够解决部门对档案信息资源的时效性、全面性的服务需求。 一、工程信息资源管理基本现状技改部为我公司基建技改工程项目主管单位，产生的信息资源大部分与此相关，占全公司基建技改工程信息资源的95%以上。由于公司管理体制的原因，有少部分的基建技改工程信息资源分散在其它职能部门的管理范围内。总得来说，基建技改工程的信息资源主要来源于OA、工程项目管理信息系统、招标管理系统、ERP系统、档案管理系统，少量资源分布在备件公司、设计相关部门、研究中心等部门和人员手中。我们的调研从职能事务入手，按事务进行梳理，对各类的管理情况、产生的信息资源内容进行调研，调研的主要内容如下：（一） 工程立项审批管理投资限额以下的基建技改工程立项审批权归属集团有限公司董事会；投资限额以上的工程项目，须按程序上报，经上级政府部门批准后方可立项。事项文件来源备注内部立项审批项目立项请示、报告及批复OA立项过程中的会议记要、备忘录、董事会纪要等技改部设计方案、可行性研究报告及其审查结果纪要等技改部、设计院公司规划方案设计院外部立项审批项目申报建议书及可行性研究报告OA政府对项目建议书的批复技改部项目安全评估安环部项目卫生评估安环部项目环保评估安环部项目消防预审松山分局 （二） 工程计划管理技改部负责每年的固定资产投资项目建设计划。机动部负责编制集团有限公司钢铁主业年度零固购置计划报技改部纳入小改小革工程计划。零固购置计划的实施由机动部组织并报技改部备案。事项文件来源备注基建工程项目计划、通知OA技改工程项目计划、通知OA小改小革工程项目计划、通知OA上年度结转工程项目计划、通知OA零固购置计划、通知OA（三） 工程合同管理技改部为集团有限公司签订建设工程合同的职能部门，负责集团有限公司基建技改工程总承包（勘察设计韶钢设计院承担的设计）、建筑、安装和技术咨询等建设工程合同的洽谈、签订和履行等全过程的组织管理工作。其它的工程类合同，如：设备订货合同、卫生、消防、安全、环保、项目报建等分别由备件公司、安环部、设计院、研究中心等单位进行管理。事项文件来源备注合同管理工程总承包合同工程项目管理系统正本存技改部工程设计合同设计院正本存设计院工程勘察合同设计院正本存设计院工程监理合同工程项目管理系统正本存技改部工程建筑合同工程项目管理系统正本存技改部工程安装合同工程项目管理系统正本存技改部工程设备订货合同备件部正本存备件部工程卫生评估合同安环部正本存安环部工程安全评估合同安环部正本存安环部工程环保评估合同安环部正本存安环部工程消防预审合同松山分局工程咨询合同工程项目管理系统正本存技改部工程报建合同工程项目管理系统正本存技改部（四）工程造价管理技改部是集团有限公司基建技改工程造价管理职能部门，组织审查工程概算，根据工程概算，结合各方面的实际情况制定工程造价总体定价原则，并对工程造价的控制提出具体意见；具体工程项目计划实施时，根据工程造价总体定价原则制定工程预算编制细则。工程造价管理造价国家规范技改部公司有关造价规定技改部工程造价定价原则技改部单项工程预算编制细则技改部单项工程造价的全过程控制管理过程中的文件材料技改部事项文件来源备注（五）工程预算管理编制人根据施工图和经甲方审批的施工方案、外购材料审批表、设计变更洽商单、现场签证等，依据集团公司规定的定额计算规则计算工程量，按集团公司批准的省、市工程造价管理站颁布实施的预算定额和集团公司工程造价管理规定进行套价。 事项 文件来源备注工程预算管理工程承包合同技改部工程图纸技改部工程现场签证技改部工程量计算底稿技改部有关工程量计算的特殊批文技改部工程材料定价原则技改部（六）工程发包管理工程招标分为公开招标、邀请招标、议标三种方式。在进行招标前，技改部根据工程特点和施工要求等因素确定招标方式。工程建安标的额在10万元及以上的项目必须采取公开招标；专业性强、工期紧及外来施工企业进厂受跨地区施工注册限制的工程，招标方式主要以邀请招标为主；紧急工程、特殊专业工程、保密工程和投资额少于*万元的小型工程原则上采用议标的方式。未招标的工程采用按OA办公流程进行审批。事项文件范围来源备注工程项目招标管理标书、中标通知书、请示批复、会议纪要等招标信息管理系统、OA、招标管理中心工程项目非招标项目管理请示批复、会议纪要等技改部、OA（七）工程建设资金管理各资金使用单位在每月（季末月）25日前向技改部申报下月（季）度“资金使用申请计划”。