办公用品控制流程.doc

办公用品控制流程 为加强与完善办公用品的使用管理，有效降低采购成本，特制订本流程。第一部分 办公消耗品一、适用范围：1、办公文具：各种文具用品、纸张、凭证纸、单据等；2、办公耗材：墨盒、墨粉、硒鼓等；3、办公配件：鼠标、键盘、内存、网卡等。具体内容细目参照常富公司办公消耗品细目二、职责权限：1、综合办公室负责办公消耗品的定点、定价、采购、发放、保管、台帐等工作。2、综合办负责制订、颁发常富公司办公消耗品细目（以下简称细目），并按市场情况和使用需求进行不定期修订。细目由公司财务部、综合办各存一份。细目属保密文档，不得对外交流。3、各部门不得自行采购办公用品。所需办公用品须由部门按流程到公司综合办领取、发放。4、公司财务部负责发票的审核与结算工作。5、总经办负责对采购价格的审核工作。三、价格的确定、维护和传递执行1、公司综合办根据使用情况，对细目中的办公消耗品进行三家以上比价招标，每年一次。招标后的价格单由总经办进行审核，审核后作为采购的价格依据。2、非特殊情况不得采购细目外物品。对新增加的物品，公司综合办比价后认定价格并由总经办审核，公司综合办依据实际需要，不定期对细目进行修订。3、财务部审定发票时，必须依据细目中的价格进行核对，执行价格与指导价格不符的不予入账。三、常用消耗品的采购、领用流程1、请购申报：每周五，各部门报请购申请并经副总以上人员审批交公司综合办。公司部综合办对各部门的请购申请根据实际情况进行审定、汇总并经总经办报批后采购。2、采购及入库：公司综合办根据汇总的采购计划进行采购。货物抵达即与五金库办理入库、由五金库做好台帐，并将入库单“送财务结算联”交公司财务部。3、领用及发放：各部门根据部门负责人核准的领料单，到五金库进行领取、发放，做好本部门领用发放台帐。4、结算：办公用品由公司综合办统一在公司财务结帐，每月结算一次。结算需凭综合办入库单“送货单位凭证联”发放明细及备库明细正式发票办公消耗品发放及备库明细（ 年 月 日 年 月 日）编号物品领用单位领用数量现有库存拟制： 审核： 四、非常用物品的请购、领用非常用物品包括：办公耗材、电脑配件、或者临时发生的、以及细目中没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、公司综合办审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。办公耗材、电脑配件的领用必须以旧换新。五、仓储管理1、公司仓库设办公消耗品仓库。设兼职物资保管员。办公耗材、电脑配件等需保持一定数量的库存，以备不时之需。2.、所有采购物品必须办理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，综合办应会同网络管理人员共同验收。3、物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。4、公司综合办物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致，并形成盘点月报。对盘点中差异部分要查找原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报公司财务部存档备案。第二部分 办公设备一、使用范围办公：电脑、复印机、打印机、传真机、电话机等；二、职责权限：1、公司综合办负责对供应商定点、定价的招标及采购工作。2、综合办与五金库负责物资的验收与保管工作。3、公司财务部负责发票的审核与结算工作及对采购价格的备案、稽查工作。4、总经办负责采购手续的审核。三、定价、定点、定品牌：1、目前台式电脑、笔记本电脑品牌统一定为 牌，供应商统一定点为 公司。复印机、传真机、打印机等由公司综合办会同总经办进行指定品牌和定点。2、每次采购由公司综合办负责与配套公司联系确定价格，并同时报公司财务部、总经办办进行备案存档及稽查，以便财务监督管理。四、办公设备的申购：1、各部门不得擅自另行采购办公设备。申请部门按审批流程填写计算机设备购置审批表。电脑分为办公用电脑、研发用电脑、笔记本电脑三种档次，综合办每月公布各档次电脑配置清单。笔记本电脑、服务器的采购必须经总经理审批。2、公司综合办采购员应根据审批后的采购申请单，在规定时间段内各档次电脑的详细配置、价格，通知供应商进行采购，供应商按采购申请单上名称、规格型号、数量要求进行送货。五、入库和领用：1、物资送达后由公司综合办会同网管员共同验收办理入库手续。