制作销售透视图表.ppt

任务10 销售透视图表 学习目的 1 掌握数据透视表的建立与使用2 掌握数据透视图的建立与使用知识要点 1 根据要求建立数据透视图2 根据要求建立数据透视表3 如何用数据透视图表反映信息技能要点 1 数据透视图表的分析2 数据管理 任务10 学生成绩分析报告 教学重点 数据透视图数据透视表数据报表教学难点 利用透视图表进行数据管理和分析的意义 任务10教学内容 一 任务综述 某公司批发销售饮料和奶制品 分别由张三 李四两位销售人员向东部 南部 西部 北部四个区域进行销售 每季度要对产品销售 推销人员的业绩 各地区的销量进行统计分析 原始销售记录按每成交一笔记录一次 要求根据原始记录表产生分析报表与分析图表 1 按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额透视表 2 按销往区域 月份 产品类别 销售人员汇总销售金额透视表 3 按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额透视图 4 按销往区域 月份 产品类别 销售人员汇总销售金额透视图 任务10教学内容 二 任务实施1 学习报表与图表概念 1 数据报表的作用与构成数据报表是数据处理结果的一种重要表现形式 它是用横线 竖线交错组成的表格 将数据处理结果有机地反映出来 说明各种数据量特征及相互之间的联系 数据报表主要起到以下几方面的作用 1 数据报表能清晰地表述数据处理结果的内容 使其更加条理化 2 采用表格叙述数据处理结果比用文字和数字叙述的方式表述数据处理结果简单易懂 使人一目了然 3 数据报表便于比较各项目之间的关系 而且便于计算和分析 4 利用数据报表易于检查数字资料的完整性和正确性 任务10教学内容 2 数据报表的构成要素数据报表的结构从形式上看 主要是由总标题 横行标题 纵栏标题和数据处理结果数值四部分构成 如表10 1所示 任务10教学内容 3 图表的类型与作用数据处理结果可用图示法 图示法是用统计图形来表示次数分布的方法 常用的有直方图 饼形图 折线图和曲线图等 1 直方图 直方图是用矩形的宽度和高度来表示频数分布的图形 在平面直角坐标中 横轴表示数据分组 纵轴表示次数或频率 这样 各组与相应的频数就形成了一个矩形 即直方图 2 圆形图 饼形图 圆形图是以圆形各个部分面积的大小来表示指标或指标值的大小 或各组占总体比重的几何图形 主要用于描述数据间比例分配关系差异 3 折线图 折线图也称次数多边形图 在直方图的基础上 把直方图顶部的中点 即组中值 用直线连接起来 再把原来的直方图抹掉就是折线图 需要注意 折线图的两个终点要与横轴相交 具体的做法是将第一个矩形的顶部中点通过竖边中点连接到横轴 这样才会使折线图下所围成的面积与直方图的面积相等 从而使二者所表示的次数分布一致 任务10教学内容 4 透视图表数据透视表是交互式报表 可快速合并和比较大量数据 用户可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总 而且可显示感兴趣区域的明细数据 因此透视图表既要具备制作报表与图表的功能 又要能灵活多变地显示报表或图表结果 应该是Excel软件的精华之一 任务10教学内容 2 建立产品销售情况一览表 现有某公司的一份销售数据表 如图10 4所示 在建立该销售数据表时 一定要满足数据清单的要求 即是一张二维表 同时一行表示一笔销售 每一列的数据一定要格式规范 任务10教学内容 分析思考 从上表中我们发现一个问题 数据项较多 如果公司主管希望从中获得有效信息的话 我们应该如何来做 比如某个区域的销售业绩 某个产品的销售情况 某个月份的销售额等等 排序 筛选 分类汇总 任务10教学内容 3 按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额透视表 单击如图10 4所示数据表中的任意一个单元格 有效数据 然后执行菜单栏中的 数据 数据透视表和数据透视图 命令 打开 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之1 对话框 如图10 5所示 任务10教学内容 默认选项 然后单击 下一步 按钮 打开 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之2 对话框 如图10 6所示 任务10教学内容 默认选择了数据区域 A 2 E 22 直接单击 下一步 按钮 打开 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之3 对话框 如图10 7所示 任务10教学内容 选中 新建工作表 单选按钮 单击 完成 按钮 之后 Excel会在工作簿中插入一张新工作表 新工作表中包含 数据透视表 工具栏和 数据透视表字段列表 任务窗格 如图10 