恒大地产集团合同台帐及文本传递控制管理规则

附件二：恒大地产集团合同台帐及文本传递控制管理规则第一章 总 则第一条 为加强集团公司合同台帐及文本传递控制管理的规范化、系统化，根据集团总部管理办法、地区公司管理办法、下属公司管理办法及集团合同管理办法等相关规定，制定本规则。第二条 本规则适用于各地区公司、下属公司合同管理部门合同管理工作。第三条 合同台帐编制必须以事实为准绳，保证信息的扼要准确，具有完整性和参考价值；不得存在错报漏报、隐瞒不报的现象。各地区公司、下属公司合同台帐管理相关人员必须为台帐编制的真实性和准确性负责，如违反本规则相关规定，将按集团公司考核制度对相关人员进行处理。第二章 合同管理台帐编制第四条 各地区公司、下属公司合同管理部需编制合同管理的分类台帐和总台帐。台帐子目至少应该包括以下内容：一、合同编号：合同编号编制原则根据恒大地产集团合同编号导则具体执行；二、填报部门：台帐中所称填报部门，是指在合同报审程序上将合同文本递交合同管理部审核的部门，例如：招投标部；三、合同名称：台帐上所载合同名称必须与合同书上合同名称一致；四、对方名称：即我方主体在合同中的权利义务相对人；可以是非我集团公司法人或自然人，也可以是集团其他地区公司或下属公司法人；五、合同金额；六、标的数量；七、标的单价：对于合同中无明确标明其标的单价的，应当尽可能计算出经济指标；八、付款方式；九、我方违约责任：对于我方违约责任的表述，应重点概括；十、工期/履约期间；十一、合同签订日期；十二、备注。第五条 各地区公司、下属公司必须按照集团公司合同分类编号的规定编制合同分类台账和总台帐。分类台帐一般包括以下几大类：一、建设工程施工合同（工）；二、建设工程设计合同（设）；三、材料和设备采购（买卖）合同（购）；四、广告策划合同（广）；五、物业类合同（物）；六、酒店集团合同（酒）；七、商品房买卖合同（契）；八、租赁合同（租）；九、土地买卖合同（土）；十、其他合同（它）。各地区公司、下属公司应当不定期对各大类合同进行盘点、汇总，每月不少于一次；第六条 对于因各种原因而未获审批通过、未能签订或签订后未生效的合同。未获公司审批通过的，合同管理部应备案并注明未获审批通过原因；审批通过后未签订或签订后未能生效的合同，应备案并注明原因，并与月报合同台帐一起上报集团合同管理中心。第三章 月报合同台帐第七条 据集团公司相关文件规定，各地区公司、下属公司原则上应于每月2日前将本公司上一月合同台帐信息上报集团合同管理中心。如遇到节假日或公司重大事件则按照需要提前上报（一般情况下2日为周六、周日的，月报合同台帐应提前到当周周五前上报；遇节假日、公司重大节日及其他特殊需要，按集团合同管理中心具时通知时间上报）。第八条 每月上报合同台帐应包括以下资料：（一）合同重要信息汇总表.合同重要信息汇总表需经办人、合同管理部门负责人、公司负责人签字后上报集团合同管理中心，具体要求见附表1。（二）月报合同台帐。每月上报集团的合同台帐必须按照统一格式编制(见附表2)并发送至集团合同管理中心指定人员（可通过OA形式或公司内部即时通讯工具等）第九条 月报合同台帐必须全面、准确，不得错报漏报。每月上报的合同台帐应与上一份月报合同台帐的最后一份合同编号相顺接。对于当月仍处于审批状态的合同，应当在合同签订后在下一个月报合同台帐中上报。此外，对于有最终审批权限的领导已经批示同意（在合同审批表上签字同意），但由于种种原因最后未能签订的合同，为未生效合同，不必载入月报合同台帐；但应另具说明。本规则第六条所称审批通过未能签订或签订后未能生效的合同，其合同信息应另具说明并与月报合同台帐资料一起上报。第十条 月报合同台帐中包含内部合同（即内部关联合同）时应注意以下几个方面：（一）合同主体只有两方的统一由甲方上报合同台帐信息；乙方不上报。（二）代供代付代扣三方协议属于相对应供货合同的附属协议，台帐帐面反映应与供货合同使用同一编号，在计算份数与金额时视为一份。（三）集团总部已编号(编号为：恒地 合字 【1.0】 )的合同由集团合同管理中心编制合同台帐，相对应公司在当月上报月度合同台帐中无需将其加入。（四）三方协议或涉及三方（及三方以上）主体的合同有两方为我司法人的，统一由甲方上报台帐；甲方非我司法人的，由乙方上报；三方主体中有一方是恒大地产集团有限公司的，由集团合同管理中心上报，地区公司审核的合同除外。第十一条 物业类合同台帐暂由当地公司统一上报，广东公司除外。第四章 合同文本传递控制第十二条 合同正式报审前，原则上要求对方在合同签章处签字盖章。第十三条 合同管理（部）中心加盖骑缝章时应将合同审批表与合同书一并盖章。第十四条 合同复印件的文本控制标识章分别加盖在合同重要条款及骑缝处，合同不得随意再复印。第十五条 各地区公司、下属公司应建立合同文本收发、登记、签收台帐。第十六条 集团审批合同文本传递控制程序详见附表3；地区公司自行审批合同文本传递控制程