办公自动化系统方案.doc

办公自动化系统 前言 现代办公需要先进的办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手段。现代企业每天都有大量的商业信函、公文等往来，同时还有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作，因此需要一套先进、高效率、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的作用，同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。1系统概况为了满足当前办公业务的实际需求，满足现代企业发展的需要，进一步提高企业办公效率，加快企业信息化进程，达到增收节支的目的，急需建立企业的办公自动化系统，使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、快捷的通讯基础设施，并在此基础上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸化办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。作为管理信息系统(MIS)的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提高管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来MIS系统的建成大有帮助。综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。2系统特点2-1通用性办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。2-2实用性办公自动化系统必须面向最终用户，以最终用户为主，做到操作简单方便，界面友好，业务流程合理，真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训，在34个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面展开。2-3网络化办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司的每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进行办公业务往来，查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储，信息的处理和传输以及信息的发布和共享。2-4先进性办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合实际情况，利用Lotus Domino/Notes强大、快速的办公自动化应用开发工具，在今年内把广州恒信的办公自动化系统建成同类型企业中具有国内领先水平的系统，并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。2-5安全性信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。 在办公自动化系统的应用系统开发中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段控制不同用户的访问权限，保证应用系统的安全性。 必须加强安全管理，建立健全安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上的安全性。2-6可扩充性办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统，完全支持Intranet/Internet标准，它的工作站也是Intranet/Internet浏览器，它的服务器也是Web服务器，通过它可以方便地组成企业Intranet/Internet网，开发Intranet/Internet应用，并且和Internet相连，从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。3系统边界3-1职能边界按公司各部门的不同职能进行划分，覆盖公司各部门及所有员工的日常办公事务活动。3-2地理边界在局域网范围内覆盖公司所有部门。3-3功能边界本系统的功能包括了公司办公系统中的各项目，为各部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、电子邮件、等子系统，各子系统具体功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系统用于对全公司的收文进行管理，通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现收文的电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。3-3-2发文管理发文管理子系统用于对全公司的发文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现发文的电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。