企业人事档案的信息化管理初探2.doc

企业人事档案的信息化管理初探目录摘要1关键词1一、企业档案管理信息化的基本内容31、实现档案信息的数字化32、实现档案信息利用的网络化33、 实现检索的自动化34、 实现档案信息接收、存储和提供利用的一体化4二、人事档案管理与人力资源管理之间的区别41、人事档案管理时点滞后于人力资源管理42、人事档案管理部门不同于人力资源管理43、人事档案管理范围并非等同于人力资源管理4三、人事档案管理信息化设计51、功能设计51.1组织机构管理51.2人员信息管理51.3人事档案目录管理51.4人事档案的转递管理61.5人事档案的查（借）阅管理61.6人事档案室基础设施管理61.7零散材料收集（接收、转递）管理61.8档案整理记录及缺失材料登记管理61.9相关统计查询管理61.10数据的导入导出管理62、系统设计72.1代码管理72.2档案材料内容的处理72.3与人力资源管理系统的衔接72.4系统软件的网络连接问题7四、人事档案管理信息化应用81、界面设置82、系统特点92.1界面友好92.2工作效率高92.3兼容性强92.4资源共享102.5数据保密10五、人事档案管理新思路和方法的探讨101、提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识102、人事档案管理工作要制度化、标准化103、人事档案管理要实现档案资料的完整性、真实性114、人事档案管理要实现管理工具现代化115、人事档案管理要信息化,实现资源共享化116、人事档案的管理人员要专业化、知识化12六、企业档案管理信息化必须解决的几个问题121、档案管理人员的培训教育122、采用、制定新的标准、规范及规章制度123、确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变134、安全问题135、企业领导的高度重视和大力推动13摘要：人事档案是企业人才任用选拔和职工退休审核的主要依据，随着社会主义市场经济的迅猛发展，人事档案规章制度不再适应快节奏的经济社会，从而显现许多弊病，尤其是在“人档对应”、档案查找等问题审核。为解决这些问题，企业启动人事档案管理系统，专门对人事档案进行计算机管理，同时与企业人事信息管理系统有机结合，提高人事档案管理效率。关键词：企业 人事档案 信息化 人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是人才人用选拔和职工退休审核的主要依据，也是了解职工历史情况的重要手段。近年来，随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。除了在人事档案管理制度上进行改革外，信息化管理也是一个必然的趋势。 网络兴起之后，企业界一片e化。人力资源管理的信息化（eHR）作为ERP在一个重要模块，在近年来发展迅猛，eHR不仅仅使人力资源管理信息化，最重要的是它使人力资源管理高效化，使多层次管理和跨地域管理的大型企业的人力资源实时管理成为可能。人事档案管理的电子信息化也将是人事档案管理的必然趋势。人事档案管理信息化在公司管理建设中有着不可缺少的作用，是现实性与历史性结合的产物，然而很多公司却对档案安全管理不够重视，并没有足够的认识，因而，正确认识档案安全管理规范化与公司管理建设之间的相互作用就显得尤为重要，同时各部门档案工作者对档案工作的正确认识，有利于正确发挥发挥档案工作的作用，为档案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建设的发展，为公司创造更多的效益。本文结合国有企业档案管理实践,分析目前档案管理形式,提出了档案管理应该走专业化、标准化、信息化、制度化路线,档案管理人员应该进行专业化、知识化来培养的管理思路。人事档案是企业人事管理活动中形成的,以个人为单位组合起来,以备考察的文字材料。就企业而言,准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言,档案反映的是人生的历程,是个人能力和成绩最权威证明材料,对养老统筹保险等事务有重要作用,所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。随着社会的发展， 经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用，档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐，既面临着机遇有面临着挑战。档案工作与公司同步发展，有利于档案工作的建设，人才的培养，档案工作的信息化，从而有利于公司管理建设的发展，使得档案工作与时俱进，科学的发展，从而不断改革创新，更好的为公司管理建设做贡献，更好地服务社会，提高公司的效益。一、企业档案管理信息化的基本内容企业档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此企业档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：1、实现档案信息的数字化档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用，另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。2、实现档案信息利用的网络化档案服务利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。档案管理信息化要达到这样的目的，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，这对于部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用的方便这必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。