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舟山长宏国际船舶修造有限公司 档案管理规定 GL/CH 02-201-2012档案管理规定1 范围为规范本公司档案管理方式，确保档案完整、规范、安全，特制定本规定。本规定适用于公司管理与控制本公司各类档案。2 管理职责2.1 总经办归口管理公司各类档案。2.2 总经办负责档案管理工作，负责本公司档案材料的收集、整理、编目、组卷、保管和提供利用工作；负责行政公文、重要会议资料、外事等重大活动资料的归档。2.3 财务部负责会计凭证、账册、报表的归档。2.4 基建部负责基建工程资料的归档。2.5 资产部负责设备资料、公司总布置图的归档。2.6 人力资源部负责人事、工资资料的归档。2.7 经营部负责重要经营资料的归档。2.8 技术部负责船舶产品完工图纸和技术问题修改通知单等资料的归档。2.9 物资部负责合格供应商资料、物资采购合同和重要物资技术资料的归档。2.10 造船部、修船部分别负责造船、修船合同及交接船文件资料的归档。2.11 质量部负责船级社检验证书和质量证明书等资料的归档。2.12 安保部负责工程项目劳动安全、环评、消防验收资料及船舶安全生产环境保护资料、保卫资料的归档。2.13 各部门负责人负责本部门员工借阅、复印档案的审批，负责指定一名兼职档案员实施本部门档案的收集、移交工作，对本部门归档文件资料的齐全、完整、准确负责，做好文件材料移交前的保管和安全保密工作。2.14 文件形成者对归档文件资料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门专兼职档案人员移交。3 管理要求3.1 档案的分类本公司档案分文书档案、人事档案、会计档案、科技档案、声像 (含各种载体)档案和实物档案。3.2 档案的密级公司档案密级按保密程度分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)。根据以下原则对秘密等级进行划分，可按文件内容涉及的机密程度提高或降低。a） A级文件(绝密)：指最重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算资料、审计案卷；对工资分配方案及文件；涉及项目成本、利润的报告或论证资料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料等；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像资料；b） B级文件(机密)：指重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；各种未正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本、政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件资料及声像资料，如经济纠纷、工程招投标文件等；c） C级文件(秘密) ：指不为公众所知悉能为公司带来经济利益具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。一旦泄密会使公司受到一定程度的危害和损失。包括各种证明资料；关于招商引资的有关资料；设计程序产品配方制作工艺制作方法管理诀窍客户名单货源情报产销策略招标投标中的标的及标书内容;立项报告、业务进度分析报告；技术资料、工程建设的重要图纸、工程方面的洽商、竣工图、竣工资料等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像资料，如给领导的函件等；d） D级文件(普通)：指一般性的可以提供给所有员工查考利用的文件资料，包括：平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关员工任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证等。3.3 档案的形成3.3.1 凡在科研、生产、基建、经营外事及党、政、群管理等项活动中形成的具有保存价值的文件材料，由归口管理部门负责收集、保管，按规定时间向总经办归档。3.3.2 外出参加重要会议及其它途径所带回的文件材料，应由当事人在会议结束后及时送总经办登记、传阅、归档，如部门需要留存，可办理相关文件的借阅、复印手续。3.3.3 各部门接受的上级公司、地方行政管理部门发来的传真、信函文件及时送总经办登记、传阅、归档，如部门需要留存，可办理相关文件的借阅、复印手续。3.3.4 凡公司在各项活动中获得的市级及以上的奖杯、奖牌、奖状、锦旗、荣誉证书等，领奖人应及时把实物送总经办归档。3.3.5 各部门所办理的公司级各类资质证书、许可证等资料应及时送总经办归档。