行政管理制度.doc

行政管理制度员工行为规范为规范员工行为，树立企业形象，打造作风过硬的团队，特制定本制度。一、员工行为规范 （一）上下班和出入规范 1、不迟到、早退； 2、员工进入办公区及办公期间必须佩戴工作卡；工作卡应无污渍、无破损； 3、出入时让客人和领导先行； 4、进入办公区内手机调至振动档； 5、自备的交通工具按规定到指定位置有序存放； 6、乘班车遵守秩序，不争先恐后，不争抢座位，不为别人占座，礼让女士和年长的员工； 7、不准在公共办公区内用餐,工作时间不准吃零食。 （二）仪容、仪表和着装规范 1、穿着整洁、统一着工装，换洗工装时可着黑色或深蓝黑色西服（女士可着套装）,不准工装与其它服装混穿。自由着装的人员需经单位领导同意，报公司总经理办公室备案； 2、男士系领带，头发修剪整齐，前不过眉，侧不过耳，后不过衣领，不得留胡须，保持面部干净； 3、女士化淡妆。头发梳理整齐，不得染成怪异的颜色，不允许喷香水和涂带颜色的指甲油； 4、鞋子要保持干净、擦亮，走路尽量不要发出响声，不得穿拖鞋； 5、短、露、透或过于休闲的服装都会影响您的形象和客户对您的评价，也会为企业形象带来负面影响； 6、工作时间不许佩戴式样、材质夸张的首饰。 （三）工作时间、工作场所的行为规范 1、上班时全身心投入，保持良好的工作状态，严格遵守各项规章制度。上级交办的事项迅速处理，及时汇报，主动克服困难； 2、上班时积极工作，不做与工作无关的私人事宜； 3、上班时间不准串岗、闲谈、嬉闹喧哗，不擅自离岗，有事离开须向主管请假，获准后方可离开，不准提前进食堂用餐； 4、保持良好的坐立姿态，不坐桌子，坐时不翘腿、搁腿和抱胸，不倚靠站立，不东倒西歪，行走时不勾肩搭背。不准大声喊人，行走时脚步要轻； 5、遇感冒流涕时要自备好手纸，并注意掩饰，打哈欠或打喷嚏时用手或手帕遮掩，不随地吐痰； 6、员工应保持工作区域设备的整洁，办公区不存放与工作无关的物品，冬装统一放置在休息室内；不在工作场所乱挂物件，不得乱扔杂物和烟头，不得乱涂乱画。下班前对工作桌、台或设备进行整理、打扫，归整入屉、入仓、入筒。离开时将坐椅推入办公桌（岛）下方。办公桌（岛）无灰尘，附近无垃圾、无污渍； 7、爱护公司财产，不空耗水、电、汽、油等资源，员工下班离开办公场所时及时关闭电器设备（电灯、电脑、打印机、复印机、空调等）并关好门窗； 8、爱护花草，不得随意搬动及损毁，不准将果皮及剩茶水倒入花盆内； 9、走进任何一间办公室都必须敲门示意，得到同意后方可进入。 （四）体现员工素质的作风和道德规范 1、工作认真负责，严格执行各种制度和遵守各种规范，不叫苦、不争功、不诿过； 2、自觉遵守公司的有关规定，不做损害公司的事，不假公济私，公司员工都应积极维护公司利益； 3、员工不准从事第二职业，不准泄露公司的商业秘密和技术资料； 4、善于团结同事，坚持与人为善，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做。互相帮助，互谅互让，学会宽容，不互相猜疑、嫉妒他人，学人之长、补己之短，不造谣传谣，不传播小道消息，虚心学习，共同提高，共同维护公司的团结和统一； 5、为人要真诚，不说假话、大话、空话，不弄虚作假，实事求是，不欺骗领导和同事，不讥讽、挖苦他人，言必信、行必果； 6、修炼自己的道德情操，热爱学习，积极参加各种培训，提高知识水平和专业水平； 7、不准赌博和变相赌博； 8、对工作要雷厉风行，坚持日事日毕，日清日高的原则； 9、积极向有关部门反映情况和提合理化建议，学先进，帮后进，具备很强烈的责任意识； 10、勇于开展批评和自我批评，批评要注意方式，自我批评态度要诚恳，有错就认，知错就改，不准阳奉阴违，诬陷他人； 11、同事之间互助友爱，不拉帮、不结派，不以老欺新，不以强凌弱、不以大欺小，同异性交往要大方，不准轻浮，不搞低级趣味。 （五）团队意识行为规范 1、团队利益高于个人利益，员工的个人利益服从公司发展利益，将个人努力融入集体奋斗之中； 2、实现自我创新能力与协作原则有效组合； 3、公司鼓励员工努力学习先进技术知识，为员工搭建实现个人人生价值的舞台，使员工与企业共同进步； 4、各经营单位之间要密切协作，默契配合，不准诋毁他人，不准为谋求小团体利益，损毁整体利益和长远利益。 （六）接打电话及内外交往中语言和交谈规范 1、电话铃响三声之内接听，外线：接听后先说“您好，公司部门”；内线：接听后先说：“您好，部”，迟接电话表示歉意，电话对方要找之人不在，礼貌说明情况，如需转告，准确记录，及时转告相关者，通话要语言简练，保持话线畅通； 2、遵守“手机礼貌”，接打手机不影响他人，不在所处环境制造“杂音”。员工在办公时间，如需接听私人电话时，应主动离开办公区，应避免长时间接听私人电话，以免影响自己或他人工作； 3、与人交谈先要有礼貌招呼，招呼要有称呼，如“您好”、“各位好”、“诸位好”； 4、交谈时语调要温和、友好、亲切，多用商量的语气； 5、在工作时间内，同事间礼貌称呼，称呼为“姓氏后为职务”或称呼其名，切忌哥、姐相称； 6、听人讲话时要停下手中工作，不东张西望或摆弄物件，不随意打断对方，插话要在谈话间断时进行； 7、交谈结束时要有告别语，如“有事再联系”、“我先走了”、“请走好”或约好何时再见等； 8、尊重对方，发生不愉快时要尽量克制，不说脏话、粗话，公司内严禁争吵、斗殴、骂人。 （七）接待客人的行为规范 1、来访接待 （1）热情接待每一位来宾，不以貌取人，不盛气凌人，态度要亲切友好，不卑不亢。询问姓名、来访事由，做好登记；能够单独处理的事项要果断处置； （2）来访者提出要见被访者，要问清是否有约，并回避来访者迅速与被访者联系，若被访者不在或不同意接见时，要委婉谢辞，记录好来访者联系方式和事由，并及时反馈于被访者； （3）若被访者同意接见或他人同意接见，要及时引领到会见处； （4）引领客人进入时，应稍走在客人前面一点，并与客人协步同行；在引领途中，每当位置和场所有所改变时，都要以手势事先提示； （5）接待室中，接待人员应礼貌地迎接客人，为客人挂外衣，请客人就座；请客人坐在远离门口或面对门口的一端； （6）为客人递上饮用水或饮料，并随时给客人蓄满； （7）离开客人时应轻行注目礼（即使客人不看你）； （8）客人离开时，帮客人开门，或送到企业门外，客人乘车前握手道别。等客人车辆离去后方可返回； （9）与接待无关的人员，不得对客人熟视无睹，相遇时应主动点头微笑； （10）递接名片应双手接送，一般先递自己名片，递送时身体稍欠，从正面向对方递出，如自己没有名片，要向对方致歉，并主动介绍自己，接对方名片同样必须欠身后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保管； （11）回答问题要简短、质朴、精炼。 2、机场、车站接待礼仪 （1）接待人员要穿戴整齐，提前到达机场、车站，并备好迎接标志； （2）见到客人后要主动做自我为介绍，并表示欢迎； （3）引领客人到接待车处，主动拉开后座的车门，侧身躬立，请对方上车去；如果对方携带了较重的行李，在上车之前应协助客人将行李放在后备箱内； （4）车中要主动介绍地方的风光、文化，对客人提出的要求要认真记好； （5）到达接待地点时，要快速下车，主动拉开客人一侧的车门，侧身躬立，请客人下车。 3、会议接待礼仪规范 （1）若有重要领导或重要客人参加会议，要有专门人员在门前迎接； （2）若需要客人签字时，递签字笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上； （3）发放资料时，应礼貌地双手递上； （4）接待人员应礼貌地将客人引入会场就座； （5）客人就座后，接待人员应递茶，或递上水果，并热情地回答客人提出的问题； （6）服务人员要注意观察客人，及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能碰到杯口，不能发生杯盖碰撞的声音。要左手拿开背盖，右手端水壶，将水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上方。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌张，来回奔跑。 4、文化、娱乐、宴请和参加公司大型活动规范 （1）平时就餐，遵守秩序，不准敲打碗筷。要注意节约粮食和菜肴，不乱倒饭菜。 （2）参加宴请要守时，服饰要整洁得体，入座、进餐、离席都要稍晚一步，离席要打招呼，敬酒、劝酒、饮酒要适度，不失态。 （3）参加公司大型活动，升兴泰旗和奏（唱）兴泰之歌时，要全体立正站立、伴随旗帜升起行注目礼，左手自然下垂，中指贴于裤缝，右手五指并拢放于左胸上方，中指指向左肩胛处。 （4）日常应使用文明用语：您好、请、谢谢、对不起、再见。 二、罚则 （一）原则 1、每位员工都应自觉遵守员工行为规范；每位员工都有维护、纠正、举报、处罚其他员工违反规范行为的权利。 2、首次或轻微违反员工行为规范的，扣除1-10经验值。 3、第二次及以上或较重违反员工行为规范的，扣除10-50经验值。 4、严重违反员工行为规范的员工要进行辞退。 （二）细则 1、不佩戴工作卡及着装不符合规定者不能进入办公区。办公室或人事部门发现违反本规范第一（一）2 条，（二）条时，第一次要及时纠正；对于第二次违反的要进行登记，并通知其直属上级，对于一周内累计超过 3 次的，通报人力资源部或主管副总经理，并进行相应的经验值处罚（扣除10-50经验值）； 2、违反本规范第一(二)关于工作时间、工作场所规定的行为规范，上班时间串岗、闲谈、提前就餐、办公区域不整洁、椅子未入桌下、抽屉敞开、下班后未及时关闭办公设备电源等，首次发现，通知本人及时纠正；第二次发现通知其直属上级；第三次发现通报人力资源部或主管副总经理，并进行相应的经济处罚（扣除10-50经验值）； 3、违反本规范第一（三）（四） （五）条的规定，影响团队士气、成员之间的关系，一次扣除20的经验值； 4、违反本规范第一（六） ，接听电话未按标准执行，不问好，不报单位名称，每发生一次扣除2经验值，3 人次以上通报批评； 5、同事间称呼不符合第一（六）5 条规定，影响执行文化的确立，第一次扣除2经验值，被罚 3 次以上通报批评； 6、违反此规范第一（七）条的规定，一次扣除2经验值，二次通报，并扣除5以上经验值。 公司会议制度本制度旨在明确本公司的会议的原则，确定会议的基本事项以提高会议的效率与效果。本制度所指的会议包括公司经理级办公会议、部门例会、全体员工会议。一、经理级办公会议1、主持与记录：经理级办公会议由行政部负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，由副总经理主持，行政部秘书进行会议记录。