如何组织一场高效工作会议.ppt

如何组织一场高效工作会议 目录 一 派特生物的企业文化及其理解 一 什么是 高效会议 二 如何组织一场高效工作会议 一 什么是高效会议 现场 高效开会效率高 效果达到 会后 高效执行如期跟进 有反馈落实 二 从会议步骤看 如何组织高效工作会议 高效会议四步骤 第一步 明确的会议目的 第二步 充分的会前准备 第三步 合理的组织形式 第四步 高效的会议跟进 第一步 明确的会议目的 决策执行 总经理例会 定期例会 听取汇报 分配任务 确认团队目标 分工 资讯分享 政策宣传 目标和现实有落差时 找出解决办法 发现问题 讨论问题 产生决策 解决问题 创意提案 其它 集思广益 头脑风暴 融合意见 达成共识 内部横向交流会 动员会 表彰先进 激励士气 无目的的会议纯粹是浪费时间 第二步 充分的会前准备 5 1 Why 明确会议目的 议题 What 会议任务Who 确定出席对象 主持人 会议记录When 召开时间 所需时间Where 规模 地点议程How 会议形式 与会者会议准备 1 会议组织人告知与会者扮演的角色 主持人 与会者 记录员等 相关资料发放 便于会议顺畅进行2 与会者做相应的会议准备 提前思考 相应数据和事实等 促进会议现场高效3 重要会议或关键项提前沟通 会议本身目的是快速取得共识 没必要 无准备 就不开会 第三步 合理的组织形式 针对不同的会议目的选择不同的会议形式 第四步 高效的会议跟进 关键1 做好会议纪要 你心里想的100 你嘴上说的80 别人听到60 别人听懂40 别人行动20 1 速度优先 具体简洁 2 正确记载 便于正确追踪落实 3 将会中决定的事项进行明确分工 确定完成时间 责任人 便于更好地执行 4 纪要及时分发与会者 以邮件方式分发 确保会议记录的准确性和透明管理 避免沟通漏洞 第四步 高效的会议跟进 关键2 会后做好跟进 要完成什么事 事情完成得怎么样 什么样尚未完成 事情没有完成怎么办 例 会议跟进事项表 10 示例 工作例会 周会 月会 一 主要内容 1 常规工作汇报 检查 2 市场问题的咨询与研讨 3 重要工作项目的强调与传达 二 例会要开得生动 活泼 气氛轻松 形式多样 时间一小时为宜 议题不宜过多 三 关于主持人 不要每次都是经理当主持人 鼓励其它人充当主持人 四 经理要多倾听 少发言 最后发言 多启发 多鼓励大家发言 五 发现有偏差 消极信息的出现 要及时纠正 避免扩延 能够在会上解决就解决 不能解决的会下解决 六 如果是研讨 只有议题 弱化身份 经理不要轻易早下结论 11 示例 年中会 年会 议程表 12 示例 专题研究会 一 明确会议主题和形式 1 确定会议目的和目标 2 依据会议目标来设计主题 议题不要多 忌在会议中插入无关性的 发散的内容 3 确定会议形式 专题发言 辩论 头脑风暴等 形式创新 二 会前通知与启发 1 提前通知 并下发必要的材料 提纲和日程表 便于参会者准备 2 会前动员 重点沟通参会人 三 发言人及内容的控制 发言人选择很重要 要选择发言人擅长的题目 考察其素质和表达能力 在召开之前 会议负责人一定要对发言提纲 PPT文件进行审定 要避免主题内容之间的矛盾和重叠 要删除无关议题 13 四 发言顺序 领导不要发言过多 要后面发言 充当观察员角色 关键时候发言阐述观点 五 会议结束 每场会争取要有结果和答案 有些结果要安排 跟踪责任人执行 有些未决定的议案要搁置 并阐述清楚 注意应对会议干扰 敌对 人身攻击 自以为是 悄悄话 沉默 繁忙 迟到 插话 繁琐 过分描述细节 转移话题 自言自语 大嘴巴 三 从会议要素看 如何组织高效工作会议 高效会议关键七要素 议题明确 议程清晰 精选参与人 指定主持人 做好会议记录 合适的时间地点 1 2 3 4 5 6 基本会议保障 7 1 一次会议 最好一个议题 综合性会议 也不要超过3个议题 有利于集中时间 精力 人员 高效解决问题 议题越多 参与人员越多 陪绑人越多 效率越低 明确的议题是会议成功的最关键要素 议题明确 2 议程是有效控制现场会议的主线和依据 议程清晰 要有明确的议程和时间分配规则 1 议程安排上 不要领导先讲话 先表态 避免有的参会人 话里听音 拍马屁 从而失去民主直接按领导意见办 不议而决 或者不能集思广益 积极挖掘更多创意 2 领导不要发言过多 要后面发言 充当观察员角色 关键时候发言阐述观点 3 人多未必力量大 精选参会人 本着 直接相关性 和 少而精 的原则 避免陪绑 会议的召开 并不是人越多越好 人多不仅会增加会议成本 延长会议时间 而且会增加扯皮的现象 不容易形成一致的会议结论 失去会议控制 因此 选择参会人员时要尽量避免非直接相关的人员参与 4 现场把控 靠会议主持人 指定主持人 主持人是会议现场的把控人 1 不论是何种形式的会议 都必须明确指定主持人 会议主持人要严格按照会议进程 时间安排等 做好会议的主持和会议控制 2 领导最好不要当主持人 召集人或办公室为最佳主持人选 鼓励其它人充当主持人 5 1 参会人大多数只记录或关注与自己相关的内容 而不相关的则不关心 因此 为了将各方的发言观点 产生的宝贵思想火花 最终决策 待完成项完整准确地记录下来 必须要做会议记录 2 会议记录的主要内容包括会议的全部要素 议题 议程 时间 地点 参与人 主持人 记录人 出席情况 发言情况 决策情况 待跟进事项 会议附件等 3 为会议时效性考虑 应在会议结束的第二天将会议纪要发送到与会人员 会议记录不仅仅是记录 做好会议记录 6 合适时间地点 1 刚上班 马上下班不宜召开 避免人在心不在的情况 以 在工作状态 为准 2 考虑主要参会人员的时间安排 要有二手方案备用 3 会议室安静 考虑隔音效果 现场摆设根据具体情况调整 课桌式 形等 7 基本会议保障 1 基本会议制度 统一会议基本规则 迟到 工作未完成 人身攻击 敌对情况 开小会 大嘴巴 2 对不适宜列入会议制度中的情况 如会议沉默 过分繁琐 转移话题 跑题 自言自语 插话 重复观点 消积问题等 有要预判和对应话术 这一点很重要 需要经验 更需要预先应对 3 防止领导