天翼综合办公平台使用手册江西电信.doc

江西电信信息产业有限公司 天翼综合办公平台 使用手册 江西电信信息产业有限公司 2010 年 9 月 江西电信信息产业有限公司 目录 1 编制说明 5 2 系统初始化 5 2 1 基本设置 6 2 1 1 部门设置 6 2 1 2 人员设置 7 2 1 3 角色设置 7 2 1 4 资源设置 8 2 2 权限设置 9 2 2 1 用户角色设置 9 2 2 2 角色资源设置 10 2 2 3 用户资源设置 11 2 3 流程设置 11 2 3 1 发布流程定义 12 2 3 2 流程类型设置 12 2 3 3 流程定义设置 12 2 3 4 节点设置 13 2 4 其他设置 14 2 4 1 岗位字典设置 14 2 4 2 通告类型 15 2 4 3 常有属性设置 15 3 公文处理 16 江西电信信息产业有限公司 3 1 收文管理 16 3 1 1 收文登记 16 3 1 2 待处理收文管理 18 3 1 3 发起收文管理 19 3 1 4 收文草稿管理 20 3 1 5 待阅读收文管理 20 3 1 6 已办收文查询 20 3 2 发文管理 21 3 2 1 发文拟稿 21 3 2 2 待处理发文 21 3 2 3 发起的发文 22 3 2 4 发文草稿 22 3 2 5 待阅读的发文 22 3 2 6 已办发文查询 23 4 通告中心 23 4 1 单位通告 23 4 1 1 浏览单位通告 23 4 1 2 单位通告管理 24 4 2 部门通告 25 5 邮件管理 25 5 1 邮件管理 25 6 短信中心 26 江西电信信息产业有限公司 6 1 发送短信 26 7 通讯录 26 7 1 查看通讯簿 26 7 1 1 个人通信薄管理 27 7 1 2 单位通讯簿 27 8 门户管理 27 9 档案管理 28 10 图书管理 28 11 车辆管理 28 12 固定资产管理 29 13 办公用品管理 29 14 会议申请 29 15 会议室申请管理 29 江西电信信息产业有限公司 1 编制说明编制说明 天翼综合办公平台采用 WEB 开发标准 可以随时实现在互联网上 的应用 提供办公人员在办公室以外的办公手段 他可以远程拨号 或登录到出差地的网络 通过网络随时可以访问到企业办公自动化 系统 将办公自动化系统应用地点由固定的物理位置延伸到其他所 有被网络覆盖的地方 可提高工作效率和减少费用 并且符合现代 办公方式的发展特点 完全基于 B S 结构的设计 可使用户轻松实 现单点维护 全面升级 摆脱了传统 C S 结构实施 维护工作复杂 升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况 本使用手册主要介绍天翼综合办公平台的主要系统功能 业务流 程 用于指导办公人员的正确使用 2 系统初始化系统初始化 管理员登录后 点击 系统设置 左侧如下图所示 江西电信信息产业有限公司 首次使用 整个系统只是一个没有任何数据的平台 在这里 您可 以通过机构配置所提供的一系列功能结合您公司的实际情况来完成 如下设置 公司机构体系的建立 权限的分配 管理流程 管理流程 1 建立公司内部的机构体系 设置相应的部门 2 在各部门中添加员工 设置其相应的职位 3 为员工分配相应的角色 资源 指定相应的操作权限 操作 界面 2 1 基本设置基本设置 2 1 1 部门设置部门设置 点击 基本设置 部门组织 组织结构 新增 进入如下页面 单击保存添加成功后 进入如下页面 添加公司时 要先点击网页中间的组织结构 级别是单位级 江西电信信息产业有限公司 添加部门是 要先选中公司 级别是部门级 注意 在增加和编辑时 名称的输入是不能为空的 在删除时 其 下级部门也一起删除 2 1 2 人员设置人员设置 点击 用户信息 选中一个部门 点击 新增 进入如下页面 单击保存添加成功 可以对员工信息进行编辑 删除操作 点击 编辑 进入如下页面 点击 保存 修改员工信息 江西电信信息产业有限公司 2 1 3 角色设置角色设置 点击 角色信息 新增 进入如下页面 单击保存添加成功后 