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公 文 格 式一、概念：公文格式：公文的规格样式。主要分为体裁格式、文面格式（行文格式）、文字格式。在这里讲的主要是公文的行文格式。二、公文的行文分类：1、按行文方向分（按主送单位分）：（1）上行文：下级向上级报送的公文。如，请示、报告等。（2）下行文：上级向所属的下级的行文。如，决定、通知、通报、批复、会议纪要等。（3）平行文：指同级或没有隶属关系的单位之间的行文。如，函等。2、其他类：（1）可按时限分：如特急公文、急办公文、常规公文；（2）按机密程度分：绝密、机密、秘密公文。三、公文的一般格式根据中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法规定，党的机关公文格式分为版头部分、主体部分和文尾部分三个部分；行政机关公文格式分为眉首、主体、版记三个部分。（一）版头部分公文版头亦称眉首，一般是指首页大红横线以上的部分。也就是我们常说的文件头的大红线以上的部分。一般占首页的1/3到2/5，并用红横线（党的机关在红横线中嵌一颗红五星）分割版头与主体部分。我局党的公文版头采用发文机关全称加括号标明文种，并在红横线中嵌一颗红五星，分割版头与主体部分，占首页的2/5；我局行政公文版头采用发文机关全称，用红横线分割版头与主体部分，上行文版头占首页的3/5，下行文版头占首页的2/5。公文版头的组成要素1、文件名称。公文版头由发文机关全称或者规范简称加“文件”二字（或者加括号标明文种）组成。2、发文字号。发文字号亦称文号，是公文制发机关按发文顺序编列的公文代号，主要作用是便于对公文的统计、查询和引用。发文字号机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下，横线中央之上。发文年份用公元纪年全称，由4个阿拉伯数字组成，括于“ ”内，置于发文机关代字之后，发文顺序号之前。发文顺序号应用“1，2，3，4号排列”，不应用“01”号、“02号”排列，以便引用和查询。如“国办发20032号”，国办发是国务院办公厅机关代字，“2003”是年份，“2号”是文件的顺序号。发文字号用3号仿宋字标识。3、签发人。上报的公文即上行文应在发文字号右侧标注“签发人”。如“签发人：”。发文字号居左空1字，签发人后标冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。签发人居右空1字。4、秘密等级。文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，密级划分由发文机关根据保密法及有关规定确定。5、紧急程度。对公文送达和办理的时间要求。可分为特急、急件二种。6、份号。公文印制份数的顺序号。（二）主体部分公文的主体部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章等要素。1、标题。公文标题一般由发文机关、公文主题、文种三部份组成。位于发文字号和红横线下方空一行居中排列。用加粗2号宋体字标识。公文标题中的三个组成部分，亦称“三要素”。如中共中央国务院关于2000年农业和农村工作的意见，发文机关是“中共中央国务院”，主题是“2000年农业和农村工作”，文种是“意见”。在特殊情况下也可以省略其中某项。如关于进一步加强全局人才队伍建设工作的意见，省略了发文机关，只有主题和文种二个要素。公文标题排列要做到合理、端庄、醒目、美观，回行时要做到词意完整。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2、主送机关。主送机关亦称文件抬头，是受理公文的机关。主送机关一般应在标题的左下方空一行居式顶格用3号彷宋体字书写。3、正文。正文是公文的核心，是用来表述公文的内容。位于主送机关或标题的下方空一行书写，每自然段空二字，除小标题外，一般用3号仿宋体字书写。正文的小标题一般可分为三级。一级小标题用3号黑体字（不加粗）或用3号宋体字（加粗）标识；二级小标题用3号楷体字（加粗）标识；三级小标题用3号仿宋体字（加粗）标识。4、附件。附件是正文的补充、说明或参考材料。公文如有附件，应在正文之下、文件落款之上注明附件顺序和名称。