会场选择的基本步骤方法.doc

会场选择的基本步骤方法会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：1确定会议目的。2确定会议形态。3决定实质上的需求。4考虑与会者的期望。5选择何种会议地点与设备。6评估选择的正确性。针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。一、确定会议目的大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。(三)选择会议场地的工作清单(checklist)先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。地区1费用(成本)与便利性。2是否邻近机场。3轿车或出租车是否足够。4充足的停车空间。5如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。环境1当地有何观光点。2购物。3休闲活动。4天候状况。5环境是否良好。6餐厅。7当地治安是否良好。8社区经济状况。9当地给予外界的评价、过去会议举行情况。10当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。11会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。设备1警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。2大厅(lobby)是否整洁，吸引人。3报到处是否容易找到：(1)是否有足够房间供工作人员使用。(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。(3)接待处的人力是否足够。4当人数众多时是否有足够的电梯设备。5询问处是否全天候有人值班。6立即回复有关电话询问，尽速转送留言。7对客人的服务：(1)药局。(2)礼品店。(3)柜台服务。(4)保险箱。8舒适、整洁的饭店住房：(1)家具是否完好。(2)现代化冲浴设备。(3)充足光线。(4)足够的衣橱空间与衣架。(5)烟雾警示器。(6)火灾逃生资料是否清楚。(7)冰箱和小酒吧。(8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。(9)是否在每层楼有冰块和饮料。(10)电梯服务。(11)标准房与豪华房的大小。(12)是否有特别楼层提供特殊服务。(13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。(14)订房的程序和方法。(15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。(16)每一种类别的房间数。(17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。(18)会议房价与一般房价如何。(19)何时能提供确定的会议房价。(20)是否需要保证数量与订金。(21)进房与退房的时间。(22)什么时间取消已预订的房间。(23)付款方式。(24)接受哪几种信用卡。(25)万一取消订房，退款方式为何。会场空间(meeringspace)1会议室尺寸(面积)。2当会议室做不同座位安排时，其容量如何。3会议室隔音设备是否良好。4电源开关、冷暖气控制是否单独分开。5会议室的音响效果，是否有良好音响系统。6固定设备如黑板、银幕和家具。7障碍物如圆柱。8视听设备：(1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。(2)会议室天花板高度。(3)是否有装饰灯架。(4)装饰的镜子是否会反光。(5)是否有窗帘遮住窗户光线。(6)电源控制位置。9火灾逃生口。10公共区域是否整洁。11相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。12房间和公用电话是否很方便。13洗手间数量、位置，是否干净。14衣帽问数量、位置。15其他服务：(1)足够空间放置家具和器材。(2)良好光线。(3)很容易让与会者找到。(4)足够的电源插座。(5)安全性。16；设备：(1)桌子：183米宽x244米长。一般教室桌宽381457厘米。(2)椅子：舒适并适合较长会议使用。(3)舞台：不同高度的舞台。有地毯和铺裙边的舞台。(4)讲台：站立式讲台。有灯光的讲台。(5)黑板和布告栏。(6)指示架。(7)废纸篓与垃圾桶。(8)照明灯与辅助灯设备。(9)灯光控制盘。(10)报到台。(11)麦克风。餐饮服务(foodbeverageservice)1公共区：(1)清洁与外观。(2)备菜区是否干净。(3)在最忙时段是否有足够人力。(4)工作人员态度。(5)有效、快速的服务。(6)各式菜单。(7)价格范围。(8)预订的方式(reservationpolicy)。(9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。2大型活动：(1)费用(成本)。(2)创意性。(3)质量与服务。(4)多样菜单。(5)税和小费。(6)在活动前要求涨价。(7)特别服务。(8)特制菜单。(9)提供主题宴会(themeparty)的建议。(10)独特的茶点。(11)素食和节食者的食物。(12)餐桌布置。(13)舞池。(14)宴会桌的尺寸。(15)8人座10人座。3酒的规定：禁止服务时段。4现金交易酒吧规定：(1)调酒师费用和最低计费小时。(2)出纳人员费用。(3)点心价格。(4)保证数量规定。(5)何时需要提供保证数量。(6)准备的份量超过保证，数量的最大极限。展览空间1有多少卸货点，距离展览区多远。2是否有货运接收区。3设备：空气压缩机(conpressedair)的水、排水系统、电力、煤气、电话插座。4最大地面承载量。5警卫区。6防火逃生口。7