房地产公司经济合同管理办法.doc

经济合同管理办法1总则 1.1建立和完善经济合同管理制度，是规范公司经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，各级管理人员必须严格遵循规定。 1.2为保证公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、审批合同和签订合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的经济合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。 1.3在对外签订合同时，应遵循以下原则： 1.3.1必须遵守国家法律法规和行政法规； 1.3.2必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则； 1.3.3不能超出公司的经营范围； 1.3.4必须保障公司的合法权益； 1.3.5不违背公司的各项规章制度； 1.3.6禁止施工合同未正式签署即先行施工； 1.3.7工程类合同和材料设备采购合同，尽可能采用招标方式确定合作方；1.3.8 10万元以上的业务必须通过招标程序定标或直接委托申请审批后才能签订合同。1.3.8严禁对一项业务合同进行分拆。 1.4公司必须对已签订的合同进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更，均应按规定要求进行操作。1.5适用范围：本经济合同管理规定适用于工程承包合同、购销合同、工程技术服务合同，营销（策划）类经济合同，本规定不适用于：借贷款协议、房屋销售合同、用地合作或转让协议、租赁协议、商铺销售合同或协议及物业管理协议，这些协议按特定的程序申报。2合同办理 2.1合同起草 2.1.1由业务经办部门负责起草书面合同文本。 2.1.2合同文本的起草应尽可能参照使用公司合同示范文本。对公司尚未发布合同示范文本的，由经办部门自行编制，但应确保合同的内容完整、表述准确，经律师审核后，按制度规定履行审批会签流程。 2.1.3所有施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包商另外订立“工程质量保修协议”。 2.2合同谈判 2.2.1工程和材料设备类合同谈判应由合同预算部、材料采购部负责组织，相关业务部门配合。设计类合同、地勘、沉降观测由总工办负责组织，相关业务部门配合。营销（策划）类合同由营销部负责组织，相关业务部门配合。经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标经办部门负责。2.2.2所有经济合同的谈判，至少有两个部门的两名经办人员参与谈判。2.2.3合同经办人须会同谈判人填报合同谈判询价比价表。3合同审批及签订 工程类、材料设备类、监理及造价咨询合同由合同预算部、材料采购部负责办理，设计类合同由总工办负责办理，营销类合同由营销部负责办理。合同经办人员应整理招标过程中形成的合同文件（包括招标文件、投标文件、投标人对询标问卷的答复、商务谈判纪要、备忘录等），并草拟合同协议书。 3.1合同经办人员将草拟的合同协议书（附合同文件）提交行政人事部，行政人事部呈送相关授权人员审批签署，完成相应的签字组合手续。3.2合同审批授权人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。3.3可对外签订经济合同的人员： 3.3.1法定代表人； 3.3.2法定代表人的授权代理人； 3.3.3法定代表人的授权代理人对外签订经济合同时，必须有上述公司法定代表人授权委托书，在其授权范围内行使对外签约权。4合同管理的责任部门及管理要求4.1合同预算部为为工程类、造价咨询、监理合同管理的责任部门；4.2材料采购部为材料设备类合同管理的责任部门；4.3总工办为勘察、设计类、工程技术服务类合同管理的责任部门；4.4开发部为开发报建手续类合同（交评、环评等）管理的责任部；4.5营销部为营销策划类合同管理的责任部门。4.6合同管理责任部的负责人是负责合同履行的主要责任人，该负责人为主管领导（若无主管领导，则为部门经理，若无部门经理，则为部门主管）。合同履行中出现分歧时，双方应及时协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司领导汇报。若涉及合同条款的实质性更改，须按原合同审批程序、权限执行审批。4.7合同预算部负责建立工程类合同台帐，跟踪监督工程类合同执行情况，各业务部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料。4.8工程类合同执行过程中，以及完毕后，合同预算部应进行合同履约评估，汇总后报财务部、总经理、董事长、行政人事部备档。 4.9其他合同由经办部门负责建立非工程类合同台帐，跟踪监督非工程类合同行情况，各业务部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料。 4.10各部门应尽力保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。