时间管理培训演示(一).ppt

时间管理TimeManagement 1 引子 你了解时间吗 一项调查表明 工作繁忙的人同其配偶或其他 主要共同生活者 有意义的交流时间平均每天 2分钟 人们一般平均8分钟受一次干扰 每小时约7次 每次大约5分钟 每天大约4小时 一天自学1小时 3至5年后成为专家 2 第一章时间和时间管理 时间的概念和特征 时间管理 3 时间是什么 时间是过去 现在 未来组成的一连串事件 韦氏字典 时间 金钱 时间 生命的价值 时间的特征 公平性 时间对每个人都同样公平 每人每天都是24小时 每小时都是60分 每分都是60秒 单程性 时间一去不返 人生是一次单程旅行 4 既然时间是公平的 那么为什么有人在有限的时间里既取得了学业的成就 事业的成功 又没耽误享受亲情和友情 还能使自己的生活丰富多彩 秘密何在呢 5 何谓时间管理 秘密在于是否掌握时间管理 其本质是主动有效地控制时间 而非被动的受制于时间 时间管理实际包含三个层次的问题 意愿和决心 由人生观价值观等决定 由个人自行解决 原则和方法 本培训要解决的核心问题 将围绕此展开 形成行为习惯 关键是观念和毅力 6 第二章时间那去了 对时间的分析 请你分析 软件开发部项目经理王鹏的一天 请问 王鹏的时间管理是否存在问题 如有 应如何改进 7 自我测试 你能支配自己的时间吗 8 时间分析方法 工作清单分析 工作重要性分析 工作紧急性分析 工作效益性分析 9 工作清单分析 分析你在一个工作日内都做了那些工作事项并填入下表 连续记录四周后汇总 说明 累计超过10分钟的工作填入 工作事项 10 工作重要性分析 分析一段时间内各工作事项的重要程度并填表 说明 重要性 的标准如下 非常重要A 绝对重要 其他事情都可以不做也要做 重要B 需要做 你不做就要出问题 不太重要C 应该做 可做可不做但做比不做好一点 不重要D 可不做 做也不见得好 11 工作紧急性分析 分析一段时间内各工作事项的紧急程度并填入下表 说明 紧急性 的标准如下 非常紧急A 现在就做 马上放下其他事情开始做 紧急B 短时间内需要做 一般为当天要做 不太紧急C 可放一放再做 可纳入计划中去安排 不紧急D 什么时候干都行 无需计划 12 工作效益性分析 这里的效益指投入单位的人力资源 时间 精力 努力 而产出的成果 分析一段时间内各工作事项的效益并填入下表 说明 工作效益 可以从以下三个的指标衡量 A 目标 职务贡献度 某事项对实现工作目标或履行岗位职责的贡献大小 贡献越大 效益越高 B 必要性 某事项由你来做的必要程度 可否由其他同事或下属完成 必要性越强 效益越高 C 所需人力资源 时间 精力 努力 显然 所需资源越少 效益越高 13 自我分析 尽可能全面地列出你具有代表性的一周 一个月的所有工作事项 并按照上面介绍的方法进行分析 14 第三章时间管理的原则 制订计划 排序分时 80 20原则 符合生理周期 养成习惯 15 原则1 制订计划 计划 为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署 计划的作用 事先计划是时间管理的根本途径 要想控制时间 必须首先制订计划 16 计划的前提是确立目标 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查 对象是一群智力 学历 环境等条件都差不多的年轻人 调查结果如下 17 2020 2 4 18 3 10 60 27 有清晰且长期的目标 有清晰但短期的目标 有较模糊目标 无目标 19 3 10 60 27 二十五年后 25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标 他们都朝着同一个方向不懈地努力 现在 他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士 他们中不乏白手创业者 行业领袖 社会精英 大都生活在社会的中上层 他们的共同特点是 那些短期目标不断被达成 生活状态稳步上升 成为各行各业的不可或缺的专业人士 如医生 律师 工程师 高级主管等等 几乎都生活在社会的中下层面 他们能安稳地生活与工作 但都没有什么特别的成绩 几乎都生活在社会的最底层 他们的生活都过得很不如意 常常失业 靠社会救济 并且常常都在抱怨他人 抱怨社会 抱怨世界 20 制订计划的SMART原则 S明确的 Specific M可衡量的 Measurable A可达成又具挑战性的 Achievable R相适的或称合理的 Relevance T时间性 Timeliness 21 我的目标是想在一年内赚100万 请问我应该如何计划我的目标呢 一个符合SMART原则的计划是目标能否实现的度量仪 22 计划的形成 采用树杈法 鱼骨法 将目标分解成任务形成计划 写下一个大目标 写出实现该目标所有的必要条件及充分条件 作为小目标 即第一层树杈 写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件 变成第二层树杈 如此类推 直到画出所有的树叶 即时目标为止 才算完成该目标多杈树的分解 检查多杈树分解是否充分 即反之从叶子到树枝再到树干 不断检查如果小目标均达成 大目标是否一定会达成 如是则表示分解已完成 如不是则表明所列的条件还不够充分 继续补充被忽略的树枝 23 目标寻找如意配偶 相遇条件 你的条件 对象条件 能力 品格 生理条件 工作 他可能期望你达到的条件 如何吸引他 如何找到他 如何创造缘份 收入 未来 感情长期维系条件 个人条件 个人观念 家庭条件 基本条件 应自我塑造的条件 他会在哪里 如何处理竞争者 如何接触到他 事业条件 24 一位人事主管的周工作计划 25 原则2 排序分时 即排出顺序 分配时间资源 26 时间管理矩阵图 重要不重要 紧急不紧急 危机 急迫的问题 有限期的任务 会议 筹备事项 准备及预防工作 计划 关系的建立 培训 授权 创新 干扰 一些电话 一些会议 一些紧急事件 符合别人期望的事 细琐的工作 浪费时间的闲聊 无关紧要的信件 无关紧要的私人电话 27 错误倾向 偏重第一类事务 结果 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 28 错误倾向 偏重第三类事务 结果 轻重不分 未有效完成本职 缺乏自制力 怪罪他人 面临危机压力 失去目标与计划 29 第二象限工作法 合理的按照紧急和重要两个纬度划分自己的工作事项 将大部分时间和精力放在第二象限的工作上 主要根据第二象限的工作制订计划 80 的时间资源放在第二象限 20 放在其他象限 30 原则3 80 20原则 80 20原则 也叫帕雷托原则 80 的工作价值来自于20 的工作事项 而剩下的20 的价值来自于80 的工作事项 31 80 20原则的启示 启示 20 的工作事项创造80 的工作价值 抓住工作的关键 集中80 的主要精力做20 的主要工作 可以保证80 的工作结果 改进这20 的工作处理方法 可以获得80 的新效果 误区 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力 32 原则4 符合生理周期 了解你的 兴奋 和 低潮 时间段并以此为依据制定你每天的工作计划 请做以下测试 了解自己的生活节奏 以便有效的工作 33 原则5 养成习惯 送给参训者三句