附件的标识应在正文下方另起一行左空二字书写“附件”，后标冒号，冒号后书写附件名称。有多个附件的应标明“附件1”、“附件2”。具体的附件材料应置于主件之后一起装订。5、发文机关署名。发文机关署名应用全称或规范化简称，位于正文的右下方，一般与正文的末行空三行。行政公文一般不署发文机关名称，用加盖公章代替。6、成文时间。成文时间指公文的生效日期。成文时间应署明年、月、日全称，位于发文机关的右下方，右空二字。党的公文成文时间，用阿拉伯数书写年月日。如“1989年7月1日”。成文时间的第一个阿拉伯数应与发文机关署名的第三个字对齐。行政公文成文时间用中文汉字书写年月日。如“二OO三年六月九日”。其中“零”写为“O”。7、印章。公文发文机关的用印，是发文生效的凭证，亦表示发机关对该文负责。加盖印章应端正、清晰，不压正文，下压成文时间，章印应用红色。（三）文尾部分公文的文尾是指公文的末页的尾部，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间和印发份数等要素。1、主题词。主题词用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。它是由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。公文的主题词由最高主管机关负责制定和发布。主题词分别按中央办公厅编制的公文主题词表和国务院办公厅编制的国务院主题词表规定标识。主题词位于抄送机关上方，用横线与抄送机关相隔，“主题词”三个字居左顶格，用3号黑体字（加粗）标识，后标冒号；冒号后的词目用3号宋体字（加粗），每个词目之间应空一字。2、抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关位于主题词下方，用横线与印制版记相隔，“抄送”居左空一字用3号仿宋体字标识，后标冒号；冒号后是抄送机关，有多个抄送机关时，每个抄送机关之间应标逗号，在最后的一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发时间。印发机关和印发时间位于抄送机关横线之下（无抄送机关在主题词之下）。印发机关居左空一字，用3号仿宋体字标识，印发时间居右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数标识。如2003年5月16日印发。4、印发份数。是文尾的最后一行，位于印发时间横线之下居右空一字。党的公文印发份数应加圆括号。如（共印36份）。四、公文用纸与排版规格1、公文用纸。党的公文用纸采用16开白纸，幅面尺寸为260mm184mm；行政公文用纸采用A4白纸，幅面尺寸为297mm210mm。2、排版规格。党的公文一般每面排20行，每行排26个字；行政公文一般每面排22行，每行28个字。行间距为单倍行间距，字符间距为标准间距。3、公文中图文的颜色。除版头外，未作特殊说明公文中图文字的颜色均为黑色。关于印发文件的格式公文种类与写法什么是公文：公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权所制作的文件。作者是依法成立的组织。作用：领导与指导作用、联系知照作用、宣传教育作用、凭证依据作用。公文的种类就是文件的体裁，即文种。公文种类主要有18种，如决议、决定、指示、命令、公告、通知、通报、公报、议案、报告、请示、批复、条例、规定、函、办法、意见、会议纪要。下面就我们常用的几类文种讨论一下：一、通知（一）概念。主要用于发布法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。通常可分为指挥性通知、转发性通知、知照性通知三大类通知既带有指挥性又带有知照性，既可下行又可平行。从实际看，指挥性通知占了相当大的比例。（二）特点。运用广泛、功能灵活、较强的时效（三）写法要求。这里重点介绍一下指挥性通知的结构与写法。这类通知主要用于向下级机关、部门、单位部署工作，作出指示、规定等事项。因适用于经常性的工作部署和安排，在机关、团体、企事业单位中广泛运用，使用频率最高。指挥性通知正文一般由原由、事项、要求三部分组成。1、原由。原由要开门见山，简明扼要地交待制发通知的依据及行文的目的，然后用过渡语转入通知的事项部分。