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关于秘书理论建设的思考 关于对文秘队伍建设的几点思考 杨龙 办公室工作在部门和单位所有工作中发挥着中心枢纽作用，而秘书工作是办公室的主体工作，领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑大问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理的建议。加强文秘队伍建设意义重大。 一、文秘队伍建设现状及存在问题 一是人员配备较少，兼职秘书较多。我局人员配置少，在编在职人员有6名，借调人员2名，办公室基本上没有专门从事文字工作的秘书或人员，大多是由分管办公室工作的副局长或办公室工作人员兼职。而局办公室往往还担负着人事、教育、监察和党、工、团、妇等工作职能，工作人员往往分身无术，造成局文字工作疲于应付。 二是年龄结构不优，学历层次欠佳。总体上看，人员年龄大多偏大，其中30岁以下的只有3人，仅占35%左右，且大多是“老面孔”，新鲜血液未得到及时补充，没有形成合理的年龄梯次结构。而且大都没有接受过文秘专业的学习和系统培训。三是岗位机制不活，工作动力不强。一部分文秘人员对从事的文字工作“兴趣不大”，热情不高，思想不够稳定，工作积极 性没有得到充分发挥，形成“没进门的不愿意进，进了门的不想搞，搞了一段就想走”的一种局面。这固然有自身因素的原因，但是，岗位制度和机制不活也是制约其积极性发挥的重要原因。比如岗位流动性差，工作很辛苦、晋升困难等原因。有的甚至七年八年都没换过岗位，这样就会使有些同志特别是一些在办公室工作时间比较长、年龄偏大、且学历偏低的同志，觉得自己提拨无门、晋升无望、换岗不易，再努力、拼命也就是那么回事，因而上进心不强，得过且过，工作上只求过得去，不求过得硬，在某种程度上滞碍了国税工作的创新水平和发展速度。 二、加强文秘队伍建设应树立正确的人才观 形成上述问题的原因，除了对从事这项工作整体素质要求较高，文秘人员比较难以选调外，对文秘队伍建设缺乏正确认识，是一个非常重要的因素。本人根据实践工作体会，感到在加强文秘队伍建设中，应树立正确的人才观。 一要领导重视，广开“绿灯”调人才。选调文秘人员比较难。由于机关文字工作的特殊性，不仅是我局办公室，其他各单位的文秘人员同样非常缺乏，特别是具备政治理论水平、综合分析能力、语言文字功底等整体素质较好，又能吃苦耐劳的优秀人才，更是凤毛麟角，所以从外单位调人，一般都会遇到有关单位不肯“放”的问题。在当前机构改革不断深入的形势下，有时发现好的文秘人才，即使有关单位肯放，也往往会遇到人员编制的限制。在这种情况下，需要各级主要领导高度重视，广开“绿灯”，帮 助做好有关单位工作，帮助解决人员编制问题，为办公室选调文秘人才创造条件。 二要跳出框框，不拘一格选人才。从实践情况看，搞综合文字工作是逻辑思维，是一种创造性的工作，并不一定要很高的文凭，也不是只有机关干部才会搞，实际上绝大部分搞综合文字的也不是学中文专业。关键是要“吃透上情，分析下情”，要善于领会领导意图，综合分析各方面情况，创造性地开展工作。为此，选调办公室文秘人员，要敢于跳出传统的用人“框框”，拓宽视野，面向社会、面向基层，打破专业限制、身份限制和地域限制，根据实际工作需要选人，这样才能不拘一格选人才。 三要大胆使用，创造条件引人才。办公室文秘人员难调是一个方面，但有时选到好的文秘人员时，也会遇到本人不愿到办公室工作的情况。主要原因是搞文字工作领导要求高，经常要加班加点，太苦太累，到办公室经济收入不好，又很难得到提拔使用等。因此，这就要求各级领导及办公室领导对文秘人员厚爱一层，对工作表现突出的包括新调进的文字人员，只要条件具备，就应及时提拔使用，大胆委以重任。这样既有利于搞活办公室文秘队伍，也有利于创造吸引人才的良好环境。从实际情况看，办公室文秘人员由于熟知上情下情，经常充当“参谋助手”的角色，提拔使用或到新岗位任职以后，一般都比其他人更能把握全局，更善于抓住重点，创造性地开展工作，对新工作和岗位是完全能够胜任的。 四要加强锻炼，立足培养出人才。