2、召开时间：经理级办公会议分为两种例会和临时会议。例会原则上每月召开一次，时间一般定为每月第一个星期（如遇法定节假日则往后推延至节假日后进行）。临时会议由总经理认定必要时召开。3、参加人员：总经理、总经理助理、行政部，各部经理。4、会议内容：各与会人员对前一期的工作情况进行汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、制定后一期的工作规划等。二、部门例会1、主持与记录：部门例会由各部门自行负责召集和记录，部门经理负责主持，会后需将会议纪要统一交至行政部存档。2、召开时间：每周一上午9点。3、参加人员：部门经理、部门员工。4、会议内容：各部门自行确定。三、全体员工会议1、主持与记录：全体员工会议由行政部负责召集，行政部主管主持，行政部秘书进行会议记录。2、召开时间：每年的年终。3、参加人员：全体员工。4、会议内容：总结全年的工作，表彰优秀个人和团队，制定下一年度工作规划。四、会议制度要求1、所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。所有参会人员均需签到，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。2、行政部负责落实会场，安排会用器材等，并在经理级办公会议和全体员工会议前把会议时间以及会议事项的大致安排预先告知与会者。3、与会者均应根据会议性质做好准备工作（如汇总总结提纲、工作计划草案、提案等）。4、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。5、会议记录人应具备相应能力，并能严格保密。6、每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内完成，并将文件（含电子文档）交由行政部备案。7、所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。8、会议的组织部门负责将会议室设施归位及垃圾的清理，以便下个会议正常召开。五、罚则违反本制度第四条，进行处罚；高层管理人员扣除20经验值，中层管理人员扣除10经验值，其他员工扣除5经验值。工作计划及总结管理制度为规范管理、提高工作效率，以确保公司经营目标的有效达成，特制定本制度。 一、计划分类 工作计划和工作总结按工作期间划分为：周计划、周总结；月计划、月总结；季度计划、季度总结；年度计划；年度总结。 二、计划制定 （一）员工在制定工作计划时，应结合本人的岗位职责、核心工作内容以及绩效指标；同时应同主管领导进行沟通，考虑本单位近期阶段性的重点工作及临时性工作等因素。 （二）各单位、各部门、员工在制定工作计划时，应充分考虑当期的工作计划是否会影响全年度的经营指标或工作目标的实现，所有工作进度应计划提前完成，预留出变动量，以确保全年度工作目标的有效达成。 （三）制定工作计划应具备最基本的四个要素（3W1H）：1、工作项目、内容（做什么：WHAT）； 2、工作完成的标准或达到怎样的效果（做的怎么样：HOW）； 3、工作分工（谁来做：WHO）； 4、工作进度（什么时候做完：WHEN）。 三、工作计划及总结的递交 （一）周工作计划及总结 1、员工周工作计划及总结在每周四下午 3 时前递交给直接领导； 2、各职能部门周工作计划及总结在每周四下午 5 时前递交主管副总经理； 3、总经理办公会成员（总经理办公会成员包括总经理、副总经理、财务总监和董事会秘书，总裁办公会对董事会负责）周工作计划及总结于每周五 9 时前递交总经理办公室，总经理办公室于当日 10 时前汇总完成。 （二）月工作计划及总结 1、员工月工作计划及总结在每月 27 日下午 5 时前递交给部门领导； 2、职能部门月工作计划及总结在每月 28 日下午 5 时前递交给主管副总经理； 3、总经理办公会成员于每月月例会前一天将月计划及总结书面呈报总经理，并做好 PPT 在会上汇报。（三）季度工作计划及总结 1、员工季度工作计划及总结在每季度最后一个月 27 日下午 5 时前递交给部门领导。2、职能部门季度工作计划及总结在每季度最后一个月 28 日下午 5 时前递交给主管副总经理； 3、总经理办公会成员于每季度最后一个月 29 日上午 9 时前将季度计划及总结以书面形式呈报总经理。 （四）年度工作计划及总结 1、员工年度工作计划及总结在 12 月 27 下午 5 时前递交给部门领导。 2、中层以上员工除提交年度个人工作计划及总结外，还需于 12 月 28 日下午 5 时前提交个人的年度述职报告至直线上级处。 3、职能部门年度工作计划及总结在 12 月 28 日下午 5 时前递交给主管副总经理； 4、总经理办公会成员于 12 月 29 日上午 9 时前将年度工作计划及总结以书面形式呈报总经理。 5、以上日期如遇休息日，则提前一天。 四、工作计划及总结的沟通反馈： （一）周工作计划及总结递交后一个工作日内，月份（季度）工作计划及总结递交后三个工作日内，年度工作计划及总结递交后七个工作日内，上级主管应根据公司整体工作方向对各单位、各部门、员工的工作计划及总结进行可行性研究，审核其工作指标分解是否影响其全年度工作计划的完成，审核后给予沟通反馈。