2、综合办打印设备标签，贴在设备合适处，设备标签须包括以下内容：设备名称、设备配置、使用部门、使用人。3、各申请部门领用电脑时，应填写物资领料单，并注明物资的名称、规格型号、数量，并由部门领导审核，总经理批准后提交给公司综合办。公司综合办登记电脑设备档案。五金库凭物资领料单上注明 “综合办已登记”，及主任签字，保管员核对后方能发货，同时通知综合办网管员安装调试。 4、所有办公设备在以下部门需有台帐：综合办、五金库、使用部门，几处台帐必须保持一致，并每半年进行盘点核对，并检查其完好状态。六、设备结算：1、供应商在结算货款时，把入库单财务记帐联与供应商结算联、检验单、采购申请单附在发票后面。由公司综合办主任审核。2、公司综合办主任在审核发票时，应对供应商开来的发票总额与采购申请单、验收单、入库单、领料单的数量、单价、金额进行核对是否一致，审核无误后在发票联上鉴名。所有单据报公司财务部审核确认。3、经核对无误的发票及相关单据经公司经理审批同意后，财务部进行入帐，按流程审核、付款。4、电脑采购需预先付款，故财务根据审批完成后的计算机设备购置审批表进行付款，发票抵达后按上述流程入账。七、设备维修1、对电脑设备、办公设备的发外维修必须填写发外维修申请单，并经综合办审核、副总以上审批后由公司综合办安排发外维修。2、公司综合办应根据审批后的申请单通知供应商上门取货或送货，必要时要求到现场维修。3、财务部根据审批的发外维修申请单开具物品出门证。4、维修单位对故障设备检测后应提供设备维修内容确认单，综合办网管员进行更换零部件型号审核 综合办进行价格审核或询价、定价后报审核办备案，维修单位根据审核后的维修确认单进行维修。5、对维修设备验收入库时五金库物资保管员根据维修供应商提供的发外维修申请单、更换旧件、设备维修内容确认单上物资明细与实物核对是否相符，通知综合办网管员验收，并填写验收单，按验收入库流程办理入库手续。第三部分 办公家具一、办公家具包括桌椅、会议桌、文件柜等。二、办公家具每次按需求依据细目单独申请，公司综合办进行审核后，供应商要求送货。三、物资送达后，公司综合办通知申请部门共同验收后入五金库，使用部门填写领料单相关领导审批后进行领用，公司综合办与五金库建好台帐。四、公司综合办核对发票、请购单、入库单和领料单后，审核无误后在发票联上鉴名。所有单据报财务部审核确认。经核对无误的发票及相关单据经总经理审批同意后，财务部进行入帐，按流程审核、付款。五、所有办公家具在以下部门需有台帐：公司综合办、五金库两处台帐必须保持一致，并每半一次进行盘点、检查其完好状态。第四部分 报废管理一、适用范围：电脑设备、办公设备、办公家具、监控周界设备、维修更换下的配件等的报废。二、职责：1、公司综合办负责对废品收购单位定点、定价的招标及处理工作。2、公司综合办负责办公设备、电脑设备、办公家具的报废评审工作及人为损坏的责任追溯3、财务部负责发票的审核与结算工作及对报废收购价格的备案、稽查工作。4、总经办负责报废手续的审批。三、电脑设备、办公设备的报废程序：1、供应商的定点。公司综合办负责对电脑设备、办公设备报废品收购单位的定点、定价的招标（每半年举行一次）。招标时，收购单位需向总公司综合办提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格清单、信誉保证金，经公司综合办审核后信誉好、品牌优、价格低的收购单位，确定收购单位定点。2、物资的定价。定点的收购单位必须向公司综合办提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格明细表，经公司综合办审核确定，双方并在物资报价表上鉴字盖章后生效，并上报财务部进行存档备案及稽查，以便财务监督管理。3、收购单位应根据电脑设备、办公设备报废品收购价格的变化因素，尤其对部分电脑设备、办公设备报废品收购价格价格下跌，需要调整价格。收购单位必须向公司综合办 提供物资调价情况表，在征得总部综合办同意并且调整后的价格须经双方达成一致，否则收购单位调价无效。调整后的价格表报公司财务部、总经办核批。4、电脑设备、办公设备的报废必须填写使用部门提报设备报废申请单，经综合办网管员（电脑设备）会签、副总经理以上审批，由公司综合办安排报废处理。审批签字后的单据返回相关部门及财务部办理设备台帐的注销。5、设备报废遵循以下原则：（1）、维修成本大于当前购置成本。（2）、设备型号已经淘汰，无法维修或再利用。（3）、设备虽经维修也无法达到当前使用要求。6、