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竣工资料管理制度1 竣工资料的收集1.1建设单位档案管理部门负责组织竣工资料的收集、整理和归档工作。1.2各参建单位按照职责范围负责收集、整理本单位的竣工资料。2 竣工资料的整理与质量要求2.1文字资料a）必须保证竣工资料的原始性和真实性。b）竣工资料必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护和改扩建需要；完整是指各种文件原件齐全，签字手续完备，准确是指技术数据必须准确，保持各个部分之间的有机联系，系统是指分类科学、组卷合理。c）竣工资料中所用计量单位、符号、文字以及打印、书写符合国家档案管理有关规定。d）竣工资料中纸质材料必须宜于长期保存，做到字迹清楚，图面整洁，不褪色，工程名称应一致。 e）手工签署姓名、日期、鉴定验收意见时，字体必须工整，不得潦草。f）外文资料应译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。2.2图纸资料（竣工图）2.2.1 竣工图的编制要求1）竣工图是竣工资料的重要组成部分，必须做到齐全、准确。竣工图记录地下、地上建(构)筑物、设备、工艺管线、电气、自动化仪表、通讯设备等建筑、安装工程实际情况，要做到竣工图与设计变更资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。2）竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和集团公司的标准图、通用图，可在目录中注明，不作为竣工图编制。3）凡按施工图施工没有变更的，加盖并签署“竣工图专用章”，作为竣工图。4）凡有一般性图纸更改及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上用绘图工具和碳素墨水笔修改，修改的部分加盖“竣工图核定章”， 在核定依据栏中应注明更改依据，如设计变更通知单、洽商记录等的文件编号，全图修改后加盖并签署“竣工图专用章”。5）凡涉及结构形式、工艺平面图等重大改变及图面变更面积超过35%的应重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图按原图编号末尾加注“竣”字，或在新图标题栏内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。6）如果一张更改通知单涉及多图的或图纸不在同一卷册的情况，应在竣工图目录的备注或备考表中说明。7）竣工图图纸的折叠应符合GB/10609.31989技术用图复制图折叠办法，即折叠成“手风琴”式4号图纸规格(297210毫米)，图面在里,标题栏露在外右下角。装订和组卷符合竣工资料有关规定。 8）竣工图应按单位工程编制，并有详细的编制说明和目录。9）竣工图应使用新（干净）的施工图，并按要求加盖、签署竣工图章。2.2.2 竣工图编制更改办法1）编制竣工图时对施工图的变异应坚持“十改”、“七不改”的原则。 “十改”原则“十改”是:凡隐蔽工程、重要设备、管道、钢筋混凝土工程等，施工与原施工图的差异超过规范许可限度的，必须一律改在竣工图上，包括： 竖向布置和地面、道路标高； 工厂、装置、建筑物、管带、道路的平面布置和坐标； 工艺、热力、电气、暖通等机械设备； 管道直径、厚度、材质及管道联结方式，以及流程的改变； 电力、电讯设备接线方式、走向、截面； 自动控制方式和设备； 设备基础、框架、主要钢筋混凝土标号和配筋； 地下自流管道、排水管道的坐标、标高； 阀门的增减、位移和型号； 保温结构材料。 “七不改”原则“七不改”是：为减少竣工图的工作量，凡在地面上易于辨认的非原则性的变异，一律不在原施工图上修改，包括： 房屋尺寸、地面结构、门窗大样、照明灯具； 地面以上钢结构、平台、梯子的尺寸和型钢规格； 地面以上的管道坐标、标高； 地面以上的设备、管道的保温结构和厚度； 油罐的拼板图； 一般管件代用； 所有地面、地下不超过规范许可的施工尺寸误差。