河南SKD股份有限公司办公自动化方案建议书【强烈推荐非常经典】.doc

精细化管理精细化管理 创百年创百年企业企业 河南河南 SKDSKD 新型能源材料有限公司办新型能源材料有限公司办 公自动化平台方案建议书公自动化平台方案建议书 机密资料 注意保密 当前版本 当前版本 V1 1V1 1 日期日期资料提供资料提供职务职务版本版本备注备注 2010年12月18日 河南中工科技有 限公司 赫尚伟 销售经理 1 1 文档去向记录 文档去向记录 拷贝份数接受人职务备注 1 1版1份河南SKD 新型能源材料有限公司 版权所有与控制 版权所有与控制 本文档版权属用友致远协创软件河南最高级别钻石经销商 河南中工科技有限公司 简称中工科 技 所有 河南 SKD 新型能源材料有限公司信息化决策小组各位领导及其相关员工 均有阅 读 参考等权利 并依据其进行 IT 整体规划 但未经用友软件股份有限公司许可 不得传播 散发 印制给其他公司及个人 用于其他用途 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 2 目目 录录 第一章第一章 概述概述 5 1 1 用友致远协创公司介绍 5 1 2 用友公司简介 6 1 3 中工科技简介 7 1 4 致远协创 OA 产品优势 8 1 4 1 管理思想落地优势 8 1 4 2 产品化优势 8 1 4 3 实施服务优势 9 第二章第二章 河南河南 SKD 办公自动化项目分析办公自动化项目分析 11 2 1 项目背景分析 11 2 2 河南 SKD 信息化现状分析 11 2 3 河南 SKD 项目需求分析 12 2 4 系统建设目标分析 16 第三章第三章 技术架构设计技术架构设计 17 3 1 设计原则 17 3 1 1 先进性 17 3 1 2 稳定性 17 3 1 3 扩展性 17 3 1 4 安全性 17 3 2 技术架构 17 3 3 技术特性 18 3 4 应用架构 19 3 5 安全设计 20 3 6 运行环境 21 第四章第四章 河南河南 SKD 办公自动化平台细节功能规划办公自动化平台细节功能规划 23 4 1 关键功能 23 4 2 重点功能 24 4 2 1 电子办公桌 24 4 2 2 协同办公 24 4 2 3 知识管理 34 4 2 4 信息发布 39 4 2 5 应用关联 42 4 2 6 致远OA精灵 48 4 3 致远 OA 其他功能 50 4 3 1 公文管理 50 4 3 2 公文交换 53 4 3 3 日程 会议 计划 54 4 3 4 电子邮件 58 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 3 4 3 5 个人设置 60 4 3 6 常用工具 62 4 3 7 人事管理 62 4 3 8 在线帮助 64 4 4 致远 OA 扩展插件 65 4 4 1 扩展说明 65 4 4 2 Office插件 66 4 4 3 U8插件 67 4 4 4 短信插件 68 4 4 5 身份认证插件 68 4 4 6 安全传输插件 69 4 4 7 综合办公插件 69 4 4 8 RTX插件 70 4 4 9 电子签章插件 70 第五章第五章 河南河南 SKD 办公自动化平台实施及部署办公自动化平台实施及部署 73 5 1 河南 SKD 办公平台硬件部署 73 5 2 实施管理 74 5 2 1 流程管理 74 5 2 2 全程管理 74 5 3 实施保障体系 76 5 3 1 组织保障 76 5 3 2 制度保障 76 5 3 3 质量保障 78 5 4 实施进度计划 79 5 5 培训计划 81 第六章第六章 针对河南针对河南 SKD 的服务保障体系的服务保障体系 83 6 1 服务宗旨 83 6 2 服务保证 83 6 3 服务体系结构 83 6 4 服务范围和内容 84 6 5 免费服务期限的服务承诺 85 附件 中工科技附件 中工科技 OAOA 办公协同软件部分客户办公协同软件部分客户 86 86 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 4 前前 言言 承蒙河南 SKD 公司各级领导的重视和支持 使我们河南中工科技有限公司 以下简称 中工科技 有机会参与贵司本次所提出的办公自动化系统规划 对贵司无纸化办公 提升管理效率 加强考核管理等业务的信息化部署提出相 关建议 通过了解 目前河南 SKD 新型能源材料有限公司 以下简称河南 SKD 领 导对信息化的建设已经有了前瞻性的认识 已经不存在 做或不做 上还是不 上 的问题 而是 如何上 怎么上 通过信息化管理企业 提升内部管理 效率 解决人情管理 实现精细化管理已经在贵司高层内部有了共识 围绕生 产基地的供应链 财务内控管理等方面入手并逐步规划信息化系统的构想已经 走在了同类其他企业的前面 本次 OA 平台的搭建是对以上系统的有效补充 对 此 用友公司极为钦佩 我们将派出最优秀的顾问团队 帮助河南 SKD 合理规 划 科学实施 用友致远协创公司作为全国最大的办公自动化软件生产企业 我们中工科 技作为河南最权威的致远协创的经销商及客户服务中心 我们一直是以推动管 理进步为宗旨 有信心也有能力为河南 SKD 提供全面的信息化解决方案 中工科技为能够参与河南 SKD 的信息化建设感到荣幸 希望能够帮助河南 SKD 优化工作流程 提高工作效率 帮助企业向管理要效益 向效率要效益 从而进一步提升企业竞争力 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 5 第一章第一章 概述概述 