3-3-3会议管理本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会议待办事项、会议室管理等管理工作。3-3-4 公告栏本子系统主要用于对全公司的公告信息进行管理，提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全公司的所有公告信息。可以按照类型、时间、作者对公告信息进行查询。这样，可以及时地对公司内部的一些信息进行发布，方便公司人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题，比如大事纪要，个人信息公布等。3-3-5 电子邮件本子系统为每一个上网人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此除了可以查阅、发送邮件外，用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您的日历中，对邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。在查询时，可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。同时，由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带，因此，这将是一般用户在本系统中主要的“办公室”。意见，是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。3-3-6档案管理本子系统主要用于对公司的各类文档进行分类管理，自动生成案卷目录、卷内文件目录和案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同时提供对已归档文件的查询、借阅功能。4系统功能结构描述办公自动化系统收文管理子系统发文管理子系统档案管理子系统会议管理子系统公告栏子系统论坛子系统专题信息子系统电子邮件子系统5系统的建设目标 办公自动化系统的主要目标是在公司内形成一个以网络技术为基础、计算机为手段、高度信息化的办公平台。将现行的手工操作为主的办公系统提高到这一平台， 以提高管理效率和管理质量。系统性质分析* 办公自动化系统是一个社会管理技术系统，它涉及多学科领域，是集计算机 技术、网络技术、系统集成技术、管理科学、档案学于一体的综合系统。因此，系 统的实现需要公司管理者的大力支持和公司全体人员的通力合作。* 办公自动化系统是一个人机的统一体，它是建立在现代计算机通讯技术基础之上的，利用计算机作为辅助工具，完成各项办公工作。因此，系统要充分利用现有的计算机资源，发挥工作人员的主观能动性，才能提高系统的性能。* 由于手工作业中因客观条件限制，在实际的办公过程中存在一些不科学、不规范 的管理方法，而且工作效率相对较低。因此，本系统的应用应奉行一切从实际出发 的原则，以科学的态度对系统进行应用，体现现代化办公的特点。6系统功能介绍6-1收文管理子系统6-1-1系统描述该系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全公司的收文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。6-1-2业务流程图 公司领导指示阅知单位和承办单位办公室主任分办来文登记来文扫描和录入档案员归档承办单位领导填写承办结果阅知局领导和阅知单位领导阅后签字分办6-1-3功能说明l 来文登记由秘书登记，填写收文处理单。l 来文扫描和录入通过扫描仪把来文原文扫描成图片，录入到计算机中。l 收文流程依据实际业务流程，文书先把收文处理单和文件发往办公室主任批办后，再发往主管领导批示，最后安排传阅和承办。l 收文查询在视图中可以按日期、文种、来文单位进行查询并可以指定时间段；利用查询按钮可以进行特定条件的组合查询。l 收文号管理收到来文的计数，可以对收文号进行修改。l 统计对公文的日收文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时提供一些图形显示方式。l 打印可以用白纸或标准办公稿纸打印收文登记薄、收文处理单、文件传阅单、部门代码等。6-2 发文管理子系统6-2-1系统描述本系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全公司的发文进行管理。通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。6-2-2发文业务流程发文人起草发文填写发文处理单本部门领导进行审签填写意见办公室主任核稿填写意见秘书给文件编号发送文件会办部门领导会签填写意见不同意返回发文人档案员归档6-2-3功能说明l 发文生成发文拟稿人起草发文稿件，并填写发文处理单。其中，拟稿时可以采用WORD97进行。l 发文流程依据发文实际业务流程，文件拟稿人把发文处理单及发文件依次发往部门领导进行审签填写送审意见、办公室主任核稿、领导签发，秘书文件编号，最后发送文件。l 发文查询在视图中可以按日期、文种、发文部门代码或发文部门名称、签发人进行查询，利用查询按钮可以进行特定条件的组合查询。l 部门代码管理每个发文部门都对应着一个代码，并有发文文号，可以对这些代码和文号进行查询、增加、删除和修改。 