3、 实现检索的自动化传统档案管理虽然编制了不少检索工具，但是当档案的数量较大时，使用时效率仍然是不高的。计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外这种自动化检索还可以通过网络实现。4、 实现档案信息接收、存储和提供利用的一体化这实际是将前三个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现这个一体化的基础是建立一个统一的计算机系统，包括硬件和软件。二、人事档案管理与人力资源管理之间的区别人事档案管理的信息化管理一直未被推广，主要时由于人事管理的方式与人力资源管理有所不同，主要表现在以下方面：1、人事档案管理时点滞后于人力资源管理在当前人力资源流动频繁的时代，人事档案并不能成为制约员工人事管理的手段。多数员工辞职和跳槽并未考虑人事档案，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。用人单位在录用员工时也很少调用其人事档案，办理劳动关系时也忽略了人事档案环节，使人事档案管理滞后于人力资源管理，甚至在社会上还出现“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。2、人事档案管理部门不同于人力资源管理由于国家中组部对干部管理有着特殊的要求，干部档案是党的机密，只有具有党组织的单位才有资格管理干部档案。职工档案的管理以便随着干部档案管理单位一并管理。近年来由于干部和工人界限的淡化，使干部档案和工人档案共同称之为人事档案。所以很多单位并没有管理人事档案的权限，使人事档案管理部门不一定专门由人力资源管理部门管理。甚至很多较小单位的人事档案管理由人才中心代理。3、人事档案管理范围并非等同于人力资源管理由于人事档案搜集材料范围不仅仅包括履历、学历、职称、技能鉴定、工资、职务变动、出国、社会保险等材料，还包括自传、其他鉴定、政审、党团、奖惩、入职体检等材料，其管理范围与人力资源管理有相同之处，也有不同之处。4、人事档案管理密级高于人力资源管理干部档案是党的机密，所以人事档案的管理人员必须是共产党员。所有人事档案的管理包括材料的搜集、分类、加工整理、装订、查（借）阅等工作均由管理人员操作，这导致很多人力资源管理人员无法了解人事档案信息，尤其是人事档案管理人员不能管理本人档案。而人力资源管理在这方面要求就不是那么严格。这直接导致人力资源管理人员不能直接了解人事档案信息。以上原因给人事档案信息化管理造成极大困难。除此之外，人事档案材料要求材料的原始性、真实性。如何将人事档案的信息电子化将是一个难题。三、人事档案管理信息化设计人事档案信息化管理的实现，必须考虑到人事管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。1、功能设计人事档案管理系统从工作要求上要求具有组织机构管理、人员信息管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、人事档案室基础设施管理、零散材料收集（接收、转递）管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。1.1组织机构管理组织机构管理根据企业具体情况设定。对于一般的企业仅需具有部门管理即可。对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业，需要对组织机构进行分级别管理，如总部、二（三）级单位、部门、班组等。1.2人员信息管理这里指人员的基本信息。主要包括姓名、性别、出生日期、身份证号、档案编号等。由于干部档案和企业职工档案管理分类存在一定差异，建议将人员类别（工人、干部）也列入基本信息中。1.3人事档案目录管理目录管理是人事档案管理的主要内容。主要包括档案材料类号、同一类别中的序号，形成材料时间、份数、页数、备注等。这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来。按照工作需要，还可设置材料装订状态（分已装订和未装订）、材料接受时间、材料来处、经办人等信息。1.4人事档案的转递管理转递管理应包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等。人事档案的转递功能不仅仅具有自动记录信息功能，还应具有转递库功能，即转出单位在转出时自动生成该员工的信息库（加密处理），接收单位通过系统解密自动添加数据，该功能便于企业内不同部门之间的档案转递。1.5人事档案的查（借）阅管理查（借）阅管理是做查（借）阅记录。包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期。系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能。1.6人事档案室基础设施管理包括基础设施名称、数量等。以便于对照标准核对及上级检查工作。1.7零散材料收集（接收、转递）管理零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作。主要内容可以与档案目录管理内容合并记录。零散材料转递应具有专门记录。1.8档案整理记录及缺失材料登记管理人事档案应定期整理。在整理过程中档案目录可能会有所变化。整理记录应当包括整理时间、整理人。同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集。收集后应增加材料补齐时间。1.9相关统计查询管理查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括人员统计、档案数量和材料统计、查（借）阅统计等功能。1.10数据的导入导出管理包括建立系统初期数据的迁移功能,日常维护的数据备份和数据恢复。2、系统设计在设计系统时，应考虑各方面的问题，主要为：2.1代码管理尽量采用标准的代码方式管理。这样既能保证计算机高速运行，又容易与其他系统软件兼容。