客户应收账款管理规定.doc

无忧网（）汇聚有学习力的精英阶层应收账款管理规定1 总则1.1 为加强集团下属各子公司应收账款的管理，保证企业资金安全，特制订本规定。1.2 本规定所称信用政策包括：信用期间、信用等级标准、信用额度和现金折扣。1.2.1 信用期间是指企业给予客户的付款期限。1.2.2 信用标准是指客户获得交易信用须具备的条件。1.2.3 信用额度是指允许客户赊销的最高限额。1.2.4 现金折扣是企业对客户在商品价格上所做的扣减。1.3 本规定适用于下属各子公司客户。2 客户信息档案2.1 客户信息档案的建立由业务部或营销部负责，由业务部或营销部收集查实、录入计算机系统并将相关资料文件归档备查。客户信息档案包括：2.2 客户基本资料：包括客户的名称、地址、电话、法定代表人、经营管理者等；2.2.1 客户特征：包括客户的市场区域、销售能力、发展潜力、经营战略和经营理念等；2.2.2 业务状况：包括客户的销售业绩、市场份额、市场竞争力、市场地位、与竞争者的关系及与本公司的业务关系和合作情况；2.2.3 交易现状：包括客户的销售活动现状、存在的问题及客户目前的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等；2.2.4 客户的合法证件：客户为公司、个体工体户性质，需提供已年检的营业执照、税务登记证、组织机构代码证；客户为私人性质，无法提供营业执照等资料，需提供身体证复印件并且由客户亲笔签名；2.3 客户的信息资料由经办业务部或营销部专人负责收集和整理，凡与本公司交易次数在（ ）万元以上的，应本日交易当日业务员填写客户档案表；客户两次累计超过（ ）万元以上的客户均应于第二次交易完成之日起一日内完成建档；2.4 客户的信息资料为公司的商业秘密，所有经管人员须妥善保管，不得泄露。2.5 客户的信息资料发生变更时，业务部或营销部应当随时汇总整理后交指定专人予以更新或补充，并提交财务部存档备查。3 信用政策制订3.1 公司统一制订信用期间、信用额度、现金折扣等相应的信用政策和账款支付、结算方式。3.2 由各子公司总经理、财务经理共同初步审定，报总公司财务总监核定，总公司董事长核准后，交由子公司执行。每半年对客户的信用额度和期限核定一次，核定后由业务部或营销部、财务部归档备查。3.2.1 信用期间、信用额度、现金折扣由业务部会同财务部共同制订，经总经理批准。3.2.2 采用月结、季结、年结、铺底、代销等货款支付方式的客户条件，由业务部或营销部会同财务部制订，经总经理批准。3.2.3 采用支票、汇票、汇款、银行承兑等账款结算方式的客户条件，由财务经理制订，总经理批准。3.3 信用政策是营销部或业务部向客户授予信用的唯一依据。任何超出信用政策的特殊销售必须经财务经理审查，总经理批准。3.4 客户的信用额度和期限核定依据：3.4.1 客户与公司业务合作时间；3.4.2 客户的资信状况；3.4.3 上年度客户的实际销售及回款金额、资金回收率等； 4 信用调查4.1 营销部或业务部负责调查、收集客户信用评定所需信息资料，并提出给予客户信用期间和限额的建议。财务部负责审核建议、确认信息资料的真实性。4.2 对顾客进行信用调查时，调查人员须根据客户类别选择、填写相应的调查表单，并提供详尽的客户调查报告，以利于公司对客户进行信用分析和评价。4.2.1 对未曾建立业务往来而欲申请信用政策的新客户，调查人员须详细调查、收集有关客户财务、市场、公司及负责人情况等客户资料，填写客户信用额度和结算方式申请、调整表，并提交客户调查报告。该客户已年检营业执照副本复印件、税务登记证、组织机构代码证、银行信用等级证书附后，如客户为私人性质，无法提供营业执照等资料，需提供身体证复印件并且由客户亲笔签名。