2）更改更改一般是杠改或划改；局部可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。 利用施工图更改，必须在更改处注明更改依据，如设计变更通知单的名称、编号、变更日期及洽商记录等的文件编号。 凡一般性图纸变更符合杠改或划改要求的必须在新图上更改，并加盖签署竣工图章。 无法在图纸上表达清楚的，在标题栏上方或左边用文字说明。 图纸上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 更改的施工图不得随意徒手更改，必须用绘图工具碳素墨水笔更改。 凡在图纸上修改的部位均应加盖核定章，注明修改依据、核定人及监理工程师的确认。2.2.3竣工图编制分工1）竣工图编制由施工单位编制，监理单位和建设单位负责审核；2）凡属重大修改需要重新绘制的竣工图按下列情况区别对待：由于设计原因造成修改的，由设计部门重新绘制；由于施工原因造成的，由施工单位负责绘制，设计认可。重新绘制的竣工图均应经施工单位、监理单位与工程核对确认后，加盖“竣工图专用章”。2.2.4 竣工图章的使用1）竣工图专用章和竣工图核定章由建设单位统一提供。2）竣工图章内容、尺寸如下图所示（单位为毫米）竣工图专用章（60mm80mm） （编 制 单 位 名 称）竣 工 图编 制 人技术负责人编制日期 监 理 单 位 名 称监理负责人7136010101010 25 25 80竣工图核定章内容、尺寸（30mm50mm）设计变更核定章依据核定人监理工程师核定日期2）竣工图由施工单位加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写整齐、清楚，不得代签。3）竣工图专用章应加盖在图内标题栏上方或附近空白处。4）竣工图专用章、竣工图核定章应使用不褪色红印油加盖。2.2.5 竣工图的审核1）监理单位组织业主代表、设计代表、施工代表对竣工图进行审查，发现问题要求责任单位及时修改和补齐。2）审核竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料等变更相符，应与施工及质检记录相符。2.3实物档案凡是在工程过程中产生的能够反映工程阶段性成果的实物，凡是具有纪念、科研、利用、保存价值的实物，应采用声像手段存档（如：锦旗、证书、挂图、岩样、纪念品等）。2.4声像资料1.声像资料的质量要求1）照片、摄像：主题要重点突出，结构合理，色彩不失真，人物、景象清晰，层次分明，摄像声音清晰。2）会议和集体活动的照片、摄像：重点反映全景、主席台、主要领导、代表性人物（领导）发言结论，花絮等主要内容，一般只录主要情节。3）照片、摄像应反映具有代表性的内容。2. 声像资料整理要求每一参建单位应提交两套刻录的光盘声像资料。一套是反映所承担工程全过程的不少于30分钟的摄像资料，并进行编辑配音。另一套是反映每一工序、重要场合、重要事件以及重大设备开箱验收等要保留的照片资料。要求每一工序至少35张5寸照片，照片不得少于30张。每一参建单位应提交所有声像资料整理时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录，声像资料的具体整理按照照片档案管理规范GB/T11821-2002，电子文件光盘存储归档与档案管理要求GB/T17678.11999 CAD及项目声像资料管理规定的要求进行。1）照片的整理归档的照片按照所反映的事件分成若干个专题，每个专题应附总说明，专题下的每一张照片应有分说明。 照片总说明。照片总说明采用与照片尺寸相同的白纸，将反映事件的时间、地点、内容、人物、背景打印出来，同照片一样镶嵌在每一组专题的第一张照片之前。