8所示 任务10教学内容 在数据透视表的空框架中 有四个不同的区域 分别是 行字段 区 列字段 区 数据项 区以及 页字段 区 它们都可以包容一个或多个源数据表中的字段信息 但是由于位置不同 所以名称和作用完全不同 拖放字段到相应区域 结果如图10 9所示 任务10教学内容 当 销售金额 字段拖至 请将数据项拖至此处 时 系统将显示如图10 10所示的销售情况数据透视表 任务10教学内容 查看南部地区的销售情况 查看 李四 的销售业绩 当然 还可对 产品类别 月份 根据使用者的条件要求进行选择 查看相应结果 条件可以是单一的 也可以是组合的 任务10实践内容 1 要求 根据提供的数据表 产品销售 xls 请按销往区域 月份汇总销售金额建立透视表 根据提供的数据表 产品销售 xls 请按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额建立透视表 思考 行字段 区 列字段 区 数据项 区 页字段 区都可以包容一个或多个源数据表中的字段信息 但是由于位置不同 所以名称和作用完全不同 那么如何根据数据统计的需求将相应的字段信息放入合适的位置呢 任务10教学内容 4 指定的销售金额在总销售额中所占的百分比 在这种情况下 就要创建一个新的数据字段并自定义算法 将 销售金额 字段重复拖至如图10 16所示中的数据字段 右击C5单元格 求和项 销售金额2 字段 在弹出的快捷菜单中选择 字段设置 命令 再在打开的 数据透视表字段 对话框下方的 数据显示方式 下拉列表中选择 占总和的百分比 选项 然后单击 确定 按钮 如图10 16所示 任务10教学内容 任务10教学内容 5 每类产品的销售总额 汇总每类产品的销售总额时 因为要以销售的产品进行分类 所以就要将数据透视表字段列表中的 产品类别 字段拖曳至 行字段 区以进行自动分类 然后再将 销售金额 字段拖曳至 数据项 区 进行求和汇总 最终每类产品的销售总额汇总如图10 17所示 任务10教学内容 6 按产品分类统计各月的销售额 下面在如图10 17所示每类产品销售总额汇总的基础上 把数据透视表字段列表中的 月份 字段拖曳至 列字段 区 按产品分类统计各月的销售额 汇总结果如图10 18所示 任务10实践内容 2 要求 根据提供的数据表 产品销售 xls 建立透视表获得每类产品的销售总额 根据提供的数据表 产品销售 xls 建立透视表获得产品分类统计各月的销售额 根据提供的数据表 产品销售 xls 请按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额建立透视表 并要求获得销售金额在总销售额中所占的百分比信息 根据提供的数据表 产品销售 xls 创建相应的透视表并在不同的工作表上显示每个销往区域的结果 思考 如何根据现有提供的数据源 通过透视表的创建获取用户希望得到的数据统计信息 任务10教学内容 7 在不同的工作表上显示每个销往区域的结果 首先汇总销售数据 再在 数据透视表 工具栏上单击 数据透视表 按钮 然后在弹出的列表中选择 分页显示 选项 在弹出的 分页显示 对话框中单击 销往区域 然后单击 确定 按钮 每个销往区域的结果将会单独以一个工作表显示出来 如图10 21所示 任务10教学内容 8 按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额透视图 任务10教学内容 任务10教学内容 9 按销往区域 月份 产品类别 销售人员汇总销售金额透视图 任务10教学内容 10 显示5月份销售人员 李四 推销 奶制品 的数据透视图 任务10实践内容 3 要求 根据提供的数据表 产品销售 xls 按销往区域 产品类别 销售人员 月份汇总销售金额创建透视图 根据提供的数据表 产品销售 xls 请按销往区域 月份 产品类别 销售人员汇总销售金额创建透视图 根据提供的数据表 产品销售 xls 显示5月份销售人员 张三 推销 饮料 的数据透视图 思考 如何在不同需求下考虑使用透视表还是透视图 任务10讨论内容 1 数据透视表分为哪几个区域 2 举例超市明细数据与分类数据的表示3 数据透视表的拖字段主要依据是什么 4 数据统计方式有哪些 5 一般图表与透视图表有什么区别 任务10总结 一 数据透视表和数据透视图是将表数据以分类汇总的形式进行统计 并用报表和图表的形式显示统计结果 它以操作简便 功能强大而体现出Excel2003的精华 相比 分类汇总 功能 数据透视表和数据透视图的使用更加方便 不需事先排序 当然系统自己会排 并可随时根据条件的设定 输出用户所需要的汇总结果 其操作的关键是 根据用户的需要 正确拖曳字段位置 任务10总结 二 行字段 区和 列字段 区的作用是分类 数据项 区的作用是汇总 包括 求和 求平均 计数 等多种方式 页字段 区的作用主要是分类筛选 无论是哪个区域 操作都是相同的 即将字段列表中的 字