办公自动化平台功能需求及概算.doc

自治区政府办公厅办公自动化平台项目功能需求及概算一、功能需求本项目目标是建设自治区政府办公厅内部自动化办公系统，是建设自治区电子政务平台的基础工程。自治区政府办公厅政务办公系统建设在技术上要严格遵循标准性、先进性、可靠性、开放性和扩展性等设计原则。系统结构和功能要符合国家电子政务标准和行业标准，满足国家电子政务系统体系的要求。系统要保证在同类产品中的先进程度和未来的可扩展性要求。要求软件设计合理，思想先进，技术稳定，架构合理，整体开放性好。软件接口开放性好，功能强大，性能灵活并易于扩充。软件质量达到产品化的要求，有目前仍在使用的成功的大型政府机关应用案例。要求系统具有行业先进性，在公文管理业务中必须采用先进的技术、成熟的产品，符合标准规范，符合我国公文、档案管理当前以及长远发展的要求。支持电子公文的归档，能够实现文档一体化管理。要求系统与政府办公厅其他业务系统保持高度的可关联性；要求系统能与其他业务数据进行安全、完整地无缝集成；实现不同业务数据交互和平台整合。系统要求具有较高安全保密性，包括系统的技术安全性和信息安全性两个方面。技术安全性要求系统采用统一身份管理并通过访问控制、访问代理、数据校验、数字签名、安全审计等手段保证数据的完整性和安全性；信息安全性要求在公文的流转过程中，为确保文件内容不被非法篡改，文件版式不变，要求采用版式文件进行定版。系统能够提供完备的日志审计功能和统计、分析功能，日志能够自动轮回，系统管理员可以实时监控各个系统的运行情况和人员在线情况。系统要求设计结构清晰、界面友好、操作简单、易于管理维护。提供多渠道、多环节的系统、数据自动备份和增量备份功能，提供异地备份功能，支持系统和数据容灾。要求系统易用性较强。系统采用人机交互界面，简单、实用，符合日常办公习惯。自治区政府办公厅内部自动化办公系统要求满足如下功能需求：（一）内网、专网门户有效整合内部信息资源和现有应用系统，单点登录实现一站式访问所有应用系统。提供在线调查、留言板、论坛等功能。内容发布功能不只限于文本处理，要求可以处理图片、Flash、音频、视频以及版式文件（PDF/CEB/SEP）。界面可定制，内容可管理。（二）自动化办公系统必备技术要求系统融合电子印章、手写批注、数字签名、公文加密、二维条码、痕迹保留等功能，能够与公文交换系统无缝集成。电子印章电子印章的使用必须有必要的加密措施，保证电子印章的保存和使用等同于物理印章。电子印章只能通过印章服务器授权发放，不可通过网络泄漏印章。电子印章具有显示虚化，水印防伪功能。加盖电子印章的文件必须经过多重加密，符合国家规定的相关密级要求。电子印章不可篡改、复制、拷屏。手写批注支持手写板、手写屏、TabletPC等多种外部设备。字迹、笔锋能够达到纸质书写一样的效果。可在版式文件（PDF/CEB/SEP）、定制的表单以及编辑器（WORD、WPS）上直接手写批注。手写批示具有身份认证技术，具有痕迹保留，防止抵赖。保存后，和原电子文档通过加密措施绑定在一起，采用多重加密措施，保证手写批示的安全，不可篡改、复制、拷屏。数字签名在整个公文流转、审批过程中，每一经办人均要签名确认，系统根据签名口令通过算法自动生成密钥文件，确保签名的安全性。需要特殊保密的信息，可通过对用户ID的加工产生不易破译的密码，并绑入到文档；为使签名直观，可在公文上留有只有特定用户可写入签名的区域。公文加密加密是将用户发出和收到的公文进行必要的加工处理，除用户本人（或指定的用户）能读之外，其他人均不可读。在发件人发送公文时，可以选择实施加密措施，以确保在传输中，只有指定收件人可读。二维条码公文处理系统具有自动提取关键字功能。公文归档后自动生成二维条码到版式文件（PDF/CEB/SEP），记录公文关键字、类型、日期、摘要等信息。采用多重加密措施，保证文档安全。痕迹保留系统记录公文所有流转过程中的使用痕迹，包括WORD、WPS等编辑器的真迹保留，便于系统在流转过程中所有经办人了解公文的实际办理情况，掌握各级审批部门的意见，也便于文档跟踪。与公文交换系统无缝集成可接收现行公文交换系统的CEB文件，可通过现行公文交换系统转发文件。（三）办公应用功能系统需支持XML技术，可与第三方软件（如档案管理系统）集成。