在每个专题说明的左上角打上“档号：”字样（使用宋体五号字），空出不填，由建设单位填写；说明的标题和内容用为宋体，标题为四号字，内容为五号字。 照片分说明。每一张照片的分说明包括照片/底片号、时间、地点、人物、摄像和必要的文字说明等，用白纸打印粘贴在每一张照片的右侧。分说明所用字体为宋体，小四号字。 照片档案卷内目录填写要求序号：每一个事件或一个专题给一个序号，从“1”开始按反映事由的顺序排列；照片/底片号：暂不填，由档案部门填写；题名：填写照片专题总说明标题，写明事件发生的地点或区域（能标明标段的要标明标段），以及照片内容；拍摄时间：应写明所拍事件发生的时间或时间区段；备注：应写明该专题所包括照片的张数、此组照片在相册内的首尾页码。卷内目录所填写内容一律要求打印，所用字体为宋体小四号字。 卷内备考表填写照片组卷过程中需要说明的内容，没有说明的内容可以不填；立卷人、检查人、立卷时间都由立卷单位填写在相册的最后位置。 对于数码照片，照片总体设置一个一级文件夹，并在其中保存数码照片的word格式的总体说明文件和若干二级文件夹，以每一个事件或专题设定为一个二级文件夹，其中保存word格式的照片总说明、与每张照片对应的照片分说明，以及相应的数码照片，并刻录成光盘存档。2）声像资料的整理 声像资料内应有配音、字幕、解说，并刻录成光盘提交。 声像资料要附文字说明，将文字说明打印在适当大的白纸上，并粘贴在光盘盒内。声像资料说明应包括录像的时间、地点、人物、事由等要素。声像资料说明采用宋体，小四号字。3）声像资料的存储格式要求 图像电子文件：以TIFF、JEPG为通用格式。 视频和多媒体电子文件：以MPEG、WMV为通用格式。 音频电子文件：以WAV、MP3为通用格式。2.5电子文档8.2.5.1 各单位产生的文件必须有电子文档，电子文档应与纸质文档完全对应，卷、册、分册排列完全一致。几方会签的重要文件应扫描成电子文档分别存档。8.2.5.2 竣工资料电子文档要求刻录成只读光盘，光盘刻录按照文件夹的形式，每一案卷的电子文件形成一个文件夹，每一册的电子文件对应一个二级文件夹，每一分册的电子文件对应一个三级文件夹，文件夹的命名与相应纸质文件卷、册、分册案卷题名保持一致。8.2.5.3 电子文件存储格式要求：1）文本电子文件：以doc、xml、txt、PDF为通用格式。2）扫描文件：以TIF、FPDF、JPEG为通用格式，扫描分辨率应大于等于200dbi，以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。3）图纸电子文件：以CAD为通用格式。3 竣工资料的组卷3.1组卷原则a）组卷应遵循文件资料的形成规律，保持案卷内文字资料的系统联系。b）根据文件的数量，对于同一类文件，如一卷装订不下（厚度超过30毫米），可以进行册、分册的划分。c）同一卷或册内文字资料按重要程度或时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后，正件在前，附件在后，批复在前，请示在后，文字在前，图纸在后。d）同一卷、册内文字资料的外封面、内封面、卷内目录、备考表均采用本手册规定的格式。e）竣工图按照专业划分编制组卷，并符合归档要求。3.2组卷方法及顺序3.2.1 建设单位1）建设单位竣工资料按附件一中资料类别顺序进行组卷。2）组卷顺序为可行性研究及核准文件等前期资料，项目管理文件（征地、拆迁文件，计划、投资、统计等管理文件，招标投标、承发包合同协议等），物资、设备采购，涉外文件，科研项目，生产准备与试运投产文件，财务、资产管理文件；竣工验收文件（建设项目管理工作总结），电子声像资料等。3.2.2 监理单位1）监理单位竣工资料按时间和单位工程进行组卷。2）组卷顺序为企业资质、监理管理资料，质量管理文件，进度管理文件，工程造价和索赔管理文件，HSE管理文件，监理工作总结；电子声像资料等。3.2.3 勘察设计单位1）勘察单位竣工资料按勘察标段分专业进行组卷，分别按照地质和测量两部分内容组卷；设计单位竣工资料按照专业和介质流向顺序进行组卷。