1、合同管理暂行办法.doc

中建铁路建设有限公司成渝铁路客运专线CYSG-2标项目分部三分部合同管理办法第一章 总则第一条 根据中建铁路建设有限公司成渝客运专线CYSG-2标经理部下发的有关合同管理暂行办法的，制定本办法。第二条 本办法适用于中建铁路建设有限公司成渝铁路客运专线CYSG-2标三分部所属各部门在施工生产经营活动中订立的合同。第三条 合同的签订应当遵守国家的法律、法规，遵循平等、自愿、公平和诚信的原则。第二章 组织机构与职责第四条 项目分部计划财务部（计划合同）的职责1.宣传、贯彻国家有关合同方面的法律、法规和公司的各项规章制度。2.认真履行和兑现合同及各项承诺，对作业队实施组织、指挥、协调、控制、监督、服务，实现工期、安全、质量、文明施工、环境保护等各项合同管理目标。3.指导和督促各作业队严格履行合同，负责合同纠纷案件的调解、仲裁和诉讼活动，调解内部之间的合同纠纷，确保按照合同要求完成项目施工任务。4.合同负责人负责经济合同和重要劳务合同的起草、谈判、合同评审、签订、合同交底、建档工作，并负责本项目施工期间的合同履约管理。5.合同管理人员应对合同条件进行分析，并提出书面的合同履约保证措施，对合同对方单位的资信情况、工程效益分析、工程履约重点难点工作、解决问题的措施等情况进行书面分析。6.建立落实合同管理各项制度，组织相关人员认真学习、研究合同内容。必须明确合同管理职能人员的责任，由责任人负责所管范围内合同履行过程中的证据收集和有关资料的整理，并及时上报经理部计划财务部。7.建立合同管理台帐，向经理部计财部及时反馈合同管理情况。第三章 签订合同的有关规定第五条 签订合同应当遵守国家的法律、法规和政策规定，遵守本单位的合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。签订前相关部门应对合同内容的合法性进行审查并提出意见。第六条 签订合同应由法定代表人或其授权的委托代理人进行；委托代理人签订合同时，必须持有法定代表人授权委托书，禁止无权代理。第七条 签订合同必须坚持先评审后签订，经过评审后的合同方可正式签字、盖章。合同评审按照以下程序进行：1.计划财务部门负责提供或组织起草拟签订合同的文本；2.计划财务部门负责组织相关（参评）部门对合同文本进行评审。评审可采用会签的方式，由相关部门签署书面意见，也可召开专题会议进行讨论并形成评审会议记录，参加人员在评审记录上签字；3. 计划财务部门按照合同评审的意见修改合同文本，形成正式的签约文本，将有关情况向主管领导汇报，并请其签署意见；4.法定代表人或授权的委托代理人批准该合同文本；第八条 各部门签订劳务合同前，必须按规定程序报计财部（计划合同）审批通过后，再按本办法有关规定签订。签订劳务合同时与其相配套的机械设备租赁合同应同时按规定签订。第九条 计划财务部门负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责。双方都必须使用合格的印章-公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等其它印章，并注明合同有效期限。第十条 合同签订完成后将合同正本一份副本一份及其他相关资料交计划财务部保存、备案，剩余合同文本由合同承办部门或执行部门保存。第四章 经济合同履行管理第十一条 合同依法签订生效后即具有法律效力。各部必须认真、全面、严格履行合同条款，计划财务部门与合同执行部门不是同一部门的，计划财务部门应当在合同执行部门被确定后15日内向合同执行部门进行合同交底，形成书面的合同交底纪要。内容包括交底双方、交底时间、合同名称、合同编号、合同当事人、合同主要内容的解释与说明、签约过程中双方争议的焦点及其它应说明的事项。合同交底纪要应当由交底参加人员签字，并与其它合同资料交由合同执行部门保存、备案。第十二条 计划财务部必须对合同内容深入理解，对合同实施环境、条件、经济成本的变化进行风险分析，对重点或关键性问题认真研究，制定相关管理办法（措施）；明确合同总目标和子目标，对各项目标进行详细分解，制定严格的成本控制指标，建立层层约束机制，按控制指标签订层层责任状，逐条落实到人；根据合同要求编制施工组织方案、进行项目管理。第十三条 计划财务部必须指定专人负责合同管理工作，并将合同管理人员名单及联系方式上报分部计划财务部；且应当明确一名副分负责合同管理，负责合同履行和办理与合同相关的工作，包括合同交底、日常管理、索赔、向计划财务部报告合同管理情况；负责在项目结束时，对项目的合同管理情况进行总体评估，认真总结，形成书面总结报分部计划财务部。第十四条 如果本分部不能全面履行合同，合同执行部门应当立即将相关情况报告经理部计划财务部及主管领导，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等因素影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。第十五条 发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将有关情况报告计划财务部及主管领导、并注意收集、保全有关证据。计划财务部接到报告后，应认真分析，提出应对措施。第十六条 签订劳务合同的合同签订负责人应要求劳务企业提供营业执照、资质证书、劳务施工许可证明手续、安全资格证书、法人授权委托书等相关资料并入档保存。第十七条 各部签订的合同，合同履行期间发生的债权债务应该在本项目分部解体前结清，严禁将债权债务转让给分部。第十八条 项目分部按照本办法以自己名义签订的合同，所签合同应在计划财务部备案，并对所签合同的履行负完全的责任。第十九条 要加强合同分包管理，合同分包必须依国家法律法规和本办法规定执行。第五章 工程索赔管理第二十条 工程索赔是指由于承包商非自身原因发生合同规定之外的额外工作或损失，要求进行的费用和时间的补偿。工程索赔的原因包括但不限于：工程内容变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷、不可抗力等。工程索赔应当遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。合同执行部门应指定专人负责工程索赔工作，应当深入研究合同、吃透合同条款、规避风险，积极进行配合经理部进行索赔工作。索赔工作应当贯穿施工全过程，避免在项目后期集中索赔。合同执行部门要加强索赔证据的收集整理，做到签证齐全、数出有据，提高索赔效益。