依靠选人调人解决办公室文秘人才缺乏之忧，只是久旱求雨，权宜之计，最根本的出路还是要从长远发展出发，立足办公室自身实际，培养锻炼出人才。为此，各级政府要积极创造条件，阶段性地从大专院校选调一些政治素质好、思想活跃、文字功底强的优秀毕业生，使综合文字队伍形成梯形人才结构。对新选调的毕业生，要加强他们的政治理论、党的路线方针政策、科技知识、业务知识等方面的学习，使他们尽快吃透“上情”；要经常组织他们深入基层，搞好调查研究工作，全面掌握“下情”；更重要的是，在平时工作中要搞好“传、帮、带”，敢于给他们压担子，大胆放手使用，使他们早日锻炼成长。这样，办公室文秘队伍才能做到提拔一批、使用一批、培养一批，才能做到滚动发展、后继有人。 五要关心爱护，真诚相待留人才。办公室工作辛苦、生活清苦，搞综合文字的秘书经常为新观点、新思路绞尽脑汁且不说，加班加点更是常有的事，照顾不到家庭和亲人，面临着工作、家庭双重压力。特别是当工作压力过大，又得不到领导的理解和重视使用时，往往会产生知难而退的思想情绪，宁可不当领导身边的“红人”，甘愿到部门和基层去工作，因而出现人才“倒流”的现象。为此，各级领导不能仅仅是给文秘人员下任务，而且要经常关心爱护他们，做好他们的思想政治工作，真正做到像全国党委秘书长、办公厅主任座谈会提出的那样，“用事业留人、用感情留人、用适当的待遇留人”，经常关心他们的生活，关心他 们的疾苦，切实帮助他们解决好政治待遇和家属就业、子女入学、家庭住房等实际困难，解除他们的后顾之忧，使他们安心做好工作，勤奋自勉，乐于奉献。要用崇高的事业感召人，用良好的环境凝聚人，用适当的待遇激励人，努力为办公室文秘人员的工作和成长创造一个良好的环境。 xx 鹤城区信访局年3月21日 对秘书人员职业素质建设的几点思考 摘要 本文通过对秘书职业素质的理论阐述，分析了秘书职业在我国的发展现状和目前秘书人员缺乏职业素质的表现，提出秘书人员应有的职业素质，最后总结了秘书人员加强职业素质建设的几条途径。 关键词：秘书；职业素质；建设 目录 摘要.1 绪论.2 一、秘书缺乏职业素质的表现及其危害.3 （一）秘书职业在我国的发展现状.3 （二）秘书缺乏职业素质的表现和危害.4 二、现代秘书应有的职业素质要求.7 （一）政治理论素质.7 （二）职业道德素质.7 （三）业务和知识素质.8 （四）心理素质.8 （五）形象素质.8 三、加强秘书职业素质建设的途径.10 （一）切实加强秘书人员的职业素质和自身修养.10 （二）认真搞好秘书人员的再教育和继续教育.11 （三）选拔好职场秘书人才.11 （四）注重培养适合时代要求的秘书人才.12 四、小结.13 参考文献.14 绪论 从近几年对秘书需求的趋势、秘书工作服务对象来看，呈多元化趋势，社会不仅要求文秘会作一般的办公事务性工作，还要有更多的适应面和更高层次，譬如发挥智囊作用，协助决策层进行行政、经济管理等工作，这就要求加强对秘书人员职业素质建设，一方面坚持职业能力与秘书岗位的零距离接轨，二是以人的全面发展的思想为指导，强调综合素质能力的培养，强化相关学科知识理论体系的学习和构建。对秘书职业素质的建设与思考，对强化我国秘书工作管理，加强秘书队伍建设具有不可低估的积极意义。 一、秘书缺乏职业素质的表现及其危害 （一）秘书职业在我国的发展现状 当前，随着我国市场经济体制的日趋完善、知识经济的崛起、经济全球化的加快、社会管理的复杂化以及科学技术的迅猛发展，秘书工作，无论在内涵上还是在外延上，都表现了一些新的特点： 1、秘书工作的作用和地位更加突出，社会对秘书的要求越来越高。 秘书部门是一个灵敏又高效的机构、秘书班子是一个有思想又有胆识的优化群体，要求能站在全局的高度，在大事、要事上提供情况、当好高参，为重点难点热点问题的解决出高招、出实招。因此，无论是党政机关还是企事业单位，对秘书的政治思想素质、职业道德素质、智能素养、心理素质、人际关系、作风修养等等的要求越来越高，高层次、高素质的复合型秘书人才越来越受到社会的重视。 2、秘书工作出现了社会化和永业化趋势。 随着我国市场经济体制日趋完善和对外开放的进一步扩大，秘书逐步由政府、事业单位的“政治小舞台”转向企业、生活的“社会大舞台”，秘书工作开始趋向社会化，如钟点秘书和各种文秘服务企业在北京、上海、天津、重庆、广州、南京等大城市走俏，为党政机关、企事业单位和个人提供信息咨询、文书写作、文稿翻译、文电处理、公关谈判等秘书服务，同时，秘书的社会化还对秘书提出了多专多能的要求。 