学生干部公文写作培训.ppt

建筑工程系学生干部应用文写作培训 建筑工程系分团委 学生会 现代型人才应掌握的七种能力 获取信息能力 组织管理能力 科学研究能力 发明创造能力 文字表达能力 讲演能力 社会交际能力 写作能力做为其中的一种 是极为重要的 学生干部写作难 是目前在学生干部中普遍反映的问题 而公文写作能力又是学生干部必备的素质之一 在发展学生干部全面素质的同时 更能显示其重要性 所以广大团学干部的文字处理能力有待提高 培训的主旨 很多学生认为 将来自己不打算做文员 秘书 不用学习总结 计划的写作 应用文和自己关系不大 对应用文学习不感兴趣 所谓的 政事之先务 的大道理对你们来说 并没有一定的作用 但是 我们可以从周边的事例来看待这个问题 我校在xx集团实习的一名学生 专业技能非常好 受到主管的重视 当主管拟定提拔他时 让他准备一份个人总结 这位学生绞尽脑汁写了半页纸递交上去 结果错失良机 深悔在学校没有认真学习应用文写作 再如 求职信写不好 可能会影响自己的前途 合同条款不全 可能会使自己蒙受经济损失等等 应用文写作的意义 可见 这些现实生活中的实例告诉我们 如果不掌握一定的 基础的应用文写作常识 技能 会给自己的生活 学习 工作带来很多的不便 1 主题明确2 内容真实3 结构清晰4 写作规范5 语言精炼提高公文写作能力的办法 勤学习 细观察 深思考 常练笔 重实践 应用文写作的基本要求 应用文的定义 应用文又叫实用文 是以实际应用为目的 为人们处理公私事务时常用的一种文体 是行政管理的一种手段 是社会交往的一种工具 具有以下几个方面的特征 写作目的明确 语言表达规范 阐述 现代汉语 格式体例稳定 时间要素明确 应用文是各类企事业单位 机关团体和个人在工作 学习和日常生活等社会活动中 用以处理各种公私事务 传递交流信息 解决实际问题所使用的具有直接实用价值 格式规范 语言简约的多种文体的统称 学生干部公文写作中的常见错误 1 字体 字号 颜色不统一2 符号 编号错误3 段落格式不一4 称谓错误5 字写有误6 时间有误 用纸格式排版等 60g m2 80g m2的胶版印刷纸或复印纸 A4型 210mm 297mm版心 156mm 225mm天头 37mm 1mm订口 28mm 1mm 排版 排版规格标题2号宋体字 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28字 文中小标题用3号宋体字或黑体字 未作特殊说明公文中图文为黑色 装订要求骑马订 A3纸对折后中缝装订 平订 与书脊距离3mm 5mm 订位 为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 字号规定 公文标题居中排一行或数行 公文标题用2号宋体 正文用3号仿宋 一般每页22行 每行28个字 用A4纸打印 结构序数 第一层为 一 第二层 一 第三层 1 第四层 1 成文时间用汉字 零 可写为 印章上不压正文 下压日期 骑年盖月 骑年 就是盖章的时候 要盖在年份的上面 章子有1 3是在年份下面 就好像骑上去了一样 与此同时 章要把月份整个盖住 亦即 盖月 主要是为了防止篡改公文日期 1 通知2 申请3 报告4 会议记录 纪要 5 计划6 策划书7 总结8 新闻报道 学生干部公文写作的一般方法 1 确定主题公文主题的提炼标准 就是集中单一 鲜明显露2 确定正文框架工作计划 工作总结 活动方案的基本框架3 组织材料材料来源 参考之前的同类材料 查找同期的相关材料 搜索网络资料4 开始写作5 公文排版关键在于格式 字体 段落 页面等排版6 检查错漏检查错别字 错用符号 错用称号等 一 通知 标题 机关 事由 文种 事由 文种 文种 如 通知正文 一般写法 通知的缘由 根据 通知事项 执行要求结语 特此通知 单位成文时间 根据通知内容 交待清楚知照事项 事情 时间 地点 对象等 1 组成部分 称呼 正文 落款 2 内容要求称呼 通知对象正文 标题二号宋体 居中落款 