2）组卷顺序为勘察和设计基础文件，设计文件；勘察设计总结；电子声像资料等。3.2.4 EPC总承包商1）EPC总承包商竣工资料按时间、介质流向、地域进行组卷。2）卷顺序为工程管理资料，物资设备类资料，生产准备与试运投产类资料，HSE文件，征地类资料，EPC项目管理工作总结；电子声像资料等。3.2.5 施工单位1）施工单位竣工资料以项目划分原则及编号为顺序，按单位工程进行组卷。2）组卷顺序遵循通用表格在前、各专业施工技术资料在后的原则。3）组卷顺序为施工企业资质、管理文件类，物资、设备类文件类，施工记录类，HSE管理类，竣工图，施工总结，电子声像资料等。3.2.6 无损检测承包商1）无损检测竣工资料按单位工程和桩号进行组卷。2）组卷顺序为无损检测企业资质、管理类文件，无损检测报告类文件，HSE文件，无损检测工作总结，电子声像资料。3.3竣工资料案卷规定3.3.1 外封面填写要求1）外封面全部要求打印。2）案卷题名：对于施工、检测、监理竣工资料，文件案卷题名应包括工程项目名称、单项工程名称、单位工程名称、必要文字说明、案卷文种等内容；对于勘察设计、设计监理资料，文件案卷题名应包括工程项目名称、设计（监理）内容、案卷文种、必要文字说明等；对于制管生产加工、防腐生产加工、监造、物资采办及物资调拨等单位的竣工档案，文件案卷题名应包括工程项目名称、生产或工作内容、案卷文种、必要文字说明等内容。外封面案卷题名应简明、准确完整揭示本卷文件材料的内容，由立卷人填写。3）立卷单位：填写案卷组卷单位。4）起止日期：填写单独装订的本册（分册）文件产生的起止日期；对于图纸卷，凡由施工图转为竣工图的填写竣工图章上的日期。5）外封面保管期限（单位）：按照中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定（石油办字2006244号）要求填写。 6）外封面“密级”的填写：密级分为秘密、机密、绝密三个等级，各单位按照卷内文件上的密级填写；文件上没有标注密级的，可视为文件无密级，该栏可不填。7）提供的竣工资料为多套时，竣工档案外封皮右上角要加盖文件“正本”和“副本”红色印章。正本、副本章图样（30mm15mm）副本正本 15mm 30mm3.3.2 内封面填写要求1）工程名称：对于勘察设计竣工资料，填写“设计内容”；对于施工、检测竣工资料，填写“单位工程名称”；对于监理（监造）、物资生产加工、物资（设备）调拨资料，填写“生产或工作内容（合同名称）”。（工程编号：填写项目划分的工程编号，制管防腐、监造等合同号）。2）编制人、审核人、技术负责人、单位负责人等项必须手签。3）内封面中“第 卷 共 卷”、“第 册 共 册”、“第 分册 共 分册”项目按实际填写，没有进行 “册”和“分册”划分，即案卷只包括一卷或某卷内只有一册文件的，“第 分册 共 分册”项目可空出不填，但不应把此项删掉。若某一案卷无组卷内容时，其后案卷的编号顺序前提，不要空卷。在工程名称下，可提示卷内简要内容，不超过50个字。4）编制日期：为竣工资料的组卷完成日期。5）编制单位：填写立卷单位名称，并加盖单位公章，单位名称与公章名称应完全一致，或经单位授权，工程项目部使用章与单位公章具有同等效力。3.3.3 卷内目录填写要求1）序号：按卷或册（分册）内文件材料排列顺序，顺序号均应从阿拉伯数字从“1”开始依次标注，如有分册，分册与分册顺序号不得连续，分册序号也应从“1”开始，同类文件可采用一个序号，不必一一排列，但所对应的文件日期应为一个时间区段。2）文件编号：填写文件的文号，竣工图填写图号，合同填写合同号，没有文件编号的不必填写。3）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。单件文件上如有多家单位签字或盖章，“责任者”可填写主要责任者或资料编制部门，记录类文件二人以上，可填，等人，竣工图填写设计单位。