绿洲集团项目信息管理标准实施细则.doc

绿洲集团项目信息管理标准实施细则1、目的1.1为了适应项目管理的需要，建立项目信息管理系统，实现项目管理信息化，提高管理水平。1.2规范项目信息资料管理，做好项目各类信息的收集和整理工作，真实反映和记录项目管理的全过程，达到及时汇报、信息共用、资源共享，并为项目管理提供真实详细的现场施工资料。2、工作要求2.1经理部应根据公司或业主的要求，建立满足项目施工管理需要的档案资料室，配备专（兼）职信息管理员（档案资料员），负责收集、整理、保管本项目各类信息资料和应归档文件材料的立卷归档工作。经理应及时将信息准确、及时、完善地传递给有关部门和人员。2.2项目信息管理必须贯穿于项目管理的全过程，信息、文件材料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确，并按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。3、信息管理职责3.1经理部由总工程师主管竣工资料的编制、移交工作。3.2信息管理员（档案资料员）职责。3.2.1根据业主和公司要求，提出建立档案资料室的计划，经项目经理审批组建资料室。3.2.2负责建立档案信息资料计算机管理系统。3.2.3负责及时收集经理部在管理过程形成的各类信息资料，并根据资料的性质，进行分类管理。3.2.4按照档案保密制度和借阅制度，建立项目档案资料室借阅登记制度，及时向部门、业主、公司管理部门提供所需资料。3.2.5按要求及时向业主和公司档案部门移交竣工资料。4、项目信息的内容4.1项目信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、表格、音像资料等。4.2项目信息的内容详见附图。5.全面推广应用集团公司项目信息管理系统5.1经理部应充分发挥计算机作用，积极推广应用集团公司统一的项目信息管理系统，对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用进行维护。5.2项目信息管理系统要达到如下几项要求：5.2.1可靠性：指定专人（电子文件管理人员）通过“及时通”接收公司文件及各类信息资料，保证“电子文件管理人员”周一至周五上午7：30 - 11：30，下午2：00 - 6：00“即使通”在线，“电子文件管理人员”职责履行按二办20061号关于全面落实信息发布与办公平台的文件要求执行。各项目收集、输出的信息应真实、准确、可靠。5.2.2及时性：能及时处理有关数据并及时提供给相关管理人员有关信息，以便进行实时控制。5.2.3适用性：能满足项目管理人员的不同需求，从系统得到的信息能被信息需求者所理解，并能为其决策提供帮助。5.2.4扩充性：应满足项目需求的变化及不同项目管理系统的要求，界面友好，操作方便。5.2.5安全性：应有权限设置，保证正常使用的安全性，保证不同使用人员根据不同权限对信息进行相应的处理。6、工程技术档案管理6.1工程技术档案是整个工程在建设中的真实反映信息记录的集合。6.2 工程部门负责技术资料的审核、收集、整理以及竣工文件编制工作，并按所要求的移交时间、归档范围向档案管理部门及时移交应归档的资料，项目资料员对所移交工程技术资料负责进行编号及编纂索引。6.3 工程技术档案移交时间:工程项目完工后三个月内向业主或接管方和档案管理部门同时移交工程档案。6.4 移交公司档案室的工程技术档案,比照关于颁布公司施工技术管理条例的通知(中铁一二施200275号文)第七章“竣工文件和工程技术总结”及第十章“附录”中“附录2和附录3” 之条款要求办理。6.5 各工程项目应派了解该项目施工情况的技术人员，向公司档案室送交工程技术档案，移交公司的工程技术档案应按公司档案室要求编制科技档案卷内目录。经公司施工技术部验收后，并填写移交清册一式三份，三方签字盖章后方能有效。集团公司委托管理的工程项目，由公司施工技术部监管经理部向集团公司档案科移交。7、信息交流经理部应充分利用现代电子信息和网络技术，全公司中层以上干部手机24小时保持开机状态， 保证沟通顺畅。通过公司网站、协同办公平台与公司进行日常信息交流和季度工作汇报，使用信息传递渠道畅通，实现资源共享。信息交流严格实行登记备查和按期汇报制度。7.1项目（分公司）对公司办公室信息交流作业指导。7.1.1项目（分公司）应填表格。经理部文件处理严格遵照公司企业标准“文件控制程序”执行。