供应链业务工作规范.doc

供应链业务工作规范及流程一、档案及单据注意事项（一） 存货档案（基础设置基础档案存货存货档案）新增单据-点击存货档案-增加-按所属分类建档注意事项：1.存货编码按所属分类号加相应顺序号的原则，手工填写；蓝色字体的为必填。原材料存货档案应打上采购和生产耗用两个勾，其余的都可以不打；2.进项税率和销项税率系统默认数据为17%，必须删除； 3.自定义项中的折价率必须填上数字1；4.产成品存货档案应打上内销、外销、自制、在制这四个勾，其余的都可以不打；产成品档案必须在存货档案里面的成本最低售价处填上批发单价，必须在存货档案里面的其他-净重处填上产成品的重量，必须在存货档案里面的其他-单位体积处填上产成品的体积，必须在存货档案里面的图片处导入该图片； 5.系统默认选项不能更改；6.存货档案信息应尽量填制完整； 7.新增存货只能另加一个存货档案，不能把原存货档案更改为新存货档案；8.增加存货档案必须在相应的存货分类下面增加； 9.选择合适的计量单位，如果没有该计量单位则必须增加新的计量单位；新增计量单位在（基础设置基础档案存货计量单位单位）；10.存货档案编码不能修改，如果输错只有在没有数据的情况下进行删除并重建，但有数据了就不能删除了；存货档案其他内容随时可进行修改；11.原材料存货档案由材料仓管员添加，产成品存货档案由生产跟单或者成品仓管员添加。（二） 客商档案（基础设置基础档案客商信息客商档案）新增单据-点击供应商档案、客户档案-增加-按所属分类建档注意事项：1.客商编码按所属分类号加相应顺序号的原则，手工填写，蓝色字体的为必填。 2.简称与名称一致； 3.供应商档案里面货物这个勾不能去掉；4.客户档案应分清楚国内和国外；5.系统默认选项不能更改；6.档案信息尽量填制完整；7.新增客商档案只能另加一个客商档案，不能把原客商档案更改为新客商档案；8.客商档案编码不能修改，如果输错只能在没有数据的情况下进行删除并重建，但有数据了就不能删除了；客商档案其他内容随时可进行修改；9.客户档案由业务跟单添加，供应商档案由供应人员或者成品仓管添加。（三） 采购入库单（业务工作供应链库存管理采购入库采购入库单）新增单据-点击采购入库单-增加-空白单据（入库单号自动生成，入库日期按送货单日期填写，蓝色字体且带*的为必填 ）注意事项：1. 材料仓管员根据供应商送货单和实际收货数量填制采购入库单，经供应文员审核，审核后的单据不能修改；如果供应文员在审核时发现价格有异议，必须在未审核前通知材料仓管员进行相应修改； 2.当采购入库单没有完成时可保存为草稿，以便于下次继续录入； 3.草稿用完后在草稿管理应删除； 4.采购入库单按仓库分别填制；采购材料所属仓库不同，则不能同时填制到同一张采购入库单里面； 5.采购入库单应按供应商分别填制；供应商不同，即算采购的是属于同一仓库的货物，也不能同时填制到同一张采购入库单里面。 6.因有些原材料名称与产成品名称一样，必须区分清楚原材料与产成品的存货编码。（三） 产成品入库单（业务工作供应链库存管理入库业务产成品入库单）新增单据-点击产成品入库单-增加-空白单据（蓝色字体且带*的及入库类别为必填 ）注意事项：1.健坤一厂、二厂，中格及华进的成品仓管员根据实际产成品入库 数量填制产成品入库单，金洋一厂及二厂的则是生产跟单文员根据实际产成品入库数量填制产成品入库单。经成品仓主管审核，审核后的单据不能修改；如果成品仓主管在审核时对数量有异议，必须在未审核前和成品仓管员或生产跟单文员进行核对，落实后再由生产跟单文员或成品仓管员进行修改；2.当产成品入库单没有完成时可保存为草稿，以便于下次继续录入；3.草稿用完后在草稿管理应删除；4.产成品入库单应按仓库分别填制；按照产成品所属分别入库到相应的仓库；5.因有些原材料名称与产成品名称一样，必须区分清楚原材料与产成品的存货编码。（四） 发货单（业务工作供应链销售管理销售发货发货单） 新增单据-点击发货单-增加-空白单据（蓝色字体且带*的为必填 ）注意事项：1.发货单由开票员或业务部填制，仓管员按发货单发货，健坤一厂、二厂、中格及华进凭客户签收回单进行审核，金洋一厂及二厂的国内专卖店及非专卖店经财务确认货款到账进行审核，门市及工程、国内网络部则由成品仓主管进行审核，经审核后的单据不能修改；如果出现退货并没有发货的，则应通知开票员修改为正确的出库数量，再进行审核；如出现已发货后退货的，经成品仓管员确认退货且货物无损坏的，则做数量栏填列负数。2.健坤一厂、二厂、中格及华进因每次发货的外贸公司和收货人可能不同，所以这些信息不能加到客户档案里面，只能每次由手工填写；3.销售类型、客户应填写准确无误，其他信息应尽量完整；4.当发货单没有完成时可保存为草稿，以便于下次继续录入；5.草稿用完后在草稿管理应删除。