1 1 用友致远公司介绍用友致远公司介绍 北京致远协创软件有限公司 UFIDA Seeyon Software Technology Co LTD 是由中国最大的管理软件 ERP 和财务软件供应商 用友软件股 份公司等发起成立 专注于协同管理软件领域 集产品研发 市场拓展 渠道 销售 技术支持为一体的中国协同管理软件开发商和服务提供商 致远以 产 品化 标准化 为基础 以 渠道伙伴 为核心 规模化交付和营运 致力于 成为中国协同管理软件的第一品牌 创造最佳的客户价值和企业价值 致远拥有一支经验丰富的优秀管理和开发团队 总部设于北京 拥有遍布 全国的十余家分支机构和逾千家合作伙伴 拥有中国最大的拥有中国最大的协同管理协同管理软件营销软件营销 服务网络 服务网络 致远的核心产品 协同管理软件是国内唯一明确针对管理两大范畴之一 的组织管理应用而设计 能有效帮助组织解决战略落地 文化建设 制度与规 范管理 工作管理 资源整合 运营成本等难题 致远 OA 协同管理软件的诞生 一改中国组织在信息化领域重业务轻组织管理的局面 开创了中国组织管理软 件应用的新局面 与业务管理范畴的 ERP 软件 政府业务管理软件相辅相成 成就各类组织信息化新的应用境界 致远的产品赢得了来自客户 产业界 行业主管机构的高度认可 连续五连续五 年年位位居中国居中国协同管理协同管理管理软件市场占有率第一 管理软件市场占有率第一 市场占有率近 20 致远协同致远协同 管理软件已成为中国用户首选协同产品品牌 管理软件已成为中国用户首选协同产品品牌 消费者首选率达 28 34 目前 已有 7000 多家国内外大 中型企业 政府机关 法人社团逾 20 万客户端每天 都在应用致远协同管理软件 致远的成就也赢得了市场和业界的广泛认可 连续两年荣获中国 2004 2005 年度中国电子行业用户满意单位 用户满意产品和用户满意服务 单位 三项殊荣 2005 2006 年度中国计算机用户协会 中国信息产业行业采 购协同办公软件首选品牌 中国计算机用户协会 中国信息产业 2005 年度协 同软件产品覆盖率领先企业 赛迪顾问 2004 2009 年度中国协同软件市场 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 6 成长最快企业 2005 2009 年度中国协同应用软件市场最具价值企业 2006 2009 年度中国协同应用软件市场年度成功企业 产品致远 OA 协同管 理软件荣获中国软件行业协会 2005 年度优秀软件产品 的荣誉称号 更被列 入国家科技部 火炬计划项目 用友致远拥有规范的软件研发 产品实施体系以及完善的服务保障体系 公司研发 实施 客服等技术人员 270 余人 拥有先进的服务技术平台和多样 的服务支持方式 逾千家合作伙伴服务网络有效覆盖全国 通过 400 免费服务 热线 凭借专业知识库为客户提供 实时 高效 专业 的一流标准化服务 保障客户成功 定位 定位 中国协同管理软件专业的开发商和服务提供商 使命 使命 让协同管理软件进入每一个组织 享受协同 快乐工作 目标 目标 成为中国协同管理软件的第一品牌 创造最佳的客户价值和企业价 值 发展模式 发展模式 以 产品化 标准化 为基础 以 渠道伙伴 为核心 规模 化交付和运营 1 2 用友公司简介用友公司简介 用友公司成立于 1988 年 致力于把基于先进信息技术 包括通信技术 的最佳管理与业务实践普及到客户的管理与业务创新活动中 全面提供具有自 主知识产权的企业管理 ERP 软件 服务与解决方案 2001 年 5 月 用友公司 股票在上海证券交易所挂牌上市 股票简称 用友软件 股票代码 600588 用友软件股份有限公司连续多年被评定为国家 规划布局内重点软件企业 是中国软件业最具代表性企业 用友软件股份有限公司是亚太本土最大的管理软件提供商 是中国最大的 管理软件 ERP 软件 财务软件 集团管理软件 人力资源管理软件及小型管 理软件提供商 目前 中国及亚太地区超过 70 万家企业运行用友软件 每年超 过 10 万家企业选择用友软件 每天超过 800 万用户使用用友软件 用友软件 让企业业务更加高效 反应更加迅速 效益更加显著 用友公司的 ERP 企业管理软件 集团企业和行业解决方案 小型企业管理 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 7 软件及在线服务等产品业务线 全面覆盖众多行业领域 企业规模和成长阶段 用友公司拥有中国和亚太实力最强的企业管理软件研发体系 规模最大的支持 实施 培训服务网络 以及完备的产业生态系统 用友公司拥有由总部研发中心 南京制造业研发基地 上海先进应用研究 中心等在内的中国最大的企业应用软件研发体系和 3000 人的研发队伍 用友公 司的 70 家分子公司 60 家客户服务中心 61 家授权服务中心 150 家培训 教育中心 3000 名服务专家组成了中国管理软件业最大的服务网络 在日本 泰国 新加坡等亚洲地区 用友公司建立了分公司或代表处 用友公司与超过 2000 家的各类合作伙伴一起为客户提供优质的服务和创新的解决方案 以用友软件股份有限公司为主体的用友集团 定位于企业及政府 社团组 织管理与经营信息化应用软件与服务提供商 旗下还拥有用友政务软件公司 用友移动商务公司 海晟用友软件公司 用友艾福斯公司 用友华表公司 用 友致远公司等在内的投资控股企业 用友公司的目标是 成就世界级的管理软件和移动商务服务提供商 1 3 中工科技简介中工科技简介 河南中工科技有限公司位于郑州市花园路 39 号国贸新领地 11 层 专业从 事用友软件营销及服务工作 