4.2.2 对已授信的老客户进行信用核查。每季度次月5日前，由调查人员从客户付款、采购、营业、员工等项目调查老客户的信用动态和财务往来会计相关应收账款账龄风险报表综合评估核定，并要求对老客户信用额度变更填写客户档案、信用额度和结算方式申请、调整表。4.2.3 对已与公司建立业务关系的客户欲申请信用政策的，调查同本款3.2.2条。5 信用等级应用5.1 财务部依据客户信誉、偿债能力、资本、有无抵押、环境影响五个方面评价客户信用的可信赖程序。据此将客户信用等级划分为A、B、C、D四个信用等级。5.2 A级为守信客户，用绿色表示；B级为警示客户，用蓝色表示；C级为失信客户，用黃色表示；D级为严重失信客户，用黑色表示。5.3 根据信用等级，财务部须将客户相应地分为A、B、C、D四个级别进行分级管理。5.3.1 对A级客户予以重点扶持，享受规定的信用额度、信用期间和现金折扣等待遇。5.3.2 对B级客户予以密切关注，一般要求现款交易。特殊情况需要赊销时须进行信用特批。5.3.3 对C级客户加强提货检查，坚决要求现款交易。该客户不列为主要客户，须逐步以信用良好、经营实力强的客户取而代之。5.3.4 对D级客户实行重点监控，坚决要求现款交易，并在追回货款的情况下逐步淘汰此类客户。6 信用评价6.1 营销部或业务部负责收集评定信用客户的所需信息资料；财务部确认、分析市场，营销部或业务部报送的信用评估资料并进行信用等级评价。6.2 客户信用申请由业务员准备信用审批资料后申报，按规定程序审批。6.3 企业信用审批资料包括：客户信用调查表、客户信用状况核查表、营业执照副本复印件、近期财务报告、银行信用等级证书、建议信用等级及信用政策。6.4 信用等级审批。6.4.1 业务员调查，收集客户信用审批所需的所有资料，填写信用审批相关表单。6.4.2 业务员将审批表单交直接上级审核，由其提出客户信用等级建议。6.4.3 营销部或业务部主管审核后交营销部或业务部经理确认，如营销部或业务部经理对客户情况存有疑惑，由营销部或业务部对该客户进行再调研。6.4.4 经确认的客户申请资料，由营销部或业务部经理交财务部。6.4.5 营销部经理或业务部经理核实客户信用审批资料，调查补充分析所需财务资料，填写信用分析表。6.4.6 营销部或业务部经理审核信用分析表并对客户的信用等级提出主观评价。6.4.7 财务部、营销部或业务部会审确定客户信用等级，报总经理审核，董事长审批。6.4.8 财务部经理签发信用等级评定通知书，往来会计及营销部或业务部跟单员建档备案。6.4.9 各授权人员根据审批权限按信用等级确定赊销和信用消费额度。6.5 信用合同签署。信用审批通过后，由业务部或营销部与客户签订付款协议。7 信用监控7.1 应收账款管理。7.1.1 财务部往来会计为应收账款管理人员，负责按赊销单位全称及经办人设立台账，详细、序时地记载赊销商品的数量和金额，进行应收款的日常管理。7.1.2 对新增客户销售的，要求明确付款结算方式和信用额度，并在销售出库前要求业务部上报客户信用额度和结算方式申请、调整表审核客户结算方式和信用额度。7.1.3 往来会计或财务指定人员按客户档案、信用额度和结算方式申请、调整表或应收账款余额表审核是否发货，符合公司管理规定的方可签字放行，否则仓库不予发货，特殊情况按授权人特批后可以发货。7.1.4 应收账款管理人员须关注每批商品的赊销时间，每周向财务经理报送应收账款异常报告。7.1.5 账龄按应收款发生的时间分为：1-30天、31-60、61-90、91-120、121-150、150天以上欠款，六个时间段。7.1.6 应收账款管理人员，每周按赊销单位类别汇总统计并填写账龄分析表、。7.1.7 月末，依据账龄分析表、应收账款异常报告等资料对应收账款进行综合分析，经财务部经理审核后上报总经理和董事长、财务管理中心。