浅谈行政组织沟通.doc

浅谈行政组织沟通3091136240 张婉芸【摘要】组织沟通是保证整个行政管理系统统一指挥与行动，增进互相了解，及时传达信息，可以排除交流，实现高效能管理的重要环节。本文从行政组织沟通的含义概念入手，分析行政组织沟通的障碍，讨论如何有效改善行政组织沟通。【关键词】行政组织 沟通 必要性 行政障碍 改善 有效沟通 一行政组织沟沟通概述行政组织沟通的含义1 沟通人与人之间、人与组织、组织与组织之间凭借一定的渠道传递并寻求反馈以达互相理解的过程。2行政组织沟通统在组织内外部传递和接收信息的过程。行政组织沟通，是指在行政管理活动中，行政组织与外界环境之间，行政组织内部各部门、层级、人员之间信息的交流与传递过程。它包含人际沟通，但更有组织结构化、非人格化的特性。 3 行政组织沟通的功能第一， 沟通是行政组织协调内外关系的纽带和桥梁。第二， 沟通是行政组织决策的前提和基础。第三， 沟通是行政组织提高绩效的重要保障。第四， 沟通是行政组织有效的实现控制的基本手段。第五， 沟通是行政组织保持良好人际关系的催化剂。组织沟通的作用与意义 1.科学民主的行政决策首先需要有充分的信息交流与沟通，后者可说是前者的先决条件；2.组织内部保持良好的沟通是协调各部门、人员间工作、情绪、气氛与关系的主要工具；3.行政沟通还是行政人员履行行政职能、执行行政权力的主要手段之一；4.通过行政内彼此充分的沟通可以发现不足，改进行政工作方法，增强员工的满意度和积极性，增加组织的凝聚力。 行政组织沟通的类型1按沟通渠道划分，有正式沟通和非正式沟通； 2.按信息流向划分，可分为上行沟通、平行沟通、斜行沟通和下行沟通 ；3.按沟通的结构模式进行划分，可以分为链式、环式、螺旋式、轮式、Y式、倒Y式和全通道式沟通； 4.按沟通的线路划分，有单向沟通和双向沟通；5.按沟通媒介划分，有口头沟通、书面沟通、体态沟通和多媒体沟通。二行政沟通的必要性及其重要性行政沟通的必要性行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意，由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能；此外，现代行政活动追求的高效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现,这种团结而后统一只有在良好的沟通渠道的前提下才能实现。行政机构实现有效的沟通，为行政人员创造了和谐的工作环境，使他们的意见得到充分的表达，并为领导所重视；行政人员的情感得到交流，使他们增进了了解，增强对组织的认同感，提高他们的责任感。行政沟通的重要性1从提高行政效率角度来看，随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系。这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现；2从提高行政决策水平来看，现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作是关键；3从改善行政作风来看，官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端，如互相推诿、不负责任、好讲空话等等，与缺乏有效的行政沟通机制有关。总之，行政活动是离不开行政沟通的。三行政组织沟通的改善行政组织沟通障碍1 行政组织中沟通障碍产生的原因第一， 公共组织结构不合理。组织结构不合理往往是产生沟通障碍的主要原因。组织机构庞大，层次太多，会直接影响到信息沟通的及时性和真实性。各职能部门之间缺乏沟通以及沟通的渠道单一而造成信息不充分等，都会影响组织内部的有效沟通。如果机构过于庞大，中间层次过多，那么，信息从最高决策传递到下属单位不仅容易产生信息的失真，而且还会浪费大量时间，影响效率。第二， 沟通渠道的因素。沟通渠道的相对单一，沟通的信息与选择的沟通渠道不适合，没能达成双向沟通等都会导致沟通障碍。如果沟通渠道不对，沟通不能完成，因为接受着接受不到信息。第三，个人因素。