2、事项。主要包括部署工作任务，阐明工作的原则、意见、措施和注意的问题等。这部分内容是重点，要明确、具体，便于下级操作执行。一般采取分段分条列项叙述，最后转入要求部分。3、要求。一般采用提出要求式结尾二、决定（一）概念。决定是指党政机关用来部署重要工作、采取重大行动、解决重要问题、决策重要事项、对贡献进行表彰奖励等的公文文种。一般分为部署性决定、知照性决定、奖惩性决定。（二）特点。指令性、广泛性、单一性（内容）。（三）写法要求。有些决定与其他规范性公文是有区别的，其主要区别是：一是决定没有主送单位；二是决定时间用括号在标题之下。如表彰决定、会议决定等。决定的正文一般由决定的依据、决定的事项、结语三部分组成。1、决定的依据。即作出决定的根据、原因、目的、意义等。这部分内容可详可略，视不同种类的决定而定。如指挥性决定，需要充分阐述其原由，文字长一些。有的甚至要分段论述；而知照性的决定，可以略写原由，比如表彰决定，只须用高度概括的笔法点明被表彰对象的突出特点及其蕴含的意义即可。2、决定的事项。即决定主体部分，要写清楚决定的具体内容。通常采取二种表达形式：（1）整段式。即全文不分段，一笔到底。这种形式适用于内容单一，文字较少的决定。（2）分条列项式。即把决定中涉及到的若干问题，按照主次列成若干条项，并用数码标出，将每条的中心容归纳成小标题。这种写法，不仅层次清晰，而且条项的内容突出、明确，适用于涉及具体事项较多的决定。三、办法（规定）（一）概念。办法是为贯彻执行有关政策和法律、法规，解决某项具体工作或专门问题而提出的办法和措施，并要求所属部门和下级执行的法规性公文。（二）特点。广泛性、使用频率高、措施具体、约束力强。一般需通过公文的其他文种发布（三）写法要求。办法的正文由总则、分则、和附则构成，也有的由原由、规定、结尾三部分构成。1、总则（原由）。说明制定办法的目的（重要性或工作现状）、依据、适用原则和范围。通常用简洁的语言以条款形式来表述，但也有用分段来表述的。2、分则（规定）。这是办法的实质内容，既包括具体的规范要求和执行的依据，也包括具体的约束措施。3、附则（结尾）。说明执行的要求，交代实施的日期，可以分段形式表述，也可单列一条文在最后。规定一般采用列章分条形式，但多数是分条到底。四、意见（一）概念。意见用于对重要问题提出见解和处理办法。用于表明对某项工作的看法、主张、阐明工作的指导原则和工作方法，提出做好该项工作的要求。通常可分为指示性意见、计划性意见、建议性意见。（二）特点。行文灵活、作用上具有指导性和建议性（三）写法要求。通常由概述和分述两部分组成。1、概述。内容大体包括制作意见的目的、依据、意义等。要求明确而具体地陈述提出意见的目的、依据和意义。2、分述。即以条款形式，具体翔实地陈述所提出的意见，包括实施要求或措施、办法。五、报告（一）概念。报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，以及答复上级机关询问的一种上行公文。一般可分为情况报告、工作报告、建议报告、答复报告。（二）特点。单向性、表述的陈述性。（三）写法要求。一般由开头、主体、结尾三部分组成。1、开头。一般先总述前一段的工作情况，包括取得的成绩和存在的问题，以此作为发文的依据。2、主体。写报告的内容是重点，如果内容庞杂，可采用条款式。如果是反映某一方面的情况的报告，应写明事情的经过、原因和结果；如果是侧重总结经验，就要对成绩和存在的问题进行必要的分析，归纳出规律性的东西；如果是工作汇报，应写明工作完成情况、取得的成绩和存在的问题、经验和教训，也可简单地交待下一步工作安排或打算；如果是报告某一事故或事件，就要写清发生事故或事件的时间、地点、单位，涉及的人员，事故的详细情况或事件的经过，造成的后果或影响，还要分析主观和客观原因，最后写明处理情况或提出处理意见；如果是根据上级的询问作出的答复报告，一般按询问的内容作答即可。3、结尾。常用“特此报告”等惯用语结束全文。报告在组织材料和具体表述上要明确中心，突出重点。有详有略，不能平分秋色。内容要实事求是，叙述情况与提出意见要相统一。报告行文要简约，结构要紧凑，直接表述，条理清楚，尽可能把报告写短。局部的、无典型意义的事例和经验尽量少写或不写。六、请示（一）概念。请示是请求上级机关指示工作、解释问题或批准某种要求所使用的呈批性公文。