7.1.8 每月5日前，往来会计必须详细填写未收款明细表，由账款责任人逐笔亲自签名承认未收，其约定收款日据发票开据日期超过1个月以上者，还应注明原因，填妥后，分别呈报公司营销部经理或业务部经理、财务经理、催款人直接上级。7.1.9 财务部往来会计与营销部或业务部指定对账核算员核对应收账款相符后，再财务部每月27日定期与客户对账。提供应收款余额表和欠款确认单，要求客户签字确认，并转交财务往来会计存档。7.1.10 每月营销部经理或业务部经理、财务部负责人召开账款分析会议，研讨超期应收账款的回收，必要时通过法律程序追回，如为订单客户按签订合同办理。7.2 信用审核。7.2.1 财务部往来会计负责信用审核工作，审查客户订单；查看订单中货款有无超限、超期或不符合约定支付方式的。7.2.2 对于超期、超限或异常客户有权立刻通知仓库拒绝发货。7.2.3 凡前次赊销超过信用期限及信用额度未在约定时间结算的，除客户能提供可靠的担保外，一律不再发货。7.2.4 每笔除现金结算客户的，必须经财务部指定专人审核销售出库单或送货单是否超出公司规定的信用额度和结算方式。符合条件的签字确认，否则仓库不予发货，特殊情况按授权人特批后可以发货。7.3 信用特批。7.3.1 B级客户要求赊销时，由营销部经理或业务部经理特批。7.3.2 仓库根据营销部经理或业务部经理特批单发货后，往来会计将审批意见存档跟进。报告财务经理。如超期无法收回追究业务经理经济责任，对金额在（10 ）万元以上的特批赊销，财务经理立即向总经理报告。7.4 信用等级紧急调整。7.4.1 对异常账款的客户，财务经理有权对信用等级进行紧急调整，将该客户信用降级或转为现金客户。7.4.2 信用客户在使用支票或汇票支付货款时出现空头支票等不诚实行为，往来会计须立即通知业务员追收货款，将该客户转为现金客户并列入黑名单。7.4.3 财务部须立即向营销部或业务部下发黑名单通知，直到该客户有足够的证据说明其偿付能力方可解除黑名单，并重新按信用客户等级审批程序办理信用申请。7.5 信用月度审查。7.5.1 对已授信的老客户进行信用核查。每月5日前，由营销部或业务部业务员从客户付款、采购、营业、员工等项目的变化来调查老客户的信用动态，并填写客户信用状况核查表。7.5.2 财务经理会同营销部或业务部经理从应收账款回收款情况和客户信用状况核查表核查有无不符合信用等级的迹象。如须重新进行信用评价，在信用评价未出来以前通知有关部门暂停享受信用政策。8 账款清收8.1 营销部或业务部经理负责控制、督导催收应收款工作。并负责制订和实施应收款计划并组织账款回收。8.2 往来会计是应收账款的主管人员，负责应收账款的日常监督和报告。对不能收回的应收账款提出处理建议。8.3 业务员是账款的具体责任人，负责配合收款人员完成责任账款的回收工作。8.4 营销部或业务部经理针对应收账款账龄和金额的不同分别采取不同的催收方式。8.5 财务部应于每月30日前制作本月客户对账单，与有应收账款的客户对账，客户对账单应由客户亲笔签名或加盖公章，特殊情况下可通过传真的方式进行对账，但通过传真方式进行对账的客户，至少每个季度届满五日内交寄一份上一季度欠款确认书，交寄给公司的欠款确认书应是由客户亲笔签名或加盖公章的原件并统一交至财务部进行存档。8.6 业务部和营销部应严格对照财务部的客户对账单，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算应收账款的客户进行催收，出现异常情况的，及时汇报给分公司总经理、财务经理及总公司财务总监。8.7 对超过信用期限或约定期限未支付清货款的客户，按以下规定处理：8.7.1 超过1-10日的，金额（ ）元以上。