索赔证据主要包括：1建设工程经济合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范；2建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件；3经建设单位签认和认可的工程实施计划；4建设单位负责供应的设备，材料进场时间、数量、规格和质量检查清单；5经建设单位、监理单位签认的设计变更清单和通知书；6工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录；7施工人员计划表及施工机械、材料使用报表，财会资料；8工程检查、验收记录及事故处理的资料；9工程价款、预付款拨付单据；10材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料，国家新增税种资料；11不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等；12各种往来文件、资料的签收记录；13其他与索赔有关的证据等。第六章 经济合同纠纷的处理 第二十一条 发生经济合同纠纷后，要及时报告计财部，由计财部根据情况向项目部领导汇报，由计财部协调解决，协调不成的，依法诉讼解决。第二十二条 凡对外发生合同纠纷或存在纠纷隐患的事件，如需经仲裁或诉讼解决的，统一由企业法律事务部组织登记，审查和办理授权委托手续。重大的，比较复杂的经济合同经济纠纷案件，应由企业法定代表人或负责人授权企业法律顾问及时进行处理，并将相关处理资料归档备查。第七章 合同基础资料的管理第二十三条 计划财务部应当加强合同基础资料的管理工作，建立健全合同基础资料管理制度。第二十四条 合同基础资料的生成一般分为三个阶段： 1合同正式签订前产生的相关资料； 2合同正式签订后履行过程中产生的相关资料。 3合同纠纷发生后产生的相关资料。包括但不限于：合同当事人的资信资料、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、财务结算凭证、起诉状、答辩状等有关材料。第二十五条 计划财务部建立合同基础资料台账和档案，并负责整理归档。项目分部计划财务部必须指定专人按照本办法负责合同基础资料的管理工作。第二十六条 合同基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同基础资料。严禁个人私自保管合同基础资料。严禁随意出借合同基础资料，严禁泄漏合同基础资料中的内容。第二十七条 合同档案目录顺序为：合同登记台账，合同正本、副本及附件，补充协议，合同签订、履行、变更的信函、电报、图表、视听资料及其有关文书，合同批准文件，公证、见证文书，合同评审表、合同审批会签单、合同交底纪要等。第二十八条 各部所签合同，实行统一编号管理。合同编号为：单位名称、（合同类型简称）字、（签约年份）合同序号(详见附表）。第八章 合同监督检查第二十九条 合同监督是合同管理的重要内容。计划财务部（计划合同）按照管理制度及各自的职责范围有计划地检查本部合同管理情况，保证合同的顺利履行。第三十条 合同监督检查的主要内容有：1.合同的签订、评审和履行情况；2.合同管理制度的制定和落实情况；3.合同基础资料保管和合同档案管理归档情况；4.合同纠纷的处理情况；5.合同管理人员的履职情况和教育培训情况；第三十一条 对合同的监督管理1.计划财务部（计划合同）将按照合同条款对施工全过程进行监督管理，并对工程项目运作和劳动用工、持证上岗等情况进行过程检查和有效的监控。2.工程实施过程中，工程施工进度和安全质量不能满足承包合同及业主的要求时，应按照分部要求及时整改，如有必要应及时更换工地负责人。3.合同监督检查人员履行监督检查职责时，被检查单位应当积极配合，如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对所涉及的问题做出解释和说明。第九章附则第三十二条 本暂行办法自下发之日起施行，具体条款由分部计划财务部（计划合同）负责解释，。第三十三条 附表1.附表1：合同评审记录2.附表2：合同评审记录附页3.附表3：合同审批会签单4.附表4：合同交底记录表5.附表5：合同管理台帐表中建铁路建设有限公司成渝客运专线项目三分部合同（协议）评审记录编号： 合同名称合同金额承办部门主办人附件 无； 有评 审 意 见参加评审部门修改意见评审人签名日期计财部（合约） 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。计财部（财务） 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。物设部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。安质部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。工程部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。协调部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。综合部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。副经理 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。文件修改记录各部门对合同无异议，请领导批示；已根据评审意见对合同进行修改，请领导批示；其他： 。主办人签字/日期：承办部门负责人签字/日期：项目分部总工意见：签名日期：项目分部领导批示：签名日期：注：合同评审时，各业务部门根据业务情况找相应的部门及领导进行传阅评审，无相关业务的不需评审签字。合同（协议）评审记录附页合同名称评审意见栏 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）： 评审部门： 评审人（签名/日期）：注：当有修改意见时，将意见填在本页。中建铁路建设有限公司成渝客运专线项目三分部合同（协议）审批会签单编号： 合同名称合同金额承办部门主办人附件 无； 有合同修订说明审 批 会 签参加会签部门修改意见会签人签名日期计财部（财务） 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。计财部（合约） 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。物设部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。安质部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。工程部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。协调部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说明。综合部 无；有，详见文件标注； 有，详见附页说