浅谈项目管理在教材开发中的应用.doc

B/bjyangkai 原创 仅供交流分享 转载请告知 浅谈项目管理在教材开发中的应用摘要：项目管理是为完成一个预定的目标，而对任务和资源进行计划、组织和管理的过程。将项目管理的理论、流程及方法应用于教材开发的全过程，从而提高教材开发的效率、有效控制教材开发全过程。本文将重点阐述项目管理在教材开发工作中的具体运用，辅以实例及说明，其目的在于探寻建立高效率教材开发模式的条件、流程和方法。关键词：项目 项目管理 教材开发 资源 应用引 语教材体系建设是一项涉及计划、研究、编写、出版、使用等诸多环节的系统工程，是一项思想性、学术性、专业性强且要求较高的工作，需要运用科学、高效的工作模式与管理手段来予以保证。项目管理以其过程管控精细、计划执行严密、资源动态管理等特点成为我司教材开发工作的主要管理手段和工作方式。项目管理要素在教材开发中的对应释义1.范围管理：项目范围包括交付的成果和为完成这个成果所进行的工作范围。教材开发交付的成果即出版发行销售类制式化系列教材，包括基础理论和技能训练两大类。围绕这一中心任务，遵循“5W+1H”方法来界定工作范围。包括为什么、是什么、在哪儿、谁、什么时候和如何做。2综合管理：又称为项目集成管理，包括集成计划的建立、计划的执行和项目总体变更控制，如制定教材编写计划、编写初步范围说明书、管理计划及变更。项目因处于不断变化的环境中，变更管理必不可少，关键要未雨绸缪，预备提前应对方案，以提高效率，降低损失。3.人力资源管理：包括团队组建、团队建设和团队管理。具体在教材开发中，就是教材编写小组的团队组建、团队建设和团队管理。4. 采购管理：包括采购规划、合作方选择、合同管理和经费管理等内容。教材开发中的采购管理主要应包括对购买参考书籍、其他资料收集、出版合作方的选择以及采购经费合同等内容的管理。5. 进度管理：主要是指对项目计划的实施和控制，如教材编写的时间估算、编写进度以及进度控制。进度控制是为了防止进度过快可能导致的质量不高，或者进度过慢可能导致的效率低下。6. 质量管理：包括对项目目标的适用性、可靠性、经济性、协调性进行全面检测。须通过成立审查小组、巡回督导、交叉互审、集体统稿等手段来实现教材的全面质量管理。7. 费用管理：包括估算、预算、控制等内容的管理，教材开发中主要费用管理涉及对稿酬、版税、编辑补贴、调研费用、省公司集中费用、总公司出差费用和各项采购费用等。8. 项目评估管理：广义的项目评估包括项目前、项目中和项目后的评估。项目前评估主要是指项目的可行性研究，项目中评估主要是指对项目的跟踪评价和进度科学性研究，项目后评估主要是指对目标的验收。教材开发中立项论证、进度评估、费用评估、质量评估等均是评估管理的内容。项目管理在教材开发中的具体应用项目管理的运作过程又可称为PDCA过程,其中，P就是规划（plan），D就是实施（do），C就是检查或监控（check），A就是处理（action）。其实质在于对过程进行动态管理和实现结果优化。其中，动态管理就是根据工作计划，在实施过程中不断进行指导和控制，进行资源优化配置和组织协调，使整个教材开发过程处于最佳的运行状态。结果的优化就是通过在教材开发过程中综合协调安排好时间、人力、费用等约束性指标，从而高质量实现工作目标。就项目管理在教材开发中的具体应用主要体现在以下几个方面：（一）项目启动1需求调研，确定教材开发目录。为确保教材开发充分满足各级员工的需求，在教材开发的前期应进行需求调研，调研主要内容及分析结论如下：表1-2 销售类制式教材需求调研问卷分析调研人员基本情况从性别看，女性居多，占65%，男性占35%；从年龄结构看，40岁以下的人员占59%，50岁以上占18%，较偏年轻化；从学历看，大专以上学历占55%，学历层次也比较高；从新老力量看，2006年以前加入中国人寿的占55%，老销售人员和新生力量基本持平。