如何打造高效会议.ppt

高效会议管理术 无效会议 高效会议 你绝对无法避免开会 但是你可以让会议变得更有效率 前言 充分的会前准备 明确的会议目的 合理的组织形式 高效的会议跟进 会议4步骤 没必要 无准备 就不开会 第一步会前准备 5W1H 会议准备 凝聚向心力 中心协调会部门内部会建立信赖理解共识团队促进组织内部交流 强化团队意识 第二步会议目的 无目的的会议纯粹是浪费时间 扼杀生命 针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式 第三步会议组织形式 安能适合会议 总经理例会 目的1 决策执行 适合规模 1 少人数 3 30 人 适合形式 3种形式 禁带电子设备 5 10人 时间限制 30人以上 主管离场 10人以上 2 多人数 30以上 人 总经理例会适合形式1 禁带电子设备 30人以下 优点 收起电脑 手机 专注做决策 想创意 避开电子产品干扰 开会效果会更好 要求 干扰会议进行的事物 全留在会议室外 所需时间 1小时为主 最多不超过4小时 总经理例会适合形式2 时间限制 30人以上 要点 1 设定详细议程 严格控管开始与结束时间2 适合时间和频率 一月1 2次 每次1 1 5小时3 展开方法 搭配各类会议事先规范会议开始与结束时间 并且设定详细的议程 严格地监控会议的进行4 成本控制 包含会议成本 直接会议成本 会议时间成本 效率损失成本5 注意事项 1 每次开会 都拿出表来计时 事先准备充分 强制控制时间的进行2 不要在过短的时间 塞进过长的议程3 就算时间要结束了 也不能略过 做结论 步骤 即使结论是 择期再开 4 适合例行报告 工作进度报告等会议 优点 提升工作效率 减少开会次数与长度 讨论议题产生提案 主管离场决策者在讨论阶段易主导意见流向 决定提案实行是否 决策 要点 不害怕禁忌 不揣测上意 做最该做的决定 总经理例会适合形式3 主管离场 10人以上 所需时间 1小时 1天不等 不可超过一天适合频率 不定 适合已有明确议题 征求 大量 提案并做出决策时 安能适合会议 安能管理委员会各集运中心跨部门协调会 目的2 解决问题 适合规模 适合形式 3种形式 1 少人数 3 30 人 2 多人数 30以上 人 视觉会议 30人以下 围桌对话 12人以上到数千人不等 小组研讨会 5 3000人 掌握7种基本图形含义 视觉会议立即上手 点代表 看过来 我和别人不一样 线代表 连结 与 区隔 线条粗细代表强弱三角形代表 正在变化 多个三角形组成代表爆炸的锐角图方形代表 正规的组成 最适合代表建筑物或组织功能 空心箭头代表 活动中的组成 适合使用来表达项目螺旋图代表 动态统一 将螺旋图圆一点 则有趋近统一的意义 反之混乱的螺旋类似龙卷风 代表更多变动圆圈代表 统一 画圆感觉在集合所有事物 这寓意世界共通 管委会协调会适合形式1 视觉会议 30人以下 所需道具 白板或大海报适合时机 解说抽象概念或条列式流程开展方法 在头脑风暴会议中 搭配整合图像与文字 简单涂鸦 运用以下7种图形或者人物 树木 云朵 手势传达抽象议题 集体分享 三回合讨论后 主持人安排一段 反思时间 让与会者写出最核心或最深刻的想法 最后的记录公布 再行动规划与讨论议题整合 优点 透过集体对话 让想法萌芽 凝聚有质量的观点 促成有效行动所需时间 至少90分钟 2小时更理想适合频率 不限 管委会协调会适合形式2 围桌对话 12人以上到数千人不等 管委会协调会适合形式3 小组研讨会 5 3000人 所需时间 1 3天不等适合频率 半年 一年 次 安能适合会议 管理层高层会议各种探讨会 目的3 创意提案 适合规模 适合形式 3种形式 1 少人数 3 30 人 2 多人数 30以上 人 头脑风暴 5 10人 环境引导 5 10人 创新激荡 30人 上万人 1 鼓励自由奔放 疯狂古怪的构想2 禁止对提出的点子当场评量 非议3 不要局限与会者想象力 点子多疯狂都得鼓励 1 理清会议主题2 请出出席者 会前 15 20分钟 独自 进行头脑风暴 要点 集合众人智能 搭乘别人创意的便车 适合激发创新所需时间 60 90分钟适合频率 每天或视需求与目的不定期举行 1 脑力写作 写下观点放在桌子中间2 拿起别人的构成 补充设想 补强别人构想 展开构想接龙 高层会议探讨会适合形式1 头脑风暴 5 10人 DOs DON Ts1 