计算机软硬件开发及销售的高科技企业 公司创 办于 2004 年 成立之初就与用友公司正式合作 经过近七年的发展 公司在河 南软件行业中已小有名气 被用友集团授权合作经营用友软件系列产品 曾获 得用友软件几十项殊荣 被用友集团指定为用友软件授权客户服务中心 河南 省五星级合作伙伴 用友致远协创最高级别钻石级合作经销商 连续多年被河 南省科技厅 河南省创业促进会指定为河南省 ERP 体检中心 河南省信息化建 设辅导站等 公司成立至今一直秉承 为客户创造价值 做客户真诚朋友 与 客户共赢发展 的企业宗旨 已为河南省两千余家企事业单位提供优质高效的 信息化服务 并积累了丰富的行业实践经验 目前公司已是河南省规模较大 实力雄厚的软硬件经销商之一 公司将为成功打造河南省最大的信息化服务平 台而努力 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 8 1 4 致远协创致远协创 OA 产品优势产品优势 1 4 1 管理思想落地优势管理思想落地优势 1 4 1 1 深刻理解企业高层管理重点的优势深刻理解企业高层管理重点的优势 企业高层将宝贵的时间和精力 应该集中放在把握企业重要项目 重要人 员上来 由此可以基本把握企业发展方向 避免被繁多的信息淹没 用友致远 协同办公系统专门为企业高层研发了这个功能 使得高层管理者可以站在战略 高度 随时掌握重大项目的进展情况 重要人员的工作情况 轻松实现企业全 局掌控 1 4 1 2 深刻理解组织行为和组织管理优势深刻理解组织行为和组织管理优势 企业就是一个组织 如何管理企业以高效完成企业的终极目标 需要对组 织行为和组织管理具备深刻理解 这是研发 OA 办公自动化系统的软件厂商必修 之课 没有组织行为和组织管理的深层理解的办公自动化系统只能称之为功能 的模仿和代码的堆砌 用友致远协创经过多年对组织行为和组织管理方向的研 究获得重要意义的成果 1 4 2 产品化优势产品化优势 1 4 2 1 产品持续升级优势产品持续升级优势 软件厂商的存活和成长及其产品的平滑升级 是 IT 投资的有力保障 为了 确保用户的投资能够可持续的增值和发展 用友致远协同办公系统自诞生之日 起就坚持走产品化升级的道路 并郑重向用户承诺每年提供 2 3 次的产品升级 服务 从而实现用户 IT 投资的保值 增值 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 9 1 4 2 2 系统易用性优势系统易用性优势 经过大量的用户应用证明 用友致远协同办公系统的产品易用性设计使用 户单位 OA 应用推广的风险几乎为零 无需学习的办公软件在用户中深受欢迎 1 4 2 3 系统稳定性系统稳定性优势优势 以产品化要求设计产品 支持产品的稳定运行 提供长期的升级保障 推 动产品的稳定应用 产品部分的代码以及产品的接口都经过验证 以产品为基 础的应用开发保证了基础系统的稳定性和可靠性 定制开发的部分由于是按照 接口规范来定制的 所以其操作在一定的范围内 容易好地控制质量 1 4 2 4 系统开放性优势系统开放性优势 使用成熟的产品为基础 借用已经实现的接口 无需对协同平台的工作流 整合等基本接口进行设计 从而缩短了设计周期 避免了重复的基础功能编制 让系统建设直接从满足用户单位特定需求的部分开始定制 使开发时间大为节 省 由于成熟的产品经过多方测试 在系统的整合和测试只是针对定制部分 这样在很短的周期内就能完成测试 1 4 3 实施服务优势实施服务优势 1 4 3 1 实施优势实施优势 用友致远协同办公系统已在全国成功实施了很多大型应用 在成功实施过 程中 沉淀的经验和优势分述如下 适用性优势适用性优势 大型的物理办公环境往往分布于全国或全省范围 要求在逻辑上实现办 公环境的统一和畅通沟通 用友致远熟悉大型的管理应用 异地办公需求 工作流程 文档管理 组织机构等应用需求 这些经验将使该项目的需求 调研工作时间和工作量大大降低 同时 实施风险也大大降低 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 10 部署优势部署优势 对于大型应用 用友致远拥有多套成功部署方案 包括统一集中式部署 分布集中式部署 分布式部署等 分别应对不同的规模 以及应用的不同 时期 整合优势整合优势 成功实现了多家用户的业务数据打通 在成功应用的基础上形成了完整 实用的系统接口 平台化优势平台化优势 用友致远协同办公系统扩展性极强 能够 随用户单位的应用成长 在 不影响办公平台和各业务系统的前提下 不断扩展出新的功能和应用 低维护成本优势低维护成本优势 产品化程度高 实现了一键式自动安装 开机自动启动 定期自动备份 一键式数据恢复 自动升级 自动补丁包等 同时 用友致远提供专业服 务网站 大大降低了对系统管理员的专业素质要求 降低了维护工作量和 维护成本 1 4 3 2 服务优势服务优势 中工科技在对用户提供完善产品的同时 更重视服务 通过销售服务 网 络支持 并结合用友在全国各地的星罗密布的服务体系 建立了网状的遍布全 国的服务体系 从而为客户提供周到完善的服务 我们的售后支持人员是一支 具备专业素质和优良服务意识的团队 为我们的客户提供及时方便的售后服务 我们将 做客户的朋友 为客户创造价值 持续性的为客户服务 的精神落实 到每一个服务支持人员的服务过程中 使售后服务反馈中的客户满意率保持在 很高的水平上 我们提供的服务方式有 我们提供的服务方式有 注册服务 热线服务 远程安装及维护 网站技 术支持及对重点客户的 VIP 服务 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 