2.2档案材料内容的处理由于人事档案属于党的机密，其内容不能随意泄露。对于档案材料的具体内容可以采用电子扫描的方式进行录入，以保持材料的原貌。但扫描数量是一个问题，不但所需存储空间大的惊人，就连新转入的人事档案就需要逐页扫描，其工作量极其庞大。同时对人事档案管理人员的计算机要求也非常严格。一般人事档案管理系统都只记录档案目录，具体内容还应保留到档案室的原始材料中。这样既节省了工作量，提高工作效率，又保证了人事档案的保密性。2.3与人力资源管理系统的衔接由于eHR的出现，各企业均建立不同程度的人力资源管理系统，主要内容包括机构管理、人员信息管理、招聘管理、薪酬管理、考勤管理、绩效管理、培训管理、员工发展及相关的管理流程、统计查询等功能。其中组织机构管理、人员信息管理中的许多内容与人事档案管理系统相通，两个系统存在共同维护的需要，故在设计人事档案系统时应考虑通过某种技术手段（如在人力资源管理系统中设置端口对接）直接使用人力资源管理系统中的组织机构和人员信息，这样既能保证人力资源管理和人事档案管理达到资源共享，又能避免两套系统数据维护出现不一致的情况。前面提到，人事档案管理的范围和人力资源管理的范围不尽相同，这样就为两套系统的同步性制造了困难。在人力资源管理系统的基础上，人事档案系统应将人员进行分类，如在职库、离退库、代管库、死亡库等，其中在职库的内容可以与人力资源管理系统进行同步维护。2.4系统软件的网络连接问题人事档案管理与人力资源管理一般是不同的岗位，需要不同人员管理。两套系统既要实现数据的共享，又要求分开使用，尤其是人事档案管理系统要求在人事档案办公室中操作。人事档案属于保密范围，如果系统与网络相连将涉及商业秘密问题。如果不通过网络连接很难做到数据同步性。这就给人事档案系统使用单机版还是网络版出现了矛盾。解决该矛盾的方法是双版合用，平时维护档案信息时使用单机版，数据更新和备份时使用网络版。四、人事档案管理信息化应用天津石化是隶属于中国石化的国家特大型炼油、化工、化纤联合企业，具有正式职工近1万人，人事档案管理采用二级管理，即公司把握政策，各二级单位单独管理。原来的人事档案完全靠人工操作，就连档案目录也要人工誊写。2006年开始使用Excel编写程序，将档案目录的内容逐一录入计算机，然后自动打印档案目录。在使用人事档案管理系统之前，天津石化通过分析对自身人力资源管理现状有清醒的认识和清楚的了解。改进了现有人事档案管理体系难以支持企业发展的因素；然后基于改进后的人事档案管理体系，结合企业管理基础和现阶段管理需求，再进行人事档案管理系统的规划。作为特大型国有企业，天津石化具有集团型企业人事档案管理的特点：1、人员数量较大，下属二级单位较多，分类也比较复杂，存在上市部分和非上市部分；2、人事档案管理不规范，各种基础信息都是在二级单位掌握，而且没有统一的管理模式；3、公司数据信息利用效率低，公司统计数据要依赖于二级单位的数据进行汇总，并且准确性不高；4、人事档案管理由人力资源管理部门单独负责，使用传统的人事档案管理方式，花费大量的时间、精力在日常的事务性操作上，无暇顾及更为重要的策略性工作；5、由于人事档案管理模式陈旧，企业领导对人事档案重视程度不够，没有真正把人事档案管理放到重要位置；6、近年来公司各项改革力度很大，组织机构和人员变动非常频繁，人事档案管理各项基础数据维护不及时，尤其是“人档合一”管理不到位； 7、天津石化人力资源信息管理采用中石化自行研制的eHR系统，已经具备一定的人力资源信息管理基础。针对以上情况，天津石化2008年开始建立人事档案管理系统，作为eHR系统的外延程序，单独开发迁移工具，使系统具有单机版的操作性能和网络版的数据迁移功能。1、界面设置按照实际需要，将界面设置成主界面和辅助工具。主界面包括人事档案管理的日常操作。辅助工具是为了使系统操作更加简便编制的小工具。其结构关系如下图：人事档案管理系统主界面辅助工具档案管理机构管理统计报表综合管理系统维护以表汇表人档匹配机构同步数据迁移数据采集2、系统特点2.1界面友好人事档案管理人员日常的工作均在“档案管理”模块中操作，分为菜单、主集、子集三部分。主集指人员的基本信息管理，每一条主集对应一名员工，相应子集内容就可以在同一界面中操作修改。子集包括档案目录及零散材料的收集、查（借）阅、转递、整理、缺失材料、零散材料转递。其他操作性功能均放到菜单中，主要包括人员分类、查询排序、数据导入导出、打印（标签、目录、转递通知单）输出等。2.2工作效率高在信息维护过程中，尽量使用代码维护，多数信息只需在代码中选择即可，增加了智能化操作，不需要过多的录入，解决了部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，使数据维护速度加快。系统将能够关联的数据进行整合，在界面上以菜单和按钮形式，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低了错误率，同时提高了工作效率。以表汇表工具使公司面对二级单位数据的汇总成为易事，以往一两天才能完成的工作，现在只需瞬间即可校验汇总。2.3兼容性强人事档案管理系统是在前期开发的eHR系统基础之上建立起来的，所以很多功能兼容了eHR系统，组织机构和人员信息使两套系统建立了兼容的关键字段，使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能。同时数据迁移工具和数据采集工具将以往数据直接导入使用，导出的数据以Ecxel、Access等格式，与以往数据格式具有兼容性。2.4资源共享由于人力资源管理和人事档案管理范围不尽相同，使得两套系统各出现冗余和缺漏现象，人事档案系统通过人员姓名、性别、出生日期作为关键字段，自动在eHR系统中导入数据，不受人力资源管理范围的限制。人事档案在系统内部转递时同时转递一份加密文件，只有系统能够自动解密，将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复利用，达到资源的共享。同时也为双方交接留下了电子依据。2.5数据保密上面提到，人事档案管理系统仅对档案目录进行管理，不涉及材料具体内容，保证数据的保密性。