除了实现文电处公文流转外，还能实现其他处室的文件流转与文档管理发文管理实现办公厅机关组织机构内发文及机构间发文的拟稿、逐级审核、会签、签阅、签发、正式发文及文件归档的电子化。系统有严格的权限控制，不同权限的人员对应不同的文件处理功能，处理流程灵活可控，用户可自己设定文件的批阅流程。支持自动套红，自动编写文号和归档。流程、稿纸可在后台灵活定义，所有环节均按相应权限处理，正式公文办理终结需生成版式文件（PDF/CEB/SEP），并进行归档处理，提供多种类型的查询、统计功能。收文管理实现对来文的登记、拟办、批办、批示、传阅、承办、催办、整理和归档等操作，功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节。对于不同类型的公文，系统采用不同的公文接收方式，电子公文直接以电子邮件的方式接收，纸介质公文利用扫描和OCR技术将其转化为电子形式然后接收。归档管理符合国家档案局的有关标准的专业的档案管理，并可以实现公文、档案一体化管理。公文文档一体化是指从公文拟文（收文）流转办结归档预立卷档案移交档案管理的一体化流程。对于已办结的公文（收文或发文），进行归档操作。归档公文可导出，可以将一个或多个归档公文导出生成一个XML文件和一组实体文件,放在指定目录下。该XML文件和实体文件包含了归档公文的全部属性和正文、附件。与其他档案管理系统集成时,将通过公文“移交”，从归档库导入档案管理系统。会议管理会议管理模块实现会议处会议计划和会议纪要的统一安排和管理，提供会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知、会序册、会议纪要管理的电子化。主要包括：会议计划、会议经费预算、会议审批、视频会议管理、会议室管理、会议纪要管理（起草、发布、归档）等。会议管理与视频会议系统紧密集成，支持对视频会议和非视频会议的统一管理。领导日程管理实现领导日程的安排、定制，即可由值班室人员定制，也可以是领导自己安排定制，或者由秘书代为安排。处室领导也可以通过此模块安排处室工作人员的日程。主要包括以下子模块：领导活动日安排、领导活动周安排、处室日程定制、个人日程定制、成组日程管理、日程查询、日程提醒等值班管理值班管理模块按照其功能可以划分为值班表、值班日志、申告处理、通知、重大任务或突发事件保障、统计报表等子模块。使用者分为普通用户和管理员，普通用户只有浏览和查询的权限；管理员负责安排每个月的值班表，值班表生成后可以修改；可定制办公厅组织机构内人员的电话表。值班表可按日历定制值班表。包括周值班表、月值班表以及节假日、突发事件值班表。对于重大任务或突发事件值班表，由值班管理员临时定制。值班日志可定制值班日志列表，并定制设备故障记录单、故障处理记录单、交接班单等，由值班参与人员录入故障记录、处理记录及交接班记录，便于查询。申告处理发生情况时，系统会根据已经设定好的等级进行故障等级判断，并以文字对话框、颜色、声音的方式通知值班人员。故障处理完成后，由管理人员填写申告处理单，并填写相关事项及上传附件，形成申告档案存入中心资源库中备案。电话表实现办公厅组织机构内工作人员的电话、传真、房间号的定制，与个人办公的通讯录关联。个人办公主要包括电子邮件、待办事务、事务提醒、通讯录、个人资料管理、便签管理等模块。电子邮件实现系统内邮件收发，也可与现有邮件系统联动。通信录通讯录包括个人通信录和单位通讯录。所有通讯录字段均可自定义。1）个人通信录个人通信录模块用于记录个人通信联络信息，包括姓名、职务、单位电话、单位名称、单位地址、办公电话、移动电话、家庭电话、和本人关系（类型）、电子邮件、邮编、通信地址等信息，提供按关系类型等分类方法，包括通讯录的增加、删除、修改和查询功能。个人通讯录由用户自行独立维护，不能查看其他人的通讯录。可以从单位通讯录选择相关记录添加到个人通讯录。2）单位通讯录单位通讯录用于记录本单位各个部门的员工的通信联系方式，包括：包括姓名、职务、部门、办公电话、处室名称、办公室、办公电话、移动电话、家庭电话、电子邮件、邮编、通信地址信息，提供按部门等多种分类方法，包括通讯录的增加、删除、修改和查询功能。单位通讯录由值班室管理员维护，用户可以修改自己的信息，也可以查看所有部门的信息，但不能修改。3）对通讯录中人员可以发送电子邮件，支持给多人群发或单发。个人资料管理实现“我的文档”功能，其他人员非授权不可见。