《公司档案管理明细表》.xls

第 1 页 共 10 页 公公司司档档案案管管理理明明细细表表 档档案案类类别别 档档案案 类类别别 代代码码 文文号号归归档档内内容容提提交交部部门门提提交交方方式式归归档档时时间间 保保管管 部部门门 保保管管期期限限备备注注 声像类 A1ZYXZ A1 年度 顺序号 公司高层对外活动的照片行政部原件季度 档 案 室 及 相 关 业 务 部 门 长期 A2ZYXZ A2 年度 顺序号 公司高层对外活动的光盘行政部原件即时长期 荣誉类 公司或公司高层名义获得的荣誉行政部实物即时长期 公司重大事项类BZYXZ B 年度 顺序号 公司大事记行政部原件年度永久 公司外报刊有关公司的报道行政部原件即时永久 信访材料行政部原件即时长期或短期 参加社会大型会议或活动的文件行政部原件年度长期或短期 公司历史 简报 公司刊物行政部不定半年度短期 公司捐赠项目及相关文件行政部原件季度永久 大型工作会议 座谈会 庆祝会文件材料行政部原件年度长期 企业文化建设项目及活动成套材料行政部原件即时长期 集团领导请示及批复cZYXZ C 年度 顺序号 公司向上级的重要请示及批复行政部原件年度永久 公司向董事长 总经理的请示及批复行政部原件年度长期 公司领导请示及批复DZYXZ D 年度 顺序号个人或部门向公司的重要请示及批复行政部原件年度永久 公司行文EZYXZ E 年度 顺序号公司的各类正式发文行政部原件月度长期 对外发文FZYXZ F 年度 顺序号公司向外单位的发文行政部原件年度长期 联系函GZYXZ G 年度 顺序号公司涉内 外业务函件行政部原件年度长期 档案借阅HZYXZ H 年度 顺序号资料查阅 借阅等审批行政部原件年度永久 协议IZYXZ I 年度 顺序号对外签署的业务合作协议行政部原件即时长期 其他JZYXZ J 年度 顺序号零散文件行政部原件年度长期 印章管理 一 K1ZYXZ K1 年度 顺序号 启用印章的文件及印摸行政部原件年度永久 印章管理 二 K2ZYXZ K2 年度 顺序号 印章使用入册 盖章申请表行政部原件年度短期 宿舍管理 一 L1ZYXZ L1 年度 顺序号 宿舍物品登记表等行政部原件年度短期 宿舍管理 二 L2ZYXZ L2 年度 顺序号 房屋租赁合同等行政部原件年度短期 车辆管理MZYXZ M 年度 顺序号与车辆相关文件等行政部原件年度短期 资材管理NZYXZ N 年度 顺序号固定资材统计 购置单等行政部原件年度短期 食堂管理OZYXZ O 年度 顺序号食堂订餐统计 票据等行政部原件年度短期 会议纪要 原文号公司及各部门的会议纪要 含月会议 周会议 行政部原件年度长期或短期 第 2 页 共 10 页 公公司司档档案案管管理理明明细细表表 档档案案类类别别 档档案案 类类别别 代代码码 文文号号归归档档内内容容提提交交部部门门提提交交方方式式归归档档时时间间 保保管管 部部门门 保保管管期期限限备备注注 内部通启 原文号公司下达的重要通知行政部原件月度长期或短期 集团行文 集团文号上级有关行政管理的来文及行政政策规定行政部原件年度长期 A类勘察设计监理 集团文号勘探 设计 监理 施工合同行政部原件即时永久 B类工程施工合同 集团文号工程施工合同行政部原件即时长期 C类材料设备合同 集团文号工程材料采购合同行政部原件即时长期 D类广告制作合同 集团文号广告制作 发布 刊物印刷合同行政部原件即时长期或短期 E类固定资产合同 集团文号办公室固定资产采购 员工宿舍 车辆维修等后勤合同行政部原件即时长期或短期 F类工地市政合同 集团文号土地受让 配套 水 电 电信 电视 宽带等 开发合同行政部原件即时 永久 长期 或短期 G类其他合同 