档案管理制度.doc

昆明HR行业协会群：35231451西安华城国际物业管理有限公司档案管理制度简介编制本手册主要目的是给予公司各级员工工作上之参考，尤其是指导公司办公文件及档案管理。本手册内容基于公司环境条件不同，故实际施行细节可允许作部分变动，但由公司指示而定。本手册内容主要为：第一章 公司档案管理制度第二章 公司档案保管第三章 档案目录示例第一章 档案管理制度一.档案管理规定：1. 公司各项目的档案资料规定由项目经理(包括代理经理)负责监督保管，由项目管理处总办秘书专职文件存档、注记工作。2. 有关验收档案、图则、业主及商户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经项目经理许可，他人不得动用。3. 档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4. 档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5. 档案在历任项目经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。6. 档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7. 因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经项目经理书面确认，如有违反的作泄密处理。8. 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将作适当处分。9. 档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对管理有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。二.管理保密规定：1. 管理处工作范围内所有的公司内部资料，业主、用户单元和管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。2. 业主、用户及员工资料统一存放在管理处办公室文件柜中，由管理处秘书专人负责备注、记录及存档等工作，由项目经理每季审核，其它工作人员未经许可禁止查阅。3. 管理处文件柜备用钥匙由项目经理保管，项目经理及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。4. 因工作所需而放置于办公室、监控中心、接待处的业主及用户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5. 公司制定的各类规章制度及工作指引，由管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工工作及员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。6. 管理处发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7. 员工应具有维护他人隐私权利的法律意识，主动为公司及用户保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向管理处报告。8. 员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、用户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。第二章 档案保管一.档案资料：1、验收档案：1) 土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)；2) 设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3) 机电设备保养合约；4) 公共区域设施设备验收记录(管理公司)；5) 公共区域设施设备移交记录(发展商，承包商与管理公司)；6) 单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司)；2、二次装修档案：1) 用户单元二次装修图则及审批手续；2) 二次装修期间管理处监督检查资料；3、商户资料：1) 业主入伙情况记录；2) 业主(租户)情况登记(包括名称，单元号，联系人，建面积，交接单，入伙时间或租用期限等)；4、管理文本汇编：1) 管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2) 各类管理规章制度及装修规定等；3) 各项管理分包合约；5、设备维修保养类：1) 各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2) 各类设施设备有独立的维修档案；及日常巡检维修记录；3) 主要部位如变配电间、监控中心等应有工作日记，交接班记录，巡视记录及人员进出记录；4) 管理处有用户维修报修单，维修后应有回访记录；6、设施设备检测类：1) 变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2) 生活水箱要定期清洗消毒并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；3) 消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感温感探头应有定期测试工作记录；4) 其它设施设备检测记录资料；7、管理处运作类：1) 管理处正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；2) 管理费收缴情况；3) 管理费财务报告；4) 物业管理处运作报告；* 管理处会议记录(包括内部及与发展商或业主委员会)* 管理处值班记录* 保安值班记录* 设备值班与巡检记录* 管理工作计划与报告* 工程设备管理计划与报告* 管理处往来信函* 用户报修与投诉处理记录* 承包商维修或保养工作情况记录二.档案存档要求资料内容文档名称存档要求目录索引1. 土建设备安装竣工资料竣工图则资料图纸档案盒(蓝色)数量：按类建立每张图纸名称索引2. 设施设备质检、消防等部门验收文件审验文件易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按设施设备单项设索引3. 机电设备保养合约设备保养合约易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按设施设备单项设索引4. 公共区域设备设备验收记录公共区域验收记录图纸档案盒数量：按量而定按区域、设备名称设索引5. 公共区域设备移交记录公共区域移交记录图纸档案盒数量：按量而定按区域、设备名称设索引6. 单元验收及移交记录单元验收移交记录图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引7. 用户单元二次装修图则及审批手续二次装修审批记录图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引8. 二次装修监督检查资料二次装修监督记录图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引9. 入伙情况记录入伙情况记录易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按月作报表不作索引10. 