工程档案管理办法的通知.doc

七建三公司字201121号关于印发工程档案管理办法（试行）的通知分公司所属各项目部：为强化工程档案管理，建立全面、系统、完整的工程档案资料管理体系，保证档案资料的真实性和有效性，特制定工程档案管理办法（试行），望分公司各项目部积极学习认真落实。 特此通知 附件一：工程档案管理办法（试行） 附件二：工程施工文件材料归档范围及保管期限 第三工程公司二一一年十一月十四日主题词：国庆 放假 通知 拟定：肖义 批准：肖力抄送：分公司所属各项目 共印10份附一：工 程 档 案 管 理 办 法（试行）第一章 总则1.1目的：工程档案是记录工程质量安全的原始凭证和维修的重要依据，为了强化工程档案管理，建立全面、系统、完整的工程档案资料管理体系，保证档案资料的真实性和有效性，提高工程档案管理的科学化、规模化和制度化，按档案法和国家档案局关于企业档案管理规定、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/11822-2000）以及四川华西集团企业档案分类规则实施方案等有关规定，结合分公司档案管理的实际情况，制定本管理办法。第二章 档案管理职责2.1工程档案坚持统一制度、统一规范、统一标准、集中统一管理的原则。2.2工程档案以合同为单位，由工程项目经理部负责提供原始档案资料，工程管理科检查验收合格后移交办公室负责保管。2.2.1工程档案在项目经理的领导下，以项目技术负责人为指导，项目内业技术人员为主，项目相关管理人员配合进行。实行项目经理负责，业内技术人员具体办理自上而下的责任保障机制。做到各司其职，各尽其责，协调有效运转，确保工程档案的全面、系统、完整、准确。2.2.2工程项目部内业：项目内业技术人员应负责指导、监督、检查本项目部其他相关配合人员在实施过程中原始资料的记录、收集情况，并负责收集、分类、整理、装订、审核，并检查汇编资料是否齐全，对不符合要求的资料提出整改意见。技术资料收集、分类、整理”以本工程施工组织设计的内容为指导，记录内容进程要与施工进度同步，避免资料记录有遗漏，确保资料的全面准确、系统、有效、真实。项目负责人应对资料适时进行 抽查、指导。各项目配备的业内技术人员应具备相应的档案专业知识和业务能力，并且其工作应保持相对稳定。2.2.3 项目质量、安全、材料、工长、试验岗位：负责及时、准确地对本工作范围内的工程资料进行收集、记录、整理、按规范要求分类交项目内业审核，内业审核后不合格的资料7天内整改完毕。2.2.4 安全科：分公司安全科负责各项目安全资料的收集、整理。2.2.5 工程管理科：分公司工程管理科负责工程档案资料的收集、整理、鉴定、编研；2.2.6办公室：负责保管、检索、提供利用、统计工作等。2.3从工程竣工验收之日起6个月内，向分公司工程管理科报送竣工档案资料，进行资料的初步审核审核合格后档案移交分公司办公室，并符合工程竣工资料存档的要求。2.4坚持工程档案“三纳入、四同步”制度。“三纳入”：既将档案管理纳入工程管理各个环节中、纳入工程项目管理责任书中、纳入项目经理相关工作人员的职责范围中；“四同步”：既下达工作任务的统统下达档案归档要求、检查工程进度的同时检查归档情况、各阶段验收的同时验收档案、考核奖罚的同时验证档案合格证明。2.5如工程结算未办理完毕的，待办理完后再补充该部分资料归档。2.6对不按规定归档，造成工程文件内容失真、资料损失、或者对档案进行涂改、抽换、据为己有和擅自销毁而造成经济损失的直接责任者，要给予处分和罚款500-1000。情况严重者，应按照档案法规定依法追究刑事责任。对完全按规定归档的给予500-1000的奖励。第三章 档案分类工程档案形成的文件资料内容主要包括以下7个方面：3.1工程经济管理文件资料3.2工程质量保证文件资料3.3工程质量管理技术文件资料3.4工程安全管理文件资料3.5工程质量评定文件资料3.6工程竣工验收文件资料3.7工程竣工图3.8特殊载体的文件资料第四章 归档范围和保管期限4.1建筑工程项目施工的形成的具有保存价值的文件材料，应列入归档范围（附件二：工程文件材料归档范围及保管期限表）4.2归档文件资料的来源4.2.1施工项目部在施工过程中应当归档的文件资料。4.2.2所有对外合作项目、联营项目、分包单位按要求向我单位提交应当归档的各类文件资料后，财务方可拨付工程尾款。4.2.3归档的文件资料包括纸质、电子、光盘、磁盘、照（底）片、胶片、声像、实物等各种载体形式。第五章 资料的编制5.1资料一律用A4幅面大小的中性纸张，各种记录表格均按四川省建设工程施工质量验收规范实施指南第二版的所示样表使用，档案内的资料不能重份，签名应齐全。5.2施工资料必须用耐久性强的碳素墨水或者蓝黑墨水书写内容和签字，并做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签署手续完备。