3.3.6 中断下马或停缓建项目的文件材料，应及时做好整理、归档工作。3.3.7 任何部门和个人不得将应归档的材料据为己有或拒绝归档。3.4 归档的要求3.4.1 归档范围详见附件一。3.4.2 归档文件资料必须是原件，因故无原件的可将具有凭证作用的文件资料归档。3.4.3 归档文件资料统一规格为A4纸。3.4.4 归档文件资料应齐全、完整、系统，准确地反映公司生产、科研、基建、经营、财务管理等各项活动的真实内容和历史过程。3.4.5 归档文件资料的书写笔迹和载体应能耐久保存；需纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。 3.4.6 归档外文资料应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件资料标题后归档。3.4.7 非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。3.4.8 反映同一内容而形式不同的文件资料应保持一致性。3.4.9 底图（光盘）与蓝图，照片与（底片或光盘）一起对应归档（每张照片必须有主题内容、时间、地点、摄影者）。3.4.10 文件材料一般归档一份，重要材料正副本同时归档，分别保管。重大工程基本建设竣工档案应归档三套，一套移交上级档案部门或地方城建档案馆。电子档案归档，要求纸质和电子版本各一套同时归档。 3.4.11 归档时间3.4.11.1 工程项目：中小基建、机械，完工后一个月以内归档；船舶制造、大型基建、机械及改装船舶项目，完工后两个月以内归档；一般修船项目每季度末归档一次。3.4.11.2 党群、行政、经营、生产技术管理等工作中形成的档案材料，于次年第二季度内归档。3.4.11.3 会计档案、经营合同档案在业务部门存放两年,于第三年第一季度内归档。3.4.11.4 员工工资档案在人力资源部存放三年后，于第四年第一季度内归档。3.4.11.5 声像档案形成后及时收集归档。3.4.12 各类档案在归档时应办理归档手续，由承办部门填写档案交接清单（GL/CH 02-201-2012-R01），总经办档案员签收确认。3.5 档案的管理3.5.1 凡是归档范围内的资料在结案后10个工作日内由各部门兼职档案人员或专业人员整理立卷，保存在本部门，预归档文件资料按分类和时间顺序分放到各临时盒内，以备查用，按各类档案归档时间移交档案。3.5.2 总经办档案员按照档案工作实务要求整理立卷，做到完整、准确、系统、规范，用纸、用笔、粘贴、装订等都符合档案保护的要求。3.5.3 卷内文件应按排列顺序，依次编写页（张）号。3.5.4 立卷归档的案卷，应按规定格式编制案卷目录（GL/CH 02-201-2012-R02）、卷内目录（GL/CH 02-201-2012-R03）。3.5.5 总经办应每半年清点一次档案，确保做到档案帐物相符，清点情况要及时登记，发现问题及时报告。3.6 档案的利用3.6.1 本公司科技和各类管理人员因工作需要，可以借阅本人工作专业对口或相关专业的档案材料，借阅档案都必须填写档案借阅申请单（GL/CH 02-201-2012-R04）。3.6.2 本公司员工借阅所在部门所归档的D级档案，经该部门领导签字同意方后借阅。3.6.3 本公司员工借阅其他部门所归档的D级档案，经所在部门领导、总经办领导签字同意后方后借阅或复印。3.6.4 对于D级以上的档案，一般仅供归档部门借阅，非归档部门借阅，必须经借阅人所在部门领导和归档部门领导同意后方可借阅。3.6.5 本公司员工借阅A、B级档案，需经公司主管领导批准后方可借阅。3.6.6 公司外单位借阅本公司档案，经公司主管领导同意后方可到档案室查阅，查阅人不得将档案带出公司以外。3.6.7 档案借阅时间一般不得超过半个月，如因工作需要不能按期归还，应在借阅到期前将档案带回总经办办理续借手续。3.6.8 因工程项目设计参考等原因需较长时间借阅档案，经总经办负责人同意后可借阅三个月，届时如需续借，应在借阅时间到期前将档案带到总经办办理续借手续。3.6.9 借阅的档案必须认真保管，确保档案的安全。查阅档案时严禁吸烟，不得涂改、勾划，不得随意拆散、抽拿、复制。3.6.10 借阅的档案不得转借。3.6.11 借阅的档案如有遗失、损坏、泄密等情况，应及时报告总经办，以便及时采取相应的补救措施。3.6.12 遗失或严重损坏档案，总经办按档案的综合价值要求借阅部门责令借阅人进行赔偿。3.7 档案的复制3.7.1 一般档案的复制。因工作需要借阅的档案需复制的，必须在档案借阅申请单（GL/CH 02-201-2012-R04）上填写复制要求，经归档部门负责人和总经办负责人同意后方可复制。3.7.2 重要文件档案和机密档案一般不准复制，如确因工作需要复制的，需经公司主管领导批准后方可复制。3.8 档案的销毁3.8.1 档案的鉴定销毁工作，由档案形成部门有关人员和档案人员共同负责对文件资料的价值和到期档案进行鉴定并按规定销毁。