永业化是指“随着秘书的专业化发展趋势，出现了秘书多年甚至终身从事某一行业秘书的现象。” 3、秘书工作的走向职业化和国际化。 我国自1997年国家职业技能鉴定专家委员会增设秘书专业委员会，同年，国家劳动和社会保障部1997年颁发并试行国家职业技能标准(秘书) 经1998年的试点，1999年到xx年，对鉴定标准、规范和教材几度修改。xx年，国家劳动和社会保障部又制定了新的秘书国家职业标准，对鉴定等级和要求重新作了规范和明确。到xx年再次修订并颁发秘书国家职业资格标 准，使得秘书资格认定工作不断规范。体现了以职业活动为导向、以职业技能为核心的特点。 4、秘书工作的办公自动化和现代化步伐加快。 随着以计算机为中心的信息技术和现代办公设备进入办公室，秘书的许多工作，如传统的文本阅读、公文写作、文书处理、文件传递、文档管理与查询等，逐渐被电子文档、计算机语言识别系统、计算机文字处理软件、电子邮件、数据库以及计算机检索系统等数字化、网络化的自动办公系统所取代，办公自动化和现代化己不再局限于办公室内部简单的文字处理和局域网的应用，而是全面向“电子政务”、“电子商务”等数字化办公转移。而且这些相关技术还在无限量地更新，应用范围也在不断扩大。 据统计，美国新一代秘书中三分之一的人已掌握计算机编程技术，五分之二的人70%的工作时间用于电脑操作。 （二）秘书缺乏职业素质的表现和危害 从新时期对秘书的要求和秘书工作的性质看，仍然存在较多问题。主要表现在以下方面： 1、秘书缺乏职业素质的表现 （1）不关心政治、思想理论素养差。 随着市场经济的发展，目前有些秘书人员在行为和观念上表现出不关心政治、甚至厌恶讲政治的状况。一些秘书有志于谈经济，谈发展，谈建设，但却不屑于谈提高政治理论水平、提高政治素养，不注意和关心党建工作，不注重加强自身的政治理论素养。政治素质作为秘书职业素质最重要的一点，在很多秘书人员的素质建设中却总是成为空泛的口号。优良传统和政治优作风在秘书从业人员中呈弱化的趋势，而在当今的秘书职业素质的培养中，往往不能正确处理职业技能素质和政治思想素质的关系，没有坚持“两手抓，两手都要硬”，忽视了对秘书政治理论素质的培养。 （2）缺乏“通才”和对新技能的学习。 随着现代信息技术的发展和办公现代化的实现，以计算机为中心，包括文字处理、文件、检索、打印、通讯等各项文秘工作的电子化、智能化、缩微化， 使办公效率大大提高。而现有的秘书人员往往缺乏这方面的知识和技能。传统型的秘书借助于纸笔、电话和信函来开展工作，工作效率相对较低，不能适应市场经济快节奏、高效率的要求。然而，多年来，由于种种原因，领导选拔和配备秘书，从政治方面考虑的多，从知识、专长方面考虑的少，即使考虑到，往往偏重于社会科学，而忽视具有自然科学和管理科学方面的人才，从而更不利于“通才”的培养。 （3）专业业务知识和技能不强。 主要体现在业务不强和知识老化两方面：一方面大多数秘书虽然文化程度较高，但是经过专门秘书业务培训的人员较少，缺乏必要的专业知识，或是只专不全，知识面比较狭窄，或是综合能力较弱，难以在秘书岗位上为领导或基层提供高质量的服务。 另一方面存在着知识老化的问题。现有的秘书人员由于业务工作缠身，天天忙于应酬，自学也很难抽出时间，也得不到深造的机会，知识得不到更新。还有一部分秘书依靠老同志以传帮带的方式成长起来，知识、经验难免有局限性，缺乏现代的综合性管理知识和能力。 2、秘书缺乏职业素质的危害 对于秘书工作来说，由于秘书人员职业素质的缺乏，影响工作质量。由于很多秘书人员在相关的知识领域缺乏必要的知识和基本的技能。例如：不懂会计报表。无法对企业的资金状况、利润损益状况、现金流等问题做出准确、客观、全面的分析和认识；缺乏必备的法律知识，起草文件时容易产生纰漏，因此，使其参谋职能和辅助决策职能的发挥受到极大的限制和约束，难以在秘书岗位上为领导或基层提供高质量的服务。 对于秘书人员自身的发展来说，由于缺乏过硬的职业素质，不能在岗位上提供过硬的服务，得不到领导的赏识和群众的信赖，又缺乏从事其他岗位的专业素质，最终导致限制和影响个人的职业发展的问题。 