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信息技术的企业档案管理思考论文 一、信息技术应用深刻影响着企业档案管理工作 1.1电子商务中档案工作内容发生了变化 电子商务是指商品贸易的整个过程都通过电子手段来完成它强调的是利用计算机网络把卖家、买家、合作方和厂商在企业外部网、企业内部网和因特网相结合的应用贸易活动是通过网络来进行的如查询原材料、定购、展示产品、成品储运和电子支付等活动其核心内容是互相交流和沟通信息随着新计算机网络的发展和应用为企业档案工作者提出了新挑战档案人员不仅要保管和收集好企业档案资源还要了解更多的企业需求设法使服务内容扩大第一要构建企业信息资料库通过选取一些有价值的信息资源上网该资源既能树立企业形象又能体现企业优势来展示和宣传自己从而达到占领市场和吸引客户的目的第二要多方获取有效信息构建一套高效的、科学的、灵活的、多功能的紧盯市场的企业档案信息管理体系为企业的领导决策、经营生产全程主动地提供多层次的信息服务 1.2企业档案载体发生变化 企业信息技术的应用使信息数据的远近交换、传递、处理得到了适时的实现企业在经营、生产、管理等各项活动中形成的纸质文件逐渐减少取而代之的是电子文件电子文件不仅办公进度快捷而且具有极快的传递速度电子图纸也在大量出现其优势也是手工绘制所无可比拟的计算机辅助设计能够对产品图纸的设计进行随意修改、查询和存储既方便又快捷比如开发或生产一项相对较大的产品项目可能需要产生上万份图纸同时有些还要继承原产品的许多成果因此电子图纸的生命力更加旺盛而且电子图纸的保存比底图的保存更有意义还省力、省时、方便变化了的载体形式深刻影响着传统的档案管理模式 1.3企业档案分类发生变化 企业电子文件的大量出现大大冲击了传统的分类方案如人事档案、基建档案、产品档案、会计档案、科技档案、文书档案等分类方案逐渐被企业信息化集成系统流程的设置、各个管理模块所取代一份完整的档案信息计算机依据工作需要随时进行调整或设立相应类目虽然不同企业档案信息有着不同的分类方法但不容置疑的是计算机的管理使档案分类与企业的管理、经营、生产等各种状况更加贴近具有更加规范、科学和详细的档案分类 1.4档案信息利用方式发生变化 为了使企业信息化和电子商务进一步发展构建企业完善的信息管理系统必须加强企业信息资源的开发利用在企业经营、生产的各环节充分开发和利用信息资源使企业经济效益和竞争能力增强档案既是企业的无形资产又是重要的企业信息应充分利用信息技术加大资源开发力度来满足企业各方面的需要企业档案工作人员要始终围绕企业经营生产这个中心及时把握信息开发和集成系统中的产品信息找准档案服务企业的切入点实现正确信息的正确传递使档案信息达到高层次的处理要求 二、基于电子信息技术的企业档案管理 2.1档案数字化做好统筹规划 要实现大量档案信息技术化、数字化就必须做好统筹规划首先对馆藏情况进行详细调查如档案的信息利用状况、馆藏数量、档案的类型、载体状态等基本情况然后制订科学规划包括数字化处理规划、硬件的购置计划等档案数字化不可能一蹴而就也不可能一步到位应从实际出发制度一个长远计划和打算无论是购置硬件设施还是数字化过程都是如此要使其拥有较强的扩展能力和支撑能力档案数字化处理规划的制定应遵循“重点突出分步进行”的原则先数字化那些利用率高的档案资源和馆藏重点尽早使大多数利用者的需求获得满足 2.2档案数字化必须做好选择 馆藏的档案资源数不胜数达到件件数字化是不可能的也是没有必要的档案工作人员应该依据一定的原则进行划分和选择分清需要数字化的档案和不需要数字化的档案以及需要优先数字化的档案然后再进行数字化现实工作中常常对以下档案首先进行优先数字化如特色档案、重点档案、珍贵档案和利用率高的档案因此凡是能成为数字化的档案信息资源一般都是高利用率、标准、有序、有特色、高价值的信息资源 2.3优化设置扫描参数提高数字化质量 数字影像质量的高低与扫描仪扫描参数的确定和选择有关其中扫描文件的清晰度和效果直接受扫描分辨率的影响要想使扫描文件很清晰就必须把扫描分辨率