分两行写在正文右下方 一行署名 一行写日期 二 申请 一 几种常见的申请1 活动申请 工作请示 2 场地申请3 经费申请4 物品借用申请 二 主要内容1 标题 申请人 单位 部门 关于 申请目的 的申请2 称谓 申请对象 尊敬的 老师 领导 3 正文 介绍情况 表达意愿4 署名 申请人或单位 手机短信通知 From 1323867 通知 原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期 具体比赛日期经两校协商后 另行通知 另 午后的体育活动改为文艺活动 由各班按预案组织实施 学生处 月 日 关于使用校友楼礼堂的申请书尊敬的后勤处领导 根据学生工作处新生入学教育 的通知要求 为使20 级新生更好适应大学生活 增进同学之间的友谊 增强班组之间的凝聚力 我系拟于20 年 月 日晚19 00举办迎新生文艺汇演 需要借用校友楼礼堂 希望后勤处领导能批准 联系人 138 建筑工程系学生会20 年 月 日 三 计划 一 计划的内容范围 做什么 怎么做 和 做到什么程度 三大项 即计划三要素 二 工作计划的格式一般包括标题 正文和落款三部分 三 工作计划不是写出来 而是做出来的 工作计划的内容远比形式重要得多 拒绝一些华丽词藻 空洞内容 欢迎实实在在的东西 简单 清楚 可操作是工作计划的基本要求 1 情况分析 制定计划的根据 制定计划前 要分析研究工作现状 充分了解下一步工作是在什么基础上进行的 是依据什么来制定这个计划的 2 工作任务和要求 做什么 根据需要与可能 规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标 3 工作的方法 步骤和措施 怎样做 在明确了工作任务以后 还需要根据主客观条件 确定工作的方法和步骤 采取必要的措施 以保证工作任务的完成 计划的内容 四 总结 总结 就是把某一时期已经做过的工作 进行一次全面系统的总检查 总评价 进行一次具体的总分析 总研究 也就是看看取得了哪些成绩 存在哪些缺点和不足 有什么经验和提高 重点强调不足 学期或年度部门总结 这类总结因为包含的时间相对较对较长 可从工作开展情况 部门建设 对外联系 取得成绩 存在不足等等方面来总结 单项活动总结 这类总结是对专门针对单一活动来开展 因此要重在对活动开展的每一环节来分析总结 从前期的宣传工作 活动筹备 工作人员的组织等 中期的活动开展质量控制 后勤保障 后期的取得实效 存在问题等方面进行总结 五 会议记录 会议记录一般由会议名称 会议基本情况 会议内容 会议结尾四部分组成 1 会议名称 一般写法是单位 部门名称 会议事由 含届 次 加上记录组成 如 建筑工程系第一次学生代表大会筹委会全体会议记录 2 会议基本情况 应包括以下内容 时间及地点 主持人 写明主持人的姓名 职务 记录人 写上记录者的姓名 必要时注明其职务 以示对所作记录的内容负责 出席人 按规定必须参加会议的人员 缺席人及原因 没有按规定参加会议的人员 及其缺席原因 列席人员 不是会议成员 因工作需要而参加会议的人 会议记录的写法 一 标题标题由会议名称加文体名称组成 就是 会议记录 如果使用的是专用的会议记录本 连 记录 二字也可省略 只写会议名称即可 二 会议组织概况1 会议时间要写明年 月 日 上午 下午或晚上 时 分至 时 分 2 开会地点如 会议室 礼堂 现场 等 3 主持人的职务 姓名如 校党委书记 公司总经理 4 出席人根据会议的性质 规模和重要程度的不同 出席人一项的详略也会有所不同 有时可以只显示身份和人数 如 各院系党总支书记和直属党支部书记31人 各部门经理 全体与会代表 等 如果出席人身份复杂 如既有上级领导又有本单位各部门的主要领导 还有各种有关人员 最好将主要人员的职务 姓名一一列出 其他有关人员则分类列出 5 列席人包括列席人的身份 姓名 可参照出席人的记录方法 6 缺席人如有重要人物缺席 应作出记录 7 记录人包括记录人的姓名和部门 如 办公室秘书 六 活动方案 一般为 