个人因素包括个体的个性差异、个体的心理素质和心理品质以及个体对信息的态度等。信息沟通在很大程度上受个人心理因素的制约。个体的性格、气质、态度、情绪、见解等的差别，都会成为信息沟通的障碍。第三， 公共组织中不良文化的影响。公共组织中不良的工作价值观、官僚文化、帮派文化、过分强调等级等等都会直接导致沟通障碍。2行政组织沟通障碍的类别第一，组织障碍:结构障碍和地位上的障碍。第二，心理因素障碍:人格结构分析、交流分析、人性态度。第三，知觉感官上的障碍。第四，语义上的障碍 ：语言方面 、在文字方面。第五，地理位置上的障碍。第六，个性心理的障碍。第七，性别障碍。第八，文化障碍。 行政组织沟通有效沟通及效率的提高1 行政沟通效率提高的几个方面第一，从组织结构着手应做好以下几个方面：（1）精简机构，建立适度的组织层次和组织幅度的比例，减少沟通环节，提高沟通的速度、质量和容量；（2）要使组织这个沟通网络立体化、开放化。组织应是一个开放的面对社会各成员和利益群体的，但又保持相对独立性的多元化的沟通网络，这样能收集更多的有益的沟通信息，促进行政沟通的有效进行（3）要采用多通道信息体制，这样才能保证行政沟通不会应其中一个渠道发生故障而影响整个沟通体制的进行，其他渠道仍然畅通。第二，环境的最大特点是具有不确定性，即环境的复杂性和环境的变化性。而组织的环境有内部和外部两方面环境：（1）组织的内部环境有物质、制度和人群关系组织。在行政沟通中的物质条件具体是指沟通的介质，随着信息时代的到来，科技技术的发展，沟通的媒介增加了网络沟通，作为行政人员应掌握现代网络技术，以适应现代沟通的需要，以提高行政沟通的效率。这里当然还牵涉到科学选任、严格培训、合理调配人员的问题，因为行政组织物质条件首先是一支行政队伍，高素质的行政队伍是行政沟通效率提高的前提；其次，良好的人群关系是行政沟通进行的重要的环境，使行政人员目标与组织目标一致是搞好人群关系的前提，同时还应使行政人员增进了解，建立良好的人际关系和协调行政各部门的利益，从而增强团体的凝聚力；再次，合理的物质条件和良好的人群关系仍需要制度的保障，良好的行政制度是行政活动有效进行的保证。行政沟通也离不开制度的保障，应完善反馈体制、激励体制、监督机制等以保证行政沟通的有效进行（2）组织的外部环境即社会大环境，其中意识形态环境尤为重要，要加强对组织成员的思想教育。总之，行政沟通效率的提高离不开组织因素的影响，只有改善组织才有可能实现行政沟效率的提高。2 提高行政组织沟通有效性第一，适当减少组织层级。减少组织层级可以缩短信息流通的通道，加快信息传递的速度，保持信息的真实性。还可以加强行政组织内部的民主气氛，使组织成员不再受等级秩序的严格限制，上下级之间可以畅所欲言，增进理解，从而提高沟通的有效性。首先，通过网络技术的运用代替中间层。其次，上级授权给下级，实行下级的自我管理。第二，建立多种信息渠道。行政组织的科层结构决定了沟通采取的是单一的链型模式，一级向一级传达，一级向一级反馈。信息渠道单一，一旦发生信息通道的堵塞，沟通就无法进行。可以建立多种信息渠道，如建立专门的独立于等级链外的信息部门，当等级链上的信息发生堵塞时，信息可经信息部门在上下级之间流动，上下级之间的沟通仍然可以进行。第三，建立新型的会议制度。会议是行政组织进行沟通的重要形式，但常常没能发挥出有效的作用。传统的会议由于对领导权威的尊重，以及等级制的影响，会议往往按固定的程序进行：领导主持会议，参加者按职位高低依次发言，依次提出建议，领导总结并宣布决定。会议缺少讨论，很少有人暴露自己的真实想法，只是被动地接受领导的决定，而领导的决定在会前就已经作好了。会议只是一种程序，与会者不能真正有效地沟通。新型的会议制度应该让决定在会上由大家讨论作出，让信息在会上得到广泛交流，每个人畅所欲言，最后达成共同的理解。第四，建立共同愿景。行政目标的模糊性以及科层制分工明确的特点决定了组织成员很难形成共同的价值观，缺乏共同的价值观，就很难对同一信息达成共同的理解。因此，行政组织应努力建立共同愿景，让个人的目标、个人的价值观融于共同愿景之中，认同组织目标，形成共同的价值观。参考文献：1贺芒 段鹰，行政论坛2009年总第65期2李谦，现代沟通