1.销售人员认为对顺利开展工作非常重要和比较重要的知识有效沟通技巧（91%）、家庭理财与风险保障（89%）、需求导向式销售技巧（87%）、消费者心理学实践（86%）、社会保险知识介绍等课程（86%）、大客户开发与维护（85%）、人身保险与相关法律法规（81%）。2.销售主管认为非常重要和比较重要培训需求人才培养系统建立（83%）、辅导属员有高招（82%）、如何塑造团队文化（79%）、激励的艺术（75%），3.销售人员认为在个人能力方面对顺利开展工作非常重要或比较重要的培训需求沟通能力（94%）、表达能力（93%）、发现解决问题的能力（92%）、合作能力（90%）、学习能力（89%）4.在销售人员个人能力能否满足工作需要方面，认为不能满足比重较大的培训需求发现、解决问题的能力（36%）、组织协调能力（34%）、创新能力（34%）、表达能力（25%）、沟通能力（25%）结论：根据问卷调查结果，总结分析出销售类制式教材的开发目录如下：序号教材目录序号教材目录序号教材目录1认识寿险2社会保险3人身保险与相关法律4职业道德与行为规范5职业形象与礼仪6金融常识7有效沟通技巧8人身保险基础知识9家庭理财与风险保障10保险法及案例解析11需求导向式销售技巧12寿险营销管理理论与实践13销售会议管理可行性分析，确定教材定位。对教材开发中的各项要素进行科学评估和可行性分析对于确保工作计划的正确制定和实施十分必要。表1-1 客户需求与措施矩阵客户需求相对重要性满足需求的要素专家资金培训服务调研通俗易懂，操作性强9987内容符合销售需求9989形式活泼，语言生动9987保证开发时间68976包装设计精美4987加权总数351839630改进难度等级14253说明：（1）客户是指我公司各渠道的销售类人员。（2）对教材使用者来讲，通俗易懂、操作性强、内容符合销售需求、形式活泼、语言生动最重要。（3）对满足教材使用者需求而言，专家、培训、调研最重要。（4）对改进绩效而言，服务和资金实施起来最容易，专家水平最难保证。结论：（1）教材定位：销售类人员必修公共课程教材，教材编写要符合销售队伍特点，通俗易懂，形式活泼。（2）关键因素：组建专业化教材编写小组，保证专业人士的数量，通过培训提高参编人员整体水平，充分调研、提炼需求点并满足。（3）难点预估：参编队伍的专业化水平。3认真评估，组建教材开发编写小组。项目管理的核心要素之一就是对人力资源的管理，教材开发需要选择具备专业化能力的人员担当。经过对系统内单位的全面评估（包括资源拥有量、过往经验及领导重视程度等多种要素），成立了教材编写小组，成员由8家分公司及成都保校共同组成。（二）项目规划项目规划是制订一系列的战略规划及细化目标，为实现项目目标和完成项目要解决问题的范围而规划必要的行动路线，做好技术组织准备，以确保目标的达成能够协同化、最优化、具体化。在这个过程中，应注意的两个问题是：（1）资源计划要实事求是。对现有资源的认识和运用要客观实在，充分了解编写人员水平、充分运用可供利用的经验和资料。（2）进度计划要系统可控。教材的开发要详细周全、逐步进行、单本教材编写进度与整体进度有机统一，在教材的实际编写过程中要留有对计划进行调整的空间，每一项计划都有“提前量”，不能影响整体进度。我司的销售类制式教材开发项目启动后，根据资源分布状况及时间进度要求，制定详细的“教材开发年度计划”，该计划包括项目生命周期、项目任务分解、项目风险管理、工作进度表等等。项目生命周期：工作分解结构图（见下图）：3项目风险管理表：表2-1 项目启动阶段风险管理表排序风险因素严重性概率风险值预防方法补救方法1参编单位选择不当9545设定标准，深入沟通培训、替换2调研样本代表性不足6848明确要求，组织得当增加调研单位3预算超标7642设定标准内部调剂、自我消化表2-2 项目实施阶段风险管理表排序风险因素严重性概率风险值预防方法补救方法1教材纲目设置不科学8540问卷设计合理，调研过程深入。