合同的变更或解除手续应根据中华人民共和国合同法及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。5合同审批程序与权限规定5.1工程类、材料设备类、监理、造价咨询类合同的审批程序 1)经办人员签字；2)合同预算部、材料部签字；3）项目部签字；4）总工签字；5）财务部、和相关部门审核签字；6）法律顾问（暂按金额类）；7）总经理签字；5）副董事长签字；6）董事长审批。5.2勘查、设计、工程技术服务类合同的审批程序 1)经办人签字；2)合同预算部签字；3）总工签字； 4)财务部和相关部门审核签字；5)法律顾问（暂按金额类）；6）总经理签字；7）副董事长签字；8）董事长审批。5.3开发报建手续类合同（交评、环评等）的审批程序 1)经办人签字；2)合同预算部3）总工签字； 4)财务部和相关部门审核签字；5) 法律顾问（暂按金额类）；6）总经理签字；7）副董事长签字；8）董事长审批。5.4营销策划类合同的审批程序1)经办人签字； 2)财务部和相关部门审核签字；3）法律顾问（暂按金额类）；4）总经理签字；5）副董事长签字；6）董事长审批。 5.5合同审批签字要求1）合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经总经理同意，各级审批人可并行同步作业，或由总经理召集会议审批。对未能按律师意见执行的情况需做出书面说明。2）每一项合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。3）“签字组合”是指各部门合同的签订应根据审批程序和审批权限在“合同签订审批表”上完成必要的审批签名（参见“合同签订审批表”）。4）合同签订审批程序中会签人员应就合同签订签署明确意见“同意”或“不同意”或“建议”；合同经办人应对签字过程中出现的“不同意”“建议”做出书面说明，并由建议相关人员书面签字确认后进行流转，出现重大建议修改经办人应重新进行合同签订审批。5）负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，应按公司用印程序，只给完成了“签字组合”的经济合同加盖合同印章或公章，对于未完成“合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。未经审核或未加盖合同印章的合同，财务部门拒绝执行。完成签字组合的“合同签订审批表”，应由档案管理部门妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。6审查责任及要点 6.1经办部门将协商完毕的经济合同按“审核程序”上交各相关部门进行“签字组合”时，各级审批人员有责任就其职能范围对合同进行审查，以保证合同的主要条款、内容的合法性、严密性、可行性。 6.2合同审查的责任和审查要点： 6.2.1合同经办部门对合同文件总体把握负责。主要审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或者姓名和住所是否记录清楚、准确。 6.2.2合同预算部对商务条件和要求负责。主要审核合同标的、计价方式、计量方式是否明确；计价依据是否完备；合同价款调整的适用条件是否明确；合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；是否有保修条款；合同的履行期限、地点和方式是否确定。 6.2.3项目部对工程管理条件和要求负责。主要审核合同中的质量、进度等工程管理和要求。 6.2.4总工对技术条件和要求负责，建造标准与公司审批结果一致。主要审核合同中技术规范、主要技术要求、技术参数是否符合设计要求。 6.2.5营销部营销策划类合同中约定的技术要求负责。 6.2.6律师或法律顾问：审核合同的风险条款、法律条款及总体合同条款。7合同签订权限及注意事项 7.1经济合同签订前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方单位的（法人）资格、经营范围、履约能力以及代理权限等情况是否符合法律规定。做到既考虑本公司的利益，又考虑对方的现实条件和实际的履行能力，防止上当受骗，防止签订无效的经济合同。 7.2签订合同之前，公司各相关部门草拟合同涉及到复杂事项，应邀请公司法律顾问一起参加经济合同的谈判工作。7.3签约人员在谈判和签约时，应力争合同履行地为公司所在地。8合同档案管理 8.1合同签订后2日内，财务部、档案管理部门留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由档案管理部门提供复印件。 8.2合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同谈判询价比价表、合同签收记录等，由档案管理部门负责收集、整理、归档。 8.3当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。9附件9.1合同签订审批单9.2经济合同询价比价单 合同签订审批表呈报部门经办人合同编号合同类别开发手续类 工程类 材料类 营销策划类 财务类 行政管理类合同名称合同份数 份对方单位全称合同金额人民币大写： （小写）￥付款方式银行转账 现金支付请向以下部