3.8.2 鉴定档案的价值参照各类档案保管期限表的规定。3.8.3 定期对已经超过保管期限的档案进行鉴定。经过鉴定，对确无保存价值的档案资料，由鉴定人员提出意见，编制档案销毁清册（GL/CH 02-201-2012-R05），经主管业务的副总和主管档案工作领导审核批准后销毁，销毁时由两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。a） 销毁纸质档案量大时一般在当地造纸厂进行，量小时可用碎纸机进行粉碎；b） 销毁声像档案，可采用粉碎、消磁等环保经济合理的销毁方法，但必须符合保密要求，保证无遗漏；c） 对确认销毁的电子文件可以进行物理删除；3.8.4 经过鉴定仍须保存的档案的处理3.8.4.1 档案保管期满后，经鉴定仍具有保存价值的，如未结清的债权债务、涉及其他未了事项的原始凭证和外事活动的有关凭证及房地产产权购买、转让等重要凭证不得销毁，应单独抽出重新组卷，确定新的保管期限，存放在案卷形成年度的相关保管期限内，重新编制案卷号，并在案卷备考表中说明有关问题，同时还应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明。3.8.4.2 在建项目会计档案，虽保管期满，其会计档案仍不得销毁。3.9 档案库房的管理3.9.1 档案库房必须具备良好的卫生环境和七防要求：防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗等安全措施，尽量保持标准温湿度，经常打扫，保持清洁。3.9.2 存档必须有专用柜、架，排架方法要科学，便于查找，密级档案应专柜保管。3.9.3 禁止在库房内吸烟和储存易燃易爆物品，库内外需要设置消防器具。3.9.4 档案库房是机要重地，非本室工作人员，未经许可不得入内。3.9.5 不准将危险品带入库房，不准在库房内存放各种食品。3.10 电子文件3.10.1 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传送的文件。3.10.2 凡是反映本公司工作活动、具有查考利用价值的，属于各类档案归档范围内的电子文件及电子文件的相关数据和背景信息均应收集归档；归档的电子文件在内容、相关说明及描述上与纸质版本一致。3.10.3 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；文本电子文件以RTF、TXT、XML为通用格式。3.10.4 用图像扫描设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集；图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。3.10.5 用计算机辅助设计或绘画等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软件环境和相关数据。3.10.6 用视频或多媒体设备获得的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。3.10.7 用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。3.10.8 对通用软件产生的电子文件，要注明其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。3.10.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。3.10.10 电子文件的归档由形成部门的兼职档案人员或特定专人负责，归档时间与纸质档案归档时间一致。4 附表附表1 档案交接清单 GL/CH 02-201-R01附表2 案卷目录 GL/CH 02-201-R02附表3 卷内目录 GL/CH 02-201-R03附表4 档案借阅申请单 GL/CH 02-201-R04附表5 档案销毁清册 GL/CH 02-201-2012-R05附件A归档范围A.1 文书档案a) 法人治理结构资料：公司注册登记、办理注册审批以及营业执照、资质证书；董事会、股东会、监事会议案、决议、会议记录；公司在组建、改制、重组、重构、购并过程中形成的法律文件；公司章程、股权变更、对外投资等形成的资料；b) 会议文件：公司召开的各种重要、重大会议、年度总结大会、党委会议、党代会、职代会、团代会资料等；外部重要会议资料；各部门召开的重要的专业会议、现场会的重要发言稿、经验交流资料；c) 公司机构成立、合并、重组、重构、撤销文件；d) 集团公司印发的决定、规定、指示、领导批示等文件资料； e) 公司编制和汇总的年度和年度以上的统计报表；年度以上的计划、预算；年度以上的工作总结、报告；f) 专题市场调研报告；有查考利用价值的合同、协议；g) 重大经济损失、造成重大影响的特大事故和重大职工死亡事故形成的文件资料；h) 国际贸易活动形成的文件资料：中外合资、合作项目的谈判、签约、合同执行方面的文件资料，包括协议、验资证明，注册批准书等；办理外汇贷款及担保业务方面形成的文件资料；i) 法律咨询、合同文本以及合同执行情况、发生的经济纠纷、诉讼等形成的文件；j) 公司印信启用、大事记；财产、设备、档案等交接凭证；k) 公司规章制度汇编。