集团文号 投资项目合同行政部原件即时永久或长期 人事服务合同行政部原件即时长期或短期 商标使用许可合同行政部原件即时长期 其他合同行政部原件即时长期或短期 不动产档案 含房产证 土地证 房产买卖合同等 行政部原件即时永久 存银行 保险柜 人力资源类 AZYRS A 年度 顺序号人员档案资料人事部原件即时长期 BZYRS B 年度 顺序号劳动合同人事部原件即时长期 CZYRS C 年度 顺序号人事变动表人事部原件即时长期 DZYRS D 年度 顺序号保险福利人事部原件即时长期 EZYRS E 年度 顺序号住房公积金人事部原件即时长期 FZYRS F 年度 顺序号劳动用工业务办理相关资料人事部原件即时长期 GZYRS G 年度 顺序号员工假单人事部原件即时在职期限 HZYRS H 年度 顺序号考勤记录人事部原件即时在职期限 IZYRS I 年度 顺序号绩效考核资料人事部原件即时在职期限 JZYRS J 年度 顺序号培训资料人事部原件即时在职期限 KZYRS K 年度 顺序号薪酬档案人事部原件即时在职期限 LZYRS L 年度 顺序号应聘简历人事部原件即时在职期限 商管部业务表格AWYSH A 年度 顺序号各种常用电子表格商管部原件年度长期 商管部H区数据库 一 B1WYSH B1 年度 顺序号 商户各品牌logo 商户各品牌相片商管部原件月度长期 档 案 室 及 相 关 业 务 部 门 第 3 页 共 10 页 公公司司档档案案管管理理明明细细表表 档档案案类类别别 档档案案 类类别别 代代码码 文文号号归归档档内内容容提提交交部部门门提提交交方方式式归归档档时时间间 保保管管 部部门门 保保管管期期限限备备注注 商管部H区数据库 二 B2WYSH B2 年度 顺序号 商户各品牌促销信息商管部原件月度长期 商管部H区数据库 三 B3WYSH C1 年度 顺序号 商户联系方式商管部原件月度长期 商管部H区数据库 四 B4WYSH B3 年度 顺序号 商户保证金明细商管部原件月度长期 商管部H区数据库 五 B5WYSH B5 年度 顺序号 经营区台帐商管部原件月度长期 商管部H区数据库 六 B6WYSH B6 年度 顺序号 招商商户信息商管部原件月度长期 商管部合同类CWYSH C 年度 顺序号租赁合同商管部原件月度长期 法律及信函DWYSH D 年度 顺序号法律文件通告及信函商管部原件月度长期 H区请示报告 一 EWYSH E 年度 顺序号集团请示报告申请审批商管部原件月度长期 H区请示报告 二 FWYSH F 年度 顺序号公司请示报告申请审批商管部原件月度长期 商管部递交综合部资 料 一 G1WYSH G1 年度 顺序号 培训资料商管部原件月度长期 商管部递交综合部资 料 二 G2WYSH G2 年度 顺序号 工作总结文档商管部原件月度长期 商管部递交综合部资 料 三 G3WYSH G3 年度 顺序号 集团重要通知及文件商管部原件月度长期 销售招商与管理HZYSH H 年度 顺序号代理商公司明细 B座招商信息 B座行业规划营销部原件月度长期 销售数据IZYSH I 年度 顺序号客服数据 工程数据营销部原件月度长期 销售文件类JZYYX J 年度 顺序号物资采购营销部原件月度长期 消防各项规章制度AWYXF A 年度 顺序号各部门防火制度 消防预案 消防培训方案 消防部原件月度长期 隐患整改通知书BWYXF B 年度 顺序号潍坊消防管理规定的 违章装修 违章动火消防部原件月度长期 消防监控值班记录CWYXF C 年度 顺序号每日值班记录消防部原件月度长期 消防设备设施检查记 录 DWYXF D 年度 顺序号每月检查记录消防部原件月度长期 消防部门下发的文件EWYXF E 