（二）各单位、各部门、员工在与上级主管沟通工作计划及总结后，需及时调整工作方向以及工作目标，以期达到公司、部门、员工三方面的步调一致。 五、工作总结分析 工作总结中如有未完成的工作内容，一定要做详细的分析，识别改进的机会，制定出可操作性的改进措施或可行性方案，以使员工的业务素质和工作质量得到提升。 六、递交方式及迟交罚则： 以上递交的过程均以 OA 邮件的方式发送即可；逾规定时间不递交者，普通员工扣除 2经验值/次；中级、中高级管理层扣除 10 经验值/次；高级管理层扣除 20经验值/次。 七、附则 （一）所有工作计划及总结一式两份，员工、单位留存一份作为开展工作的指导文件，上级主管留存一份作为沟通、监督、考核使用。 办公用品管理办法为保证对办公用品合理使用，降低采购成本，特制定本办法。 一、职责 （一）各经营单位根据降低成本、合理使用原则制定本单位的办公用品管理办法并报总经理办公室、计划财务部、审计部备案。 （二）总经理办公室负责职能部门的办公用品发放标准的制定、采购计划汇总、统一发放及分帐单的制作等。 （三）各职能部门根据使用标准提交本部门的办公用品请购计划。各经营单位负责制定管理办法对本单位的办公用品进行管理，制定本单位的请购计划报首席经营者审批。 （四）计划财务部负责对办公用品采购费用进行审核。 （五）采购部负责按审批后的请购计划进行采购。 （六）主管副总经理负责审批本单位的办公用品采购计划。 二、职能部门办公用品请购及发放 各职能部门办公用品的请购及发放按办公用品采购流程执行。 三、职能部门办公用品发放标准 （一）发放范围及要求如下： 1、以下办公用品根据需要及实际使用量在规定标准内购买：钢笔、修正液、圆珠笔、鱼尾夹(大、中、小)、铅笔、橡皮、格尺、垫板、软皮本、活页夹（100 页、60 页、40 页）、纸篓、大头针(小盒)、曲别针(小盒)、刀片（单面、双面）、胶水、浆糊、壁纸刀、口取纸、拉袋、透明胶（宽、窄）、图钉(小盒)、稿纸 2、以下办公用品按规定要求配置： （1）计算器：保管员、收款员、财务人员，每人一台（使用年限三年以上）以旧换新（离职时，应将其上交或移交业务接管人员）。 （2）印盒、印泥、印台(根据岗位任选其一)：收款员每人一盒，科室每室一盒（使用年限一年以上），以旧换新。 （3）订书器：每部门一个（使用年限三年以上），以旧换新。（4）订书钉：配有订书器部门一季度一盒。 （5）票据夹：凡有票据者，每人四个，二大二小，（使用期限二年以上）以旧换新。 （6）铁夹子：财务有关人员，每人两个，（使用期限二年以上）以旧换新。 （7）剪刀：部门每室一把（7 元以下使用年限三年以上），以旧换新。 （8）海绵盒：收款员、出纳员每人一盒（使用年限一年以上），以旧换新。 （9）各类帐本及帐皮：由相关岗位根据需要进行请购。 （10）复写纸：除财务部门可按需请购外，其他各办公室一年二盒（大小各一盒）。 （11）碳素笔：收款员、出纳员每人每月一支。（不再发放笔芯） （12）白板笔：有白板部门配备两支，以旧换新。（最低使用一个月） （13）纸杯：由总经理办公室控制请购计划并发放。 （14）不干胶打印纸：总经理办公室及投资管理部根据需要进行请购。 （15）档案袋（盒）：由总经理办公室统一请购、按需发放。 （16）书立、名片夹、笔筒、塑料书柜、便签、喜贴：仅限各总经理以上级别领用。 （17）宣传用办公用品及接待用品由总经理办公室统一请购，按流程审批后采购。 （二）、公司各职能部门月度办公用品限额： 1、员工办公费标准： 副总经理 100 元/月/人 部门经理 15 元/月/人 其他人员 5 元/月/人 2、各部门限额（主要指打印纸部分） 总经理办公室（含各总经理）320 元 计划财务部 160 元 投资管理部 60 元 人力资源部 80 元 审计部 160 元 网络部 60 元 四、罚则 （一）各职能部门未按职责进行审查及相关工作，对职能部门经理扣除10经验值； （二）超标准、没计划、大批量采购办公用品 500 元以上，对相应采购及财务人员每人扣除5经验值。工装管理制度为规范和加强公司的工装管理，体现员工风貌及企业文化，提升企业形象。特制定本制度。 一、工装管理 （一）原则：各单位根据自身经营特点、相关行业通行标准、VI 要求，在年度预算内确定着装、样式及面料等，统一着装的按以下要求执行，如有特殊配置要求，须报总经理办公会批准。 （二）工装的套数：秋冬装 1 套（上衣 1 件，裤子两条）；夏装 1 套（上、下装各1 件）； （三）工装标准：秋冬装 600 元/套以下，夏装 300 元/套以下； （四）承担比例：公司承担 50费用作为员工着装补助，其余 50由员工个人交付，员工工作满年在更换工装时不需要承担个人应负担的 50，未满年离职的按月分摊扣除公司补助部分（未满半月的按半月计，超过半月的按 1 个月计）。 （五）工装的采购：采用招标方式确定。（六）工装的发放：各单位行政人事部门负责工装的发放、回收、补偿差价等工作。原则上员工转正后发放工装，特殊岗位需上岗前发放的，报总经理办公室备案。（七）工装的使用：1、员工的工装连续使用 2 年可更新一次，更新的工装不再收取员工费用。 2、员工应按规定要求着装并爱护工装，出现损坏的由员工自行修补，无法修补的或造成丢失而影响正常使用的，由员工全额承担工装更新费用。 