11 第二章第二章 河南河南 SKD 办公自动化项目分析办公自动化项目分析 2 1 项目背景分析项目背景分析 据本次调研所了解 位居河南百强企业之一的河南 SKD 以规模化 产业 化 多元化为公司的发展目标 公司主要从事研发 生产 销售太阳能玻璃 EVA 胶膜以及光伏辅助材料等新型能源材料 其母公司 沁阳市 SKD 玻璃有 限责任公司已有 27 年生产工艺玻璃的历史 在超白玻璃生产技术方面具有良好 的基础 公司目前拥有三条超白玻璃生产线 年产量 1000 万平方米 三条连续 钢化玻璃生产线 年产量达 500 万平方米 公司自主研发的新型太阳能电池封 装用 EVA 胶膜 从物料配方到产品生产具备一整套独特的胶膜制备工艺 产品 经过检测及用户的使用 各项性能指标已达到或接近本领域国际先进水平 公 司先后申请了 12 项专利 其中 7 项已被国家知识产权局正式授权 公司先后被 确定为 国家级高新技术企业 高成长型民营企业 河南省民营企业百强 公司的发展得到了省 市各级领导的高度重视和支持 河南省副省长刘满仓 河南省政协副主席 省工商联主席梁静 焦作市市委书记路国贤 市长孙立坤 沁阳市市委书记陈敬如 市长魏新洪等领导先后多次到公司参观指导工作 公司规模的不断扩大逐渐会带来厂区分散 异地化管理 沟通效率慢 管 理难度大 信息不能及时共享 各项业务审批汇报 数据汇总 工作请示安排 规章制度变动 总部政策不能有效及时下发 下属公司经营行为无法及时受到 监督等一系列问题 也是河南 SKD 领导下决心发展信息化 提升沟通效率的重 要原因 2 2 河南河南 SKD 信息化现状分析信息化现状分析 通过了解 目前河南 SKD 领导对信息化的建设已经有了前瞻性的认识 已经不存在 做或不做 上还是不上 的问题 而是 如何上 怎么上 通 过信息化管理企业 提升内部管理效率 解决人情管理 实现精细化管理已经 在贵司高层内部有了共识 目前 公司整体围绕办公自动化平台 供应链 财务 生产等方面入手搭 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 12 建信息化系统 网络硬件环境也均落实部署到位 计划通过本次综合系统平台 的搭建来完善公司整个企业信息化系统的建设 使企业真正踏上信息化高速发 展的轨道上来 2 3 河南河南 SKD 项目需求分析项目需求分析 经过前期的调研 沟通 了解 河南 SKD 准备搭建一套涉及财务 供应链 管理 办公自动化等完善的企业信息化管理系统 目前河南 SKD 公司财务 供 应链等方面已有了信息化系统 而公司运营期间的办公自动化管理尤为迫切 如协同工作 新闻 公告 知识管理 工作流程 管理制度落地 短信平台业 务管理模式和流程衔接模式 了解公司总部对下属公司的主要管理指标和管理 流程 河南河南 SKDSKD 目前管理难点及解决思路目前管理难点及解决思路 项目项目管理难点管理难点解决思路解决思路 部分工作过程难以规范化 执行效率低 纸质公文发起 流转 备档 还依赖手工 阅读权限难以 灵活控制 不方便 个人 部门自我管理和上至 下的考核依赖传统的电子表 格 周计划 总结的模式 汇总效率低 领导异地批文及事务处理不 便 总部对下属子公司的业务监 控 绩效考核 表单公文的 督办依赖手工 效率低 抗 抵赖性差 总部内部新闻 知识难以分 类共享 信息控制权限不严 格 企业文化建立及公共信息还 依赖手工 短信 宣传栏等 传统的传播手段 利用协同软件的工作流及图形化 过程管理 建立电子化公文流转及过程节点 权限控制 利用用友 OA 预置的周计划 总 结功能或表单 文件传递 结合 工作流程设计 基于互联网及移动技术构架远程 办公平台 未来还可引入短信审 批 利用协同软件的工作流 表单文 件传递 督办 统计等功能 建立企业新闻版块 知识管理库 分别授权管理 采用门户技术建设企业文化及沟 通平台 通过调研 我们认为河南 SKD 本次办公自动化平台的搭建应围绕以下目标 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 13 开展 1 通过办公自动化平台的搭建 建设一套总公司与分子公司之间高效的 信息沟通平台和信息交流与共享机制 2 通过办公自动化平台的搭建 实现部门 组织间的网上协同办公 实 现总部日常的工作流程审批 公文收发管理 总部政策下达 内部文 件报送 实现无纸化办公 提升工作效率 3 通过办公自动化平台的搭建 规范公司的办公和审批流程 使总部各 部门及分子公司的办公业务和管理规范化 合理化 高效化 4 通过办公自动化平台的搭建 帮助公司总部更加及时的对下属公司实 现业务的监督 催办 考核 盘活业务 提升效率 具体来说 我们认为实现以上目标 河南 SKD 应在以下细节进行办公自动 化平台的建设 协同工作协同工作 企业内部员工间的协同工作平台 包括异地协同 支持简洁的文字 编辑 不需其它的文字处理软件 信息流转 回复 意见加载 以及附件加载 协同信息可转入邮件 邮件也可转入协同信息 协同工作应支持流程模板和自定义流程 协同工作应支持手写签名识别 WORD EXCEL 等对正文处理的功能扩展 在协同中 使用者可以根据自己的办公特点 将自己最常用的流程对象和格 式组合并保存起来 成为属于自己的个人模板 使用时无需再挑选格式和设 置流程 可以直接输入新的信息内容并发送 从而进一步提高工作效率 在协同流程处理中 支持流程的前进 回退 停止 终止 在协同流程处理中 支持加签 知会 转发 归档等权限操作 在协同中 每个人可以根据自己的信息归集方式建立完全符合个人需要的文 档夹结构 