年度 顺序号消防文件消防部原件月度长期 火灾报警记录表FWYXF F 年度 顺序号每日消防报警记录消防部原件月度长期 消防装修动火审批表GWYXF G 年度 顺序号动火许可证消防部原件月度长期 消防个人档案HWYXF H 年度 顺序号消防监控人员消防部原件月度长期 案件记录表IWYXF I 年度 顺序号案件记录消防部原件月度长期 消防巡场记录JWYXF J 年度 顺序号每日巡场记录消防部原件月度长期 档 案 室 及 相 关 业 务 部 门 第 4 页 共 10 页 公公司司档档案案管管理理明明细细表表 档档案案类类别别 档档案案 类类别别 代代码码 文文号号归归档档内内容容提提交交部部门门提提交交方方式式归归档档时时间间 保保管管 部部门门 保保管管期期限限备备注注 质保金返还AWYWX A 年度 顺序号质保金返还审批表维修部原件月度长期 应急预案BWYWX B 年度 顺序号各类预案维修部原件月度长期 能源记录CWYWX C 年度 顺序号水 电 采暖记录维修部原件月度长期 培训计划DWYWX D 年度 顺序号培训计划表维修部原件月度长期 设备档案EWYWX E 年度 顺序号各类设施设备档案维修部原件月度长期 装修审批FWYWX F 年度 顺序号商户装修审批维修部原件月度长期 用款申请GWYWX G 年度 顺序号物品采购 政府收费等用款申请维修部原件月度长期 重大事故报告HWYWX H 年度 顺序号水 电 设备险情等事故报告文件维修部原件月度长期 图纸汇总IWYWX I 年度 顺序号经营面积图 设备设施图维修部原件月度长期 物品购置领用表JWYWX J 年度 顺序号物品购置 出 入库单据维修部原件月度长期 工作联系函KWYWX K 年度 顺序号涉内 外业务函件维修部原件月度长期 节能降耗计划LWYWX L 年度 顺序号节能降耗计划维修部原件月度长期 有偿服务登记表MWYWX M 年度 顺序号有偿服务登记表维修部原件月度长期 外委维修合同NWYWX N 年度 顺序号外委维修合同维修部原件月度长期 商户投诉处理 OWYWX O 年度 顺序号 商户投诉处理意见 处理结果 维修部原件月度长期 维修部维修流程PWYWX P 年度 顺序号作业标准 维修流程维修部原件月度长期 维修部管理规定QWYWX Q 年度 顺序号值班工作职责维修部原件月度 整改记录RWYWX R 年度 顺序号值班工作职责维修部原件月度长期 备注 公司档案文号编排格式 1 公司 简称 业务部门 简称 档案类别代码 年度 顺序号 字母和数字含义依次是 1 公司简称 置业公司ZY 物业公司WY 2 业务部门简称 行政部XZ 人事部RS 商管部SH H 以行业类别替换 行业类别分为陶瓷区 T 地板区 D 木门区 M 橱柜区 C 建材 J 消防部XF 安保部AB 维修部WX 营销部YX 3 档案类别代码 按A B C D等字母顺序编排 4 年度 建档 存档年份 5 顺序号 001 002等三位数字顺序编排 例如 2011年1月1日置业公司创业 就业推进会活动照片 档案文号为ZYXZ A1 2011001 档 案 室 及 相 关 业 务 部 门 公公司司档档案案管管理理明明细细表表 档档案案类类别别 档档案案 类类别别 代代码码 文文号号归归档档内内容容 声像类 A1ZYXZ A1 年度 顺序号 公司高层对外活动的照片 A2ZYXZ A2 年度 顺序号 公司高层对外活动的光盘 荣誉类 公司或公司高层名义获得的荣誉 公司重大事项类BZYXZ B 年度 顺序号 公司大事记 公司外报刊有关公司的报道 信访材料 参加社会大型会议或活动的文件 公司历史 简报 公司刊物 公司捐赠项目及相关文件 大型工作会议 座谈会 庆祝会文件材料 