4）文件材料题名：填写文件标题全称，必须与卷内文件名称相符。5）日期：填写文件上文件形成的日期，用“2005.06.08”的标准形式填写。6）页号：填写每件文件首尾页的页号，首尾页号之间用“-”联接。7）备注：填写必要说明（没有就不填）。卷内目录排列在每册文件的首页之前，竣工图案卷内无论是否已有图纸目录，一律编写卷内目录（图纸也要打页码），原有图纸目录保留，图纸目录作为卷内目录的第一个文件。3.3.4 卷内备考表填写要求：1）卷内备考表要注明卷（册、分册）内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如：本卷（册、分册）共有件，共有页，文件材料页，照片张，附图张，件为复印件，原件在处，同一个文件的复印件，如有8-1、9-1、10-1等处页码重复。有无漏打页码或页码不符情况、有无文件破损情况及其它需要说明的问题等，竣工图案卷内的卷内备考表中还应注明：本册图纸内有张图纸上做了修改，有处修改，修改图纸的页码。2）立卷人：应由责任立卷人手写签名。3）立卷日期：应填写完成立卷的日期，手签。4）审核人：应由案卷质量审核者手写签名。5）检查日期：应填写审核的日期，手签。卷内备考表排列在卷（册、分册）内文件之后，不编页码。3.3.5 竣工档案用纸要求1）竣工资料页面为A4幅面(297210毫米)，其纸张质量至少达到70gm2。2）没有应用A4纸张编辑的资料应采取以下措施：小于A4纸的，把资料粘贴在A4纸上，并预留装订距离；大于A4纸的，按照A4纸幅折叠。3）案卷外封面应采用150g/m2无酸牛皮纸装裱。3.3.6 竣工档案中原材料检验报告的要求1）原材料检验报告应为原件，应有生产厂家质量证明原件或按档案管理有关规定提供证明文件，均应注明产品的批号，使用部位。2）原材料检验报告字迹不清楚的，必须向检验单位重新索取。3.3.7 竣工资料打印、装订格式的规定1）竣工资料的打印格式设置：页边距:上边即上白边，又称天头，设定为30mm； 下边即下白边，又称地脚，设定为28mm； 左边即左白边，又称订口，设定为25mm； 右边即右白边，又称切口，设定为20mm。页眉如果需要在页眉加入资料名称的，设定为24mm；小五号幼圆体，位置居中。页码小五号宋体，在页面底端，位置居中，设定为20mm，可使用“第页共页”的形式，也可使用“”或直接数字的形式，但同一本资料中不得混用。字体字号标题(章节小标题)一般使用宋体或黑体字，根据页面大小确定字号，一般不应超过二号字；正文使用小四号宋体字。序号使用汉字行列条目，使用黑体或宋体字；使用阿拉伯数字分层排序的，字体用同正文相同的宋体字，最多排列四级，例：1.5.3.2，如仍不足使用，可以使用小写英文作为最后一层排序。行距用小四号宋体字时行距的设定为1.5倍。表格处理使用A4纸单面横版的表格，表头全在订口一边；双面横排的表格，奇数页码的表头在订口一边，偶数页码的表头在切口一边。表格内的字体一般应使用宋体字，应以五号字为宜，若字数多，可采用小五号字，排列出的表格应以实用、美观为原则。表格边框线一般应选择在0.75磅以下；表格内线条比较多的，应选择磅值较小的细线；需要特别强调边框线的，边框线选择也不应超过1.0磅。2）竣工资料装订要求竣工资料装订前应拆除金属物，修补或裱糊破损文件。凡装订的案卷应按外封面内封面卷内目录文字资料页图页卷内备考表的顺序排列。一律采用白线绳(不得有金属)，装订线在正面左侧，卷的左侧与右侧不一样厚时，在左侧需夹硬纸条。装订时，先把内封面至卷内备考表之间的材料用线绳（禁用金属或化工材料制成品）按三孔一线的方法装订起来，然后在外表粘外封面（粘胶材料必须具备防虫、防霉性能，不得使用粮食浆糊），每卷厚度不得超过30厘米。装订好的卷（册）应做到牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管与利用。3.3.8 竣工资料页码编制要求1）每卷（册、分册