技改部根据工程合同、进度等统一汇总平衡后，编制月（季）度资金使用计划。财务部根据设备进口计划及设备款外汇支出情况，编制进口设备款人民币资金使用申请计划表。资金的实际使用计划按集团有限公司资金平衡会的审定额执行。事项文件范围来源备注工程资金计划管理各资金使用单位资金月（季）度资金使用计划及汇总技改部资金平衡会议相关材料技改部、OA预算外资金计划管理年度预算追加资金计划、请示批复、会议纪要等技改部、OA、财务部建安合同资金款拨付工程资金拨付的依据性凭证材料，如：合同、付款通知单、请示批复、出库单、验收证明书、发票等财务部、ERP技改部移交财务部国内设备合同资金款拨付工程资金拨付的依据性凭证材料，如：合同、付款通知单、请示批复、出库单、验收证明书、订货委托书、发票等财务部、ERP备件部移交财务部设计勘察合同资金款拨付工程资金拨付的依据性凭证材料，如：合同、付款通知单、请示批复、出库单、验收证明书、发票等财务部、ERP设计院移交财务部进口设备合同资金款拨付工程资金拨付的依据性凭证材料，如：合同、付款通知单、请示批复、出库单、验收证明书、发票等财务部、ERP进出口部移交财务部其它工程合同资金款拨付项目报建与投产过程中产生合同款拨付凭证材料，如：报建、环评、卫评、消防、咨询等财务部、ERP研究中心、安环部等移交财务部其它费用款项利息、固资报废补偿、材差、征地、树木移植、项目部费用等财务部、ERP土地办、项目部等移交财务部注销工程编号（八）工程现场管理技改部是集团有限公司基建技改工程施工管理的主管部门，按模拟监理或准监理管理的模式对工程实施质量监理和技术监理。事项文件范围来源备注工程施工前期管理有关“三通一平”及折迁过程中形成的固定资产拆迁、绿化、临时设施、地下管网和架空线路等技术交底、会议纪要、方案审批、请示报告等文件材料。技改部档案馆对设立项目部的文件进行定期收集设计交底和施工图会审会议纪要、方案等文件材料技改部档案馆对设立项目部的文件进行定期收集施工质量管理管理质量证明、隐蔽工程质量检查验收、质量检验评定、质量整改等形成的记录、证明、表等文件材料档案馆由施工单位竣工时移交档案馆施工进度与协调管理技改部档案馆对设立项目部的文件进行定期收集工程变更与签证管理业务联系函、专题会议纪要、请示批复、签证、变更单等有效签证依据性文件技改部档案馆对设立项目部的文件进行定期收集 （九）工程固定资产管理基建技改工程竣工验收后，办理结算时凭“工程竣工验收报告表”或“固定资产交付使用明细表”，据以填制“韶钢基建技改项目竣工交付使用转入固定资产表”，由使用单位确认签章，经机动部、财务部审核签章后，办理固定资产入帐手续。事项文件范围来源备注固定资产管理固定资产移交明细表技改部交付使用转入固定资产表及固定资产移交汇总明细表技改部（十）工程安全管理工程安全管理由安环部统一负责，技改部设专职安全管理人员参与各工程项目的安全管理。事项文件范围来源备注外部施工单位工程安全管理安全管理协议书、安全履约保证金缴款通知单财务部安全资质证件技改部安全管理制度、安全操作规程技改部保证金台帐等统计报表技改部韶钢基建技改工程施工安全技术交底确认表技改部内部施工单位安全管理台帐、制度、培训记录等安环部 （十一）工程质量监督管理（因涉政府职能，待刘心泉提供）（十二）工程统计承担集团有限公司建设工程的施工单位，从工程开工的当月起至工程完工止，每月22日前向技改部报送工程施工月度统计报表等统计资料。技改部须按时做好集团有限公司建设工程统计报表的编制和报送工作。事项文件范围来源备注工程量统计管理工程施工月度统计报表技改部建设工程统计汇总报表技改部（十三）工程竣工验收文件技改部是工程施工验收管理的职能部门，在所有基建技改、小改小革工程项目按批准的设计文件和合同所规定的内容建成后，应及时组织固定资产管理部门、档案管理部门、生产、设计、施工等单位进行竣工验收、办理固定资产移交手续。大中型工程项目由集团有限公司成立专门的竣工验收机构，并设立专业组全面负责竣工验收工作。