放音乐是协调与会者转换心境的仪式 不宜太久2 不宜久坐 偶尔走动或者互换位置都能帮助思考 1 调整好温度 提供点心 不要让寒热和饥饿打断思绪2 会议室家具摆设尽量简单 为创意提供空间 拥有白色墙壁和普通桌椅的会议室 和 有着橘色墙壁 铺着缤纷地毯时髦会议室 中 同样的时间后者环境产出的点子远比普通会议室多出44 原则 适合范围 任何企业根据会议需要 高层会议探讨会适合形式2 舒适环境 5 8人 DOS 1 精准设定题目 搜集多元意见2 在多元前提下 可试着邀请非公司员工的人进入 加强广度从最大量的原创观点 找出最有价值的创新提案3 讨论的题目务必要跟每个人相关 引发深层想象 先从 多元 和 频率 两个节点思考 创意 生成的本质 同一个主题 试着汇集大量人的意见获得许多不同面向 不同层次的看法 角度尽不相同的意见 延展可实行且有价值的计划 要点 从最大量的原则观点 找出最有价值的创新提案 高层会议探讨会适合形式3 创新突破 30人 上万人 安能适合会议 各种恳谈会交流会讨论会 目的4 凝聚向心力 适合规模 适合形式 2种形式 1 少人数 3 30 人 2 多人数 30以上 人 午餐会议 3 20人 移地会议 3 100人 所需时间频率 1 1 5个小时 一个月2次适合任何企业凝聚力会议组织形式步骤 1 事先订好餐厅包厢 约好一起开会或者外带餐点回办公室 在茶水间或会议室举行2 用餐前前半段可以闲话家常 或稍微提示重点 等用餐进入中后段时再切入主题3 多任务 易分心 设定主题应以分享为主 经验或信息分享 只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即可3 会毕即使是各自付款 结账时也应该先由主办人负责经费 之后再向与会者收取 优点 一边吃饭一边开会 节省时间 提升效率 适合形式1 午餐会议 3 20人 要点 走出办公室 改变会议气氛 暂时抛开繁琐公务 专心面对问题 适合形式2 移地会议 3 100人 案例1 日产汽车ValueFirst会议流程 要点 1 主管少评论 只负责决策2 鼓励发言 表彰个成员的贡献 会议3 4周前 确认议题 分析问题时 主持人尽一切可能广纳与会者意见 跨部门选出与会者 选定会议主持人 进行方式与道具 最高主管说明会议目的 与会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划 主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力 不问上下关系 将每种提案的成本效益 优缺点列出 筛选 归纳各种可能方案 列出每个议题的解决方案 方案须明确写下谁 在何时 应完成什么 尽可能取得各提案的正 反意见 主管进场后 须当下裁决 选项只有3个 做 不做符合某条件才做 法当下决定的议题 只给24小时考虑 案例2 三星目标指向型会议 337原则 所谓337原则是指3种思考 3WaySofThinking 3个原则 3Principles 和7条规定 7Rules 思考会议的必要性 思考如何最大限度地减少会议 思考是否有能够与其他会议合并或委托的方法 确定不召开会议的工作日 将会议时间定为1小时 最多不超过1个半小时 严格遵守时间 写明投入会议的经费 尽可能缩小会议规模 将会议记录整理成一张纸 明确会议目的 事先分发会议资料 让所有参加者发言 并且尊重彼此所发表的意见 会议记录仅写入决定了的事项 曽供职于三星的金咏韩在 开会就要学三星 书中 将三星的成功归结于其会议文化 三星速度经营的根本是会议 通过会议认识到变化 通过会议传播变化并付诸行动 速度优先 具体简洁正确记载 利于正确追踪检讨 完美结束会议对会中的决定事项进行明确分工 将各问题按区域分类 确定完成时间 执行责任人 以便更好的执行纪要分发给与会者 按主次整理好 通过邮件或者其他形式 确保会议记录的准确性和透明管理 避免沟通漏洞 会议纪要 你心里想的100 嘴上说的80 别人听到60 别人听懂40 别人行动20 第四步会议跟进 关键点一 做好会议纪要 制定会议跟进表将每次会议提出的方案 反馈的内容 按时间区域分类汇总联系项目负责人 每周六下午对会议提出项目总体跟进 分别列出完成 未完成 完成修改项 周一统一发至各与会人员邮箱通报针对超时未完成的项目负责人定责对会中提出的策略方案执行情况跟进落实 将执行进展