二、罚则 （一）超标准配发工装，未报总经理办公会审批的，对单位负责人按超标准总额的 2%扣除经验值； （二）因转正信息、离职员工入职信息不准确，造成工装制作延误，或扣款不准确的，对信息提供者按所造成损失总额的2%扣除经验值；（三）总经理办每半年组织相关部门检查一次，各单位工装的使用和管理情况，否则扣除相应责任人 20 经验值。经济合同管理制度为规范对外经济行为，提高经济效益，最大限度地降低合同的法律风险，防止不必要的经济损失，通过合同的管理，使公司重大的对外经济活动得到控制，根据中华人民共和国合同法及我公司的具体情况，制定此制度。 一、适用范围 适用于公司所有类型经济合同管理，主要包括：买卖合同（购销合同）；供用电、水、气、热力合同；借款合同；建设工程合同；运输合同；保管合同；仓储合同；租赁合同；联营合同等。 二、定义 标的：指合同法律关系的客体，是指合同当事人之间权利义务所指向的对象。如：买卖合同中的买卖品、供电合同中的电力等。 三、职责 （一）总经理负责对公司总部10 万元的投资类合同进行审批。 （二）主管业务副总经理负责对合同进行审批。当上述审批人员有不同意见时，进行协调解决或报总经理，由总经理做出决定。 （三）法律顾问负责对合同的规范性、合法性等方面进行审核。（四）各单位财务经理负责对合同业务的发票、金额及结款方式进行审核。 （五）合同签订人负责审查合同的真实性和经济效益。 四、合同管理部门的职责 （一）负责对合同审批手续的齐全性及相关资料的完善性审核无误后对合同进行编号并盖章。 （二）负责发放合同并由合同领用人在发放登记簿上签收。 （三）负责合同的档案管理工作。在保存好本部门合同档案的前提下，对合同保管和使用的其他部门的档案保管情况予以指导、检查和监督。 （四）负责与法律顾问的联系工作。 （五）负责与法律顾问及相关部门起草、修改、解释合同的管理制度。 五、合同的规范 （一）合同条款 主要包括当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量、价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的办法等。（二）合同的格式 1、所有经济合同原则上应采用国家统一的格式合同，如：建设工程施工合同、仓储保管合同、财产租赁合同、百货、纺织品购销合同、国有土地使用权出让合同等。国家未统一格式的采用公司统一制定的格式合同，公司统一格式的合同应经公司的法律顾问对格式与内容审定后方可使用。业务人员对于格式合同的条款和不采用的条款应明确标注，以免产生误解。 2、公司无统一制定的格式合同，由合同双方共同拟定。 六、合同的签订 （一）公司的一切对外经济活动，除款项能够即结即清的，都应签订合同。特殊情况不能签订合同的，根据惯例执行的情况按合同的主要条款写出说明，按合同的审批程序报批后归档。 （二）公司的所有经济合同必须采用书面形式订立，合同应具备本制度所列的主要条款，合同的关键用语应力求准确，表述应规范、明确，文字书写要工整。 （三）为保证经济合同内容的合法性，禁止随身携带已盖合同专用章或公章的空白合同或空白便条、禁止对方在未盖章前先盖我公司公章。如确有需要，须经总经理或授权委托人批准并办理领用手续，使用完毕经盖章人审查无误后，办理销准手续（空白合同应予编号）。（四）在订立经济合同前，应对对方当事人的工商营业执照、法定代表人身份证明书、法人授权委托及资信状况进行认真审查，资信缺失情况要做特别说明，并应将上述情况形成书面资料存档备查（本年度内第一次签合同附上述资料）。 （五）经济合同文本拟定完毕，凭合同用印审批单按规定的流程审批通过后加盖公章或合同专用章方能生效。 七、合同的审批 （一）市场签订的租赁合同、购销合同、联营合同、担保合同等业务类合同，由经营单位起草合同样本，由首席经营者签字后报法律顾问统一审定，双方意见一致的，可交付使用；有异议的双方再协商，达成一致，方能使用合同样本。经营单位确定业务类合同签订的经办人负责办理签订，经本单位的首席经营者审批后方可执行。 （二）除上述合同外，其它合同的签订流程为： 1、所签合同金额10 万元时，合同审批程序为：部门负责人所在部门财务负责人法律顾问主管副总经理（公司职能部门）或经营单位首席经营者；2、所签合同金额10 万元时，合同审批程序为：部门经理所在部门财务经理主管副总经理（公司职能部门）或经营单位首席经营者法律顾问首席执行官。 （三）审批授权：上述权限审批人出差时，可出具授权委托书，指定代理权限人、标明授权范围、授权时间、授权事项等。 （四）合同审批的控制点为商务条款是否对我方不利，商务事件是否符合所涉及的法律规定。 （五）公司的经济合同应由各单位指定的部门按编号规则统一编号。编号规则：合同签订部门名称汉语拼音首位大写字母年号流水号，例如：采购部 2006 年签订的第一份合同编号为：CG2006001。 （六）公章管理的部门对合同用印审批单及合同要求的对方当事人的工商营业执照、法定代表人身份证明书、法人授权委托及资信状况等资料审核无误后方能盖章。 （七）公司的其它合同除给外单位的份数外，公司自留三份。一份由负责该项业务的部门保存，一份由单位指定部门保存，一份由执行合同的计财部门保存（此份合同由业务部门转交执行合同的计财部门，计财部门将收到的合同与盖章部门转交的合同目录进行核对。）八、合同的履行 （一）经济合同签订后，各业务部门应认真履行，同时督促对方履行。 （二）审计部应根据情况，对合同的履行进行监督、审查。 （三）合同出现问题后的处理 （四）合同对方如不履行合同或出现违约，业务人员应立即将具体情况向本部门负责人、计划财务部及审计部通报，共同制定对策。 （五）经济合同在订立或履行过程中发生问题和纠纷的，业务部门应及时向主管机构和领导进行汇报，汇报应采用书面形式，情况特别紧急的，应先行采取紧急措施，保证财产不受损失。 （六）如通过协商方式不能解决纠纷的，业务部门应及时与公司法律顾问联系，听取法律方面的意见，以便通过合法程序妥善处理。 九、合同的变更及解除 （一）合同订立后，如经双方协商，对合同进行变更或解除，应以书面形式做出，并由双方签字盖章。 （二）已订立的经济合同，经双方协商，确有必要变更或撤销的，按照合同原审批程序重新报批。 十、合同的管理 （一）合同的存档： 1、合同拥有部门应严格管理各自保管的合同，并应编制合同保管清册，按档案管理制度规定，定期存入各自的档案中。 2、合同审批表、合同要求提交的相关资料和双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等，均应作为合同有效组成部分，与合同一起存档备查。市场签订的租赁合同、购销合同、联营合同、担保合同等业务类合同，由各公司自行保留，不需上交公司公司，公司档案主管对上述合同的管理进行抽查。 3、负责盖章的办公室或业务部于每月 5 日前要形成上月所签订的合同目录。 十一、合同执行情况检查 公司审计部负责与计划财务部、总经理办公室共同对合同管理制度的执行情况进行不定期的检查。 十二、罚则 （一）要严格按照职责规定管理合同，对违反合同职责规定未经相关人员对合同审核的，扣除 5 经验值（特殊情况需经本部门领导在签呈中注明）。 （二）合同的使用应遵循法定的格式，对没有格式文本的要依据中华人民共和国合同法的相关规定自拟文本并经相应的审批程序使用，对没有正确使用造成损失的，扣除 10 经验值并依法赔偿相应损失。（三）对违反合同签订、履行和变更、解除规定的，每次扣除 10 经验值，两次以上的扣除 40 经验值，三次以上予以辞退。 （四）对违反合同管理规定未及时存档，或者提交的存档材料不全的，扣除 10 经验值。 文件管理制度为规范公司文件管理，提高办公效率，特制订本管理制度。 一、适用范围 适用于公司文件的管理，具体包括：上级函、电、来文；同级函、电、来文；上报下发的各种文件、资料等。 二、外部文件的管理 （一）文件的签收 凡来公司公启文件均由公司前台行政秘书登记签收后交总经理办公室公司秘书拆封。在签收和拆封时，应检查封口和邮戳，对邮票撕毁或开口的函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 （二）文件的编号 1、总经理办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理单”，并分类登记编号。 2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送总经理办公室进行登记编号统一保管，不得个人保存。 （三）文件的阅批与分转 1、凡正式文件均需由总经理办公室主任阅签后根据文件内容和性质，分交承办部门阅办；2、重要文件应呈送公司总经理或主管行政副总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。 3、一般文件应在当天阅签完，紧急文件即阅即办。 4、一般函、电、文件，由总经理办公室直接分转处理，涉及几个部门汇办的文件，由总经理办公室同主办部门联系后再分转处理。 5、为加速文件阅办，总经理办公室应在当天将文件送交承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 （四）文件的传阅与催办 1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，有密级的文件不得带离公司，也不得转借他人阅看。尚未传达的文件内容不得向外泄露。 2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完的应在下班前将文件交还总经理办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后要签名。如有领导“批示”、“拟办意见”总经理办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理。3、阅文时不得抄录全文或进行复印，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。 4、文件阅完应及时送交总经理办公室，切忌横传。 5、总经理办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得压放。如需备查，应按照有关保密规定，经总经理办公室同意后，方可复印或摘抄，原件及时归还。 三、内部文件的管理 （一）文件的种类主要有： 1、请示：请上级指示和批准，用“请示”。 2、报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。 