事项文件范围来源备注工程竣工验收验收工作计划、通知技改部最终移交档案馆固定资产移交清单、档案资料移交清单等工程项目移交文件技改部、施工单位同上处理交工验收中有关问题的会议纪要、整改通知等技改部、项目部同上竣工验收证明文件技改部同上交工验收工作总结技改部同上（十四）部门管理基础规范文件事项文件范围来源备注管理政策及制度规范国家及行业管理标准技改部公司基建技改工程管理制度技改部基建技改工程资源查询授权体系技改部工作流程及管理办法技改部工作计划及总结技改部自我评估及管理优化宏观经营风险的评估技改部组织及流程体系评估技改部具体流程的风险评估技改部组织体系的调整优化技改部流程体系的调整优化技改部流程体系符合性审核流程符合性审核程序技改部流程符合性审核报告技改部QC管理技改部质量体系管理技改部人力资源开发及管理员工培训技改部绩效考核技改部备岗计划及工作交接技改部辅助评估及审计上级单位指导监督检查技改部质量体系外部审计技改部质量体系内部审计技改部重大及非例行事项处理技改部（十五）部门辅助性事务文件事项文件范围来源备注辅助事务会议管理技改部费用管理技改部文秘事务技改部办公设备管理技改部信件、报刊订阅与分发技改部6S管理技改部车辆管理技改部二、用户信息需求分析及解决措施通过对对技改部的基本工作事务的划分摸底及其所产生的各类文件材料、信息数据、资料的归纳列表，技改部员工对基建技改信息的具体需求分析如下：（一） 内部未归档的文件、资料等信息的管理问题 技改部内部的各科室或职能功能块均有不同的文件保存在个人手上，我们预设立技改部网上档案室来解决这个问题。但是，受访的员工均表示愿意在二种前提下保证下提供资料共享：1、设立权限保证文件的保密性员工表示他们希望本人的工作文件得到共享利用的同时，能够做到保密。关于这个问题，我们现有的系统可以进行权限的层层设置，达到文件的保密要求。2、设立便捷的方式进行文件的共享员工表示他们不能花太多时间进行文件的存归，因此存归的方式要便捷。我们现有的系统平台可以做到，但是要求员工配合做到以后几点：（1）员工能做到规范上传的文件名，准确地揭示文件的内容，文件名具有有查询检索的意义。这样，我们可以简化文件的共享操作的时间，根据上传的文件名，自动地显示所有文件的目录清单，方便一目了然地看到所有的上传文件内容。（2）员工根据权限不要放错文件到合适的文件夹内。文件的质量需要各个功能块的领导定期进行检查与审核。（3）对于纸质的文件需要扫描成电子文件后上传到网上档案室。在调研中，多数员工认为很扫描需要时间，会增加工作额外的时间。我们解释了现在的2000多元的设备性能可以达到复印机的速度，文件能够快速扫描。但是他们没有见过，还是有些质疑。3、技改部网上档案室的模拟显示图（二） 要求整合公司所有基建技改工程的信息技改部是公司的基建技改工程职能管理部门，但是技改部的员工认为他们并没有获取到所有的工程信息。基建技改工程的职能因受公司体制的影响，有少部分职能事务是分散到其它部门，并不是在技改部。在调研中，技改部的员工从上至下对于工程项目整体文件查询利用的需求是迫切的。以下是我们的信息量分散图：从饼图，我们可以粗略地了解到基建技改工程信息的分散情况，以下是我们对整合公司所有基建技改工程信息的思路： 1、以公司基建技改工程年度计划列表为依据，按立项年度建立工程档案知识库。2、工程知识库的内容来源于各类型档案信息资源。主要内容见附件一。工程的各子菜单下的文件视文件的内容与数量进行组合，以文件夹的方式进行展示。文件夹的命名需要符合业务人员的习惯，通俗易懂，便于快速查询。3、工作难点（1）工程财务管理部分数据来源复杂，需要与财务部的相关人员进行调研与商谈。（2）工程的各类前期文件需要调研进一步理顺，如：卫生评估等文件。（3）区域项目管理人员要加强对所管区域的工程项目管理性文件的管理，尤其是未成立项目部的工程管理性文件是管理的漏洞，大部分存在技改部的相关人员手上。（4）安环部、研究中心、设计院管理少量的工程文件，需要先和财务部沟通后，再认真考虑这部分文件的收集与利用。（三）需要移交给档案馆的部分文件问题1、预结算文件技改部工程预算科的管理人员希望向档案馆移交预结算文件，并表示愿意配合档案馆做好移交前的粗整理工作，比如：装袋、标准目录选项填写、页码标识、编制交接文据等工作，尚需进一步协商。预结算文件按工程编号，在立项年度内进行管理。工程全部完结后，再整体移交预结算文件。建议：预结算文件的特例性，其整理工作由档案馆指导，技改部相关人员配合，合作完成预结算文件的整理与移交。2、合同档案合同档案的信息已全部录入在工程项目管理系统中，除合同的电子文件太大（如：EPC的总承包合同），受系统影响无法上传外，其它的合同电子文件均已上传。我们建议工程项目完结后再移交合同、协议，但是技改部相关的合同管理人员认为项目结束时间跨度太大、易丢失，建议档案馆定期收集。