l 统计对公文的日发文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时考虑提供一些图形显示方式。l 打印可以打印发文登记簿、发文正文、发文处理单、部门代码、纪要文稿等。除使用A4纸打印外，对特定文档可以采用标准办公用纸带格式的稿纸进行打印。同时，在流程的每一步都提供打印功能，方便用户在必要时手工进行批阅流程，从而提高系统的灵活性，以下各功能模块中的打印与此相同。6-3档案管理子系统6-3-1系统描述 本子系统主要用于对全公司的各类文档进行分类管理，生成案卷目录、卷内文件目录、案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面。另外提供对已归档文件的查询和借阅功能。6-3-2业务流程6-3-2-1归档业务流程档案员初始化归档光盘档案员从收文库和发文库中把待归档文件保存到已初始化的归档光盘上，在档案库中生成归档文件的索引（条目）档案员根据文件条目的年度、分类号、小类号组卷，生成卷内目录和案卷目录，并且可以调整条目档案员打印卷内目录和案卷目录 6-3-2-2借阅业务流程借阅人查询档案条目寻找要借阅文件借阅人填写借阅申请单档案员审查借阅申请借阅人阅读文件归还文件档案员从光盘中把文件拷贝到档案库中领导审批借阅申请 6-3-3功能说明l 初始化光盘把用来归档的光盘进行编号，并贴上标签，初始化用来保存归档公文文件的数据库。l 公文归档由系统或档案员自动定期从收文和发文库中提取待归档文件,把文件保存到光盘上的数据库中，在档案库中生成一个文件的条目，记录文件的简要信息如分类号、保存期限、年度、小类号、文件类型、文件标题、主题词、保存文件的光盘号等等，用于生成目录，供借阅人查询以及查找文件所处的位置等。当一个光盘满了以后，系统提示更换光盘。l 已归档文件查询文件归档后，在档案库中生成一个条目，包含文件的基本信息，借阅人可以可以按年度、文件种类、标题、收文来文单位、主题词、文号等查询公文，支持组合模糊查询公文。l 借阅管理借阅人查询已归档文件，生成借阅申请单，档案员和领导审批后，借出文件，系统自动查找存储文件的光盘号，并提示档案员放入相应的光盘后，把文件发送给借阅人，如果在规定期限内借阅人不归还，则自动取消借阅人的阅读权限。l 生成卷内文件目录按年度、分类号、保存期限和小类号自动生成卷内文件目录。l 生成案卷封面为每一个案卷生成案卷封面。l 生成案卷目录系统根据当前存在的案卷自动生成案卷目录。l 打印可以用白纸或标准办公稿纸打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面等。l 档案的销毁把到期的短期和长期公文文件从光盘中删除。6-4会议管理子系统6-4-1系统描述完成安排、组织会议，发送会议通知、撰写会议纪要，安排、落实会议决定事项，设置例会等功能。同时，还具有管理会议室、自动预定会议室、会议室占用检测冲突等功能。6-4-2业务流程6-4-2-1会议流程会议组织者起草会议安排时间地点会议组织者设置例会生成一年内的所有例会会议组织者发送会议通知发送变动通知取消会议如果占用其它部门会议室会议组织者重新安排时间地点不同意会议管理员审批申请会议组织者申请会议室领导审批填写意见纪要起草人起草会议纪要领导批示、修改纪要起草人发送会议纪要承办人填写承办结果6-4-2-2会议纪要流程6-4-3 功能说明6-4-3-1 安排会议l 起草会议安排：内容包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、承办单位、联系人、参加人员等。l 修改会议安排会议在尚未召开以前，均可以修改。l 送审会议安排把会议安排送给审批领导审批。l 审批会议安排：审批领导审阅会议申请后，作出批准或否决的决定，并且，可以附上意见，送还给报批人。会议申请如果被批准，可以继续流程；如果被否决，就变为“起草”状态。l 申请会议室如果占用其它部门的会议室，必须发送会议室申请到会议室管理员。l 审批会议室申请会议室管理员可以批准或否决，如果否决可附上原因，或者可以修改占用会议室的时间，回复会议组织者。6-4-3-2 会议通知l 发送会议通知已经审批的会议，就可以发送会议通知到主持人、参加人员。l 变动通知已经发送通知的会议，如果时间地点变动，可以发送会议变动通知到会议参加人员。l 会议取消通知已经审批的会议安排，如果因故取消，可以发送会议取消通知到主持人、参加人员。l 答复会议通知收到会议通知的人员，应该给联系人回复能不能出席。l 会议通知答复查询为会议组织者提供参考信息。6-4-3-3例会设置如果会议定期召开，可以设置为例会。可以指定召开的周期或指定一年中例会召开的时间，提前发送通知的天数，系统自动生成一年中所有会议并预定会议室，并按照设置，由系统自动发送会议通知。6-4-3-4 会议纪要对于有些重要会议，主办单位需要整理会议纪要，系统提供了撰写、编辑、发送会议纪要的功能。每份会议纪要，在发送以前，只有签发、拟稿、打字、封发人员可以看见其内容，发送以后，接收到纪要的相关人员才可以阅读会议纪要。l 起草会议纪要拟稿人将会议纪要输入系统。内容包括纪要题目、纪要内容、纪要发至、纪要送至、批示领导、承办人等。 l 批示、修改会议纪要会议纪要在发送以前，可以由拟稿人编辑、修改、领导填写批示意见或者修改纪要。l 发送会议纪要拟稿人在确认纪要无需修改后，可以把会议纪要送给相关人员。l 打印会议纪要在任何阶段，都可以打印会议纪要。6-4-3-5会议查询可以按时