个性化的文档夹犹如自己的文件柜 配合多种条件的搜索器可以 帮助每一个使用者快速地查找到目标信息 公文管理 公文管理 通过合理的公文管理方式 可以极大改善传统的公文传阅困难 归档 困难和调阅手续繁杂不便的状况 公文按照国务院的行政公文管理方式进行管理并自动归档 解决公文的规范 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 14 化和执行问题 拟发文 收文分发 归档等具体业务的流程化管理都符合国 家公文管理规定 通过公文模板定义 流程定义 发文 待办 催办 归档和查询构成日常公 文系统 自定义模板 可以满足任意公文格式要求 流程定义 针对不同单 位不同的办公流程 任意设置 满足用户对公文流转的要求 通过待办 催 办等信息集中显示 用户操作方便快捷 另外加上自动归档和手动归档 本 地公文查询和异地公文查询等功能组合在一起 解决公文电子化后的各种应 用需求 可以将符合用户单位办公习惯的公文流程设置为系统流程模板 如发文流程 收办件流程 收阅件流程等等 全单位统一调用模板 达到规范化管理和一 致性应用 公文模板应支持模糊化角色定义和节点动作权限定义 模板套用 后系统自动匹配符合角色要求的具体人员到相应的流程节点 系统可以显示公文流程图 文件正文 流程中各人员的处理情况列表 流程 附件等流程相关内容 系统应支持收文管理和发文管理 收文管理可实现来文登记 批示 修改 传阅 反馈办理结果 自动归档等功能 发文管理适合单位在发文过程中的 规范化流程管理 用户单位可以自由定义符合本单位发文规范的发文流程模 板 工作人员拟文时必须调用相应的发文流程模板 系统应支持自动文号管理和应用 对于发文时的公文文号 用户可根据本单 位的公文编号标准 制定相应的文号模板 系统可根据模板定义的编号规则 自行编号 系统应支持痕迹保留功能 系统发文管理将支持痕迹保留和版本控制 以方 便对发文过程的管理与控制 发文审批过程中 系统将记录审批流程中每个 审批人对公文正文的修改内容和修改时间 并且同一时间只允许一个人对同 一公文的正文进行修改 文档管理 文档管理 对个人档案和单位档案进行集中式信息管理 并可以授权下级部门的 档案管理员 实现不同部门或下级单位的多档案员管理 并按权限进行设置 电子邮件电子邮件 提供基于 Web 的电子邮件发送 阅读和存储功能 提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份 允许保留邮件 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 15 在邮件服务器上 支持个性化设置 可选择的每页显示邮件列表项目数 签名 公共信息 公共信息 批量发布信息和使用者参与讨论的场所 公共信息采用有针对性批量发布信息的方式 如公告 调查 可以按照职务 级别 部门或全部发布信息 调查的投票功能帮助管理者及时掌握大范围的 调查反馈 公共信息中公告和调查的发起功能只有被授权人才能使用 公共信息讨论使用电子白板 每个人都可以在讨论区进行互动讨论 帮助使 用单位加强团体沟通意识 辅助用户单位文化建设 日程会议计划日程会议计划 日程会议计划通过选择关联项目与项目绑定 使用者不仅可以利用日程管理有效利用自己的时间 并对个人工作进行日 周 月计划 按照工作需要将自己的日程 计划授权给他人 领导 查看 他人也 可添加意见 从而大大方便上下级的计划管理和沟通 另外利用会议功能可 以进行对会议的召集和会议室等资源的申请使用 系统还应支持自动提醒 自动日期时间适配 私密事件隐藏 以及日历 周历 月历记事模式 常用工具 常用工具 应包括员工通讯录 外部联系人等功能 包括修改密码 个人信息设置 个人模板管理 代理设置 信息转移设置等 功能 系统提醒 系统提醒 支持待办事件 待办公文 会议通知 日程事件提醒 已办事件 新 发公告调查等的系统自动提醒功能 关联项目及关联人员 关联项目及关联人员 进行信息绑定 项目信息组织方式为一个时间段内的一组人产生的与这个项 目相关的各种信息 如 协同 计划 文档 会议 移动办公 移动办公 移动办公系统主要是通过为整个系统提供短信增值服务接口 并使用移动办 公系统传递管理信息 利用手机短信来提高办公效率 同时通过建立结构合 理 安全稳定的短信服务体系 借助手机短信等移动通信手段 将业务进行 有效地延伸 使管理更广泛 更及时 更可用 未来可以规划移动办公平台的应用 通过使用 GSM GPRS CDMA 等移动通 信网络为承载 以 WAP SMS 或 Socket 为传播方式 针对河南 SKD 的业 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 16 务流程量身定制 2 4 系统建设目标分析系统建设目标分析 结合河南 SKD 的发展目标 此次办公系统基础平台建设目标为 搭建一个结合河南 SKD 信息网络及应用环境的办公系统基础平台 搭建一个满足整体规划 分步实施建设策略的办公系统基础平台 搭建一个支持集中与分布部署相结合的办公系统基础平台 搭建一个提供稳定安全 适应需求变化 支持扩展集成 便于管理维 护的办公系统基础平台 搭建一个支持统一授权与分级管理相结合的办公系统基础平台 搭建一个提供各类开发工具 确保能够以较低成本 较高效率地完善 已有功能 扩充新增功能的办公系统基础平台 搭建一个支持必要的客户化开发与集成 并简单易用的办公系统基础 平台 搭建一个包含公文处理在内的 支持河南 SKD 总部及分子公司内部协 同的办公系统平台 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 