由经办业务主管上报部门负责人，并电话催收，业务员向直接上级报告超期原因和催收情况，业务员直接上级核查是否已停止了对该客户的发货，并出面与客户商谈归还所欠的货款，必要时由财务人员协助；8.7.2 超过11-20日的，金额（ ）元以上。须向营销部经理或业务部经理报告，并督办追讨。8.7.3 超过20-30日的，金额（ ）元以上。由业务部或营销部经理上报总经理，派员上门催收，并由业务部对经办业务主管给予相应处罚；8.7.4 超过30日并经催收无效的，金额（ ）元以上。由业务部或营销部经理报总经理批准后作个案处理，提请法律顾问签发律师函，对发律师函无效的客户，考虑通过诉讼等方式催收，并由业务部或营销部对经办人给予相应处罚；8.7.5 情况紧急或情况特殊的，不受前四款规定的限制；8.7.6 财务部每周整理应收账款欠款和对账情况表上报总经理、财务管理中心8.8 货到结款的客户，可先开票发货，如货到不能结款则必须将货拉回，否则，其欠款由业务员承担。8.9 营销部经理或业务部经理对严格执行信用政策、控制应收货款负有直接责任，应收货款作为考核业务员或业务主管、经理绩效的重要指标之一。8.10 财务部或指定专人在外出清收应收帐款前应仔细核对客户对账单的正确性，做好行程安排和预算报财务部经理审核，总经理审批。催收和对账人员应随时向财务经理电话汇报工作进度和行程，款项收回后应整理好相关帐款，由客户签字后及时向财务部交纳相关款项并销帐8.11 催收人员清收应收帐款时有下列行为之一的，一经发现，根据公司规定处罚，情节严重者移交司法部门追究其相关法律责任:8.11.1 不及时上交或侵占、挪用所收款项的；8.11.2 弄虚作假，协助客户逃避债务；9 应收账款交接9.1 业务员、业务主管或业务经理、销售往来会计岗位调换、离职，必须对经手的应收帐款进行交接，未办清交接手续的，不得离岗，公司不予办理离职手续。拒不交接或交接不清的，责任由移交人负责，交接完毕后，责任由接交人负责，公司保留追究拒不交接或交接不清员工全部法律责任的权利。9.2 业务人员接交时，应与客户核对帐单，遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映，未立即呈报或故意代为隐瞒的，应与离职人员共同承担责任。9.3 业务离职人员完成移交手续并经相关部门经理、总经理确认同意后方可发放该移交人员未结算的工资，未经经理和总经理同意而自行发放的,由责任人负责赔偿。9.4 业务人员办理交接时由业务部及财务部监督，移交时发现有贪污或挪用公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证等情形的，除限期全额赔偿外，情节严重的，公司还将依法追究其民事及刑事责任坏账损失确认。10 坏账核销10.1 坏账损失确认10.1.1 每年年度终了，由财务部经理组织专人全面清查应收款项，并与债务人核对。10.1.2 对确实无法收回的应收款项，由应收账款的往来会计取证后向财务经理、总经理、董事长、财务管理中心财务总监提交坏账损失报告，详细阐明坏账损失的原因和事实。10.1.3 对涉及诉讼的坏账损失，由总公司总经办委托律师出具法律意见书。10.1.4 坏账损失报告经财务经理审核后，对确认的坏账损失提出财务处理意见，提交总经办和总公司财务管理中心会议审定后进行账务处理。10.1.5 坏账损失视以不同情况按以下方法确认：l 债务人被依法宣告破产、撤销的，在取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明以及政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失。l 债务人死亡或者依法被宣告失踪、死