用于对个人的相关资料进行管理，包括资料的分类、查询、排序、上传下载等。功能包括：新建文件夹、资料管理（新建、修改和删除）、资料文件上传下载、资料检索（组合检索）。便签管理类似于日常使用的便签条，可以随时记录临时的事情或者有用的信息，并可导入到日程安排，支持模糊查询，避免信息丢失或不容易查找。资产管理资产设备管理系统通过对设备的形成、使用、维护、保养等环节进行记录和管理，实现对资产设备的多层次、多部门、多项目管理，可以有效的对整个单位的固定资产进行评估、统计，实现对资产、资源进行有效的管理和使用。主要功能包括：资产的形成：计划审批流程、设备购置申请、申购审批流程、设备采购、资产编号等。设备台帐管理：设备资产管理是对所有设备资产进行全面管理的模块，系统能将设备台帐管理分为设备分类、设备台帐、设备状态、记录归档、资产折旧、净值的计划和汇总统计等模块。 设备分类管理：设备基本信息管理、设备状态管理、设备预警、使用记录和归档、综合查询、统计汇总。设备使用管理：设备入库、设备出库、设备变更（调拨）、闲置和启用、维修、维护和保养。工作任务（计划）管理提高办公管理的效率和透明度，实现工作任务的分配、任务完成报告的填写、实时报告反馈的动态过程。分配任务的领导在整个任务处理过程中可根据任务完成报告监控任务负责人完成任务的情况，并可随时终止任务的进行，且可判断工作负责人的工作表现。以此为基础，可对非典型流程的突发事件进行管理。领导随时监控任务负责人的报告情况，并根据任务负责人的报告适时终止该任务，标记一项任务的完成。该任务完成后，相关记录保存在案，可在未来查询、统计该任务负责人的工作情况。督查督办管理领导同志通过本模块监控公文办理过程的各个环节，督促相关人员尽快办理。督办是针对于整个公文记录的办理过程。督办管理包括：督办发起、督办关联、督办反馈、督办提示和督办结束，可与系统任何流程关联。电子刊物电子刊物主要是实现处室在网上完成各类信息简报、公报的采集、编辑、分发和网上传阅及管理，可发布到内网、专网门户。车辆管理用于管理公务车辆的全过程。包括用车申请、车辆调度、车辆维修、燃油登记、事故处理、车辆相关费用等。功能包括：流程审批：在用车申请、车辆调度、维修申请、费用审批等功能中实现流程审批功能。信息维护：实现对车辆、管理人员、审批人员等信息、流程的灵活配置与维护。统计报表：可以按照月、年，对车辆的使用、维修、费用、事故等情况进行统计车辆使用情况：实时列表显示车辆的空闲与忙碌情况。即时消息即时消息系统可在办公应用范围内营造一个即时通信环境，使系统内用户能够方便快捷的进行沟通，提高工作效率。系统用户可以利用该系统随时随地的进行即时交流、传送文件、任务提醒、任务催办等。统计分析采用专业的报表工具引擎，实现用户各类报表统计功能，并可以实现自定义报表。1）固定统计功能：根据系统管理员预先设好的条件进行统计，形成固定报表。2）自由统计功能：由用户自行选择统计条件进行统计。并可将多个条件合并起来统计。3）统计结果列表中的各项信息可由用户进行自行设定，可以从列表中把不关心的信息去掉，也可以把关心的信息加入。4）统计操作必须授权使用，只有统计权限的人员才能进行统计操作，统计可以在后台执行。5）统计结果的呈现方式要美观，能够通过直方图，饼图，曲线图等来展现。并能导出为Excel。（四）系统管理平台系统管理平台是面向系统管理员使用的模块。系统管理员通过应用管理功能实现各种应用的管理和维护，以及业务应用的定制修改。分为系统设置、应用系统设置、办公系统设置、工作流设置、内容管理五大部分。系统设置系统管理是整个系统运行的基础，通常由管理员进行维护，包含如下功能选项：组织机构设置、人员设置、权限配置、角色配置、帐户管理以及字典管理等。应用系统设置应用系统设置包含了应用管理系统本身所需的管理模块，包括界面定制、模块管理、日志管理、数据导出、数据导入、系统参数配置、系统初始化、系统权限管理、在线用户监控等管理功能模块。界面定制系统管理员通过界面定制功能定制应用界面框架下的各种默认用户界面，如：内网门户界面、个人主界面、独立功能界面、收文界面、发文界面、审批界面、拟文界面、公文模板界面等，以及包括：框架界面、列表界面、查询界面、属性界面等专用界面。模块管理系统管理员通过模块管理功能来管理（即配置和维护）应用管理系统内的所有管理模块。所以，模块管理是应用管理系统的支撑性的管