17 第三章第三章 技术架构设计技术架构设计 3 1 设计原则设计原则 3 1 1 先进性先进性 采用成熟 先进的技术 确保系统技术的持续领先性 保证 IT 投资的有效 性 保值性和延续性 3 1 2 稳定性稳定性 系统确保 7 24 小时稳定可靠运行 提供系统崩溃时的快速恢复机制 确 保系统出现故障时能快速恢复系统正常运行 3 1 3 扩展性扩展性 充分考虑与其它应用系统之间的互联 在满足现有系统互联的前提下 能 够很好的适应未来信息系统增长的需要 系统架构设计合理 以利于今后的扩 容和增加 考虑对于未来的发展 立足在协同办公产品的基础上通过升级改造 来实现新需求的满足 3 1 4 安全性安全性 安全性对用户是至关重要的 一套具有完整安全防范措施 能够实现同其 他安全系统配合完成防止系统外部成员的非法入侵 病毒传播以及操作人员的 越级操作 避免遭受攻击 3 2 技术架构技术架构 用友致远协创 OA 协同系统办公软件采用标准 J2EE 结构 整个系统由 Java 语言开发 技术架构如下图所示 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 18 用户层 用户层 主要包括通知通报 新闻 工作简报等栏目 同时将各业务系统 发布的信息有选择的向特定人群展现 这部分可以根据企业不断扩展不断完善 表示层 表示层 它是系统中衔接数据和视图的关键 基础应用主要负责办公的功 能实现 组织完善业务数据 供管理层应用取样分析 主要包括办公的全部功 能 如公文 协同子系统等 应用层 应用层 主要架构在基础应用系统上 在完善的业务数据的基础上 进行 综合查询 采样统计 流程分析等综合管理应用 是企业管理的辅助信息 服务层 服务层 是基础服务功能 如用户基本信息建立 权限配置 配置信息 日志信息 集成系统的单点登陆 维护系统信息模型等等的基础建设 数据层 数据层 主要负责建立系统的数据的存储 数据加解密等 为整个综合信 息平台提供基础数据视图和数据字典 建立可分析 可挖掘的信息数据 同时 存放数据分析结果 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 19 3 3 技术特性技术特性 跨平台 支持 WINDOWS 和 Linux 操作系统 也可以支持 Unix 操作系 统 个性化 用户界面可配置 从而可选择内容和展现形式 集成性 第一信息化桌面 在展现层集成别的业务系统 也能被别的 系统集成 高并发 单台 PC 服务器能够支持 1000 个用户同时在线办公 安全性 对文件数据 信息传输 权限控制有很强的控制能力 平台接口 提供应用开发和数据交换的接口和格式 3 4 应用架构应用架构 在协同办公软件中 我们自行开发了支持协同管理应用的核心工作流引擎 统一设计了组织基础数据 单独设计了数据管理层实现了对象缓存结构 并形 成了完善的日志管理基础架构 在系统应用层 基于工作流系统规划实现了协同管理应用 实现流程 角 色 表单相关的协同工作 公文管理系统也是基于工作流的实例化实现 除了 这两个主要应用外 其它如邮件系统 计划 会议 即时通讯等都独立开发 知识管理通过独立的体系实现 与所有的系统都有独立的接口 在应用表现层 目前已经实现了基于 IE 的纯 B S 结构的接口 客户端完全 免维护 基于 C S PDA 结构的接口建立工作已经基本完成 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 20 Unix Linux Windows 跨操作系统 数据库存储层 用户门户 协 同 工 作 公 文 管 理 表 单 应 用 电 子 邮 件 文 档 管 理 日程 会议 计划 关联 项目 人员 人 事 档 案 备 份 恢 复 系 统 建 设 综 合 办 公 公 文 管 理 off ice 插 件 短 信 插 件 U8 插 件 数 字 签 章 产品基本功能 产品插件扩展 协同工作平台 对象缓存层 系统独立开发了工作流系统 文档管理系统 消息收发系统 并形成了内 部的插件标准用以扩展系统的功能应用 在此基础上定义了系统的对象缓存 对于协同管理系统专有的内部对象进 行缓存以提高系统效率 以支持更大的在线人数访问 由此 构成了协同管理系统的产品化的开发平台 并基于此平台开发了协 同管理系统的基本应用功能 形成了独立的标准化产品 对于只有部分客户需要的应用特性 通过协同插件标准进行开发 以满足 客户专有特性的应用 目前我们发布的选件应用全部是基于插件开发 在未来 不长的时间 我们还将开发整合 Micorsoft 桌面应用的插件 整合手机应用的插 件 整合其它产品应用的插件 同样 客户的专有的应用需求也会通过这种技 术进行开发 从而实现客户的个性化需求 完整的应用框架如下图所示 协同办公系统是面向组织的管理软件 由系 统部署是根据组织的具体需要组织出具体的应用信息分类和信息管理分类 形 成企业 政府 事业和社团组织符合自己的运行管理平台 同时通过工具和扩 展可以整合组织的其他应用 形成组织的体系化的信息应用 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 21 3 5 安全设计安全设计 现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题 不安 全的因素可能来源于各种各样 可能是有意的 也可能是无意的 可能是来源 于企业外部的 也可能是内部人员造成的 可能是人为的 也可能是自然力造 成的 总结起来 大致有下面几种主要威胁 非人为 自然力造成的数据丢失 设备失效 