单位 部门 活动名称 策划 活动方案 1 活动背景2 活动目的 意义 3 活动主题4 组织机构5 活动时间 地点6 活动对象7 活动内容8 工作安排 流程9 经费预算活动的各项费用在根据实际情况进行具体 周密的计算后 用清晰明了的形式列出 七 策划书 策划书即对某个未来的活动或者事件进行策划 并展现给读者的文本 策划书是目标规划的文字书 是实现目标的指路灯 撰写策划书就是用现有的知识开发想象力 在可以得到的资源的现实中最可能最快的达到目标 策划书的格式 内容 一 策划书名称尽可能具体的写出策划名称 如 年 月 大学 活动策划书 置于页面中央 当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面 二 活动背景这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述 具体项目有 基本情况简介 主要执行对象 近期状况 组织部门 活动开展原因 社会影响 以及相关目的动机 其次应说明问题的环境特征 主要考虑环境的内在优势 弱点 机会及威胁等因素 对其作好全面的分析 将内容重点放在环境分析的各项因素上 对过去现在的情况进行详细的描述 并通过对情况的预测制定计划 如环境不明 则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充 三 活动目的 意义和目标活动的目的 意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚 在陈述目的要点时 该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义 经济效益 社会利益 媒体效应等 都应该明确写出 活动目标要具体化 并需要满足重要性 可行性 时效性 四 资源需要列出所需人力资源 物力资源 包括使用的地方 如教室或使用活动中心都详细列出 可以列为已有资源和需要资源两部分 五 活动开展作为策划的正文部分 表现方式要简洁明了 使人容易理解 但表述方面要力求详尽 写出每一点能设想到的东西 没有遗漏 在此部分中 不仅仅局限于用文字表述 也可适当加入统计图表等 对策划的各工作项目 应按照时间的先后顺序排列 绘制实施时间表有助于方案核查 人员的组织配置 活动对象 相应权责及时间地点也应在这部分加以说明 执行的应变程序也应该在这部分加以考虑 活动开展方面 这里可以提供一些参考方面 会场布置 接待室 嘉宾座次 赞助方式 合同协议 媒体支持 校园宣传 广告制作 主持 领导讲话 司仪 会场服务 电子背景 灯光 音响 摄像 信息联络 技术支持 秩序维持 衣着 指挥中心 现场气氛调节 接送车辆 活动后清理人员 合影 餐饮招待 后续联络等 可根据实情自行调节 六 经费预算活动的各项费用在根据实际情况进行具体 周密的计算后 用清晰明了的形式列出 七 活动中应注意的问题及细节内外环境的变化 不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素 因此 当环境变化时是否有应变措施 损失的概率是多少 造成的损失多大 应急措施等也应在策划中加以说明 八 活动负责人及主要参与者注明组织者 参与者姓名 嘉宾 单位 如果是小组策划应注明小组名称 负责人 1 以上策划书的格式只是提供基本参考方面 小型策划书可以直接填充 大型策划书可以不拘泥于表格 自行设计 力求内容详尽 页面美观 2 可以专门给策划书制作封页 力求简单 凝重 策划书可以进行包装 如用设计的徽标做页眉 图文并茂等 3 如有附件可以附于策划书后面 也可单独装订 4 一个大策划书 可以有若干子策划书 撰写策划书应注意的事项 附 进行一次大学活动的基本步骤 一 活动若办 策划先行 策划是办活动的脉络 一份好的策划是成功的前提 二 获得支持 获得领导的认可与支持 是一件非常有必要的事情 获得大型媒体的支持 你的活动就会变得特别好办 而且多半会成功 三 组织任务小组 分配人员职责 