请示的事项主要是对上级某些规范性文件中的政策界限把握不准，或者是本机关无权决定而必须办理的，或者是有权决定但难以把握和处理的等等。请示一般可分为请求指示的请示、请求批准的请示、请求帮助的请示、请求批转的请示。（二）特点。具有针对性、单一性、时效性和呈批性等特点（三）写法要求。请示的正文一般由请示的目的或原因，请示的具体事项及要求，结语三部分内容组成。1、目的或原因。它是请示的依据和出发点，是能否得到满意批复的关键，因此一定要写得理由充分，具有说服力。2、具体事项及要求。它是行文的落脚点，有什么就写什么，要明确、具体，一目了然，易于上级决策、叛断。3、结语。要简短，一般都是“以上请示妥否（可否、是否妥当），请批复（批示、批准）”等语。请示必须一文一事；请示不要多头请示，根据内容只报一个上级机关；请示一般不能越级；请示一般不得直接送领导个人（除了领导交办的事外）。（四）请示与报告的区别。请示与报告都属于上行文，但两者有明显的区别，不能混淆使用，在形式上请示不要与报告合用，报告中夹带请示。1、行文时间不同。请示的事项是要等上级批准后才能处理实施，必须事前行文，不允许“先斩后奏”。报告所涉及的事项大都是过去的或正在进行中的，可以事后行文，也可事中行文。2、行文的目的和作用不同。请示的目的在于请求上级指示或帮助解决，为上级批复提供依据；报告的目的是向上级反映情况、汇报工作，为上级提供信息、掌握情况和经验教训，不要求直接批复。3、内容和结构不同。请示内容单一，一文一事，有明确的请示事项，行文结构上请示起因、请示事项、请示结语缺一不可。报告内容相对复杂，可以一文多事，结构上不强求一律。4、上级机关处理方法不一样。请示要求上级批示、批复和办理。报告一般情况下是作为阅件处理的。因此，如果混淆在一起，会给公文处理带来很大的困难，也容易误时误事。七、通报（一）概念。通报是一种用表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。一般可分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报。（二）特点。具有典型性、时效性。（三）写法要求。一般按通报缘由、通报事项和决定要求等内容及其顺序进行框架设计和安排材料。1、通报缘由。在正文开头简明扼要地概括出全文的主题，勾出一个总体轮廓。如果是传达上级重要精神的通报，要概括介绍重要精神的来源和内容。如果是表彰通报或批评通报，要交待出单位或人物的基本情况，表明发文机关的基本态度。2、通报事项。它是通报全文的重点和核心，应写明需要表彰或批评和需要传达的重要政策精神的事实。开门见山、简明具体地交待事情的经过、主要情节与结果。并在写清事实的基础上分析事情发生的背景、主客观原因，进而提炼出经验或教训。3、决定要求。表彰和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象的希望、要求。在批评性通报的结尾处通常要有针对性地提出防范的措施或规定。通报的事例应新颖典型，应选择有代表性的人与事；材料要真实、准确，选择材料时应特别慎重，必须经过深入的调查核实，力求通报准确无误；定位要准确，做到是非清楚，褒贬得当，使通报作出的分析和决定切合实际；语言色彩应用得当，做语言色彩与客观事实相协调，对褒奖性事项赞美而不失庄重，对惩戒性事项严厉而不耸人听闻；及时快捷。制发通报必须不误时机，否则就会失去通报的价值。八、批复（一）概念。批复是上级机关答复下级机关请示事项的公文。（二）特点。具有被动性、针对性、鲜明性、实践性。（三）写法要求。批复一般比较简短、明确，格式也比较固定。其内容包括两项：批复依据和批复意见。有的还带批复要求。1、批复依据。即告知请示收到情况。一般就是批复正文的开头，极其简要地引叙来文的请示事项，或者引叙来文的标题、文号，作为批复的依据。2、批复意见。即对请示的问题作出解答或提出处理意见，必要时作若干指示，指明应注意的问题。3、批复要求。是批复的嘱咐和希望。结束时，一般用“特此批复”或“此复”作结束语。批复必须把情况和问题搞清楚，必要时还要调查研究，有根据地表示同意和不同意的明确答复；观点明确，态度明朗，不能模棱两可，批复时，态度要恳、明朗、直截了当，不可含糊推诿；措辞要庄重、周密、准确；不要使用不确定，甚至含义不清的词语。九、会议纪要（一）概念。会议纪要是根