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冷藏信息管理系统V1.0用户手册第30页冷藏信息管理系统V1.0目录一、系统概述2二、系统整体使用流程3三、业务管理41、账期管理42、物料领用管理53、果品寄存入库管理74、果品收购入库管理125、果品收购入库管理12四、财务管理141、收购付款142、果农账单管理153、果农账单付款154、销售收款16五、统计报表171、销售统计报表172、客户付款报表183、果农付款报表184、果农未做账单报表185、收购报表196、物料领用报表19六、基础信息管理211、账期管理212、物料管理213、支付方式管理224、公司性质设置225、客户类型设置236、信用等级设置237、区域设置238、仓位管理249、果品类别管理2410、果品型号管理2411、果品质量等级管理2512、果农管理2513、客户信息管理26七、系统管理281、用户管理281.1用户管理28一、 系统概述冷藏信息管理系统V1.0是我公司经过深刻研究冷藏业相关业务，不断努力而开发完成，是目前最适用中小冷藏企业，简单，适用，方便，灵活，并针对使用人员电脑不熟悉的特点，软件设计更加人性化，操作更加简单。系统的主要优点： 各项数字单据电脑打印，业务管理更规范。 准确、自动计费，减少工作量，杜绝漏掉结算和错误结算。 强大的数据统计分析功能，直观的图表呈现，能导出报表数据到多种格式文档。 操作简单，使用灵活，上手容易。 系统易扩展，并根据公司实际业务进行调整。二、 系统整体使用流程三、 业务管理业务管理主要包括：账期管理，物料领用，寄存入库，收购入库，果农预支费用，收购付款，销售，销售收款以及，果农账单管理和果农账单付款。业务管理是本系统的核心功能，通过业务管理各功能有机结合，对整个冷库进行全面管理。注意：所有业务单据，都有提交状态。信息提交之后，该数据将不能再进行任何修改，并作为有效地业务数据。如果信息没有提交，则该信息还可以修改，但是统计报表不统计没有提交的数据。因此，所有业务数据，都要进行提交才会生效。1、 账期管理账期管理：通过账期管理，对每年的业务数据进行隔离管理，使得账目更加清晰。同时也可以通过账期管理，管理多个冷库。达到一个系统多冷库同时管理。有效解决一个企业多冷库管理问题。2、 物料领用管理物料领用管理主要是管理果农寄存果品时，首先会再冷藏厂领用常用的物料：例如框，标签和包装袋。有些物料比较贵重，并且需要及时收回这些物料，例如框一类的东西。在新建物料领用单时，首先在【物料管理】中设置好常用的物料。新建物料：如图： 物料管理列表物料管理界面物料信息维护好之后，就可以在物料领用管理中，对相关物料进行领用了。如图：物料领用列表物料管理物料提交之后，可以对物料单进行打印。3、 果品寄存入库管理果品入库主要分为两种，一种是果农寄存，然后由公司代卖，卖出之后，再给果农结算，结算时，减去寄存费用和提前预支的费用。另外一种入库方式是：公司通过自己收购的入库。收购时确定果品的价格和重量，并付款。以下先介绍，果农寄存方式的入库。如图：果品寄存列表在列表中上边部分有几个按钮：【新建】【删除】【刷新】几乎在每个业务管理功能中都有这几个按钮。在这里详细介绍下。【删除】如果入库单间还没有提交，如果是错误的单据，可以对该单间进行删除操作。A. 删除时，首先选择上图中标出来的地方，如果同时删除几个单据，可以把要删除的都选上。然后点击删除按钮。B. 点击删除后系统弹出确认按钮，以免误删除操作。C. 如果确认删除操作无误，则点击确定，系统将删除您刚选择的数据。【新建】点击新建按钮，将建立一个新的单据。1) 入库时，首先要选择果农。选择果农时，可以通过输入果农的编号，或者姓名，或者姓名的简拼（姓名中每个字的第一个拼音字母），进行快速输入。如图:在输入00之后，系统自动把编号带有“00”的果农全部列出来了。通过鼠标选择对应的果农即可。2) 如果该果农是新客户，则需要首先在果农管理中，把该果农的基本信息先录入。也可以通过旁边的【新增果农】按钮快速增加。点击【新增果农】按钮后出现如图：填写必要地信息后，点击选择即可。3) 入库时，可能会退一部分果农在领用物料时支付的押金，如果不需要退押金，则退押金直接填写0即可。4) 填写完这些之后，点击页面中上边的按钮【全部保存】，保存成功之后，就可以录入果农入库的详细信息了。如图：选择果品种类，果品型号，果品质量，填写桶数，毛重，皮重，净重自动计算。填写单价，系统自动计算金额。（寄存时，可能不需要填写单价，不需要称重，则默认为0就行）；填写完成后，点击【保存并新增】时，可以继续填写入库信息。如果就这么多果品了，则直接点新增即可。5) 全部入库信息填写完毕后，检查无误。可以点击保存并提交。提交之后，将不能在修改。如果需要打印入库单，可以直接点击打印按钮。6) 通过历史录入查看该果农所有的入库果品，以及入库时间。