人事档案管理规范(2009)012号.doc

人事档案管理规范人事管理（2009） RSGL-012人事档案是员工从入职报到到员工离职其个人信息的完整记录。员工人事档案是员工个人基本信息，职位变动、工资变动、工作表现、奖惩等信息的全程记载，是公司储备和培养人才，合理解决工资、保险等问题的重要依据，直接为现实工作服务。为帮助和规范各单位、各部门人事档案管理，特制定本办法。一、人事档案内容人事档案主要包括人员入职时基本资料、在职期间资料、离职资料三大部分（具体资料内容见附件1：西亚公司员工档案目录）二、操作程序1、人力资源部/课人员根据入职通知书要求，收集新入职员工基本资料，核对无误后根据西亚公司员工档案目录，建立员工档案，并以西亚公司员工档案目录为档案封面。2、人力资源部门人员根据员工资料更新情况，如异动呈报表、调薪通知单等（具体内容见西亚公司员工档案目录在职资料），及时更新员工档案信息。3、如员工因工作需要调入其他单位/部门，由调出部门人力资源部门填写转递人事档案通知单（附件2），及时将该员工档案转入员工调入部门人力资源部/课。4、员工离职时，应及时整理员工入职资料、在职资料及离职资料，并将此员工人事档案单独、妥善保管两年。三、操作流程：接收新员工入职资料/调职档案检查档案所需资料是否完整限期内由员工/调出部门补全缺失资料 是 否将员工资料存档存档类别离职：将员工在公司期间的资料存档并保留两年在职：将员工在职期间表现情况及时存入个人档案转职：将员工档案转至员工调入单位人力资源课四、注意事项1、各人力资源部/课收集新员工入职基本资料时，应仔细检查、核对员工提交的资料是否真实、有效，是否符合法律规定及公司相关政策。2、如人力资源部门有两人或两人以上人员，则负责招聘人员在办理好员工入职后，填写人事档案交接单（附件3），将员工资料交接至薪酬福利及绩效考组，由薪酬福利及绩效考核组建立、保存及更新员工人事档案信息。3、各人力资源部/课人员须依据员工工号、员工所在部门将人事档案有序排放，档案存放顺序与西亚公司员工档案目录序号从上之下一致。4、各人力资源部/课人员应定期维护员工档案，及时将员工任职期间资料放入员工人事档案中，以保证员工档案的完整性。5、当员工因公司工作需要，调往其他门店或部门时，该员工人事档案应在员工在调入部门上岗一周内及时转入员工调入部门人力资源部/课，以便于人事档案管理与员工人事管理相统一。6、转递人事档案通知单一式两份，调出、调入部门各一份。调入部门须在接收员工档案后，及时填写回执单，并将转递人事档案通知单反馈至调出部门人力资源课/部。7、整理员工离职资料时，应仔细查阅员工离职/解聘资料是否齐全，是否符合公司政策及相关法律规定，并从员工离职之日算起，将该员工人事档案保存两年。8、人事档案属公司机密文件，公司董事长、总经理、人力资源部经理可以查阅全公司所有人员人事档案。其余干部仅限于查阅本部门（门店）职级低于本人的员工人事档案，查阅时应填写人事档案查阅登记表（附件4），任何人不许以任何方式复印人事档案资料及将其带出办公室。9、鉴于调查等特殊工作安排，资产保护部经理经人力资源部经理同意且登记人事档案查阅登记表后，可查阅公司全体员工档案信息。此规范从2009年 7月22日执行附件1：西亚公司员工档案目录 总部 门店： 姓名： 工号： 入职日期： 部门： 岗位： 基本资料：1、录用通知书 2、面试评估表 3、个人简历4、职位申请表 5、身份证复印件 6、学历证复印件7、离职证明/声明原件 8、户口本本人所在页复印件 9、结婚证复印件 10、独生子女证复印件 在职资料1、员工手册确认书 2、劳动合同1、 2、 3、 4、 3、员工异动呈报表：1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、4、调薪通知单：1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 5、绩效考核资料：1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 离职资料 1、 辞职申请/解聘信 2、考勤统计 3、离职交接清单 其他资料： 附件2：转递人事档案通知单（一式两份） 人力资源部/课： 因工作需要， 调入您部工作，现将其人事档案转入您部，请接收，并于 年 月 日前将回执单反馈至我部，谢谢。 人力资源部/课： 年 月 日 姓名： 工号： 入职日期： 岗位： 基本资料：1、录用通知书 2、面试评估表 3、个人简历4、职位申请表 5、身份证复印件 6、学历证复印件7、健康证原件 8、离职证明/声明原件 9、红底一寸照片： 张10、户口本本人所在页复印件 11、结婚证复印件 12、独生子女证复印件 在职资料1、员工手册确认书 2、劳动合同： 份 3、表扬通报： 份4、处罚通报： 份 5、员工异动呈报表 份6、调薪通知单： 份 7、绩效考核资料： 份 其他资料： 回执单 人力资源部/课已于 年 月 日接收 转递人事档案通知单上资料。 人力资源部/课： 年 月 日附件3：人事档案交接单（一式两份）一、交接档案基本信息1、姓 名2、工 号3、部 门4、入职时间5、录用通知书6、面试评估表7、个人简历8、职位申请表9、身份证复印件10、学历证复印件11、离职证明/声明原 件12、户口本本人所在页复印件13、结婚证复印件14、独生子女证复 印 件二、其他资料说明三、交接双方签字交接人接收人交接日期注：1、此交接清单为人力资源部门内部使用