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秘书学网上辅导（七）“第六章 秘书职能（下）”网上辅导（七）第六章 秘书职能（下）南京电大 杨文珊（E-mail：；Tel【本章主要内容】本章主要讲述秘书一般职能的后两项：协调关系和保守秘密。【教学媒体】普通秘书学：第六章 秘书职能（下）；普通秘书学学习指导书：第六章 秘书职能（下）。秘书学教学光盘第五、六讲【技能训练】结合本单位的实际,向有关人员宣讲一次保密纪律。【复习与思考】1什么是协调关系?秘书协调的范围是什么?2协调工作的基本方法有哪些?3简述秘书协调的一般程序。4什么是秘密和保密?其区别是什么?5什么是国家秘密?其等级有哪些?6保密工作的纪律有哪些?【基本术语与学习要点】第四节 协调关系【基本术语】1协调 2协商 3处理4辅助决策【学习要点】一、协调关系概述协调是管理工作的一项综合职能，也是领导工作的一项重要任务。辅助领导者协调各种关系，是秘书机构的一项重要职能。1、协调关系的涵义协调作为秘书学的科学概念，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。2、协调活动的要素协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系、相互作用的要素构成。秘书协调的基本要素有：（1）协调者，即协调主体。秘书协调的协调者，就是秘书人员。由于协调的内容和难易不同，协调者可能是某个秘书，也可能是某些秘书，还可能是由若干组织派人参加的协调群体。（2）协调对象，即协调客体。协调对象至少是两个以上，或组织，或工作，或当事人。协调对象的多少，取决于协调内容的复杂程度。（3）协调意图，即领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意等。这是秘书协调的主观依据，也是协调能否成功的重要保证。秘书人员在协调的过程中，必须如实而富有创造性地执行协调意图。（4）协调目标，即协调要达到的目的与结果。一般地说，协调目标有直接目标和最终目标。直接目标，就是统一认识，融洽关系，消除或者减少矛盾；最终目标，就是统一行动，齐心协力，保障组织目标的顺利实现。协调目标的制定必须明确、具体而又可行。（5）协调环境，即协调活动的内外部条件，也就是协调活动的背景。3、秘书协调的意义秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要的地位，具有重要的意义。首先，从领导工作上看。秘书协调是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。其次，从机关工作上看。秘书机构处在机关的枢纽位置上，理应肩负起协调的任务，辅助领导者化解矛盾，理顺关系，提高机关工作的质量和效率。再次，从秘书工作上看。协调工作是新时期秘书工作的新发展，它既拓宽了秘书工作的领域，又提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书机构的参谋助手作用。二、秘书协调的范围秘书协调的范围有以下三个方面：1、内向协调内向协调，亦称内部协调，就是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调。内向协调是秘书协调的重点，在各类协调中所占比例最大，而且也容易见效。2、纵向协调纵向协调，又称上下级协调，就是同一组织系统中不同层级之间各种关系的协调。纵向协调又分为上行协调和下行协调。其中，以下行协调较多，而且难度较少。3、横向协调横向协调，亦称外部协调，就是同级组织或不相隶属组织之间各种关系的协调。秘书人员应通过有效的信息交流和公关艺术，去处理本级机关与兄弟组织之间的矛盾，以建立相互信赖的合作关系。三、协调工作的程序根据秘书协调的性质，协调工作有以下主要步骤：1、受托受托，就是秘书机构接受他人委托的协调任务。受托是协调工作的起点，也是秘书协调的依据。秘书人员对于来自任何一方的委托，都要认真加以登记。其内容包括委托者、受托日期、受托内容、受托要求、处理结果，等等。2、审理审理，就是对受托事项进行审议，以决定是否受理和如何受理。审理是协调工作的重要步骤，其目的在于限制协调范围，控制协调数量，以防止“协调升级”和“协调扩大化”。秘书机构应制定协调的职责和受理的条件，从制度上规定秘书协调的范围和任务。3、核查核查，就是对已受理的协调事项进行调查、核实和研究，以便统一认识和行动。核查是协调工作的前提和基础，决定着协调工作的成败。秘书人员必须坚持“一切从实际出发”的原则，在调查研究上多下功夫，似占有尽可能多的信息资料。4、协商协商，就是将处理问题的方案同协调各方见面，并通过共同商量以取得一致的意见。协商是协调工作的关键步骤，也是秘书协调的重要原则。秘书人员应以平等、谦和的态度，善于同协调各方商量问题，达成共识，解决矛盾。5、处理处理，就是在充分协商的基础上，对协调各方一致接受的处理意见作出决定并付诸实施。处理是协调工作的终结，是对整个协调活动的检验与评价。秘书人员应采用会议纪要或协议书等书面形式，记录协调的经过与处理意见，供协调各方共同执行，同时也便于秘书机构日后的督查、立卷和归档。四、协调工作的方法基本的协调方法有以下四种：，1、行政方法行政方法，就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。行政方法具有较强的权威性、强制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘书人员在运用行政方法进行协调时，要把握自己的职业角色，不可以领导者的身份发号施令。秘书的任务是传达行政命令，并协助和监督行政命令的贯彻执行。2、经济方法经济方法，就是秘书人员依靠经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。采用经济方法进行协调，要求秘书人员必须懂得经济理论、经济法规和现行的经济政策等。