文件资料中禁止有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的不耐久的字迹材料。5.3在工作中形成的应当归档的文件资料应与施工进度同步进行，以确保资料的准确性、系统性、有效性、真实性。5.4施工中各项工作应以施工组织设计内编制的内容为指导，避免资料记录工作的遗漏缺项的现象发生。5.5项目各部门属于归档的文件资料记录完整、会签齐全后，将合格的文件资料交内业存档保管，以便整个工程竣工文件资料的汇总、立卷编制。5.6文件资料编制的数量要满足合同及协议所规定的要求，文件资料的质量符合规范标准。5.7工程竣工后档案资料装订每册厚度不超过300页，每册资料前有本册资料目录，页码从“001”开始，资料只编制本册页码，杜绝编制通码的现象发生，如有此现象发生，资料必须返工。5.8竣工图按专业、图号排列编制，并分别编制说明的目录，竣工图章应清晰，会签内容齐全，竣工图须折成A4大小。第六章 文件资料收集与整理6.1工程档案资料以单位工程为单位汇总编制，按分类汇编成册，资料不得有零散文件现象出现。6.2项目部内内业技术人员在项目经理的协助下，负责向建设、设计、监理、分包等有关单位收集属于工程档案应归档的文件材料。6.3建立“文件包”制度。从工程项目开工起实施，相关人员就应对照工程文件材料的归档范围，对形成的各类文件材料进行分类、逐件装盒积累。“文件包”的形成与工程项目施工进度同步。单位工程在基础、主体、竣工验收前，应分别将资料送回公司审核，审核合格后企业技术负责任才给予在验收报告上签字。6.4工程竣工验收后，项目部内业技术人员在三个月将全部工程档案收集、分类、整理、组卷、装订、录目、审查完善后交公司工程部审核，审核合格后送公司工程资料室存档。6.5已竣工工程项目负责人应督促项目的内业技术人员在工程竣工后6个月之内将档案资料归档。工程决算未结束的，决算部分资料可待决算办理完毕后在补充归档。6.6移交档案必须办理交接手续，档案移交目录应一式三份，移交单位保存一份，接受单位保存两份，交接双方清点无误，签字和盖章后该工程档案移交手续结束。资料移交后发生的与该工程相关的补充资料，亦应及时移交资料室签收存档。附二： 工程施工文件材料归档范围及保管期限1.1招标书、招标修改文件、招标遗漏及答疑文件长期一、工程经济管理文件资料1.2投标文件、资质资料、履约类保函、委托授权书和澄清文件、修正文件永久1.3中标通知长期1.4合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件、补充协议长期1.5工程分包、设备租赁、劳务、材料及构件供应合同、协议长期1.6工程预算、经审查签字的工程决算书长期1.7工程合同范围以外、经审查签字的工程决算书长期1.8工程结算后形成的债权文件长期1.9交工验收记录、证明及相关文件永久1.10工程评优材料及评优证书永久1.11针对工程索赔等涉及法律事务的文件永久1.12资料移交建设单位清单永久二、工程质量保证文件资料2.1原材料及购配件出厂证明、质量鉴定、复验单长期2.2检查材料试验报告长期2.3土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录长期2.4结构吊装、结构验收记录长期2.5隐蔽工程验收记录长期三、工程质量管理技术文件材料3.1开工报告（永久）、工程技术要求技术交底、图纸会审纪要长期3.2施工组织设计（方案）及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期3.3设计变更通知、工程更改洽商单、技术核定长期3.4材料代用核定审批手续、业务联系单、技术核定长期3.5施工图设计文件审查报告长期3.6施工定位（水准点、基准点、导线点、控制点）测量、复核记录地址勘探文件长期3.7建筑物垂直高度、标高、全面测量记录长期3.8各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告长期3.9防水工程抗渗透漏试验记录长期3.10大体积混凝土浇灌令及相关技术措施文件长期3.11分部、分项工程技术复核记录长期3.12施工技术交底记录长期3.13施工日志长期3.14施工总结、技术总结长期四、工程质量评定文件材料4.1分项工程质量检验评定文件长期4.2分部工程质量部级评定文件（地基与基础分部、主体分部、装饰分部、屋面分等）永久4.3土工击实试验报告长期4.4土壤氡浓度监测报告长期4.5饰面砖粘结度试验报告长期4.6室内环境监测报告长期五、工程竣工验收文件材料5.1竣工工程申请验收报告永久5.2设计文件质量评估报告长期5.3勘查文件质量评估报告长期5.4监理单位质量评估报告长期5.5工程质量验收记录永久5.6单位工程验收