OA办公系统_需求说明书.doc

OA办公系统需求XXX新技术推进办公室2008年10月一、 OA办公系统概述OA（Office Automation）办公系统是现代企业运营不可缺少的内部管理软件。它在现在企业管理运营过程中扮演着相当重要的角色。它为管理层管理提供便利，提高了企业内部信息沟通的效率，降低了经营成本，加大了企业信息化建设的步伐，提高了企业的竞争力。我们系统由此诞生。二、 功能需求1、 欢迎页（系统首页）由于OA是一个内部办公平台，因此没有权限的用户是不能见所有内容的，这里所说的系统首页指的是用户登录进入平台后看见的欢迎页面内容。欢迎页面有两种设定方式，一种是用几个大图标来做成快捷方式，用户根据各自的权限可以很快的进入相应的管理功能块。还有一种就是类似于站点首页一样，罗列出公司发文、公司通知、日常事务、代办事务等。这里建议使用第二种方式。2、 权限管理权限管理包括下面几个子模块：部门管理、（基于部门的）职位管理、（基于职位的）角色管理、功能点管理、角色权限分配（不同角色访问不同的功能点，如果更细还可以涉及到只读、可修改、可删除等功能，考虑到这是第一期，先就涉及到可见和不可见就可以了）。3、 员工档案管理一个公司的所有员工都有基本资料，例如：姓名、性别、身份证号码、照片、证书、年龄、学历、入公司时间、任职部门、任职头衔、转正时间和离职时间等等。这里就要求对这些基本资料进行管理。4、 网络文件夹此项功能主要用于资料文件保存，用于企业员工异地办公使用，比如出差到异地时，需要一些文件，那么就可以通过这种方式来获取所需文件了。网络文件夹管理、（基于文件夹的）文件管理。5、 新闻活动管理一般企业都有或多或少的活动，这里主要用于发布这些活动，为内部经营提高员工见凝聚力服务，当然还包括其他一些类似的信息需要发布的，都可以在这里体现。包括活动分类管理、活动信息管理。6、 邮件管理公司内部各个部门之间，以及上级对下级之间发送各类文档都可以用此功能来实现，相当于我们的电子邮件管理后台。7、 公文管理（俗称电子政务）公文是企业内部发布具有权威性质的文件。根据公文特性，它包括拟稿、审核、签发、编号、打印、用印、下发、存档等基本环节8、 方针政策管理管理公司外发公布的各类文件，比如公司规章制度、考核办法、行政发文奖惩信息等三、 附录：公文流程参考公文的撰制是一个完整的过程，它包括拟稿、审核、签发、编号、打印、用印、下发、存档等基本环节。 一、草拟。凡以行政单位名义上报和下发的各类文件：综合性文件由党政办起草；职能部门某一方面工作的文件由相应的职能部门起草。起草公文要严格遵循上级有关文件精神、党政各类会议决议或院领导的指示、重要文件由部门主要领导亲自主持起草。 二、主管部门签署意见及会签。文件草拟,使用行政机关专用公文格式样式，填写文件标题、主送抄送单位、主办单位及拟稿人、打印份数、校对人、急缓程度、密级等,由本单位负责人会审,并签署意见后，送党政办秘书科审核，不能越过秘书科直接送院领导签发。送审稿必须完整，凡书面材料，无论保密与否，均须与主件一道送审。 三、复核。党政办接到送审稿后，应及时审核。核稿的重点是： （1）检查是否符合公文处理程序及要求。 （2）检查是否需要行文。 （3）检查是否需要会议进行讨论，是否需要报上级机关等。 （4）检查公文内容同党的方针政策、上级和有关部门的规定及本单位以前的规定有无矛盾，是否与其它公文有重复或脱节的地方。 （5）检查公文中规定之界限是否清楚。若内容不够妥当，要认真加以修改，以免受文单位在理解和执行中发生困难，出现偏差。 （6）检查公文规定的措施是否有根据，是否符合实际或行得通，怎样执行及执行时限是否相宜，涉及的有关机关是否已征得同意等。 （7）检查文字表达是否准确、通顺、简炼、明了、合乎语法逻辑。标点符号使用是否正确，有无文字错漏等。 （8）检查公文格式是否合乎规定，公文名称使用是否恰当，主送单位和抄送单位是否适当，标题、发文机关名称等是否准确。 核稿时，对上述方面出现的不妥之处，须逐项加以修正。属原则性的问题或具体业务问题的修改，应附上具体修改意见退交拟稿部门修改，核稿之后，应注明印数（包括存档数）。对改动较大文稿，应由拟稿部门誊写清楚，经党政办复核后送主管领导签发。 四、签发。签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过院主管领导核准签字并经党政办主任签字后既成为定稿，并据此后生效。签发人代表学院在内容、文字上对公文的正确性负完全责任。凡已经院领导签发的公文，原则上不能修改，若确需修改应请示签发领导批准。 五、编号、登记。党政办接到文件定稿后，应及时登记、编号，并根据急缓程度编排版。文件出稿后，应及时通知拟稿人校对。 六、校对。校稿人应按领导核准签发后的文稿认真仔细地进行校对。非拟稿人进行校对时，若发现原稿有不妥之处，不应随意增删修改，应及时与党政办秘书科联系或请示领导解决。对校对中发现的一般性的笔误，如错字、漏字、标点等，须作必要的修正，并在原稿上注明。 七、印刷、装订。打印稿经校对无误后由党政办付印、装订。印刷装订应力求使文件美观、整洁、牢固，以便受文机关阅读、处理和保管。 八、用印、封发。所有往上级机关、外单位的文件及学院存档的文件，都应盖印后封发。用章与发文单位名称应当一致。 九、公文正文用字一般为4号仿宋体，标题一般为3号黑体。 十、注发。文书处理人员应及时在文稿登记本上注明文件发送情况，以备查考。 十一、立卷。对于按发文程序处理完毕的文件，文印人应及时将文件形成过程的底稿和印制件两份送档案科，再由档案科按年度立卷存档。 十二、注意事项 （1）公文处理的全过程（包括编号、登记、拟办、批办、拟稿、核稿、签发等）必须用钢笔或毛笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔。钢笔墨水必须使用蓝黑色或碳素墨水，不得