经理部信息交流严格遵照公司企业标准“内、外部沟通与信息交流控制程序”执行。认真填写企业标准“文件控制程序”中载明的文件更改登记表、文件更改通知（申请）单、发文登记簿、收文处理登记簿、受控文件复制/借阅登记表、作废文件处理登记表、受控文件清单、受控文件动态表（简称办表1-8，见附件一），企业标准“内、外部沟通与信息交流控制程序”中载明的信息交流记录、信息处理登记表（简称办表10-11，见附件二），以及经理部/分公司办公用品管理（见附件三）中载明的高档办公用品动态统计表、办公用品使用保管卡片、收料单（简称办公用品管理表1-3），印章使用管理（见附件四）中载明的印章使用申请单、印章使用登记表（简称印章管理表1-2）。上述需要填写的15张表格中“高档办公用品动态统计表”要求每月5日前报送公司办公室、印章使用登记表要求每季末25日前报送公司办公室，其余表格项目存档备查。应报表格超时不报或拒报的单位将面临在全公司范围内被通报批评的处罚。印章使用登记表连续两个季度不报或虚报的，视为项目无力有效控制印章，公司办公室下发印章收回通知书收回印章并由公司办公室代管。7.1.2项目（分公司）季度工作汇报。各项目（分公司）每季度自觉向公司进行书面工作汇报。工作汇报应包括项目主要信息、生产经营情况和工作总结、分析和计划。送达时间为每季末25日前（其中二季度汇报同时为半年工作汇报，四季度末汇报同时为全年工作汇报）。由公司办公室汇总梳理后向公司领导进行统一汇报。每季初2日前，公司办公室编制各单位工作汇报的送达情况表并通过协同办公平台向全公司发布。对延迟汇报或者不进行工作汇报的单位予以通报批评，并通知单位负责人到公司机关进行交班汇报。7.2项目（分公司）对公司中心实验室信息交流。项目（分公司）必须填写计量/测量器具周期检定计划表工程试验仪器自校结果记录、自校计量仪器自校证书、*二公司工程试验/测量设备器具台帐（以上简称试表5760，报表样见公司企业标准CX-12，另外每季度向中心试验室报混凝土强度汇总评定记录。7.3项目（分公司）对公司企划部信息交流。7.3.1 内审、外审不符合项纠正措施和整改资料。经理部应于内审、外审报告宣布之日起30日内将不符合项纠正措施和整改资料上报公司企划部。资料包括管理体系运行检查记录（公司企业标准办表-9）、纠正措施资料或证实资料等。内审资料逾期不报者建议由经理部对责任人进行经济处罚；外审资料逾期不报、影响顺利认证者建议公司人力资源部对责任人予以纪律处分。7.3.2管理评审输入资料。经理部应于公司企划部下发管理评审通知后15日内将管理评审输入资料按照通知要求之内容上报公司企划部。以上资料无故逾期或不报者，在公司管理评审会议上通报批评。7.4国家、省、部级领导视察工地，省、部有关部门组织现场检查，集团公司组织抽查、临时检查，业主组织的阶段检查评比结果，铁路项目的信誉评价信息，业主、监理对在建工程施工中存在问题提出的批评、处罚、整改指令或函件，业主、监理组织的专项大检查等重要信息，经理部发生的重要业务活动安排和重大问题应及时向公司主管部门做出汇报，对信息归属部门不详的应向公司办公室及时反馈，以便统一协调。7.5经理部（分公司）对其它部门的信息交流按各部门具体要求及时提供。附图：项目信息附件一：办表1-8附件二：办表10-11附件三：经理部/分公司办公用品管理附件四：经理部/分公司行政印章管理附图：项目信息1、 法律法规和部门规章2、 市场信息，包括：材料供应商、材料价格机械设备供应商、价格信息新技术3、 自然条件4、 其他公共公共信息竣工验收信息施工进度计划、资源计划、任务分配预算成本、责任目标成本、实际成本、降低成本计划、成本分析施工计划表、工程统计、材料消耗、现金台帐安全文明施工及行政管理信息工程概况、场地与环境概况，施工图纸，招投标文件项目个体信息项目公共信息工程概况信息施工项目质量合格证书单位工程竣工质量核定表竣工验收证明书、竣工会议纪要、竣工审核测量记录施工技术资料移交表工程项目竣工结算、末次计价回访与保修书安全交底、安全设施验收、安全教育、安全措施、安全处罚、安全事故、安全检查、复查整改、复查验收、会议通知、会议纪要、工程奖项信息载体施工图预算、中标的中标通知书、投标书、合同、工程款、索赔1、施工日志、大事记；2、质量检查记录；3、材料、设备进场记录等项目信息劳动需要量计划、主要材料需要量计划、构件及半成品需要计划、施工机械设备需要量计划、资金需要量计划资源需要计划信息商务信息施工记录信息施工技术资料信息成本信息工程进度及资源计划信息工程协调信息1、主要原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明和试（检）验报告2、施工试验记录3、施工记录4、预检记录5、隐蔽工程验收记录6、基础、结构验收记录7、设备安装工程记录8、施工组织设计、方案及报批文件9、开工报告10、工程技术要求、技术交底11、图纸会审纪要12、工程质量检验评定13、竣工验收资料14、设计变更洽商记录15、竣工图附件一：办表1-8文 