权责相应 每个人都要非常明白自己的责任 分配任务要以人为单位 而不能说某件事 你们几个做 这样这件事情基本做不好 有几个方向 指挥中心 外联赞助组 现场工作组 宣传媒体组 现场秩序 礼仪接待组 应急人员 打印出权责清单 让每个人看得明明白白 并且 每天碰头一次 及时汇报进展 以便处理各种信息 四 赞助或其他经费来源 寻找赞助商 与他们进行艰苦地谈判 最后取得双方能认可的协议 这是活动需要 有了经费 一切好办 注意 广告不能太过分 谈判一定掌握尺度 否则商业味道可能让晚会failing 五 组合资源 有很多的道具 物品需要你尽快找到 就像个RPG 角色扮演游戏 你要懂得怎样获得资源 组合资源 六 进行宣传 调足参与者的胃口 是广告 海报或其他媒体的职责 七 现场必须有一个指挥中心 负责及时调度 八 进行过程中 要有至少一种让所有工作人员沟通的方式 比如手机短信 纸条或手势 九 特别提醒 那些领掌的 托儿 制造气氛的人员要特别安排好 想办好活动这是必须 十 认真把参与活动的高层人物送走 不要失去任何礼节 记得向那些辛勤劳动却默默无闻的人员致敬 你的荣耀 他们才是真正的缔造者 当然 也欣赏自己的成功吧 十 校园新闻报道的特点 新闻是一种传递迅速 文字简明的事实信息 是新近发生的 有价值的事实报道 新闻的特点可简单概括为四个字 快 实 新 短 快 就是要迅速及时 讲究新闻的时效性 事实发生同稿件上传之间的时间越短越好 实 就是用事实说话 报道信息要准确 新 就是思想鲜明 有的放矢 具体表现为 材料新 把新人物 新事迹 新经验 新创举等新鲜事物报道给同学们 人是要新 新闻所反映的思想 说明的问题 要富有新意 短 就是语言简明扼要 读题时代 新闻的结构一般有以下五种基本内容组合而成 1 灵活鲜明的标题 2 引人入胜的导语 3 深化题旨的主体 4 有的放矢的背景 5 恰到好处的结尾 新闻报道的结构 1 标题 读题时代 新闻的标题是其 眼睛 是内容的主题 是全文的精华 标题是否精彩 直接关系到能否激发读者的阅读欲望 单行标题大多文章稿件都是一行标题 学院第七期党课开学典礼暨第一次党课培训顺利举行 我校 双向选择 勤工助学招聘会火热进行双行标题 正题和副标题 新生的第一堂课 我院组织新生参加专业知识讲座 大学 从这里开始 10级新生进行入学教育 梦想之门 为你敞开 学院记者团纳新咨询会圆满结束如果要写作比较长篇的调查性报道 深度报道 就要注意在文中按照事件叙述明晰的需要 适当加一些小的标题 以概括一个部分的内容 便于受众阅读 2 导语 万事开头难 导语是新闻的开头部分 其作用是以最简洁的语言把最重要的事实表述出来 以紧紧地抓住读者 导语是新闻的精华 灵魂 是新闻最重要的开场白 导语在新闻中具有十分重要的作用 担负着统帅全文的任务 10月28日上午 广西乒乓球队总教练谢赛克一行5人来访我校 欲与我校合作建立 谢赛克乒乓球学校 联手培养体育人才 校长何龙群 副校长伍先华及有关部门领导会见了谢赛克一行 双方就合作办学事宜进行洽谈 11月1日上午 中央民族大学教授 博士生导师李锦芳在中文楼204室与文学院部分研究生 本科生共同探讨 当前民族语言的保护与和谐发展 问题 11月2日下午 我校勤工助学 双向选择 招聘会在大学生活动中心举行 今年全校提供有1398个勤工助学岗位 涉及学生工作助理 行政工作助理 网络设备维护助理 保洁等 吸引了数千名学生前来竞聘 10月26日下午 国际教育学院召开教师代表座谈会 会议就学院教学的秩序 管理 培养计划等情况进行了探讨 座谈会由学院党委书记韦锦海主持 3 主体 主体是新闻的主干和中心 是一则新闻的主要内容所在 它承接导语自然而具体地展开新闻的事实和内容 围绕主题 展开新闻事实的叙述 写作新闻主体要注意 1 突出主干 要去头绪 减枝蔓 与主题无关的要舍弃 次要的要简略 2 内容充实 回答导语中提出的问题 其内容必须具体充实 这样才有说服力 导语提出什么问题 主体就要回答什么问题 这样才能紧扣中心 突出重点 3 结构严谨 层次分明 要恰当地划分段落