不仅如此，秘书人员缺乏政治理论素质，还可能导致更严重的问题。如秘书腐败问题。近年来腐败案件特别是高官腐败案件频频发生，这些案件的背后，一个容易被人忽视的深层次的问题“秘书腐败问题”不容忽视，引起了世人的深思和关注。如自称“河北第一秘”的李真收受贿赂、非法占有公私财物等共计人民 秘书理论与实务论文 内容摘要：秘书与秘书学科专业是一个年轻的学科。秘书学科专业的建设和发展，离不开秘书学科专业的理论研究、人才培养和实践应用。秘书学科专业的理论研究、人才培养和实践应用三者之间又有着非常密切的内在联系。其中，理论研究是秘书学科专业建设和发展的重要基石，它既是人才培养的知识准备，又是实践应用的技能指导；人才培养室秘书学科专业建设和发展的重要保障，它既是理论研究的队伍建设，又是实践应用的人才准备；实践应用是秘书学科专业建设和发展的最终目标，它既是理论研究的根本导向，又是人才培养的重要目的。关键词：秘书理论与实务、学习、感触 一、秘书实务的定义 秘书室为领导创造最佳决策环境的人，是领导的助手、参谋。秘书部门是党政机关、企事业单位和社会团体的办事机构，是联系内外、上下功能沟通的信息枢纽。秘书人员和秘书部门的地位和作用，决定了秘书实务是为领导决策提供最佳服务的辅助管理工作。秘书实务就是秘书在为领导提供最佳决策环境过程中的工作方法、程序和技能。秘书实务主要解决的问题是秘书哪些事情应该做，应该怎么做，做到什么程度。 二、秘书实务的特点 1、综合性与专业性相统一 秘书实务工作具有突出的综合性。首先，秘书实务工作涉及的范围和内容十分广泛。从秘书实务的工作内同上看，不仅要起草文件、搜集综合信息、进行综合调研和处理综合实务，而且还要办理接待实务、会务安排一级办理不属于秘书业务部门职责范围内的实务。其次，由于领导工作的全局化，也决定了秘书实务工作具有高度的综合性。因为任何一级领导都处于不同层次的管理系统的位置上，都必须纵览全局、预测发展、统筹规划、综合协调，各级秘书部门和秘书人员作为各级领导的参谋和助手，要求他们必须具有全局观念，立足领导工作角度，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政。必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要。同时必须具有较强的综合概括能力和综合协调能 力，才能做好秘书事务工作。另外，秘书事务工作又有很强的专业性。当今社会，现代管理的科学化对秘书实务的工作专业化要求越来越高，秘书必须具有较高的政策水平、文学水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等。秘书实务工作作为一种特殊的社会工作，不是什么人都可以从事的工作，必须进行正规的专业培训，进行严格的考试。国家劳动和社会保障部在全国实行了秘书职业资格证书制度。这些措施，都是为了保证秘书专业人才的培养质量。秘书工作的专业性，还体现在不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专门知识。 要做好秘书事务工作，必须把握好综合性与专业性的辩证关系。综合性时秘书实务工作的主要方面，专业性则是他的次要方面，二者相互渗透，相辅相成。秘书人员的专业知识越丰富、越全面，总览全局的综合能力也就越强；秘书人员的综合能力越强，对全局了解越透彻，也更有利于他对专业知识的掌握，二者相互结合，相互促进。这一特征要求秘书人员一定要处理好“博与专”的关系，纪要偶有较为广博的知识面，力求成为“专业通才”，又要精通秘书业务，力求成为“秘书专家”。只有这样，才能适应秘书工作的需要。 2、被动性与主动性相统一 由于秘书实务工作具有辅助性的特征，因此，实务工作不可避免的带有被动型。毛泽东同志几次对他的秘书说过：“在工作上我是主动的，你们是被动的。”这种被动型主要表现在：首先，作为领导的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按照领导的意图版式，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行使，不得我行我素。