7) 在列表页面通过【预支费用】按钮，可以对该果农先预支一部分费用。如图8) 预支费用管理页面填写预支金额，收款人，点击提交即可。以上就是果农寄存入库管理的基本功能。相信通过具体操作，很快就可以熟悉。4、 果品收购入库管理果品收购入库管理和果品寄存入库管理类似，这里不再详细说明。5、 果品收购入库管理果品销售如图所示：【新建】，选择客户，可以通过客户简称，或者客户简拼，客户编码进行快捷选择。选择好之后，选择销售时间，点击全部保存，就可以录入销售明细信息了。选择果农，填写框数等信息。最后点击保存，或者保存并新增即可。如果是销售本公司收购的部分，则输入00，会出现【本公司00】，选择该客户，即可。保存时，系统自动校验，该客户入库框数和出库框数，如果出库框数超过入库框数，系统自动给以提醒，同时系统会保存该数据。如果填错一个销售明细，可以在明细列表中，直接点击删除，或者点击编辑信息修改。如果该销售单已经提交，则不能再进行任何操作。可以通过录入负数销售单，来冲减销售信息。以上就是主要的业务功能。下边将介绍收付款等财务相关部分。四、 财务管理系统对针对客户的收款，和针对果农、商贩的付款的操作，进行了灵活的设计。1) 客户收款：一次收款，可以对多个单据合并收款，也可以一个销售单，多次收款。系统自动计算应收款项，并自动核减掉已经收款的部分，使得账目更加清晰和准确。2) 果农的付款：首先对果农建立账单，选择果农后，系统自动把该果农已经销售的明细信息列出，同时把该果农已经预支的费用也列出来。并进行计算。可以对对明细信息进行选择（可以取消选择，取消之后，则账单金额会减掉取消选择部分的销售金额）。3) 账单建立好之后，就可以对账单进行付款。付款时，可以对多个账单合并付款，也可以同一个账单分多次付款。简单灵活。1、 收购付款公司自己收购的果品，需要对商贩进行付款操作。付款时，选择商贩（果农），系统自动列出该所有的未付款销售单据。系统自动统计出应付款，金额，总重量，也可以填写付款总额，点击自动分配，系统自动根据应付款金额，分配。操作更加简单。保存完成之后，提交即可。2、 果农账单管理选择果农，系统自动带出该果农的销售记录，以及已经预支的费用，填写好冷藏单价，系统自动计算，冷藏费，和最终应付金额。如图：3、 果农账单付款果农账单建立好之后，就可以对果农账单进行付款了。付款时，首先选择果农，选择好之后，点击【加载】系统自动带出未付款完毕的账单，并计算好最终的应付款金额合计。也可以填写应付款金额点击分配，系统自动根据每个账单的应付金额，自动分配。保存是，系统校验合计金额和明细金额的累积是否相等，想当时，则直接保存，不等时，系统给以提示，修改好保存即可。4、 销售收款当公司卖出果品时，需要及时和客户收款。收款操作如图：选择客户，点击【加载信息】，系统自动把该客户的所有的应付款销售单列出。可以修改本次收款金额的，也可以直接录入收款总额，通过【分配】按钮，系统自动分配。点击保存即可。当收款总额和销售单总额相等时，则销售单付款完成。下次再付款时，则不会在列出已经付款完成的销售单。五、 统计报表1、 销售统计报表可以选择特定客户，和时间段查询段进行查询。销售主要分为两部分：一种是果农寄存的销售，一种是自己收购部分销售。可以导出的Excel表格。2、 客户付款报表说明：本期间销售：为查询时间段内德销售情况。 本期间收款：为本时间段内销售的的收款情况。 往期收款：为以往销售的，但是在本查询时间段内的收款情况。 总销售：为该客户本账期内的所有的销售情况。3、 果农付款报表4、 果农未做账单报表该报表是表示相关果农的果品已经销售，但是该果农还没有做账单，并且为给相应果农付款。5、 收购报表6、 物料领用报表物料领用主要分为两类，一类是需要回收的领用物品。回收时同时退给之前的押金。一类是，不需要回收的。可回收物料报表不可回收物料报表六、 基础信息管理基础信息管理包括账期管理，物料管理，支付方式设置，公司性质设置，信用等级设置，区域设置，仓库设置，果品类型设置，果品质量等级设置，果品型号设置，果农管理，客户管理。1、 账期管理账期管理在前边【业务管理】已经有相关介绍，再次不再详细介绍。2、 物料管理3、 支付方式管理4、 公司性质设置5、 客户类型设置6、 信用等级设置7、 区域设置8、 仓位管理9、 果品类别管理10、 果品型号管理11、 果品质量等级管理12、 果农管理新建果农果农编号：是根据果农所属区域【村庄】，生成的编码。因此首先要设置好区域的编码，果农编码将自动生成。果农简拼：当输入果农姓名后，系统自动生成果农的拼音简拼。13、 客户信息管理主要是管理大批收购我公司果品的客户。七、 系统管理1、用户管理1.1用户管理主要功能为：查看用户信息，添加、删除某个用户，为用户设置权限。1、 新建用户在用户管理页面点击新建，弹出新建用户页面，输入用户名、真实姓名、选择部门、邮箱、手机、电话、地址等信