卓越公司公文管理制度.docx

2014河南臻至卓越通讯器材有限公司公文管理制度一、目的为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，使公司公文管理更加合理化、规范化、制度化，保证存档公文的安全性，最大限度地提高工作效率，现结合公司实际，特制定本制度。二、适用范围公文管理制度适用于企业内外公文的制作、收发及管理。三、管理职责行政人事部为公司公文管理部门，负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。四、公文分类公司公文按其内容性质分为5类，包括：1.制度类公文2.人事任命公文3.内部通知、通告类公文4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文5.会议纪要、备忘录类公文五、权限划分1.制度类公文代码为A，由行政人事部拟稿，分管总经理审核，公司各部门负责人例会讨论通过，总部总经理批准和签发。2.人事任命公文代码为B，由行政人事部拟稿，公司总经理批准和签发。3.内部通知、通告类公文代码为C，由各部门负责人根据相关部门的发布内容拟稿，由相关部门的分管副总审核、签发，行政人事部备案。4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为D，由公共关系部根据相关部门的报送内容拟稿，由相关部门的分管副总审核，总经理审批和签发。5.会议纪要、备忘录类公文代码为E，由行政人事部拟稿，部门经理审核，总经理审批和签发。6.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需依照权限实施，并办理审批手续。六、公文格式1.内容范式1)制度类公文经公司会讨论通过，并报董事长批准，现发布制度，自年月日施行。特此通知2)人事任命类公文经公司研究决定，并报总部批准（如有必要），决定设立/撤销机构（如有必要），任命/免去先生/女士为职务，负责事宜。以上任命自年月日起生效。特此通知。3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。1.文本格式发文用纸为A4纸，标题二号字，宋体加黑，正文一般为宋体五号字，文件名与分隔线空1行，正文1.5倍行距，正文与文件名空1行，发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置，发文单位公章盖在发文单位正中。2.公文编号1)制度类公文、人事任命公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采用按发文的时间先后顺序获取公文编号。a. 臻至卓越公司类制度类名义文件：豫臻制字【年份】号b. 臻至卓越行政类名义文件：豫臻行字【年份】号c. 臻至卓越人事类名义文件：豫臻人字【年份】号d. 臻至卓越财务类名义文件：豫臻财字【年份】号e. 臻至卓越销售类名义文件：豫臻销字【年份】号f. 臻至卓越外联类名义文件：豫臻联字【年份】号2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号，并按发文的时间先后顺序获取编号。七、公文管理和归档公司的公文分为发文和收文，由行政人事部主管；所有公文原稿及其签发审批单和外联部收文由行政人事部指定专人负责保管，并按类别建立公文发文和收文的登记表格，定期进行发文和收文的整理、登记和管理。如收到需要办理的公文，应看属于何部门办理，涉及部门职权的事项是否已经协商、会签，承办部门收到交办的文件后应及时办理，不得延误、推诿，确实有问题的应当及时给予说明。公文办理完毕之后，个人不能保存应当归档的公文，应当及时整理、归档，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，以便于管理和利用。对于没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导人审批，