其次，秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，实现难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性较大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。 由于现代社会是科学技术突飞猛进、知识经济迅速突起的社会，领导的决策也由原来的经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书工作者，作为辅助领导决策的一直特殊力量，在食物工作中，必须捕捉最重要的信息和掌握最新的知识来协助领导的工作。尽管秘书人员在工作重要受到领导意 图的制约，但他们仍然有发挥主观能动性的广阔天地。例如，秘书人员要善于领会领导的意图，紧紧围绕中心工作，寻找主动出击的方向；要有超前意识，增强工作的预见性和计划性；要勤动脑，多思善想，积极主动地向领导提出工作建议；秘书人员要能在纷繁的信息中筛选出重要信息，提供给领导，使之成为领导决策的重要依据；秘书要能及时收集、分析反馈信息，帮助领导纠正工作偏差。所以，在新形势下，秘书人员你不要被秘书工作被动论这种传统观念所束缚，要树立秘书工作积极、主动的观念，做好本职工作。秘书实务工作要处理好被动型和主动性的关系，正确的做法是：秘书人员在实务工作中，既要不折不扣的贯彻领导意图，执行领导知识，又要充分发挥主观能动性，创造性的贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。 3、机要性与群众性相统一 秘书实务工作是机要性很强的一项工作，这是因为秘书部门是各级领导中暑的综合办事机关。秘书人员在领导身边工作，必然要接触各种机密，特别是党政机关证书，掌握的重要情况多，机要性更强，所以在任用前有的要进行整治审查，在任用后要进行保密教育。在当前激烈的市场竞争情况下，各公司的企业秘书通要要注意对本公司的营销计划、手段、客户名单以及没有正式公布的股东会、懂事会议等商业秘密都富有保密的义务，否则将给公司带来不可弥补的损失。 但是，秘书部门又是各级领导汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制、决策的实施，都涉及群众的切身利益，所以广泛听取群众的一件，倾听群众的呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾的计划。同样，公司秘书在与投资者、客户、消费者打交道时，也要广泛了解、听取他们的一件和建议，为领导决策提供依据。 秘书实务工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，如果秘书在实务工作中，只看机要性，而忽视群众性，把自己完全封闭起来，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明、滋生官僚主义。反之，如果秘书在实务工作中只看到群众性，忽略机要性，就会在公务接待、来访接待是丧尸警惕性，泄露机密，给单位造成被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书在实务工作中必须妥善处理好机要性与群众性的关系。既要坚持密切联系群众，又要时刻主义保守机密。当报保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。 4、经常性与冲突性相统一 秘书实务工作既有经常的常规工作，又有临时的突击性工作，形成可经常性与冲突性的对立统一。秘书实务工作的常规性主要表现在经常出现的办文、办会、办事等工作上。秘书部门内部分工较明确，秘书只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作的正常运转。秘书做好常规性的工作，有利于提高领导机关的整体工作效能。当实务工作中遇到事先未预计到的突发性事情，而且要求秘书必须刻不容缓的解决，所有这些事情秘书必须按照领导的要求突击完成，不得延误。这时候就要求秘