3、指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 4、布告、公告、通告 （1）对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”； （2）向国内外宣布重大事件，用“公告”； （3）在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。 5、批复：答复请示事项，用“批复”。 6、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 7、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 8、决定、决议 （1）对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”； （2）经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 9、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 10、函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复，用“函”。 11、各经营单位、各部门重要的正式文件，用“红头文件”。 （二）红头文件的发文范围 1、凡以公司名义发出的文件（请示、报告、指示、通告、批复、通知、通报、决定、决议、会议纪要等），均属发文范围。 2、公司下发文件主要用于 （1）公布公司规章制度、工作方案； （2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； （3）公布公司机构机制变动或管理人员任免事项； （4）公布公司的经营管理、政治工作、生活福利等工作的重大决定； （5）发布有关奖惩决定和通报； （6）其它有关公司的重大事项。 3、公司上行文、外发文主要用于 （1）对上级机关、单位呈报工作规划、请示报告（包括对开展某项工作方案的请示，附工作方案）、处理决定等； （2）同其它单位联系有关公司重大管理、技术、人事、物资供应、项目开发、基建、经营管理、党群工作等事宜。4、以下一般不属红头文件的发文范围： （1）在公司日常经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、安排部署工作、传达上级工作指示等事项，应按有关制度办理，经主管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用红头文件发布。 （2）各部门所开专题会议作出的决定一般不发文，如需备考，可以主管部门名义发会议纪要。 （3）各部门与外单位发生的一般业务联系，可以部门名义对外发函而不以公司名义发文，但应编号备查。 （三）各经营单位红头文件的管理 1、各经营单位的红头文件，根据文件的重要性，分以公司名义发的文件和以本单位名义发的文件。重要的文件以本单位名义发红头文件，特别重要的以公司名义发红头文件。以本单位名义发布的红头文件参照公文发布流程或自行制定管理办法执行。 2、根据发文的主送单位不同，分为外发文、上行文、下行文。 （四）各职能部门红头文件的管理 1、各职能部门以公司名义发放的红头文件按公文发布流程进行。 2、根据发文的主送单位不同，分为外发文、下行文。3、红头文件应用过程中的注意事项：红头文件数量不宜过多，也不宜过少。过多会影响红头文件的严肃性；过少则导致重要事项得不到充分重视。 （五）红头文件的发文程序及要求 1、发文单位应依据国家的方针、政策和法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。文稿必须从公司角度出发，观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、无错别字句、标点正确。 2、文稿拟就后，拟稿人应填写文件发布会签单一并交总经理办公室审核 3、总经理办公室根据上级有关指示精神、公司有关规定对文稿进行审查和修改并经总经理办主任签字。对内容不妥、文字错漏、格式不符的文稿将退回重拟。 4、经总经理办公室审查修改后的文稿，送主管领导审核(对文稿内容、质量负责)。5、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。 6、文稿审核会签后，按权限呈送审定签发。 7、经领导批准签发后的文稿交总经理办公室统一编号后打印清样。 8、文件清样由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。然后经总经理办公室盖章后由发文单位发布，档案室存档。 9、各经营单位、各部门的一般上行文，如对上级单位呈报请示报告 （包括对开展某项工作方案的请示）、奖惩决定等，为体现红头文件的严肃性，可不用红头文件，但需用“签呈”处理单，便于领导批示意见。10、各经营单位、各部门间的平行文，用“工作联络函”。 （六）工作联络函的使用范围 各单位、各部门间的正常业务联络，各单位、各部门间需协助的工作事项等。 使用工作联络函的注意事项： 1、工作联络函要标明主送单位、抄送（报）单位。抄报单位一般为主抄单位的上级单位。 