线路阻断 人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失 来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵 前面两种的预防基本相同 可以加强企业内部的管理 可以规范操作来减 少这种不必要的损失 最后一种是当前 Internet 网络所面临的最大威胁 是 电子商务 政府 企业 个人上网等顺利发展的最大障碍 也是企业网络安全 策略最需要解决的问题 基于 Internet 技术并布局与可以通过 Internet 访问的系统 安全性的要 应用服务器 安全性 登录验证码 禁止密码猜测 传输安全性 CA认证的HTTPS 加密传输 身份确认 USB加密狗 用户身份认证 系统数据 安全性 数据库与文件服务器 分离存储 做到数据 访问的物理隔绝 数据库安全性 动态数据密码 远程访问限定 应用服务器 安全性 登录验证码 禁止密码猜测 传输安全性 CA认证的HTTPS 加密传输 传输安全性 CA认证的HTTPS 加密传输 身份确认 USB加密狗 用户身份认证 系统数据 安全性 数据库与文件服务器 分离存储 做到数据 访问的物理隔绝 数据库安全性 动态数据密码 远程访问限定 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 22 求很高 用友致远 OA 协同办公软件充分考虑了这些安全的要求 支持多级多种 安全管理 通过数据库安全性 系统数据安全性 应用服务器安全性 传输安全性 身份确认逐渐保证 同时提供身份认证插件保证客户安全 3 6 运行环境运行环境 推荐配置 以推荐配置 以 IBM3850 为例 为例 型号标准配件选配件合计 IBM 服务器 X3850M2英特尔 至强 7420 前端总线 1066 MHz Intel Xeon Processor 7420 2 13GHz 6MB L2 Quad Core 1066MHz FSB 8GB 4 块 146GB 集成 RAID 0 和 RAID 1 RAID 5 1 Cpu 操作系统Windows Server 2003 2008 企业版企业版 注 不含显示器 键盘 鼠标 可以使用企业现有的显示器等 也可散件购买 3 年客户 更换元件和现场有限保修 2 客户端配置 处理器 处理器 CPUCPU 内存 内存 RAMRAM 硬盘 硬盘 HDHD 1 1 Conroe2 酷睿 2 双核 2 66G2GB2GB 推荐 推荐 DDR 60G60G 2 2 Conroe2 酷睿 2 四核 2 66G 2GB DDR60G 注意 注意 不推荐使用赛扬 不推荐使用赛扬 CeleronCeleron 芯片为处理器的客户机 由于赛扬处理器缓存低 浮 芯片为处理器的客户机 由于赛扬处理器缓存低 浮 点运算较差 所以运行效果也较差 点运算较差 所以运行效果也较差 客户端机器采购建议 1 推荐 酷睿 2 四核 2 4 以上 2G 内存 60G 以上硬盘 2 采购客户端台式机时 如果习惯使用 WINXP 系统 请务必要求商家给安装 WindowsWindows XPXP Sp2Sp2 Sp3Sp3 专业版 不能是 专业版 不能是 HOMEHOME 版 版 不建议安装 不建议安装 GHOSTGHOST 版本 同时安装好版本 同时安装好 IE6 0 Sp1IE6 0 Sp1 以及以及 IISIIS 其他配置参考建议 浏览器IE 6 0 以上 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 23 应用服务器 支持 J2EE 标准的服务器 Tomcat 数据库MySQL4 0 24 版本 网络设备网络交换机 注 根据用户并发数变更配置 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 24 第四章第四章 河南河南 SKD 办公自动化平台细节功能规划办公自动化平台细节功能规划 4 1 关键功能关键功能 通过上面的需求分析 可以总结出河南 SKD 的关键应用需求 在此做逐 一介绍 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 25 4 2 重点功能重点功能 4 2 1 电子办公桌电子办公桌 通过双首页满足用户日常办公的基本需求 个人首页以 人 为中心 通 过事找人 人找事来满足工作人员日常办公中最核心的工作处理 单位首页以 信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面 主要特点 支持个人和单位双首页 分别展现出个人办公桌面和组织信息平台 支持栏目布局可定制 信息内容可定制 提供按人 项目 业务 快速入口等多种信息分类方式 让协同系统 的信息有机关联 有序呈现 提供全面功能入口和多种快捷操作方式 4 2 2 协同办公协同办公 我们每天有各种繁杂的事务需要处理 一些是已经处理过还需要继续关注 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 26 的 一些是等待处理的 一些事务是需要按照公司的规章制度严格执行 一些 是根据具体的情况随机发起 一些是管理者希望在事务在处理过程中可以轻松 督查 一些是希望能够在处理过程中能够随时查看各类参考信息 同时 协同办公也是人与他人之间进行沟通协作的基本工具 可以实现一 人对单人 多人并发 多人串发按流程进行的多种沟通和信息传递 4 2 2 1 工作流引擎工作流引擎 4 2 2 1 1 应用原理应用原理 新事务请求 