A.2 人事档案a) 履历资料（简历表）；b) 身份及资历证明资料（身份证、户口簿、毕业证、学位证、职称证、执业/职业资格证等复印件）；c) 健康情况证明资料（体检表）；d) 入企审批资料（入企审批单、面试资料、劳动合同等）；e) 异动与考核资料：录用、聘用、任免、工资、出国、应征入伍、复员（退伍）转业、离休、退休、退职等资料；试用期考核表；年度绩效考核表；f) 培训资料（培训协议、培训获取的相关证书/证明、培训档案）；g) 奖励资料（在公司工作期间受到的各种奖励证书、证明、相关文件等）；h) 处分资料（在公司工作期间受到的各种处分相关文件等）；i) 自传资料和属于自传性质的资料；j) 鉴定、考核、考察资料；评定岗位技能和学历资料；k) 政审资料；参加中国共产党、共青团及民主党派的资料；l) 其他可供组织参考的资料，也可根据与人力资源相关情况认定。A.3 会计档案a) 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；b) 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；c) 财务会计报告类：月份、季度、年度财务会计报告、年度财务报告的审计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；d) 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，工资支付单及其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据等。A.4 科技档案a) 产品档案：产品的市场调研、立项论证、设计、试制、试验、检验、鉴定、生产、评优等各阶段形成的设计图、说明书、计算书、记录、工艺文件、工艺装备以及作为各阶段依据和审批鉴定的文件资料；b) 科研项目档案：准备阶段（调研、申报立项阶段）、研究试验阶段、总结鉴定、验收阶段、成果申报阶段、以及推广应用阶段形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、鉴定、评议、推广等作为依据的文件资料；c) 基本建设档案：基建项目和技术改造项目从立项、决策、施工到建成投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的资料，主要内容有：项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、立项、勘探、测绘、招标、投标、征地拆迁、计划、勘测设计、施工、监理、调试、生产准备、竣工、试生产、评奖、创优以及项目管理等工作活动中形成的文件资料、图纸、图表、计算资料等；d) 设备仪器档案：因基建、生产、科研试验、养护维修等各项活动需要而购置、自制设备、仪器仪表的过程中形成的购置报告、批准文件、考察报告、招标文件、评标报告、订货合同、订货技术协议书；订购国外、国内设备、仪器仪表设备的成套图纸、说明书（外文资料包括原文和译文）、操作规程、规范、检查验收资料；安装试车文件资料、安装调试记录；在管理使用中形成的台账、设备运行记录、检修记录、大、中修总结、小修记录、历次修改补充的图纸及修改说明、报废文件以及事故分析鉴定文件资料、事故处理报告等文件资料。 A.5 声像档案a) 上级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； b) 反映本公司主要职能活动、工作成果的声像资料；c) 公司组织或有关人员参加的重要会议及重要活动的声像资料；d) 荣获国家、省（市）部、集团公司等各类先进集体和先进个人的声像资料；e) 科研项目鉴定与奖励、新技术研究、新产品开发、产品创优形成的声像资料；f) 基本建设和技术改造项目的设计、开工、施工、竣工、创优过程中形成的重要声像资料；g) 获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的声像资料；h) 外单位形成的与本公司有关的重要声像资料；i) 其它具有保存价值的声像资料。A.6 实物档案a) 荣誉实物档案：公司在重大活动中获得的奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等；b) 成果实物档案：公司获得省（市