6.当录入完产品存货编码时，发货单右边会显示该产成品现存量及可用量，开票业务员须根据可用量情况告知客户能发多少货。（五） 材料出库单（业务工作供应链库存管理材料出库材料出 库单） 新增单据-点击材料出库单-增加-空白单据（蓝色字体且带*的及出库类别为必填 ）注意事项：1.材料仓管员根据领料单和实际出库数量填制材料出库单，责任会计根据领料单对材料出库单进行审核； 2.如果实际出库数量与领料单不符，必须要求领料人重新填写或在领料单由领料人自己进行标注并在更改之处签署姓名，否则该领料单无效，即材料出库单也无效； 3.当材料出库单没有完成时可保存为草稿，以便于下次继续录入； 4.草稿用完后在草稿管理应删除； 5.材料出库单因仓库选项在表头，领用材料所属仓库不同，则开具的材料出库单就必须按仓库进行分别填制； 6.材料出库单按生产车间分别填制；不同生产车间领用材料不能同时填制在同一张材料出库单里面。 7.因有些原材料名称与产成品名称一样，必须区分清楚原材料与产成品的存货编码。 8.需注意左上角显示的红单及蓝单，正常材料出库的做蓝单，如遇上月领料但本月退回仓库的，则做红单。（七） 其他入/出库单（业务工作供应链库存管理入/出库业务其他入/出库单） 新增单据-点击其他入库单/出库单-增加-空白单据（蓝色字体且带*的及入库类别、出库类别为必填 ）其他入库单是只能在盘盈、调拨入库的情况下使用。其他出库单是只能在盘亏、调拨出库、公司各部门发生礼品赠送、办公领用的情况下使用。（八） 调拨单（业务工作供应链库存管理调拨业务调拨单） 新增单据-点击调拨-增加-空白单据（蓝色字体且带*的为必填 ）调拨单只能在同一个公司内部仓库调拨货物时使用，如：由金洋一厂原料仓调拨到金洋二厂原料仓等，而由中格原材料仓调拨到金洋一厂原料仓等则不能用调拨单。出库类别选调拨出库，入库类别选调拨入库。二、查询1、 采购入库单查询路径：供应链库存管理采购入库采购入库单列表采购入库单功能介绍:（1）可按仓库、日期、类别、供应商等条件进行单个条件查询或多个条件查询；如按上述还没查找出相关信息，则点击高级进行查找。（2）选定某张具体的采购入库单可进行修改审核等。（3）打开列表右下角会显示如下图，如出现1/2，则表示有2页，可点击跳转进行查询，也可修改每页显示条内数字，下次查询时则显示1/1，表示只有1页。 2、 产成品入库单查询路径：供应链库存管理生产入库产成品入库单列表产成品入库单功能介绍:（1）可按仓库、日期、入库类别、存货分类等条件进行单个条件查询或多个条件查询；如按上述还没查找出相关信息，则点击高级进行查找。具体操作：查询-高级-增行-条件项（选择所需查询内容）-比较符（选择“等于”）-值（根据条件项内容选择相应内容）-确定-保存方案-确定（缺省方安不能打勾）（2）选定某张具体的产成品入库单可进行修改审核等。（3）打开列表右下角会显示如下图，如出现1/2，则表示有2页，可点击跳转进行查询，也可修改每页显示条内数字，下次查询时则显示1/1，表示只有1页。 3、 材料出库单查询路径：供应链库存管理材料出库材料出库单列表材料出库单功能介绍：（1）可按仓库、日期、类别等条件进行单个条件查询或多个条件查询；如按上述还没查找出相关信息，则点击高级进行查找。（2）选定某张具体的采购入库单可进行修改、审核等。（3）打开列表右下角会显示如下图，如出现1/2，则表示有2页，可点击跳转进行查询，也可修改每页显示条内数字，下次查询时则显示1/1，表示只有1页。 4、 其他入、出库单、调拨单查询，方法基本如上。5、 现存量查询路径:供应链库存管理业务报表库存帐现存量查询功能介绍：可按存货、仓库、供应商等条件进行单个条件查询或多个条件查询。注意：必须点分组下面的无分组无交叉项展现才能看具体的存货名称，可用数量即为现存量。6、 收发存查询路径:供应链库存管理业务报表统计表收发存汇总表功能介绍：可按日期、存货等条件进行单个条件查询或多个条件查询。三、业务工作事项（一） 材料仓管员日常工作事项 1.材料实物的收发； 2.材料实物的整理、防护及保管； 3.与各部门实物相关人员的沟通及协调； 4.财务所需资料的传递及保管； 5.材料入出库电脑帐的处理； 6.定期的实物盘点； 7.常备件的申购； 8.材料存货档案建立； 9.材料价格变动报告及说明。（六） 成品仓管员日常工作事项 1.成品实物的收发； 2.成品实物的整理、防护及保管； 3.与各部门实物相关人员的沟通及协调； 4.发货单的传递及保管； 5.成品入出库电脑帐的处理； 6.成品存货档案建立； 7.定期的实物盘点。（七） 开票员日常工作事项1.客户档案的建立及维护；2.发货单电脑帐的填制；3.与成品仓管员的沟通及协调；4.发货单的传递及保管。（八） 各车间后工序主管工作事项1.产成品移