3、法律方法法律方法，就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，运用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法秘书人员必须懂得法律知识，特别是经济法和行政法的知识，还必须熟悉法律程序，并具备依法办事的能力。4、疏导方法疏导方法，就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。疏导的方法有引导、劝说、激励等等。疏导工作做好了，协调对象咏认识统一了，协调工作就有了可靠的保证。除上述几种基本方法外，还有一些具体的协调方法，如联席会议法，联合行文法，现场办公法，非正式沟通法，感情投资法，等等。第五节 保守秘密【基本术语】1广义的秘密 2狭义的秘密 3保密4国家秘密【学习要点】一、保守秘密概述保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书人员的一项重要纪律，又是秘书活动的一条重要原则，也是秘书机构的一项重要职能。1、秘密与保密秘密作为科学概念，有广义和狭义之分。广义的秘密，是泛指不能公开的一切事项；狭义的秘密，是指已为某人所知，但不准或不宜公开的事项。所谓保密，就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守和保护，使之不外泄的行为。其中的“保守”，意指严加守护，保持不泄不丢；“保护”，意指对保守的对象给予保卫或守护，使之不受侵害。秘密和保密是两个既有联系又有区别的概念：秘密指的是事物，保密指的是行为；秘密是保密的对象和客体，保密是秘密的条件和保证；秘密具有隐蔽性、莫测性和时限性等特征，保密具有封闭性、排他性、利益性和相对性等特征。2、保密的特点（1）封闭性保密的封闭性是由秘密的隐蔽性决定的。保密实践表明，在保密范围和保密期限内，秘密被封闭得越严密，保密和保密工作就越有成效。（2）排他性所谓排他性，就是对于不该知密的外部势力，如敌对的情报、间谍活动，坚决予以抵御与排斥。（3）利益性维护某种利益是保密的基本出发点，也是保密的根本目的之所在。（4）相对性保密的相对性，是指保密有一定的范围和一定的时间。3、国家秘密国家秘密属于核心机密，是保密的重点。（1）国家秘密的定义国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。（2）国家秘密的范围国家事务的重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；国民经济和社会发展中的秘密事项；科学技术中的秘密事项；维护国家安全和追查刑事犯罪中的秘密事项；其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。中国共产党和各民主党派在其党务活动中产生的秘密事项，凡属符合保密法)第二条规定的，也属于国家秘密。（3）国家秘密的等级我国保密法)根据国际，并参照国外的情况，将国家秘密的等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭到损害。二、保密工作1、保密工作的意义（1）保密工作关系到国家的命运（2）保密工作关系到社会的安定（3）保密工作关系到经济社会的发展（4）保密工作关系到领导工作的成败2、保密工作的方针我国保密法明确规定：“保守国家秘密的工作，实行积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作的方针。”（1）积极防范积极防范，是指保密工作要把立足点放在预防上，以防为主，防患于未然。（2）突出重点突出重点，是指在保密工作中，要在密级、部位和人员等方面，区别情况，确保重点，带动一般。（3）既确保国家秘密，又便利各项工作既确保国家秘密，又便利各项工作，是指在保密工作中，要正确处理保密与各项工作的关系。3、保密工作的纪律对于秘书人员来说，保守秘密则是一条重要的纪律。秘书人员特别是机要人员，要严格遵守(党和国家公务员保密守则)的各项规定：（1）不该说的机密，绝对不说；（2）不该问的机密，绝对不问；（3）不该看的机密，绝对不看；（4）不该记录的机密，绝对不记录；（5）不在非记录本上记录机密；（6）不在私人通信中涉及机密；（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。三、秘书机构的保密秘书机构的保密的范围主要有：1、文件保密文件是公务文书的主体部分，也是国家秘密存在的主要形式。做好秘密文件的保密工作，是秘书机构保密工作的重要内容之一。文件保密包括：文件撰制的保密、文件传递的保密、文件办理的保密、文件保管的保密。2、会议保密会议保密包括：会前的保密，如落实保密措施、制定保密纪律、进行保密教育和限定与会人员等。会中的保密，如严格签到手续，禁止无关人员入会和严格管理会议文件等。会后的保密，如清理会议文件，明确传达范围和统一宣传口径等。3、通讯保密通讯保密包括：凡秘密文件、资料和其他秘密物品，一定要通过机要通信部门传递，不准通过普通邮政部门传递。传输秘密信息，必须使用有保密措施的通信设备，不准使用无保密措施的通信设备。严禁使用无保密措施的有线、无线通讯设备召开涉及国家秘密的电话会议。密码、密码机及其电报译稿，必须绝对保密，严禁无关人员接触。拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，严禁密电明复、明密混用；不要用文件转发密电，不在明码电报中传输国家秘密。4、涉外保密涉外保密包括：在涉外活动中，既要热情友好，以礼相待；又要提高警惕，内外有别，防范可能发生的情报搜集活动。任何涉密单位，未经主管部门批准，不得擅自接待外国人参观访问。凡有涉外接待活动的、单位，均应从实际出发，划清密与非密、核心秘密与非核心秘密的界限，做好保密工作。参加外事活动的人员和出国人员，不得携带秘密文件、资料和笔记本等。接受外国常驻人员的单位，包括中外合资企业