进入如下页面 可以对员工信息进行编辑 删除操作 注意 删除角色后 已经是该角色的员工角色自动清空 2 1 4 资源设置资源设置 资源是员工登陆系统后显示的功能菜单 管理员可设置员工的操 作功能 点击 资源信息 新增 进入如下页面 江西电信信息产业有限公司 单击保存添加成功后 进入如下页面 可以对资源信息进行编辑 删除操作 2 2 权限设置权限设置 用户可以通过设置其角色赋予功能 2 2 1 用户角色设置用户角色设置 点击 权限设置 用户对于角色 进入如下页面 江西电信信息产业有限公司 选中用户后 点击 新增 如图 选中角色后 点击 选择 为该员工添加角色 如果员工已经有角色 选中员工后 可点击表格中的 删除 删除 角色 如图 江西电信信息产业有限公司 2 2 2 角色资源设置角色资源设置 点击 角色对于资源 选中角色 如图 在表格中显示角色已经选中的资源 点击表格中的 删除 删除资 源 点击 新增 时 如图 选中资源后 点击 选择 为该角色添加资源 2 2 3 用户资源设置用户资源设置 点击 用户对于资源 选中用户时 显示其拥有的资源 如图 江西电信信息产业有限公司 2 3 流程设置流程设置 流程具有一般性 按照具体办公事务进行分类 如 车辆管理 公文 处理等等 每个办公事务类别可有多个审批流程 每个流程由若干 个审批点组成 2 3 1 发布流程定义发布流程定义 点击 发布流程 如图 选择流程定义文件 发布流程定义 2 3 2 流程类型设置流程类型设置 点击 流程设置 流程类型 如图 点击 新增 添加流程类型 江西电信信息产业有限公司 点击 编辑 删除 可以编辑 删除流程类型 点击 流程定义 跳转到流程定义页面 可以查看该类型的所有流 程 2 3 3 流程定义设置流程定义设置 点击 流程定义 默认显示所有流程信息 可以根据流程类型查 看该类型的流程 如图 点击 编辑 删除 编辑 删除该流程 点击 节点设置 跳转节点设置页面 点击 新增 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 保存 添加流程 2 3 4 节点设置节点设置 点击 节点设置 默认显示所有流程的节点设置 根据下拉框可以 选择流程显示 如图 点击 编辑 删除 编辑 删除该节点信息 点击 新增 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 保存 添加新的节点设置信息 2 4 其他设置其他设置 2 4 1 岗位字典设置岗位字典设置 点击 岗位字典 设置员工岗位 如图 点击 新增 添加岗位信息 点击 编辑 删除 可以编辑 删除岗位信息 2 4 2 通告类型通告类型 点击 通告类型 设置通告类别 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 新增 添加通告类型信息 点击 编辑 删除 可以编辑 删除通告类型信息 2 4 3 常有属性设置常有属性设置 点击 常有属性设置 设置属性类型 如图 点击 新增 添加常有属性信息 点击 编辑 删除 可以编辑 删除常有属性信息 3 公文处理公文处理 点击 公文处理 如图 江西电信信息产业有限公司 3 1 收文管理收文管理 3 1 1 收文登记收文登记 点击 收文管理 收文登记 如图 点击 发起 如图 输入基本信息后 单击 保存 保存收文申请 保存成功后 在正文中选择文件上传正文 点击 传阅 可以传阅收文给其他人员 点击 查阅记录 可以传阅收文传阅信息 点击 流程图 可以查看收文流程的流程图 点击 流转记录 可以查看收文流转记录信息 江西电信信息产业有限公司 点击 查看意见 可以审批意见记录信息 点击 意见输入 可以输入审批意见 点击 归档 可以把正文和附件文件归档到归档草稿 点击 催办 如图 点击 新增 如图 点击 保存 设置催办信息 点击 流转 如图 点击 提交 可以把收文流程流转到下一步 并且可对提醒类型进 行 Email 和短信可选提醒 3 1 2 待处理收文管理待处理收文管理 点击 待处理收文 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 