返工，重新调研，协助分析2纲目评审会未达到预估效果7428标准合理，与评委沟通到位，准备充分。总结错误点，逐一突破解决。3初稿编写质量低，未达标准10880巡回培训与督导个别辅导、替换4教材定稿未获通过8540提高统稿质量根据反馈，个别修改与返工。5教材终审未获通过8540提高定稿质量根据反馈，个别修改与返工。表2-3 项目控制与收尾阶段风险管理表排序风险因素严重性概率风险值预防方法补救方法 1交叉互审敷衍8756评估表要素设计齐全与评审单位多向沟通2教材统稿效果未达标9654会议流程设计严密延长时间3知识产权保护7535出版社沟通到位改变发行方式（三）项目实施项目实施的主要方法是根据项目规划要求，合理匹配资源、时间及职责，通过有效的督导与控制保证工作进度的全面达成。教材开发的实施阶段，包括教材纲目确定、召开纲目与样章评审会、初稿编写、教材统稿会、定稿成果汇报及教材终审会等。在这些环节中，即相对独立，每个阶段都有明确的目标；同时又彼此制约，环环相扣。以下选取“教材初稿编写”这一重要环节为例说明。明确任务，制定计划明确任务后，要制定完成任务的具体计划，明确任务的具体要求，包括教材的名称、教材的使用对象、培养的层次、培养目的、编写的字数、完成的时间及内容等，通过各种方式，明确全书初稿完成的时间，不同阶段的进度规定，审查方式及时间等。2.收集资料，调查研究广泛搜集与本教材有关的相应本、相近本、参考资料以及本学科最新科技成果与教学改革成果，对资料进行分析、整理、对比，明确可取之处。并深入销售一线开展广泛的调研，获取一手资料，为教材纲目确定奠定基础。3.细致论证，拟定纲目通过拟定教材章、节、目的提纲和细目说明，明确反映出教材内容的选择、重点难点的确定、结构体系的安排，以及教材特色的体现；教材纲目拟出后，经编写单位自我审核后提交公司“教材编审小组”进行论证。 4.审定通过，试编初稿编写初稿重点在于“试编”与“统稿”两个环节。“试编”阶段可以选择完整的一章或较典型的一节，由主编或指定专人编写，然后共同研讨。“统稿”部分主要由主编负责，可以通过内部研讨批次交换初稿审阅，从中发现问题。5.初稿完成，交叉互审教材初稿完成后，提交非参编单位进行交叉互审，针对教学水平、科学水平、思想水平及文图水平四个方面提出具体改进意见并给与评分。参编单位据此为依据，进一步修改初稿内容。6.内部修改，集体统稿内部修订完成后，参加总部统稿会，进一步完成教材修改及正文、辅文的新编工作，统一规范教材体例，并根据出版要求，对教材中出现的文字、语法及逻辑错误逐一修订，完成教材统稿工作。在项目实施阶段，每个环节的工作都包含了事前、事中及事后过程，每个环节都体现着项目的启动、计划、执行、控制与收尾等要素。一个项目的推进过程就是项目管理的5个过程不断循环的过程。（四）项目监控定期测量并监视绩效情况，及时发现偏离项目管理规划之处，并采取切实可行的措施，是保证目标顺利实现的有效手段。教材开发项目监控贯穿于教材开发的全过程，是与教材风险点紧密结合的，其目的就是通过项目监控实现教材的质量管理。其关键要素是：1.教材审查小组教材审查小组不仅是组织机构，更是教材编写与质量评估的专业化团队，不仅要对教材的定位、纲目、内容、形式等予以审核，还要对编写团队、时间、进度、质量和成本进行监控，对出现的问题及时提出解决办法，并采取有效措施予以补救。2.质量评估标准教材质量标准是进行教材质量评估的直接依据,也是教材编写者提高文字教材质量的标准和努力方向，因此教材质量标准能够全面、客观、准确地反映文字教材质量,具有很强的目标导向性。教材的内容质量应由教学水平、科学水平、思想水平、文图水平来构成指标体系,并赋予他们适当的分值。（五）项目验收完成教材定稿并终审通过，是教材顺利获得验收通过的标志，在这个过程中