件 更 改 登 记 表 办表1更改通知单编号收单日期登 记 人更改简要内容及处所注：1、本表装订在受控文件内便于文件更改登记，文件持有人员收到更改通知单后及时检索出相关文件进行更改并填写此表。文件更改通知（申请）单通知编号： 通知日期： 办表2接受单位通知（申请）部门需更改文件名称与编号更改经办人审核人批准人时 间时 间时 间更改形式需要更改份数更改原因处所和内容：接受单位负责人经 办 人经 办 人 填 写对照通知内容已监督改正原文共 份并于 年 月 日更改完成注：本单发至文件持有单位和人员，由各单位、部门文件管理人员妥善保存并监督更改。上半部分由通知部门填写。 本表亦可作为文件更改申请使用。由更改部门填写，报主管领导批准后实施。15发 文 登 记 簿 发文部门： 年 份： 办表3发文日期发文号文件编号文 件 标 题收文单位签 认受控状态月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日月 日收 文 处 理 登 记 簿 部门： 年份： 办表4收到时间收文号来文机关来文字号份 数文 件 标 题文书处理情况立卷号受控标识办理部门办理人受控文件复制借阅登记表 主管单位/部门： 办表5办理日期文件名称原件文号/编号复制份数要求复制部门批准人借阅人归还日期备注注：本表以时间顺序装订备查填写，复制借阅时分别划出不用栏目。作 废 文 件 处 理 登 记 表 主管单位/部门： 办表6序号文 件 名 称作废时间主管部门原件份数处理结果经办人员签字批准人签字回收保留份数销毁份数份数日期注：本表用于管理体系部门受控文件与质量记录作废处理。本表按时间顺序自制封面装订备查。受 控 文 件 清 单 类别： 部门： 编号： 办表7序号发(来)文单 位发文日期文件或标准编号文件或标准名称施行日期替代标准号修订状态保存份数受控非受控填表人： 审核人： 批准人： 年 月 日受 控 文 件 动 态 表 部门： 编号： 办表8序号类别发文日期发文单位文件编号（或标准号）施行日期名 称替代文号（或标准号）作废时间修订状态备注填表人： 审核人： 批准人： 年 月 日附件二：办表10-11信 息 交 流 记 录办表10信息来源单位联系人信息接收单位接收人联 系 时 间年 月 日接 收 时 间年 月 日 信息内容： 处 理结 果17信 息 处 理 登 记 表 单位： 办表11日 期信 息 来 源信息内容重 大 或 一 般处 理 情 况办 理 人附件三：经理部/分公司办公用品管理各经理部（分公司）购置高档办公用品（如电脑、笔记本电脑、复印机、打印机、照相摄像机、投影仪等）都必须拟定购置计划报公司审批。一、办公用资产购买保管流程经理部（分公司）办公室申请项目经理签字报公司办公室公司办公室呈报总经理总经理批复后办公室通知经理部办公室经理部购买点收报销建帐建个人保管卡片保管人签认报一份给公司办公室经理部办公室列入实物保管，以后每月5日前向公司办公室报送高档办公用品动态统计表。附：办公用品管理表1：高档办公用品动态统计表办公用品管理表2：办公用品使用保管卡片办公用品管理表3：收料单 二、支持性文件：200658号关于重申和制定办公用品管理规定的通知。23办公用品管理表1：高档办公用品动态统计表（本表每月5日前报公司办公室）使用单位：序号管理性质（帐内外）管理号办公用品名称规格购置日期保管人原值（元）原调出单位调出时间调入时间12345678910111213办公用品管理表2：办公用品使用保管卡片办公用品保管使用卡片 保管人物 品规 格单单领用退还名 称说 明位价日期数量日期数量结存签 认办公用品管理表3：收料单附件四：项目/分公司行政印章管理一、项目行政印章由公司办公室依据人力资源部机构成立通知统一刻制并行文启用.二、项目印章由项目办公室设专人保管并制定印章使用管理制度。三、严格履行用印登记手续，每次用印时认真核对签发批准人，以及用印的内容和份数，并填写印章使