合同管理办法.doc

合同管理办法一、目的：为了明确合同审核的部门，加快合同审批的速度，减少并有效管理合同签署的法律、财务、商务等风险，特定立此管理办法。二、适用范围：本公司之所有合同均适用此管理办法。三、作业程序：3.1 合约各种风险之管控分工3.1.1 为有效管理合同之相关风险，合同于签署前应由相关单位主管审查风险，各风险管控分工如下：相关单位主管应审核负责之合约内容市场发展单位主管订价、分成、收入（呆帐）、公司形象、客户关系等与商务相关之条约财务单位主管收益、利润等与财务风险相关之条约法务单位主管违反法律、与其他合同之违反等与法律风险相关之条约技术单位主管系统资源分配、技术可达成性等与技术及运维平台相关之条约产品单位主管产品可达成性、作业可良好管理等与产品发展及提供相关之条约版权单位主管版权之不违反、作业报表义务之达成等与版权责任义务相关之条约其他相关单位业务之相关、相冲突意见审批上层主管整体风险之考虑、最终业务、合约修改、核准3.2 合同之审核单位原则上为合同发起部门之上级主管、业务相关单位主管。具体列举合同的审批流程见本办法附件一。3.3 各单位主管于审查合同时，应就其事业判断就合同内容提出明确的书面意见。3.4 为加快审批流程，合同提审单位应就合同各涉及之议题事先与相关单位取得共识。3.5 金额于人民币4000元或等值外币以下的合同属小额合同。小额合同之流程请详见3.14。所有除小额合同之外之合同应由合同发起人提交OA系统“法务审批流程”。3.6 合同的审批分为正常审批和加急审批。3.6.1 正常审批的时间为3-5工作天，加急审批的时间为2-3工作天。审批时间的起算为各部门将已经草拟好的合同提交到OA的法务审批流程，法务部将其转交各部门会签，但该期间不包括合同被发回需发起人修改、补充内容的时间，以及向外省邮寄的时间。3.6.2 发起人如认为合同需加急审批时，必须在提交合同至OA法务审批流程的同时，在签约核准表上注明为“加急审批”。 3.7 法务部应订立标准合同范本或合同检查表以确保重大合同议题之完备规范、符合公司政策，并加速作业流程。法务部应公布标准合同版本于法务部公网上以供参阅。 3.8 各部门签定合同时，应使用公司的标准合同范本，以便加快审批流程。合同若是由对方提供且经上级领导核准采用者，不在此限。 3.9 法务部应统计合同审核数量及天数，并定期公告此办法执行情形。违反办法且无正当理由者，应接受公司处置。3.10 合同提交法务审批流程时应同时提交下列相关附件：3.10.1 收益分成合同营收预估及试算利润，作为效益评估指标3.10.2 推广类合同（活动、广告、采购、印刷、派发宣传品等）成本效益分析3.10.3 租赁合同房产证复印件/购房合同复印件、房主身份证复印件/营业执照复印件 3.11 合同原则上由本公司先行签署、用印，但如合同对方坚持先用印、签署者、发起人应于将合同送交用印前确认合同之内容与之前审核之内容一致。3.12 法务部应于合同审核程序完成后，依合同约定份数并同合同审核表送交行政部用公章及呈相关主管代表公司签署合同。发起人在法务部寄出或交付的公司已签章合同后20天内，应交回已签署完毕的合同正本由法务部归档。有延迟情形的，应由部门主管做出书面说明。3.13 对用章后之合同，法务部应以邮件通知发起人合同寄出时间，以通知发起人查收及进行对方签核程序。 3.14 小额合同审核流程： 3.14.1 由发起人提出小额合同签约核准表（请详见附件二），小额合同签约核准表由法务部给予序号。 3.14.2 发起人应将小额合同签约核准表并同合同送由以下主管签核： 3.14.2.1 发起人部门之上级主管至总监层级 3.14.2.2 财务部主管 3.14.3 小额合同完成审核程序后，应由合同发起人提交小额合同及小额合同签约核准表交由行政部用印。 3.14.4 完成用印之小额合同应并同小额合同签订核准表交由法务部归档。 3.14.5 法务部应定期抽查小额合同之异常情形，并应汇报权责主管。3.15 合同归档管理3.15.1 所有合同正本均应由法务部归档。3.15.2 发起人应自行留存一份合同副本以随时作合同执行之依据。3.16 本管理办法之订立、修定及废除由法务部执行。四、生效日期本管理办法于2005年10月15日经执行长核准后施行。 附件一合同审批流程1 运营商接入合同各大区主管中国区事业发展主管、相关彩铃事业部、产品部、技术部门主管、财务部主管及财务总监执行长2 市场推广类合同（包括全部市场预算的合同）各大区主管市场部主管中国区事业发展主管、财务部主管及财务总监执行长3 商业演出类合同（包括与第三方合作商业演出的合同）娱乐资讯部各大区主管、市场部主管中国区事业发展主管、财务部主管及财务总监执行长4 对于市场推广类合同及商业演出类合同中涉及我方付款的，在提交合同审批时，应同时提交市场呈核单号；如果当时确实无法提交，发起人应在OA合约签准表中明确陈述理由及相关部门的意见，以便加快并节约合同审批的时间。5 国内版权购买类合同业务管理部相关彩铃事业部、产品部、版权管理部、中国区事业发展主管、财务部主管及财务总监执行长6 国外版权购买类合同版权管理部相关彩铃事业部、产品部、中国区事业发展主管、财务部主管及财务总监执行长 附件二广州滚石移动网络有限公司小额合同签约核准表 合同编号：合同经办部门合同签订之执行人合同其它方之公司名称合同主旨合同期间自年月日至年月日；共月/年续约方式o 日前书面通知 o自动续约 个月 年 o 到期解约 o 其它 1) 合同内容之重点摘要或2)异于合同范本之条文及原因：付款条件相关合同条文：第 条金额：税额：总金额：(每期$ * 次)y其它注意事项(如违约罚则)： 特别情况说明小额合同填写（