职能部门出差管理流程.doc

编号： 版次： 生效日期： 职能部门出差管理流程批准： 流程责任人： 审核流程管理部门：编码： 流程责任部门：修订状态：修订： 生效日期：路径：管理标准体系/营销系统/综合管理总部/行政管理/02标题： 职能部门员工出差管理流程1、 目的规范出差申请审批、出差总结及差旅费报销管理，提高职能部门员工出差的计划性、差旅费的有效性。2、 适用范围本流程适用于营销中心职能部门所有员工出差申请、差旅费报销等管理内容。本规定仅规范国内出差行为。3、 总体原则3.1职能部门员工出差必须经过审批。4、 职责责任主体职责描述综合管理总部1、负责组织职能部门差旅费预算的编制、汇总、上报；2、负责预订票务工作；3、负责个人订票的飞机票、火车票的审核登记工作；财务总部1、负责住宿费、交通费标准、出差补贴标准的制定；2、负责差旅费的报销。各职能部门1、 负责本部门差旅费预算的控制；2、 负责本部门员工出差有效性的控制。5、 管理内容5.1 流程图：见附件1职能部门员工出差管理流程5.2 流程说明活动阶段活动具体描述出差申请1、职能部门员工出差，除特殊情况外，应至少提前2天在OA上提交出差申请单，如需借款，需填写出差借款单（附件6）。出差借款要求：（1）20日以内的出差，不再办理出差借款。20日（含20日）以上的出差，出差人员凭出差申请单，填写出差借款单，经出差审批领导、财务总部审批后办理借款手续，借款的上限为3000元/人；（2）出差归来5个工作日内必须归还借款，否则财务总部有权从下个月工资中扣除，借款未还清的员工不允许再次借款。2、出差申请单需经上级领导在线审批（营销中心领导含总裁、副总裁、总裁助理除外）。具体审批权限如下：部门总经理、副总经理出差，需该部门分管领导审批。总监出差，需部门总经理审批；总监以下员工出差，需总监以上或总经理授权人员审批。3、出差申请单经批准后，综合管理总部票务人员看到批准后的申请单后按乘坐交通工具标准（附件3）查询票务并将信息反馈给出差人员，由出差人确认是否出票，出差人确认后给予出票。因公出差往返机票由综合管理总部票务人员统一预订、统一结算；其他交通工具往返自行预定，出差返回后费用报销时由综合管理总部票务员对火车票进行审核登记后方可报销综合管理总部票务员不提供私人需求的机票预定服务，个人可以向与公司合作的代理公司预定机票，并同等享受公司订票优惠条件，但所定票务费用自行结算，与公司无关。出差总结4、出差结束后，出差人员应在一周内完成出差总结：在OA上登记实际出差行程，并提交出差报告（附件4），需上级领导在线审批（营销中心领导含总裁、副总裁、总裁助理除外）。具体审批权限如下：部门总经理、副总经理出差，需该部门分管领导审批。总监出差，需部门总经理审批；总监以下员工出差，需总监或总经理授权人员审批。5、出差人员将审批通过的出差报告，抄送部门考勤员、费用管理员、综合管理总部订票人员及财务出纳。费用报销6、出差人员返回后应于一周内填写差旅费报销单，并经领导审批。具体签批权限如下：部门总经理自行签字审批；部门副总经理出差，需部门总经理签字审批；总监出差，需部门总经理签批；总监以下员工出差，需由出差申请审批人审批后再由部门总经理确认。7、部门费用管理员凭经审批后的差旅费报销单，进行费用登记，并在差旅费报销单上签字确认。8、出差人员持差旅费报销单及从OA系统打印的出差申请单至财务总部出纳处进行费用报销。出差补贴及住宿标准执行职能部门出差补贴及住宿标准（附件5）。具体差旅费报销要求如下： a.差旅费用单据必须与出差申请行程相符，且为真实发生票据，否则部门费用管理人员或财务按不真实单据予以剔除。b.有出差借款的员工，差旅费报销时直接抵销借款。c.差旅费报销逾期一个月未办理有关报销手续的，将不再予以办理；相关借款由财务总部通知人力资源总部从下月工资中扣回。 d.员工出差期间，非因工作需要而开支的一切费用均由个人自理。e.员工出差期间，所发生的除差旅费以外的各项支出，如零星材料采购、办公用品支出、招待费等按相应规定单独报销，不得列入差旅费用报销。6、 监督及惩罚措施每月综合管理总部核对出票信息和实际行程，针对差异票报表由相关部门总监以上领导进行审查核实，对差异记录作如下处理： 1）因公出差但未填写实际行程的出票，出票人在1个工作日内补交出差申请。 连续三次发生此类情况，综合管理总部将给予公示。2）对于确认因私出票而未主动付款的，第一次给予公示并由当事人在5个工作日内全额补齐票款，第二次（含第二次）后发现则由综合部书面反馈人力资源部，由人力资源部给予票款全额150%的绩效扣减。3） 因私出票票款累计金额超过5000元人民币且在15个工作日内