事务处理请求 事件 回复意见 加签知会 回退撤销 转发协同 转发邮件 转发公告 处理 目标 存储 共享 分享 推送 价值 全面跟踪 过程共享 降低成本 可以利用协同工作提供新建 待发功能发起一个协同事件诉求 通过流程角 色定义 内容格式的编辑后 发送给接收处理者 发送完成后 发起者可以在 已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果 及时催办和掌控信息 作为接收处理者 可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息 即对该信息发表自己意见 态度 加载自己的附件等 如此有序的事件信息循 环往复 达到日常协同工作的全面 准确 及时沟通和交流 处理完成后 接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态 度 最后 使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文 档夹中 进入文档管理 通过文档管理中的共享 借阅 转发功能 把信息传递给 工作伙伴 配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信 息 协同工作主要体现协同处理事务 协同管理的概念 根据各行业业务需要 设定具体流程 使各种事宜在办公自动化系统中流转完成 真正实现无纸办公 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 27 协同工作流程既能够在同一单位内进行 也能够在上下级单位之间进行 各事 项能够按需进行文件表单的定制 流程的定制 制作简单灵活 易于使用 易 于修改 因个人原因无法完成待办事项的 能够将待办事项移交他人代办 也 能将移交出去的事项收回 协同工作支持简捷的文字编辑 信息流转 回复 意见发布 以及附件上传 协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能 也 是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新 4 2 2 1 2 功能功能 用友致远协创 OA 产品提供一个二元工作流支撑机制 也就是 刚性流程 引擎 针对规范化制度应用需求 和柔性流程引擎 针对随机产生的应用需求 刚性流程引擎刚性流程引擎 在系统管理员完成表单制作之后 进行表单和流程绑定设置工作 刚性流 程引擎的核心在于支持针对部门 角色 岗位 职务级别 隶属关系等的流程 定义 柔性流程引擎柔性流程引擎 柔性流程面向每个协同系统中使用的用户 每个用户根据每项工作的特点 自行定义办理流程 柔性流程引擎的核心在于支持所有针对具体个人 部门的 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 28 流转需求 4 2 2 1 3 特色特色 支持流程模板和自定义发起流程 支持关联协同 实现从知识文档 已发和已办 待办协同中提取关联信 息作为本次发出协同的超链信息 使多个协同有效整合成为相关联的 完整的信息组合 支持流程分支 可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支 支持协同工作预归档 将协同工作信息公布给第三方 支持流程执行过程中信息的振荡回复 在流程信息规范的前提下充分 分享意见 全面支持 Office WPS 作为协同工作的正文和附件 支持转发协同 转发邮件 转发公告 4 2 2 2 智能表单智能表单 在致远 OA 协同管理系统中 将企业的业务和沟通信息分为格式化信息和 非格式化信息两大类 格式化信息如日常使用的各种单据 是执行控制的关键 按单据 是组织要控制的信息地细化定义 这些信息一般需要进行统计汇总 非格式化信息指日常的沟通 汇报等内容 注重实际信息的共享和呈报 不严 格区分数据单元格信息 河南 SKD 股份有限公司办公自动化系统方案文件 29 致远 OA 协同表单系统正是将组织的各种单据 表单 通过流转控制进行 执行管理的平台工具 针对每个企业的表格 单据的格式和内容的多样性 而 且样式经常更新 修改这样的事实 致远 OA 协同管理软件设计为由业务职能 的管理人员设计表单 定义流程和配置权限 以在企业的各种事务和业务流程 中实现表单流转 如 市场费用申请 特价申请 普通发票申请 增值税发票申请 费用报销 业务差旅申请 报告流程 合同审批 客户投诉处理 采购申请 固定资产 报废申请 公务联络 办公用品申报 公章借用 客户接待申请 用车申请 员工培训 申请 部门用人申请 人员调动申请 员工奖励审批 员工违纪处罚报批 员工转正审 批 加班申请 考勤汇总 出勤补登 请假申请单 工作交接 重要工作请示等 通过定义信息载体 表单 结合流程应用 致远 OA 协同管理软件以配置 的方式实现了切合企业管理实际的应用流程 而无须现场编写程序 为组织的 成长 变化和流程重新设计提供了简要 方便的实现手段 4 2 2 2 1 应用原理应用原理 数据采集 单据审批 事件 定制表单 定义数据 流程绑定 表单统计 表单查询 二次加工 转发协同 处理 目标 审批 采集 加工 存储 推送 价值 单据全面跟踪 统计分析 降低成本 本质上看 表单提供收集 上报 审定 确认和处理格式化信息的功能 通过支持组织流程的变化和执行的有效性管理 为组织的管理提供了核心价值 这也使表单成为协同管理软件的核心功能 解决了企事业单位基础业务执行控 制的问题 事实上 表单管理基于我们常规的管理制度定义了你能做什么和如何做