处理 如图 点击 正文 查看正文信息 点击 查阅记录 如图 点击 流程图 显示流程图 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 流转记录 如图 点击 查看意见 弹出对话框如图 点击 意见输入 输入意见 点击 转流 流转到下一步 3 1 3 发起收文管理发起收文管理 点击 发起的收文 如图 点击 查看正文 查看正文 点击 查看 查看收文页面 3 1 4 收文草稿管理收文草稿管理 点击 收文草稿 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 查看正文 查看正文 点击 编辑 删除 编辑 删除收文草稿 3 1 5 待阅读收文管理待阅读收文管理 点击 待阅读收文 如图 3 1 6 已办收文查询已办收文查询 点击 已办收文查询 如图 点击 高级查询 进入高级查询页面 点击 查看 跳转查看收文登记信息 点击 查看正文 查看正文信息 3 2 发文管理发文管理 3 2 1 发文拟稿发文拟稿 点击 发文拟稿 如图 江西电信信息产业有限公司 点击 发起 如图 点击 保存 添加发文拟稿 3 2 2 待处理发文待处理发文 点击 待处理的发文 如图 点击 处理 跳转处理公文页面 点击 查看正文 查看正文信息 3 2 3 发起的发文发起的发文 点击 发起的发文 如图 点击 查看正文 查看正文 江西电信信息产业有限公司 点击 查看 跳转查看发文页面 3 2 4 发文草稿发文草稿 点击 发文草稿 如图 点击 查看正文 查看正文 点击 删除 删除发文 点击 编辑 编辑发文 3 2 5 待阅读的发文待阅读的发文 点击 待阅读的发文 如图 点击 查看 查看发文信息 点击 查看正文 可以查看正文 点击 阅读签署 可以在正文中签署意见 3 2 6 已办发文查询已办发文查询 点击 已办发文查询 如图 点击 高级查询 进入高级查询页面 江西电信信息产业有限公司 点击 查看正文 查看正文 点击 查看 跳转查看发文页面 4 通告中心通告中心 点击 通告中心 如图 4 1 单位通告单位通告 对整个单位发布的通告进行管理 4 1 1 浏览单位通告浏览单位通告 点击 单位通告 浏览通告 如图 单击 查看 查看通告 点击 高级查询 根据条件查询通告信息 江西电信信息产业有限公司 4 1 2 单位通告管理单位通告管理 点击 通告管理 如图 点击 编辑 删除 编辑 删除单位通告 点击 高级查询 跳转到高级查询页面 点击 新增 如图 单击 保存 添加单位通告信息 4 2 部门通告部门通告 对部门发布的通告进行管理 操作可借鉴 单位通告 5 邮件管理邮件管理 单击 邮件管理 左侧如下图所示 5 1 邮件管理邮件管理 江西电信信息产业有限公司 类似于日常使用的邮箱功能 可进行邮件收发 未读邮件管理 已 读邮件管理 草稿箱等功能 6 短信中心短信中心 6 1 发送短信发送短信 通过点击 发送短信 进行 发短信 和 已发短信 并且可以 和 通讯录 模块连接 进行联系人联系 江西电信信息产业有限公司 7 通讯录通讯录 包含 查看通讯簿 和 维护通讯簿 两个功能模块 7 1 查看通讯簿查看通讯簿 点击 个人通讯簿组别 如图 点击 添加 添加新组别 7 1 1 个人通信薄管理个人通信薄管理 点击 个人通讯簿 如图 默认显示所有信息 可以根据组别查看信息 点击 新增 如图 江西电信信息产业有限公司 单击 保存 添加个人通讯簿 点击 编辑 删除 编辑 删除个人通讯簿 7 1 2 单位通讯簿单位通讯簿 对单位人员通讯信息进行管理 操作类似与 个人通讯簿 8 门户管理门户管理 在 新闻发布 Flash 图片 门户配置 基本信息配置 几个 模块中 进行对门户网站的发布信息实现发布 修改 删除 查询 等操作 9 档案管理档案管理 点击 档案管理 如图 江西电信信息产业有限公司 对单位档案实现添加 设置机密度 设定保存年限归档查询等相关 档案管理操作 10 图书管理图书管理 点击 图书管理 如图 实现对图书信息进行图书信息查询 图书借阅 图书归还等相应操 作 1