业主、商户及租户情况记录业主、用户情况记录易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按顺序存档不作索引11. 管理合约、公约用户手册汇编管理文本汇编易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按文本分类索引12. 管理规章制度及装修规定规章制度汇编易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按文本分类索引13.管理分包合约管理公包合约易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上14.设施设备维修保养制度及应急措施维修保养制度易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上15.设施设备维修档案设备维修档案易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上16.设施设备检测记录设备检测记录易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上17.管理财务报告财务报告易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按月报告存放不作索引18.管理费收缴情况记录管理费收缴记录易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上19.管理报告管理报告易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上第三章 档案目录示例A. 公司注册登记文件(总办)1. 法人营业执照(正本/副本)2. 国税登记证(正本/副本)3. 组织代码证(正本/副本)4. 财务登记证(正本/副本)5. 批准证书(正本/副本)6. 研究报告的批复7. 外汇登记证8. 基本帐户开户许可证9. 基本及资本金帐户印鉴10. 验资报告11. 社会保险登记证(正本)12. 资质证书(正本/副本)13. 用工许可证(正本/副本)14. 验资前注册文件复印件15. 其它B. 一般来往信件（总办及各项目）1. 与发展商往来信件1.1 来信1.1.1 天府公司1.1.2.天府项目工程部1.1.3.天府财务部1.1.4.天府其它部门1.2 发函1.2.1天府公司1.2.2天府项目工程部1.2.3天府财务部1.2.4天府其它部门2. 与业户/租户往来信件2.1 来信2.1.1表扬信件（总办及各项目）2.1.2投诉信件（总办及各项目）2.1.3意见表2.1.4通告/信件2.1.5业权变更2.1.6警告信(如：狗只饲养、冷气机滴水等)2.1.7业主/租户资料（每个业主一份档案）2.1.8业主/租户装修2.2 发函2.2.1表扬信件（总办及各项目）2.2.2投诉信件（总办及各项目）2.2.3意见表2.2.4通告/信件2.2.5业权变更2.2.6警告信2.2.7业主/租户资料（每个业主一份档案）2.2.8业主/租户装修3. 与各政府部门的来往信件3.1 来信3.1.1房屋土地管理局3.1.2街道办事处3.1.3工商局3.1.4公安局3.1.5税务局3.1.6建委3.1.7环保3.1.8消防3.1.9民防/人防3.1.10陆管所3.1.11电信局3.1.12银行3.1.13财政局3.2 发函3.2.1房屋土地管理局3.2.2街道办事处3.2.3工商局3.2.4公安局3.2.5税务局3.2.6建委3.2.7环保3.2.8消防3.2.9民防/人防3.2.10陆管所3.2.11电信局3.2.12银行3.2.13财政局4. 与业主委员会往来文件(住宅)4.1 业委会活动4.2议程/会议记录4.3书信往来4.4委员会名单4.5其它C. 行政管理(总办及各项目)1. 行政通告2. 行政制度及操作手册3. 办公用品申领记录4. 购物报价/招投标记录5. 购物申请记录6. 文件收发记录7. 印刷品/司标库存、签收记录8. 钥匙领用记录表9. 员工制服发放退还记录10. 供应商名录及资料11. 供应商评估报告12. 报纸订阅清单13. 手机话费报销申请记录14. 公司印章申请记录15. 办公室公用事业费清单16. 办公室租金、物业管理费17. 办公室租赁合约18. 办公室装修19. 通讯录/紧急联络表20. 办公设施/资产清单/库存清单21. 办公设施维修记录22. 资产设备说明书23. 行政事务合同24. 报价单25. 员工活动26. 礼物记录27. 周年聚餐D. 人事管理(总办及各项目)1. 人事通告2. 考勤记录3. 加班记录4. 排班记录5. 休假及年假记录6. 员工资料7. 员工工资8. 员工保险9. 员工离职申请10. 四金申报记录11. 社保政策及表格12. 劳动政策、法规13. 劳动局申报备案14. 招聘广告15. 招聘广告合同16. 人事制度及操作手册17. 员工手册18. 员工岗位手册19. 人力资源年度计划20. 年终考评21. 员工退休金/奖金记录22. 优秀/最佳员工选举23. 应聘资料24. 面谈记录表25. 员工内部培训记录26. 员工外部培训记录27. 员工教育津贴28. 员工住院津贴29. 员工差旅津贴30. 费用分配记录31. 员工杂项申请表格记录E. 财政（总办及各项目）1. 财务发文2. 年度预算3. 财务收支月报4. 帐目审核/年度报告5. 管理费欠款报告6. 减免物业管理费7. 财务制度及操作手册8. 物业管理缴款通知书9. 杂项收费10. 记帐凭证11. 财务报表12. 备用金13. 银行往来信件14. 资产负债表15. 核数师律师专业报告服务费F. 信息技术(总办)1. IT服务外判2. IT报告G. 公共关系（总办及各项目）1. 公众活动2. 剪报3. 照片资料4. 公司简介5. 问卷调查6. 律师服务7. 其它H. 政府部门往来文件(总办及各项目)1. 房屋土地管理局2. 街道办事处3. 工商局4. 公安局5. 税务局6. 建委7. 环保8. 消防9. 民防/人防10. 陆管所11. 电信局12. 银行13. 财政局I. 物业前期筹备(总办及各项目)1. 管理公约2. 业主/租户手册3. 装修手册4. 委托物业管理服务合同5. 物业管理建议书/提案6. 预算7. 物业交接文件8. 物业整改记录9. 验收记录、接管记录10. 物业建筑面积、测绘资料11. 物业招投标文件12. 物业管理条例、法规13. 前期施工图纸14. 工程招投标J. 会议记录（各项目）1. 项目协调会议（总办）2. 行政管理会议（总办）3. 商厦管理会议4. 清洁会议5. 保安会议6. 维修会议7. 装修协调会议8. 消防专题会议9. 其它K. 营运（各项目）1. 清洁a. 清洁服务招投标b. 清洁岗位规章制度c. 清洁保准d. 保洁内容及计划e. 灭虫害控制2. 保安a. 保安队规章制度b. 机动车/非机动车管理条例c. 保安岗位检查考评规程d. 保安管理日常记录e. 安全消防巡楼报告f. 户外巡查记录g. 进场装修人员名单h. 临时出入人员登记表i. 物品出门证制度及记录j. 停车场内车辆及设施登记表k. 停车场管理日常记录3. 绿化及园艺a. 园林绿化招投标b. 公园管理c. 小区绿化管理4. 有偿服务及收费标准5. 无偿服务6. 社区文化活动7. 事故报告8. 犯罪报告9. 管理处每月管理报告10. 商厦经理夜巡报告11. 邮政12. 车场L. 维修保养（各项目）1. 土建2. 给排水a. 给排水每日工作记录b. 给排水维修记录c. 给排水交接班记录d. 给水泵运行记录e. 生活水箱清洗f. 招投标文件3. 污水处理系统a. 污水处理站监测报告b. 污水处理日报表c. 招投标文件4. 电梯a. 自动扶梯/电梯/货梯运行时间