2、抄报单位对主送单位的回复情况起到监督的作用，如果主送单位效率低，抄报单位可以先行批示意见，让主送单位按批示意见办理。 四、文件编号规则 （一）正式文件编号规则 1、公司文件：吉中字年号编号； 2、职能部门内容的公司文件：吉中（部门首字）字年号编号；3、经营单位文件：吉中（单位首字）字年号编号。 4、函件编号规则：在上述规则的“字”前加“函”字。 5、正式文件和函件要单独编号。 考虑是否增加保密级别一项，并且参考孙总所做方案。五、罚则 （一）违反本制度二（外部文件的管理）内容中，对于重要文件没有签收记录，一个工作日内没有签阅完，丢失文件内容或附件的，一次扣除 5 经验值； （二）发布的红头文件有错漏字，一字扣除 1 经验值； （三）违反本制度三（内部文件的管理）内容中，发文程序出现错误，一次扣除2经验值。 文件收发制度一、公司上报文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，主管领导审批后由总经理签发。二、文件签发打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 三、上报文件，由办公室分类归档、保存备查。四、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。五、文件统一由总经理办公室负责发送。发送人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。六、上级下发的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。七、传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。档案管理制度为真实记载企业发展历程，保存企业经营、管理重要资料，同时为企业经营、管理，提供真实可靠的档案依据，特制定本制度。 一、基本原则 资料完整、完好；工作严谨、守密；服务快捷、周到。 二、职责 档案主管及各部门兼职档案员负责档案的收集、整理、登记、立卷及借阅工作。 三、档案立卷归档 （一）经营档案 1、归档范围：按照北京市民营企业文件材料分类及归档范围中所规定的文件材料，以及本单位在其经营等各项活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种文件、材料。 2、归档时间：即时发生即时归档； 3、归档份数：文件归一份原件。 4、归档要求：（1）归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 （2）凡文件尺寸大于 A4 纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。 （3）归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （4）归档文件按件装订，编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。 （二）基建档案： 1、归档范围：基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工和验收、评优、创优、使用、维修、改建、扩建、事故分析和处理等形成的文件进行归档。 2、归档时间： （1）项目完工 3 个月内移交全部档案资料，最迟不能超过 6 个月。（2）跨年度的大项目，可分阶段归档。 （3）归档份数：一套完整的原件（如要移交相关业务部门的需要多套）。 （4）归档要求： 凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按 297mm210mm 的规格折叠成统一的幅面。 归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。 （三）设备档案： 1、归档范围：本单位外购设备。（电视机、电脑、电话交换机、打印机、复印机、汽车、音像器材、锅炉、电梯及物业维修机械设备等） 2、购置文件：申请报告、批复、合同、协议； 3、随机文件：使用说明书、维修手册、装箱单、合格证、保修卡； 4、使用维修文件：安装调试记录、检验记录、保养、维修记录。 5、归档时间：即时归档. 6、归档份数：一套完整的原件。 7、归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，主管资产的兼职档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。（四）会计档案： 1、归档范围：按照会计档案保管期限表的范围，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证以及会计核算专业材料、会计档案移交、保管、销毁清册情况进行归档。 2、归档时间：当年会计档案，在财务部门保管一年后，次年 2 月份前移交公司档案室。 3、归档份数：会计档案移交一份，会计档案移交清册一式两份，由会计部门和公司档案部门各存一份。 4、归档要求：每年形成的会计档案完整齐全，应由财务部门按照会计档案立卷要求，负责整理立卷，装订成册，粘贴卷盒脊背，编制会计档案保管