如此，档案馆的工作可能会处于被动状态，工作会断断续续，效率低下。建议：合同档案的信息可以直接由工程项目系统导入档案系统，无电子文件的较大的合同可以作好明显的标识由档案馆来完成电子文件的链接。合同的原件可以根据工程项目系统的信息著录进行定期收集，收集时间控制在项目的试生产后一年内，具体情况再商议。 （四）系统最终实现问题 元果的系统目前不能正常使用。系统的信息也需要人员和时间进行收集和整合。这些都是急需解决的问题。结束本次调研工作基本结束，从中可以看出档案管理在机关职能管理部门的技术和管理人员的工作中是重要的，他们对公司信息资源寄予厚望，希望档案馆介入深些。附件：1.工程知识库模拟菜单显示二0一二年六月十九日档案馆（说明：本调研汇报材料为初稿，未返回给相关人员，因此有所欠缺。有些地方因为工作安排问题，还需要补充和调整。解决措施中还不够完善，需要时间去思考。本月的计划基本完成，下个月在系统充许的情况下，我们准备试建立网上档案室。）附件：1.工程知识库模拟菜单显示序号一级菜单二级菜单主要内容参考备注前期文件立项文件（1）项目建议书；（2）项目建设审批意见及前期工作通知书；（3）可行性研究报告及附件； （4）专家建议文件；（5）可行性研究报告审批意见；（6）关于立项有关的会议纪要、领导讲话；（7）调查资料及项目评估研究材料；（8）环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复；（9）项目地址选择；（10）设计任务书、计划任务书。勘察、测绘、设计文件（1）工程地质、水文地质、勘察报告；（2）地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；（3）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；（4）水文、气象、地震等其它设计基础资料；（5）总体规划设计；（6）方案设计图纸和说明；（7）初步设计图纸和说明；（8）技术设计图纸和说明；（9）施工图设计文件；（10）技术秘密材料、专利文件；（11）设计计算书；（12）关键技术试验；（13）设计评价、鉴定及审批； 项目管理文件征地文件（1）选址申请及选址规划意见通过书；（2）建设用地批准文件；（3）拆迁安置意见、协议、方案等；（4）建设用地规划许可证及附件；（5）划拨建设用地文件；（6）国有土地使用证(含红线图)；（7）建设工程规划许可证；（8）建设前原始地形、地貌图、照片；（9）其它文件开工审批文件（1）建设项目年度计划申报文件；（2）建筑工程施工许可申请表；（3）建筑工程施工许可证；（4）投资许可证审查证明及交纳各种建设费用证明；（5）各单位资质情况材料、施工执照；（6）其它文件计划、投资、统计、管理文件（1）有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；（2）概算、预算管理、差价管理文件；（3）合同变更、索赔管理文件；（4）规程、规范、标准、规划、方案、规定；（5）招标文件审查、技术设计审查、技术协议；（6）投资、进度、质量、安全、合同控制文件；（7）其它文件招投标、承发包合同协议（1）招标文件审查、技术设计审查、技术协议；（2）投资、进度、质量、安全、合同控制文件；（3）招标投标、承发包合同协议；（4）招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；（5）投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；（6）开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；（7）中标通知书；（8）合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件。（9）其它文件专项申请、批复文件（1）环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件；（2）水、暖、电、煤气等供应协议书；（3）原料、材料、燃料供应来源文件。