企业文化建设项目及活动成套材料 公司行文EZYXZ E 年度 顺序号公司的各类正式发文 对外发文FZYXZ F 年度 顺序号公司向外单位的发文 联系函GZYXZ G 年度 顺序号公司涉内 外业务函件 档案借阅HZYXZ H 年度 顺序号资料查阅 借阅等审批 协议IZYXZ I 年度 顺序号对外签署的业务合作协议 其他JZYXZ J 年度 顺序号零散文件 印章管理 一 K1ZYXZ K1 年度 顺序号 启用印章的文件及印摸 印章管理 二 K2ZYXZ K2 年度 顺序号 印章使用入册 盖章申请表 宿舍管理 一 L1ZYXZ L1 年度 顺序号 宿舍物品登记表 宿舍员工登记等 宿舍管理 二 L2ZYXZ L2 年度 顺序号 房屋租赁合同等 车辆管理MZYXZ M 年度 顺序号与车辆相关文件等 资材管理NZYXZ N 年度 顺序号固定资材统计 购置单等 内部通启 原文号公司下达的重要通知 D类广告制作合同 集团文号广告制作 发布 刊物印刷合同 E类固定资产合同 集团文号办公室固定资产采购 员工宿舍 车辆维修等后勤合同 G类其他合同 集团文号 投资项目合同 人事服务合同 商标使用许可合同 其他合同 不动产档案 含房产证 土地证 房产买卖合同等 人力资源类 AZYRS A 年度 顺序号人员档案资料 BZYRS B 年度 顺序号劳动合同 CZYRS C 年度 顺序号人事变动表 DZYRS D 年度 顺序号保险福利 EZYRS E 年度 顺序号住房公积金 FZYRS F 年度 顺序号劳动用工业务办理相关资料 GZYRS G 年度 顺序号员工假单 HZYRS H 年度 顺序号考勤记录 IZYRS I 年度 顺序号绩效考核资料 JZYRS J 年度 顺序号培训资料 KZYRS K 年度 顺序号薪酬档案 LZYRS L 年度 顺序号应聘简历 商管部合同类CWYSH C 年度 顺序号租赁合同 法律及信函DWYSH D 年度 顺序号法律文件通告及信函 H区请示报告 一 EWYSH E 年度 顺序号集团请示报告申请审批 H区请示报告 二 FWYSH F 年度 顺序号公司请示报告申请审批 商管部递交综合部资 料 一 G1WYSH G1 年度 顺序号 培训资料 商管部递交综合部资 料 二 G2WYSH G2 年度 顺序号 工作总结文档 商管部递交综合部资 料 三 G3WYSH G3 年度 顺序号 集团重要通知及文件 销售招商与管理HZYSH H 年度 顺序号代理商公司明细 B座招商信息 B座行业规划 销售文件类JZYYX J 年度 顺序号物资采购 备注 公司档案文号编排格式 1 公司 简称 业务部门 简称 档案类别代码 年度 顺序号 字母和数字含义依次是 1 公司简称 共颖公司GY 新共赢公司XGY 2 业务部门简称 行政部XZ 人事部RS 财务部CW 技术部JS 市场部SC 运营中心YY 销售部XS 商务拓展部ST 3 档案类别代码 按A B C D等字母顺序编排 4 年度 建档 存档年份 5 顺序号 001 002等三位数字顺序编排 例如 2011年1月1日置业公司创业 就业推进会活动照片 档案文号为ZYXZ A1 2011001 人力资源类 提提交交部部门门提提交交方方式式归归档档时时间间 保保管管 部部门门 保保管管期期限限备备注注 行政部原件季度 档 案 室 及 相 关 业 务 部 门 长期 行政部原件即时长期 行政部实物即时长期 行政部原件年度永久 行政部原件即时永久 行政部原件即时长期或短期 行政部原件年度长期或短期 行政部不定半年度短期 行政部原件季度永久 行政部原件年度长期 行政部原件即时长期 行政部原件月度长期 行政部原件年度长期 行政部原件年度长期 行政部原件年度永久 行政部