系统从进入到转入转出，直至向eHR系统迁移数据，均需要密码处理，保证数据的安全。通过人事档案管理系统的应用，使企业人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。当然，系统在实施过程中并不是一帆风顺的，也存在着许多困难和矛盾，如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的，有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况，但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势，结合现代计算机技术，沿着人事档案管理的电子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向发展，人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用。五、人事档案管理新思路和方法的探讨1、提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识 不断加强宣传力度,以此提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。可利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的重要性,要让企业决策者充分认识到人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理体系,这其中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。2、人事档案管理工作要制度化、标准化 人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门,应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合,形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法,制定一系列管理制度,如:企业人事档案管理管理实施条例、档案管理机构及其职责、档案收集与归档、保管与保护制度、档案查(借)阅制度、档案转递制度、档案保密制度等等。从而,使人事档案管理在日常工作中有章可循、有据可依,更加完善、严谨和行之有效。3、人事档案管理要实现档案资料的完整性、真实性 一卷完整的档案是由员工履历、思想品德和业务才能所作的鉴定和评价材料,学历和评聘专业技术职务材料,政治历史情况的审查材料,参加中国共产党、共青团及民主党派的材料,各种奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料等十多项内容构成。因此,首先明确需归档的材料内容是至关重要的,日常工作中档案管理部门要主动地向以上材料形成部门进行收集,建立必要的收集网络是刻不容缓的,以避免因时间久远材料丢失的现象。对每一份材料进行鉴别,尤其对“三龄一历”信息的审核也是重中之重,因为它关系到员工晋升、退休、享受相关福利等切身利益,档案的完整性和真实性显得尤为重要。4、人事档案管理要实现管理工具现代化 人事档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的人事档案管理工作。它是利用计算机和现代通讯设备,使人事档案管理的信息处理传递时间大大缩短,把现代信息处理技术的新型载体用于人事档案管理,如机读人事档案管理、声像人事档案管理、电子人事档案管理等都能有效提高查阅率,节约利用者查阅人事档案管理的时间,提高服务质量。引进现代化技术和人事档案管理管理硬件设备,甚至可以引进计算机管理软件,建立人事档案管理的信息存储和检索系统,利用缩微技术,将人事档案管理的体积缩小,以计算机输出缩微胶卷(片)的形式提供人事档案管理材料,能确保人事档案管理原件不受损坏,使之“延年益寿”。把输出缩微胶卷(片)制成光盘,从计算机显示屏幕上可快速查阅到所需的人事档案管理材料,获得所需的复制本,给利用人事档案者创造极为方便的条件。5、人事档案管理要信息化,实现资源共享化 信息化是人事档案管理工作的重要管理平台和技术支撑,实现人事档案管理信息资源的社会共享是人事档案的发展方向。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础,开发一些信息软件,利用现代化工具使人事档案管理资源信息化。即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的经济发展提供必要的服务。6、人事档案的管理人员要专业化、知识化 由于设备的现代化和管理的科学化,需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的人事档案管理专业队伍。他们不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神,还应懂得电子计算机的基本理论、基本技能和信息系统的应用,能够进行技术操作和管理,在人事档案管理行业有较深的造诣和较高的文化素养,这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。档案管理人员的用人要通过专业培训持证上岗,可以引用竞争机制,择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的人才选拔到人事档案管理岗位上来。将人事档案管理人员的培养纳入企业人才培养计划是刻不容缓的,要关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正地回报。六、企业档案管理信息化必须解决的几个问题1、档案管理人员的培训教育 档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则