（4）其它文件监理文件（1）监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则；（2）施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；（3）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔、及付款报审；（4）开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书；（5）设计变更、材料、零部件、设备代用审批；（6）协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件；（7）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；（8）监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录；（9）各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；（10）工程质量事故、施工安全事故报告；（11）工程进度计划、实施、分析统计文件；（12）变更价格审查、支付审批、索赔处理文件； （13）单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部分项质量认证、评估；（14）主要材料及工程投资计划、完成报表；（15）监理工作声像文件。（16）其它文件施工文件建筑施工文件： （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；（2）施工组织设计、施工议案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；（4）建筑材料试验报告；（5）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；（6）施工定位测量、地质勘探；（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图；（8）施工日记、大事记；（9）隐蔽工程验收记录；（10）工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告；（11）工程质量检查、评定；（12）施工总结、技术总结；（13）交工验收记录证明；（14）竣工报告、竣工验收报告；（15）竣工图。设备及管线安装施工文件：（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施；（3）设计变更是、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续；（4）焊接试验记录、报告、施工检验、擦伤记录；（5）隐蔽工程检查验收记录；（6）强度、密闭性试验报告；（7）设备、网络调度记录；（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告；（9）系统调试、试验记录；（10）管线清洗、通水、消毒记录；（11）线标高、位置、坡度测量记录；（12）中间交工验收记录证明、工程质量评定；（13）竣工报告、竣工验收报告；（14）竣工图。电气、仪表安装施工文件：（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施；（3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续；（4）调度、整定记录；（5）性能测试、校核；（6）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；（7）操作、联动试验；（8）电气装置交接记录；（9）中间交工验收记录、工程质量评定；（10）竣工报告、竣工验收报告； （11）竣工图。竣工图工艺设备文件（1）工艺说明、规程、路线、试验、技术总结；（2）产品检验、包装、工装图、检测记录；（3）设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；（4）设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；（5）设备图纸、使用证明书、零部件目录；（6）设备测绘、记录及索赔文件